行政管理手册资财管理制度.docx

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行政管理手册资财管理制度

资产管理制度

一、图书：

1．制度的目的及适用范围

1.1制度的目的：

为了更好地利用图书资源，方便员工借阅，也便于更好地管理图书。

1.2制度的适应范围：

集团总部各部门、各设计分部、各外埠分公司。

2.负责部门

公司行政部

3.制度内容

3.1部门如需要购买图书，应事先向行政部提交购书申请书面报告，报告中须列明购书用途、书名、数量、价格等内容；

3.2行政部根据购书申请审核图书库存，如无，在购书申请上注明后上报总裁，待总裁批准后，由行政部办理购书事宜；

3.3图书购买后，行政部会同财务人员办理入库手续。

依据入库单据，行政部进行图书登记工作；

3.4行政部每月15日、30日对图书进行盘点，并将盘点表上报总裁；

3.5各部门借阅图书必须有部门负责人签字确认后方可借阅（借阅时间不超过十天）；

3.6部门保管人对图书负有保管责任，要认真记录借阅登记手续；

3.7图书借阅者要爱惜图书，到期归还，并保证所借图书的完整、干净，若有损坏照价赔偿。

3.8所借图书丢失，除照价赔偿外，另外按图书价格数额给予罚款。

3.9借阅人如调动或离职，在交回所借图书后方可办理调动、离职手续。

二、档案

1、项目归档要求：

一个项目完成之后归档内容要有电子版与打印版各两套其中各个版本中的内容要包括：

目录、合同、各个工作环节中的计划书、调研报告、成果报告、验收证明、作业过程中以时间为顺序的所有往来的商务要约。

填写项目归档交接单，一式两份，档案交接人与资产管理员各执一份。

2、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

外单位人员未经公司领导批准不得借阅借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。

过期由档案管理员催还。

需要长期借出的，须经相关主管批准。

借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，因保管不慎丢失或毁损要及时追查，并报告主管部门及时处理。

档案手册丢失一套处以5000元罚金，试用期员工查阅档案只能在档案室，不得借出。

档案分为电子版本及打印版本，不得外借电子版本，如有需要经公司常务副总批准方可借出，公司决策委员会领导除外，但应做好详细的借阅登记。

三、固定资产

资产借用为正常上班时间，如遇节假日借用资产，应由借用人在前一个工作日借出。

要借用投影仪、相机、录音笔等请提前一天申请，也好提前做准备。

归还时要保证清洁、设备内文件都已导出，否则造成文件丢失概不负责。

对所借用资产请仔细检查有无缺损（失）情况，若发现应及时声明，否则归还时的资产缺失由借用人负责赔偿。

公司的档案、照片档案、摄影资料、幻灯片、摄影器材、投影仪等贵重物品要精心使用、妥善保存，发生损坏及丢失须按原价2倍赔偿。

耐用品资产管理规定

耐用品资产为企业赖以营利的主要器具，在企业财产中占有相当大的比例，拥有一定规模的资产是开展生产经营活动的前提和基础。

资产结构是否合理，使用是否有效，管理是否严谨，直接关系到企业的经营成果。

因此，加强资产的管理与监控，在企业的经营管理中具有非常重要的意义。

为了保证资产的安全和良好状态，充分发挥其使用性能，本着既有利于公司业务的开展，又符合勤俭办企业的原则，特制定本规定。

一、耐用品资产的范围及标准

凡由公司出资购置的单位价值在200元以上，使用年限在一年以上的物资设备都列入公司耐用品资产（其中包括固定资产）的范围。

包括各种电子设备、仪器、通讯设备、运输工具、办公家具、机械设备等类别。

二、耐用品资产的管理职能

行政部为公司耐用品资产（实物）管理的职能部门，负责承办资产的登记、购置、调配、使用管理、维护、更新处理、检查等各项管理工作。

三、耐用品资产的监督职能

财务部对耐用品资产管理进行监督。

负责对其中的固定资产购置进行预算控制，对已批准的购置项目进行款项划拨，对固定资产购置实际支出费用的核准，对固定资产台帐的整理与核查管理，以及对固定资产折旧的计算。

四、耐用品资产使用管理责任制

耐用品资产管理实行部门经理负责制。

各部门经理对本部门资产的数量、质量、管理制度落实情况需经常进行监督检查。

五、耐用品资产管理内容

㈠资产的登记

本公司所有耐用品资产都必须进行登记，填写《公司耐用品资产登记表》,对每一项资产按使用部门分类保存，并统一编号、张贴标记。

2资产台帐的建立

1、根据公司现有的耐用品资产情况，由行政部组织有关人员进行清查，填写《公司资产清查汇总表》，整理后存档。

每半年按财务部固定资产台帐，逐一对公司的固定资产进行对照核查。

2、根据需要并经领导批准配发的各类办公设备，有关人员必须做到精心爱护、正确使用，保证机器设备处于良好的工作状态。

当各部门经理及相关负责人发生工作变动时，必须按耐用品资产登记表对所负责管理资产进行清点，准确无误后，交接双方在登记表上签字确认，对资产的管理权利与职责同时发生转移，若帐物不符，则由原负责人对不符事项作出解释，并办理相关赔偿、登记工作然后交接。

3资产的购置

1、公司各部门应根据实际工作情况，需要购置资产时，须填写《公司资产购置审批表》。

由行政部审核情况、确认价格，上报总裁审批签字后方可购置。

2、购置权限：

行政部为资产的购置部门。

原则上其他部门无权购置，遇特殊情况时可由其他部门购置，但必须由行政部派人监督执行。

3、购置程序：

行政部在总裁批准后的三个工作日内，按要求进行购置。

购置的设备由行政管理部门负责验收，审核实物与发票所列数量是否相符，设备性能、质量是否符合技术要求，是否与申报内容相符。

审验合格后由经手人及验收人在原始单据上签字，报至财务。

财务部按单据结算。

4、资产购置后，行政部应及时将新购资产登记至公司耐用品资产登记表并编号备案。

㈣资产的维修、更新和报废

1、耐用品资产在使用过程中，由于磨损会发生故障或局部损坏。

为了恢复和保持资产的良好使用性能，必须经常保养及时修理。

凡对保养修理有明确规定的机器设备，则按规定执行。

使用部门应及时向行政部提出设备维修申请，由行政部负责检修，对于发生费用的报请领导批准后进行。

2、当资产使用到一定程度时，就丧失了使用价值，使用部门要及时提出更新申请，由行政部核实情况，提出审批意见报有关领导批准后方可进行更新重置。

3、对报废资产的处置。

资产的报废由行政部提出申请，报财务部审核，报总裁审批。

报废资产的变卖收入统一交财务部门按会计制度处理，不得挪作它用。

行政部在公司耐用品资产登记表中进行注销。

㈤资产的调配

资产的调配由行政部协助使用部门负责办理。

对调入、调出的资产，使用部门与主管部门互相配合，确保正常移交。

㈥资产的盘点

每半年对公司所有的耐用品资产进行清查盘点。

由行政部负责实施，汇总报表由财务部进行审核，呈报总裁审阅。

㈦对资产非正常损坏的处置

“非正常损坏”是指除正常磨损和自然力作用以外的原因使资产造成的损坏，一般是由于使用人的过失造成的。

当发生资产非正常损坏后，责任人必须写出详细的书面报告，所属部门根据责任人过失的性质，造成损坏的严重程度，提出具体处理意见，包括行政处分、经济赔偿、辞退、追究刑事责任等，报公司领导审批后执行。

㈧资产的保险

保险只针对固定资产，为了在固定资产遭到意外损坏时减轻公司的损失，对那些易受意外损坏的（例如汽车）必须到保险公司投保。

四、办公用品

1、资产管理员应及时检查办公用品，以每月集中采购一次为原则，将购买计划汇总交采购主管，由采购主管负责将所需办公用品购回。

2、公司新聘工作人员的办公用品，由行政部根据人员岗位需求配备办公用品并提供办公用品清单及文件柜钥匙，以保证新聘人员的正常工作,离职时如不能归还，扣除100元。

3、除不能回收的一次性办公用品可以继续领取外，其他办公用品因个人丢失或其他原因（非正常使用寿命的）不再发放，由个人自己负责解决。

4、资产管理员要做到办公用品库存适当、开支适当、库存完好，要建立账单，严格执行出入库手续，每月定期与财务对帐保证帐实相符。

物品出库必须填写

“办公用品领用单”，由领取人员签字。

5、各种小件（如订书针、装订条、装订页、胶水、回形针、笔芯、剪刀等）将在指定地点放一个专用柜子直接用就可以了，用完之后请放回原位。

车辆管理制度

1、公务用车需提前向行政部申请登记，注明用车人、目的地、事由，行政部在科学协调的基础上，签发《出车单》（例如：

用车人方向一致时，尽量协调时间，能共用一辆车时尽量不派两辆车），要保证业务人员优先用车，财务押款、送款保障用车。

2、接待公司重要客户，需要体现公司形象的，请使用公司内部车辆，除此以外一般因公用车，均优先使用公共交通（空调车\地铁等）。

3、由于车辆有限，用车人需提前一天至前台处登记用车,标明事由、时间、地点等。

如临时用车，须向行政部说明，行政部予以安排。

4、司机及用车部门应依下列程序使用车辆：

<1>各部门可选择车辆执行各项公务，用车人申请《出车单》，说明用车人、目的地、事由，并经部门经理签字批准。

<2>行政部填写《出车单》一式两份。

<3>用车人应如实认真填写时间、事由、行驶起止地点及起止里程表数

<4>用车人用车完毕，填写完《出车单》，由司机签字确认。

5、如因业务情况紧急用车,公司无法安排的情况下,用车人需向分公司总经理申请,经分公司总经理同意后,方可打车,其它情况原则上不允许打车；出租车票于当日报销,如有特殊情况当日未能报销者，最长延期2日，过期后，行政部不予受理。

6、乘车人应爱护车内设施，保持车内卫生，禁止在车内吸烟、吃零食、扔纸屑、说脏话、与司机闲聊等行为，并协助驾驶员安全完成任务。

7、办公地与办事地之间，距离2公里以内的不予报销打车费；

8、司机严格依据《出车单》出车,不得改变用途和路线，确有需要改变时，必须及时报告行政部。

9、用车完毕后，由司机填写《车辆行驶记录》，并由用车人签字确认。

10、司机每月一日前,填报《车辆使用和维修月报表》，行政部每月三日前填报《车辆使用和维修月统计表》。

11、必须落实下班后车辆停放公司制度，特殊情况不能回公司停放时，必须经总经理批准。

车辆停放后，必须检查车辆门窗是否关好、锁好。

如因司机工作疏忽而给公司带来的经济损失由司机本人承担。

12、用车人和司机必须如实填报,凡弄虚作假的,按有关规定处以50-100元罚款。

出差管理制度

1、员工出差，分“长途出差”与“短途出差”两种，需一天以上才能往返者，称为“长途出差”，凡能于当天往返者，称为“短途出差”。

2、长途出差

<1>出差人员于出差前应填具“项目出差申请单”，呈项目经理、行政主管核签后，报总经理批准，复印件交人力资源部备案。

<2>出差人员可凭核准后的“项目出差申请单”向财务部申请预支差旅费。

<3>出差人员在返回后，需将本次出差的沟通情况作简报，向项目组全体成员和部门经理、总经理汇报，汇报内容包括但不限于：

达成哪些共识、存在哪些问题、下一步工作的计划。

没有提交出差报告，差旅费一律不予报销。

3、短途出差

<1>出差人员于出差前应至少向部门经理口头报告，并填写“因公外出申请单

”交前台。

<2>出差人员返回后，应按实际支出的交通费与其它费用，填写“差旅费报销单”时应按规范填写清楚，经项目经理签字、行政主管审核后，呈财务部报销，报销需经总经理签字审批。

4、员工到国外出差，酌情特办。

5、出差之前应做好充分的准备工作。

明确出差的目的、目标、工作内容，需要客户配合的事项；需在公司内先作一次提案的演练；带好正装、胸牌，检查笔记本电脑、投影机等会议用品是否正常以及PPT文档是否能顺利打开；提前借款；到前台落实好过程中的吃、住、行等事项；提前与客户书面落实此次出差要解决的问题。

6、出差过程中应注意保管好随身携带的财物，若发生财物丢失问题，由当事人自己负责。

7、出差过程中最好少饮烈酒，若因出差人员过度饮酒所引起的一切后果，由当事人自己负责。

8、出差人员出差过程中应注意带好必备衣物，防止感冒生病，也应注意适当休息，严禁出入任何色情场所；女员工出差严禁夜间单独外出；若公司派车前往，路上切记系好安全带，否则一切后果自负。

9、出差人员不得挪用出差公款，要诚实开具正规发票，不得多开慌报。

10、所有出差人员，务必随时做好出差工作日志，并如实填写《出差人员工作日志表》，呈项目经理和事业部经理签字确认。

11、出差回公司后应在3个工作日内完成报销工作，报销须将差旅费报销单和出差人员工作日志表一并交财务部，财务部需严格审核无误后签字并予以报销；严禁在报销过程中采取任何不正当手段，一经发现，立即除名，并追回公司损失。

公司一概不报销出差过程中的医药费、游玩费、礼品费及超出预算部分的费用。

若合同中规定食宿问题由客户解决，则公司不再报销餐费、住宿费和交通费。

<1>关于酒店的预定：

①尽量让前台或当地客户帮助预订。

②酒店预订标准

城市级别

分公司总经理

一般员工

一类城市（上海、重庆、广州和深圳）

三星级标准

每日不得超过260元/间

二类城市（天津、其他省会和特区城市）

三星级标准

每日不得超过200元/间

三类城市（普通地级、县级城市）

三星级标准

每日不得超过140元/间

备注：

1、董事长个人单独出差不受上述限制

2、公司员工与公司董事长出差,董事长出差级别待遇与员工等同,具体由行政部安排。

3、各部门员工与上级领导出差,上级领导的出差待遇与员工的出差待遇等同。

4、员工出差在异地严格按照出差制度控制费用支出,出差回公司报销差旅费员工需将各项费用列支明细单,于出差回来后的2个工作日内整理好票据,填写报销单,逾期行政部不予签字报销。

<2>关于用餐：

①外出出差相当辛苦，吃好、喝好很重要，但一定要注意卫生，尽量不要到街边小摊处用餐，不吃生海鲜，不暴饮暴食。

公司对出差人员进行餐费补贴，标准为每人每日50元（凭正规发票报销）。

②出差过程中，需请客户有关人员用餐的，需提前报经总经理同意后，按照不超过平均每人每餐60元的标准实报实销；用餐完毕后一定要开发票，并在发票背后记下饭店电话及同去的同事姓名、客户姓名及人数。

<3>关于打车：

①出差前往公司机场、火车站一律由公司统一安排车辆（返回亦同），严格禁止打车前往；特殊情况，需经车辆主管批准（应尽可能安排出差人员先乘公汽在某处集合，然后再合打一辆出租车前往）。

未经车辆主管允许，私自打车前往者，公司一律不予报销。

②抵达目的地，尽量让客户来接；返回亦可请客户送至车站或机场，这样既安全又节约了公司成本；不然，一定要打车，不得乘公共汽车（仅限于异地出差）。

③出租车票报销规定：

一定要有票据，并在车票后注明出发地、到达处及打车事由、日期、报销人和同行者姓名。

若无同行者，则以项目经理审核签字为准。

<4>关于交通工具：

①100公里以内的短途出差，由公司派车；

②100-400公里的出差，一律乘坐豪华大巴或火车硬座；

③400-1000公里的，可订火车硬卧或打折机票；

④1000公里以上的，原则上也尽量提前两天预订打折机票。

<5>关于与客户洽谈及提案：

①每一次与客户洽谈和提案之前务必做好充分的准备，不能敷衍了事，须经项目经理及部门经理会签后方可提案。

若未取得各负责人的会签单，私自提案所造成的一切损失及产生的差旅费均由当事人自负。

如果项目经理或部门经理其中有一人不在，需同时向两人说明情况，并获得其中一人的书面认可后方可出差前往。

②所有的项目建议书和合同所涉及到的服务内容、作业流程、费用预算、进度及付款等条款，均要获得总经理的签字认可。

出差人员工作日志表

出差人：

部门：

自　　年　月　日～　　年　月　日

出差日期

工作地点

交通费

住宿费

伙食费

其它费用

费用合计

工作内容说明

起

迄

长途

市内

　月　日

　月　日

　月　日

　月　日

月　日

月　日

月　日

月　日

月　日

月　日

月　日

月　日

月　日

月　日

月　日

费用合计

报销金额（小写）

元

报销金额（大写）

万　千　佰　拾　元　角　分整

预借金额

补领金额

退还金额

项目经理

事业部经理

总经理

会计

出纳

领款人签字

接待管理制度

接待管理规定

1、编号填写

公司总经办——JWZB

公司行政部——JWXZ

公司人资部——JWRZ

公司财务部——JWCW

公司广告公司——JWGG

公司优特公司——JWYT

公司环境工程公司——JWHJ

公司品牌营销顾问有限公司——JWPP

JWZB—080801—0001

此编号的意义为：

总经办2008年8月1日填表，序号为0001号。

2、“预订酒店名称”及“是否订票”项，请认真填写，如有订票，请注明，如果费用由客户支付，请在“借款预算”一栏中的“住宿费”、“订票费”注明费用0元，如公司支付，请注明预计费用。

3、工作内容一栏中，主要安排客户与公司人员的工作沟通，其中“餐费”一项，上午—早餐，中午—午餐，下午—晚餐，晚上—夜宵，如不产生费用项，请注明0元。

4、借款预算一栏，“预计费用总计”为必填项，“实际发生费用”由行政部负责最终填报。

5、如有补充不全面的，请在备注一栏标注。

会议管理制度

会议管理规定

1、例会分公司例会与部门例会，每周举行一次，公司例会参加人员为部门经理及以上员工，部门例会参加人员为部门全体员工。

2、公司例会召开时间为每周一早上9点，部门例会召开时间由各部门经理根据工作安排自行确定，但必须在每周三之前。

3、专题会议需提前两天申请，经部门经理与行政总监审批后召开，审批应根据会议是否有召开的必要，以是否有利于工作与提高效率为原则，有其他更有效方式的不得召开会议。

《例会执行单》一式两联，公司例会行政总监与人力资源总监各留存一联，部门例会部门经理与行政总监各留存一联。

4、《专题会议执行单》一式两联，行政总监与申请人各留存一联。

5、会议结束时，参会人员要在会议执行单上签字，执行人还应在会议决议执行部分签字。

6、会议结束后，行政总监负责跟踪落实各项会议决议，未能及时完成会议决议的要提前汇报，阐明原因。

行政总监对因工作延误而给公司造成损失的应追究当事人责任。

7、部门内例会程序参照会议流程，除需交行政总监一联《例会执行单》备案外，其它程序都在本部门内部完成。

8、会议纪律：

a）无故未到会者按当天旷工处理。

b）迟到1分钟之内者，罚站5分钟；迟到1分钟以上者站听。

c）会议期间未关手机，来电响铃并影响开会者或在会议室接打电话者一次罚款50元；

d）因故不能到会，但未按要求请假者一次罚款50元。

9、本制度由行政部负责解释与修改，经董事长批准后生效，自公布之日起实施，本制度施行后，凡其他相同的规章制度或与之相抵触的规定自行废止。

印章管理规定

第一章总则

第一条本规定就XX建筑装饰工程有限责任公司（以下简称公司）使用印章的制发、更改、废止、管理及使用方法做出规定。

第二条使用公司印章的有：

XX有限责任公司所属的设计分部以及公司所属的分支机构及与总部有关部门。

第三条公司印章的管理部门为总裁室。

第二章制定、改刻与废止

第四条公司印章的制定、改刻与废止由公司印章管理部门向总裁提请，并写明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。

公司及各分支机构需更换印章时，由总部总裁室负责办理。

如有需要增刻、更换、废止印章时，须由印章管理部门向公司总裁提请，批准后方可办理,并及时办理登记备案手续；

第五条印章丢失或损坏时，保管者和管理责任者必须及时向总裁办公室报告，并书面写明理由，总部总裁室必须尽早采取防范与补救措施；

第三章种类及保管

公司的公章由总裁室负责保管，财务（发票）专用章、法人人名章由公司财务部专人保管，合同章、工程章由监察部专人负责保管，分公司印章由分公司总经理指定专人负责；

第四章登记

第六条公司所有印章必须在总部总裁室注册登记，并由总裁室分类备案（各种印章的印记，保管部门、保管责任人转移或交接，保管责任人签字等）；

第七条印章的使用要建立严格的使用登记制度，加盖公司公章或涉及公司利益需盖公司合同章的文件应先填写《用印申请单》见附表

（一），由印章管理者报总裁审批，用印后在印信登记簿上登记。

登记内容包括印章使用时间、使用单位、事由、发往单位、经手人，详见附表

（二）。

常规用印或需再次用印的文件，则无需填写用印申请单，在印信登记簿上登记后直接用印。

总裁室定期对印章使用部门的印章使用登记进行检查，对不符合规定的使用情况及时向公司领导上报并及时予以处理。

第五章使用权限

第八条使用权限具体规定：

（一）凡涉及公司整体利益的文件用章，如涉及投资、贷款、担保、赔款、开办新分支机构、工商注册、新产品报批、资金巨大的广告等事项的合同、协议，必须经总裁审批后方可盖章。

（二）财务部正常业务所需，财务文件、报表等文件用章，由财务经理批准报总裁审核批准后，方可盖章；

（三）公司内部发文有总经理亲笔签字的可直接盖章；

（四）公司各部门涉外合同，必须将合同内容与印信使用申请一同报总裁审核批准，并将审批同意有总裁签字的合同内容原件交予印章保管人员办理，同时填写对外合同协议审核单，见附表（三）；

第六章检察及处罚

第九条总部总裁室对印章的使用和保管进行监督、检查。

对违反规定使用印章者，给予严重处分，并追究其法律责任。

第一十条印章应由保管责任人妥善保管，使用完毕应立即收存。

如未收存造成被盗用或丢失，给予严重处分，给予300元的罚款；外出使用公司印章，应保管人陪同携带，如发生丢失，给予500元罚款，情节严重者追究其法律责任。

附表

（一）用印申请单

单位

申请日期

用印类别

份数

文件名称及说明

印鉴留存

经理

申请人

附表

（二）XX印信使用登记簿

序号

时间

用印单位

印信种类

用印（信）事由

发往单位

经手人

附表（三）XX装饰对外合同协议审查单

名称

审查内容

提交文件

提交人

提交时间

总裁意见

负责人签字

时间

文档管理实施办法

为加强集团公司各部门文档的管理，全面落实公司文件的实施与贯彻，完善文件的系统整理及存档，特制定以下文档实施办法，请各部门遵守执行：

一、文档的签发：

1、各部门如须有以文档方式向各部门传达的文件，最后定稿后，将文件文本及电子文本交由总裁室进行编号制作。

2、将制作好的文件交至总裁秘书处，呈送领导审阅、签发。

3、已经审阅、签发