行政管理制度手册doc.docx
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行政管理制度手册doc
第一章总则
第二章
第三章保密管理
第四章
第五章宿舍管理
第六章
第七章值班管理
第八章
第九章车辆管理
第一十章
第一十一章固定资产管理
第一十二章
第一十三章电脑管理
第一十四章
第一十五章上网管理
第一十六章
第一十七章移动电话管理
第一十八章
第一十九章差旅费报销
第二十章
第二十一章办公设备保修卡、说明书、安装盘管理
第二十二章
第二十三章办公文具管理
第二十四章
第二十五章报刊、图书管理
第二十六章
第二十七章文档系统管理
第二十八章
第二十九章日常用品、劳保用品管理
第三十章
第三十一章印章管理
第三十二章
第三十三章附则
第三十四章
第一章总则
第二章
第一条本公司为规范管理提高工作效率，特依据有关法律和相关条例规定，结合本公司实际情况，制订本制度。
第二条
第三条以下所称员工，系指本公司正式聘用的员工，及试用期间的新进员工。
第四条
第五条凡本公司的员工，请遵照执行。
第六条
第三章保密管理
第四章
第一条为加强公司的保密管理，保护公司的科技投入和技术创新成果，进一步推动公司的经营发展，根据中华人民共和国《反不正当竞争法》、《计算机软件保护条例》、《著作权法》、《专利法》、《技术合同法》等有关法律，特制订本制度。
第二条
第三条公司附属组织和分支机构以及员工都有保守公司秘密的义务，自觉遵守和执行公司的保密规定。
第四条
第五条公司秘密是关系公司权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
第六条
第七条公司员工不准向外界泄露已确定为公司秘密的有关内部情况或虽未确定为秘密但尚未公开和不宜公开的有关资料、计划、部署、工作标底等。
第八条
第九条上级及公司各部门发文如需保密的，应加以注明。
第一十条
第一十一条公司保密工作实行既确保守密又便利工作的方针。
第一十二条
第一十三条公司秘密包括下列秘密事项：
第一十四条
1．公司尚未公布的近期和远期发展战略、经营策略及其措施；
2．
3．公司尚未公布的产品发展计划、产品结构调整方案；
4．
5．与公司经济利益关系重大的研究开发项目、计划；
6．
7．完整的技术方案、开发过程中所完成的阶段性技术成果以及取得有价值的技术数据，也包括针对特定技术问题的技术诀窍；
8．
9．研究开发新技术、新产品的试验研制方案、研制方法及研制过程中的重要资料和阶段性成果；
10．
11．具有一定水平并产生一定经济效益的新产品设计方案、设计图纸和关键数据、配方、工艺、测试技术、制造技术和关键设备；
12．
13．公司的应用工艺、专有技术、测试数据；
14．
15．计算机软件作品，包括但不限于：
计算机程序及有关文档，计算机程序包括源程序和目标程序，同一程序和源文本和目标文本视为同一作品，文档包括用来描述程序的内容、组成、设计、功能规格、开发情况、测试结果及操作方法的文字资料和图表；
16．
17．消化、吸收引进技术和设备过程中，经公司作重大创新改造的部分；在对外谈判中，限内部掌握的谈判方案、价格底牌及对外询价、报价资料；对外招标、投标的标底及方案；
18．
19．营销策略、营销合同、国内外销售市场网络和客户名单、内部核算成本、内控价格、采购资料、定价政策、进货渠道；
20．
21．有价值的供销情报、价格情报；
22．
23．引进技术和设备时，按照合同约定承担保密义务的有关事项；
24．
25．公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告；
26．
27．公司财务预决算报告及各类财务报表、税务报表、统计报表、资产状况、债权债务状况、资金运作情况；公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、重要会议记录；
28．
29．公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
30．
31．其他由公司确定应当保密的事项。
32．
第一十五条公司秘密一经产生，公司应当及时予以确认并确定其保密期限，并及时告知掌管、接触该项秘密和已经知密的人员。
第一十六条
第一十七条公司的保密密级分为“绝密”、“机密”二级。
绝密是公司的核心秘密，由总经理、副总经理确定；机密是公司的重要的秘密，由总监或各部门经理确定。
第一十八条
第一十九条附着有公司秘密的文件、资料、图纸、软盘等载体，应当按照本规定第十条的规定标明“绝密”、“机密”并标注保密期限。
书面形式的商密标在首页的右上角；非书面形式的商密标在明显、易识别的地方。
第二十条
第二十一条属于公司秘密文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由技术部门负责保密。
第二十二条
第二十三条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
第二十四条
1、非经总经理或主管副总经理批准，不得查阅、复制和摘抄；
2、
3、收发、传递和外出携带、由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
4、
5、在设备完善的保险装置中保存，电子文档必须设定密码保护；
6、
7、严格遵守技术文档管理规范，各项目、阶段的的技术文档及时提交指定负责人；
8、
9、各总监及部门经理确定本部门密级文件之后，在明显的地方标明商密，由本人或指定相关人员保管，并每月及时更新密级文件目录，以便公司统一管理；
10、
第二十五条属于公司秘密的设备或者产品的开发、研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。
第二十六条
第二十七条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经公司总经理批准。
第二十八条
第二十九条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办人应采取下列保密措施:
第三十条
1、选择具备保密条件的会议场所；
2、
3、根据工作需要，限定参加会议人员范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；
4、
5、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；
6、
7、确定会议内容是否传达及传达范围；
8、
第三十一条保密纪律：
第三十二条
1、不该说的话，不要说；
2、
3、不得擅自携带密件外出；
4、
5、不得在公共场合谈论公司秘密；
6、
7、不得在私人通信中涉及公司秘密；
8、
9、不得在不利于保密的地方放置密件；
10、
11、发现泄密及时报告采取补救措施避免或减轻损失；
12、
13、客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。
14、
第三十三条公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理和行政管理部门；行政管理部门接到报告后，应立即作出相应处理；
第三十四条
第三十五条员工在职期间有依法保守本公司秘密的义务；员工在离职之后三年内（自离职之日起）仍应继续承担保守公司秘密的义务。
公司可与涉密离职人员签订继续保密合同。
知悉公司秘密的人员在离开公司后，应当遵守有关行业禁止的规定。
第三十六条
第三十七条违反本规定，故意或者过失泄露商业秘密，不够刑事处罚的，可以酌情给予行政处分或者经济处罚；
第三十八条
一．出现下列情况之一者，给予警告，并扣发薪资待遇500元以上5000元以下：
二．
1、泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
2、
3、已泄露公司秘密担采取补救措施，未造成重大后果的。
4、
三．出现下列情况之一的，予以辞退并赔偿经济损失直至追究法律责任：
四．
1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或经济损失的；
2、
3、恶意删除公司技术文档、代码、程序等公司秘密，造成严重后果的；
4、
5、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
6、
7、利用职权强制他人违反保密规定的。
8、
第三十九条公司任何员工不论是否与公司签署《保密合同》，其行为一旦违反本制度中的有关规定，公司都有权按照以上的规定进行责任的追究。
第四十条
第四十一条公司提倡员工积极保护公司权益，对检举其他员工违反公司保密制度者予以嘉奖。
第四十二条
第五章宿舍管理
第六章
第一条为了保障宿舍内员工的安居和公司资产，员工必须遵守本制度。
若违反制度的规定，公司将给予口头或书面警告，并根据情况处以50元－500元罚金，情节严重者可即时解除劳动合同并立即搬离宿舍，公司不作任何资遣。
第二条
第三条员工宿舍只提供给本公司在职员工居住，不得用作其它用途，员工及家属凭住宿卡出入，外来人员必须在保安处登记。
申请公司宿舍后，1个月内不入住，即视为放弃，公司将有权收回。
第四条
第五条宿舍分配原则:
根据员工工作职务、岗位、工作表现、学历、入公司工作时间等因素综合考虑，员工必须服从分配。
如有员工因特殊情况申请入住超标住房，可根据宿舍容量酌情安排，但需向公司缴纳相应的差额租金。
第六条
第七条公司根据宿舍入住状况，从整体利益出发，可随时进行相应的住房调整。
第八条
第九条新员工申请入住宿舍必须在入职公司15个工作日后，填写申请表经批准后,统一安排住宿。
第一十条
第一十一条员工搬离宿舍必须先到行政人资部办理批准手续，并领取宿舍放行条，宿舍保安验收员工领取的公司财产并核实水电费后予以放行。
第一十二条
第一十三条未经公司许可员工不得自行调换宿舍、不得擅自改变、更换或破坏宿舍任何设施（包括门锁、电梯及防火设备等）、不得擅自取走宿舍内公司财物，因离职或其他原因搬离宿舍时应完好无损交还。
财物如在非正常使用情况下缺损，员工应如数赔偿，否则公司有权从员工工资中扣除应赔偿金额。
第一十四条
第一十五条员工宿舍不得留宿外人。
如有配偶小孩父母等亲属，须经公司批准同意及登记。
入住期间发生的各种费用及相关责任，由该员工承担。
如有发现未经许可擅自留宿外人，一经发现立即搬离员工宿舍。
第一十六条
第一十七条宿舍水、电、煤气等费用由员工自行负担，员工可根据宿舍入住人数分摊。
第一十八条
第一十九条为保障员工的安全、健康和公司资产，公司在必要时检查宿舍房间状况,员工有义务充分合作和接受检查。
公司将公报检查结果，员工须及时整改。
第二十条
第二十一条公司宿舍三楼招待所只用于接待公司客户，未经公司许可，员工不得私自使用招待所内任何设施。
第二十二条
第二十三条员工之间文明交往，相互尊重、发生争执、矛盾时协商解决。
第二十四条
第二十五条员工应保持宿舍清洁整齐，不得私自占用过道、阳台等公用地方堆积杂物，集体负责共用房间的卫生、安全等,不随地及往楼下乱丢垃圾，爱护公共卫生。
第二十六条
第二十七条员工应积极配合宿舍区管理员及保安的工作，禁止在宿舍内外喧哗吵闹,建议于晚上十一点前返回宿舍，并关小宿舍内娱乐设施的音响,以免影响周围人员的休息。
第二十八条
第二十九条严禁在宿舍内藏有或使用任何攻击性武器、烟花、爆竹或其他易燃易爆等危险物品，禁止在宿舍内使用易产生大量烟雾的明火火源和大功率电器,节约水电，并做好防火防盗工作。
第三十条
第三十一条严禁在宿舍内酗酒、打架及从事一切与“黄、赌、毒”相关的活动，违者公司将视情节轻重给予相应处理或送交公安机关处理。
第三十二条
第三十三条员工因离职或其他原因搬离公司宿舍须在一周内办妥,并由宿舍管理员及保安负责验收及放行，并及时上交宿舍钥匙及住宿卡。
第三十四条
第七章值班管理
第八章
第一条为保障公司财产安全，保证公司节假日业务及通信正常，合理地安排值班，特制定本管理制度。
第二条
第三条公司保安、宿舍保安及仓库保管员原则上节假日不安排休息，须坚守工作岗位。
如有特殊情况者，须经部门负责人同意，安排接替人后，方可休假。
第四条
第五条为保证公司业务正常运作，逢元旦、五一、十一及春节等节假日，公司、仓库及宿舍白天均需安排工作人员轮流值日，晚上由保安或保管员负责。
第六条
第七条根据放假时间长短、各部门人数及任务情况，行政人资部将下达各部门需派出的值班人数，各部门经理负责将值班人员名单报行政人资部，由行政人资部统一安排。
第八条
第九条公司在职员工均有责任承担值班工作，需服从部门经理安排，实行轮流值班，员工不得以任何理由推卸责任。
第一十条
第一十一条值班人员须做好值班记录，值班内容包括进出人员登记、接听电话、传真、保障通信畅通、相关业务及时通知各部门负责人或留言、接待来访客户、负责公司安全等。
第一十二条
第一十三条值班人员不得擅自离岗、提前下班或迟到，等接班人到岗后，交接有关事项，方可下班。
第一十四条
第九章车辆管理
第一十章
第一条为加强对公司自用车辆及客户移动监测车的管理，规范司机用车行为，合理使用公司资源，特制定本管理制度。
第二条
第三条用车原则：
第四条
1、车辆调度根据车辆作用范围，由行政人资部专管员统一安排。
2、
3、原则上车辆专车专人负责，无特殊情况，不得随意调换，如需调换，经行政人资部专管员同意后，双方对车辆的外观及安全状况进行检查，否则责任自负。
4、
5、用车应根据事件的轻、重、缓、急程序及申请的先后秩序逐一安排。
6、
A、优先保证重要客户接待。
B、
C、优先安排工程用车（广东省内范围内出差、加工、测试等）。
D、
E、优先安排紧急公司、业务用车。
F、
G、员工外出办事一般不安排用车，确需提款、搬移重物或紧急公务可安排用车。
H、
7、对一般员工赴外省出差，人数不超过5人者，原则上不安排接送。
8、
9、移动监测车不得用作日常办公用途，除改装、测试外，不得随意开动。
移动监测车由工程部负责日常管理。
10、
11、客户移动监测车须建立车辆登记卡，方便管理。
移动车辆资料包括合格证、保修手册、使用说明书、临时牌照、购车发票、环保检测证、养路费、车辆改装合格证等，由专人负责保管及移交客户。
12、
13、公司车辆夜间停放地点为中航苑停车场，遇特殊情况，需临时停放别处，应经行政人资部同意。
14、
15、外借车辆，报总经理批准，行政人资部备案存档，外借时原则上须连同司机一起派往。
16、
17、凡未经申请批准，违反以上用车原则，自行出车者，费用自负，责任自担并作违纪处分。
18、
第五条车辆调派程序：
第六条
1、各部门因工作需要用车，经部门经理同意，提前向行政人资部专管员预约。
2、
3、行政人资部根据车辆使用预约提供的情况酌情考虑，分轻重、缓急做出派车或不派车决定。
4、
5、司机每次出车须填写《车辆行驶登记本》，详细写明用车情况、起止里程数、事由、费用、地点、时间等，并由用车人确认后，交行政人资部备查。
6、
第七条司机相关规定及处理：
第八条
1、严格执行公司车辆调派制度，不得私自出车或出车后私自挪用，改变车辆用途，不得将自己保管的车辆交给他人驾驶或练习驾驶。
2、
3、司机出车前，检查车辆内、外状况、油水、电路、雨刷、车辆证件及个人证件，并记录情况；需要办理交接车时，双方当场验车，分清责任。
因车辆证件或个人证件不齐，造成不能出车者，按旷工处理。
4、
5、出车返回时，车辆油量剩一格时须加满油，平时司机应自行做好车辆卫生，每星期在外洗车一次。
6、
7、司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回，应及时设法通知行政人资部管理人员，并说明原因。
8、
9、司机出车时，严格遵守交通法规、条令、条例行车，确保安全，不得违章行驶，因违章所造成的罚款等费用由当事司机承担、所造成的误工当事司机按旷工处理。
10、
6、司机对车辆的安全及保管负责，仔细检查车辆门窗是否锁好，确保车辆设施及设备的安全，车辆应停放在公司楼下停车场，不得将车辆开回住处私自停放。
7、节假日期间，如无工作安排，车辆钥匙应交回行政人资部专管员保管。
8、
9、司机每月5日前将上月出车情况及费用汇总上报行政人资部，作为分析、考核依据。
10、
11、行政人资部不定期对车辆进行检查，对违反以上规定，经查处每次予以100元罚款，情节严重的予以辞退。
12、
第九条车辆费用管理：
第一十条
1、行政人资部定期统一购置车辆保险、养路费、年审。
2、
3、车辆修理报行政人资部核实，司机填写《车辆维修申请表》说明故障原因并相互确认，经行政人资部批准后，方可组织维修。
4、
5、车辆维修完毕，送修人应认真检查车辆维修状况和维修项目是否达到标准，签字认可后将旧件带回，方可予以结算修理费用。
6、
7、因人为操作不当，长期不保养，或长期病车上路，造成车辆损耗需维修者，由当事人承担全部维修费用。
8、
9、汽车油费、过桥过路费、停车费等日常费用，每月中、月末分两次定期报销，由用车人或行政人资部负责人根据行车记录在票据上签字核实后，报总经理或副总经理后方可报销。
10、
11、当车辆需使用精品时（如机油、装饰品、座套等），填写申购单，经行政人资部批准同意后，方可购买。
12、
第一十一条车辆的保养规定：
第一十二条
1、车辆的卫生标准：
2、
A、外表没有灰、油污，轮胎盖无污垢，车身外表清洁干净；
B、
C、仪表台处目测无尘，坐椅、地毯无杂物、无灰尘；
D、
E、车内物品摆放整齐、无多余杂物，车尾行李厢摆放整齐、无泥尘；
F、
G、发动机油、水必须在正常刻度，发动机要保持清洁，轮胎气压正常，玻璃无指印。
H、
3、车辆行驶里程数每到达8000公里后，定期做二保处理。
4、
第一十三条车辆事故处理：
第一十四条
1、车辆肇事后，肇事者应向行政人资部汇报，及时通知保险公司及交警，向并公司总经理书面报告肇事经过。
2、
3、责任在我方，根据以下情况，肇事者承担相应损失：
4、
A、负全责，司机承担公司损失的100％；
B、
C、负同责，司机承担公司损失的50％；
D、
E、负次要责任，司机承担公司损失的30％；
F、
3、责任全在他方，扣除司机当月工资的10％。
第一十一章固定资产管理
第一十二章
第一条固定资产分为办公类固定资产、生产项目类固定资产和物业固定资产三部分。
第二条
1、办公类固定资产：
包括电脑、软件版本、服务器、电视、相机、录像机、刻录机、复印机、电话机、空调、保险柜、文件柜、办公桌、椅、宿舍用品（床、桌、椅、热水器、煤气炉）和办公车车辆等。
2、
3、生产项目类固定资产：
包括生产设备、仪器仪表、生产工具等。
4、
5、物业资产：
包括自购办公物业、员工宿舍等。
6、
第三条行政人资部对固定资产的管理权限：
管理内容
分类
申
请
采
购
调
拨
登记
保
管
维
护
使用
回
收
报
废
备注
办公类
√
√
√
√
√
√
√
√
√
生产项目类
生产项目类由仓库、财务部负责管理
物业资产类
√
√
√
√
√
管理办法详见物业、员工宿舍管理规定
第四条办公类固定资产一般通用性的配制标准：
第五条
1、公司和各部室共同使用的办公类固定资产的配制标准，根据公司业务发展需要、工作性质及条件而决定配制标准。
2、
3、员工个人常用的办公类固定资产配制标准，一般为台式电脑、办公桌、椅一套，座位分机，根据工作性质和级别有所不同，可酌情处理。
4、
5、员工个人临时借用办公类固定资产，根据当时工作情形，按本管理办法第六条办理。
6、
第六条办公类固定资产均按先内部调拨后采购的原则购置，内部调拨和申购程序如下：
第七条
领用人填写《固定资产申领单》
1．经部门主管签字确认
审
行政人资部核定库存
核1．核定库存和规格，提出调拨意见
未2．按表单程序审批
登记员工固定资产使用档案
入册
通
过调拨领用
询价、采购
交行政人资部入册、验收
1．收集固定资产使用说明书
2．发票鉴证
财务报销
1．凭行政人资部鉴证发票方可到财务报销
办理领用
1．登记员工固定资产领用卡
第八条办公类固定资产购回后，由行政人资部专人登记、编号、入册、贴上固定资产标签后方可发出使用，领用时需列明固定资产名称、金额、规格、领用人、领用日期等，建立个人使用固定资产档案或个人借用固定资产档案。
第九条
第一十条因工作需要员工需借用公司办公类固定资产（如手提电脑、照像机等），其借用程序如下：
第一十一条
第一十二条
借用人填写《固定资产借用单》
1．按表单程序审批
到行政人资部办理借用手续
1．登记借用档案
2．
3．
1．
按期归还并到行政人资部消帐
手提电脑归还时，需将电脑里的资料备份到服务器上。
2．
第一十三条员工借用之固定资产应按期归还，因工作原因不能按时归还，借用人应书面报告行政人资部。
对无任何原因，又逾期不归还者，行政人资部催促一次，再不归还时，行政人资部有权通知财务，暂停发当月工资。
第一十四条
第一十五条员工因解除劳动合同时，应主动归还使用和借用的固定资产，协助行政人资部查对应归还固定资产数量及规格。
第一十六条
第一十七条在固定资产使用所限内，非因正常损耗，使用时人为损坏、缺件或不慎丢失固定资产的，借用人要书面报告行政人资部，公司将视其固定资产折旧和具体情况决定赔偿损失的金额。
第一十八条
第一十九条根据不同固定资产的使用寿命和实际使用情况，经专业技术人员鉴定不可继续使用时，可申请固定资产报废，报废程序如下：
第二十条
第二十一条
行政人资部填《固定资产报废申请表》并附专业技术人员的鉴定说明书
报总经理审批收回固定资产标签固定资产档案销册
通知财务固定资产报废
第二十二条对计算机配制或升级的有关规定详见《办公电脑管理制度》。
第二十三条
第二十四条附件：
表格
第二十五条
附件一、办公类固定资产申用单
申购人__________200年____月____日
品名
规格
单位
数量
单价
金额
用途
调拨情况
备注：
部门经理：
行政人资部：
总经理审批：
附件二、办公类固定资产借用单
借用人__________200年____月____日
品名
规格
归还日期
借用原因:
部门经理意见:
行政人资部意见:
附件三、办公类固定资产报废申请单
申请人__________200年____月____日
品名
规格
报废日期
报废原因:
行政人
升级会员 