《卓越DMS系统整车销售》操作手册.docx
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《卓越DMS系统整车销售》操作手册
卓越汽车销售管理系统
操作手册
绍兴市卓越软件技术研究所
2012年11月
内容提要
本书对《卓越DMS系统—整车销售》进行了系统全面的介绍。
全书共分十七章，分别是“系统介绍”、“系统安装”、“系统设置”、“操作快速入门”、“客户管理”、“销售管理”、“财务管理”、“仓储管理”、“广告促销”、“信息管理”、“二手车管理”、“报表”、“基础设置”、“系统管理”、“高级功能”、“附录”、“练习题”。
本书内容详实，图文并茂，可阅读性强。
“系统介绍”、“系统安装”、“系统设置”供用户了解本系统的开发背景及主要功能，并在此基础上了解如何安装及设置系统；“操作快速入门”以最核心的业务流程为主线，介绍了系统主要的业务流程及其操作步骤；客户管理”、“销售管理”、“财务管理”、“仓储管理”、“广告促销”、“信息管理”、“二手车管理”、“报表”、“基础设置”、“系统管理”等章节以分模块的形式全面介绍系统的详尽功能以及具体的操作方法；“高级功能”介绍了系统中具有相当特色的功能；“附录”介绍了与系统配套使用的硬件的安装、作用以及给经销商带来的效益；“练习题”供操作人员认真学习本书之后对内容掌握的检测。
本书对操作使用者、系统管理员以及汽车销售企业的领导具有较高的参考价值。
本书适用于汽车销售公司。
第一章系统介绍
1.1系统开发背景与概况
为不断提升汽车经销商的经营管理水平，提高客户满意度，我公司成功开发了“卓越DMS系统-整车销售”。
本系统融汇我公司二十年专业开发汽车行业管理系统的经验，涵盖了汽车销售的全过程，主要功能模块有：
客户管理、销售管理、财务管理、仓储管理、广告促销、信息管理、二手车管理、报表、基础设置、系统管理、行事历（日常业务提醒）、在线消息、短信管理等。
提高销售“成交率”是本系统的核心设计理念。
系统在多个方面对提高成交率下足功夫：
客户来访后发致谢短信给客户，既提升企业形象，又方便客户再次联系销售顾问（短信内含销售顾问手机等）；自动将每天需跟进的客户信息发到销售顾问手机，以便销售顾问跟进客户；如果到下午设定时间尚有未跟进客户，则将每个销售顾问未跟进情况发到销售经理手机，由销售经理进行监督。
销售经理可对销售顾问的工作情况进行审核与监督。
应用本系统可充分发挥系统辅助销售的作用，提高销售成交率，提高老客户的忠诚度，提高客户满意度，提升管理效率，创造管理效益。
1.2系统主要功能简介
1、客户管理模块
●来店客流：
监测、记录展厅客流情况
●潜在客户：
登记、跟进潜在客户
●潜在客户审核：
销售经理审核潜在客户信息、审核潜在客户跟进记录
●客户商谈报价：
登记销售顾问与客户商谈的具体情况
●客户试乘试驾：
登记客户试乘试驾的具体情况
●电话记录：
记录客户来电咨询、对客户电话回访的相关信息及通话内容录音
●客户档案：
维护已购车的客户信息
●客户回访：
对已购车客户进行回访
●投诉处理：
查看客户投诉内容，并对投诉内容进行处理
2、销售管理模块
●销售订单：
登记车辆销售合同信息
●保险代理：
登记客户在保险公司的投保记录
●退车处理：
登记、处理退车单
3、财务管理模块
●预收处理：
对预收费用进行收款处理
●结账处理：
对实际费用进行收款处理
●款项处理：
登记经销商的收入、支出信息
●开票处理：
对已预收的销售订单进行开票操作
4、仓储管理模块
●入库处理：
对车辆进行验收入库
●出库处理：
对车辆进行交车出库
●库存管理：
查看统计库存车辆信息、新建移库单
●进销存报表：
查看经销商进销存信息
●移库处理：
确认移库单
●质损处理：
记录车辆的质损信息、送修车辆
●调拨处理：
一级与一级经销商之间进行车辆调动
5、广告促销
●客户关怀：
对客户生日或车辆保养、年审、季检到期等信息进行提醒，送上温馨关怀
●促销活动计划：
记录经销商的促销活动计划信息
●广告成本：
记录广告成本分析信息
6、信息管理
●市场分析：
记录市场分析报告
●竞争品牌分析：
记录品牌检测周报
●重大市场信息反馈：
登记重大市场信息，提报给总部
7、二手车管理
●收购信息：
二手车车辆入库登记
●潜在客户：
销售顾问登记、跟进二手车潜在客户
●潜在客户审核：
销售经理审核二手车潜在客户信息、二手车潜在客户跟进记录
●销售信息：
登记二手车销售合同
●车辆库存：
查看二手车车辆库存
●车辆明细：
查看二手车车辆明细
8、其他功能
●员工管理：
对经销商内部人员进行统一管理
●操作员：
设置、管理操作员
●发送短信：
提供便捷的短信发送回复模式
●系统设置：
对系统进行设置
●配置价格：
设置车辆的配置价格信息
●二级网点管理：
一级管控二级网点
●系统审核流程：
设置“订单确认”、“预收处理”、“结账处理”、“开票处理”4个操作的审核顺序及审核角色
1.3系统特点
1、功能齐全，涵盖了汽车销售各个功能。
2、界面友好，操作简单，界面一目了然，简便易学。
3、分布式数据库与集中式数据库相结合，使宝贵的数据永不丢失。
4、基于互联网设计，使经销商与厂家、经销商与经销商之间的联系更加密切。
5、特有的系统内部授权机制，使非法电脑无法进入系统，最大限度保证系统安全。
6、特有的防网络堵塞死机特性，保证系统正常运行。
7、程序与服务器之间传输的数据都经过加密压缩处理，既大大提高网络速度，又可防止数据被泄密。
8、流程严密，所有业务处理严格按流程进行，工作井井有条，杜绝违规现象。
1.4系统应用效果
成功应用本系统，将给经销商带来以下几方面效益：
1、将大大提高经销商的销售成交率，在客户接待、仓储管理、财务管理等操作中的速度都将得到提高。
2、使经销商的管理规范化，完善内部监督控制机制，杜绝管理中的漏洞，提升经销商对外的形象，提高经销商经营管理水平。
3、完善的客户管理机制，提高客户满意度。
4、实现异地办公，在外出差也可清楚了解经销商每一天的经营情况。
5、通过二级网点管理功能，掌握二级网点的业务情况，实现连锁管理。
6、使经销商与厂家的联系更加方便快捷，实现统一规范化的管理。
1.5关于本手册
本手册是整个系统完整的操作手册，对于具体的操作员来说，可根据自己的工作需要选择阅读有关章节。
有条件的话应尽量结合电脑具体操作进行阅读，以达到事半功倍的效果。
如果您在阅读时发现手册上的说明与电脑中出现的情况不一致，则应以电脑中的为准。
这可能是由于系统改进后，来不及相应地更改手册而造成的。
本手册的电子版可在本公司网站（）上下载，下载路径：
首页→最新软件→卓尔汽车DMS系统→四、资料下载与试用→二、卓越DMS系统—整车销售部分→2、操作手册。
本手册中举例说明所引用的数据纯系虚构，请不要误会。
第二章系统安装
2.1软件试用
2.1.1软件下载
打开IE浏览器，输入网址进入卓尔软件网站主页，然后找到“最新软件”中的“卓尔汽车DMS系统”，如下图：
图2-1
在上图中点击“卓尔汽车DMS系统”，找到“四、资料下载与试用”，如下图：
图2-2
在上图中，点击“四、资料下载与试用”：
图2-3
在上图中，找到“四、卓越DMS系统—整车销售部分安装程序下载”，经销商可根据自身的网络选择“电信”或“网通”下载。
下面以“电信下载”为例，在图2-3中点击“电信下载”，弹出“文件下载”界面：
图2-4
说明：
如果您的电脑安装了下载工具（如“迅雷”、“快车FlashGet”等），则显示画面与上有所不同。
在图2-4中点击“保存”按钮，选择安装文件保存的路径，如桌面或者其他磁盘，然后在“另存为”界面中单击“保存”按钮进行下载。
（以保存到桌面为例）
图2-5
单击“保存”按钮进行下载后，系统会弹出下载的进度界面。
下载完毕后，系统会提示成功下载完毕。
此时在桌面可看到该安装文件（如图2-6）：
图2-6
至此，软件下载完毕，下载所得文件名为“DMS_XS_SetUp.exe”。
2.1.2软件安装
鼠标双击桌面上的安装文件（DMS_XS_SetUp.exe），出现界面如下图：
图2-7
点击“下一步”按钮，出现另一画面，再点击“下一步”，直至完成系统的安装。
2.1.3启动系统
系统安装成功后，如果当前网络是连通的，系统会自动跳出登录界面，如下图：
图2-8
在上图中根据自身网络情况选择“电信”或“网通”网络，输入经销商网点代码（000000为测试经销商）、选择操作员，输入系统初始密码（888888），点“确定”按钮即可进入系统，显示出系统主菜单，如下图：
图2-9
系统安装完成后在桌面上产生了一个“汽车销售管理系统”的快捷图标，如下图：
图2-10
以后进入系统只需点击此图标即可。
桌面上的安装文件“DMS_XS_SetUp.exe”可以删除掉。
2.2正式使用
2.2.1安装环境
1、为更好使用本系统，需配备一台专用服务器。
2、工作站：
操作系统可安装Windows2000/XP/2003，显示器最低分辩率要求为1024X768。
具体配置最低要求如下：
序号
设备
规格及要求
备注
1
服务器
CPU：
2G，内存：
2G，硬盘：
160G
品牌电脑
2
工作站
CPU：
1G，内存：
1G，硬盘：
160G
品牌电脑
3
打印机
LQ、AR系列
保修单要用专用的票据打印机，
如LQ670，OKI系列
4
ＵＰＳ
服务器必配
5
宽带
带宽1M以上
电信或网通，不要装铁通、有线通。
6
交换机
按需要选择口数
2.2.2网络环境
网络环境对于系统的安全稳定运行非常重要，因为《卓越DMS系统-整车销售》是基于互联网的设计，所以，要求每台电脑都必须与互联网连通，带宽要求1M或更高。
2.2.3软件下载、安装、启动
软件的下载、安装、启动相关操作请参照“”、“”、“”。
第三章系统设置
该模块主要用于经销商使用系统前的一些基本参数的设置，其他的系统管理功能参见“”、“”的具体讲解。
3.1经销商信息
点击系统主菜单“系统”—“基础设置”—“单位概况”，进入“单位概况”界面，可以查看、修改经销商信息，界面如下图：
图3-1
3.2员工管理
点击系统主菜单“系统”—“基础设置”—“员工管理”，出现下图：
图3-2
在上图中点击“新建”按钮，出现职员信息界面：
图3-3
在上图中输入职员相关信息，点“保存”即可（带*的为必填项）。
若要查看某职员的薪资情况或员工之间的隶属关系，则分别点击“薪资”、“隶属”按钮，出现界面如下图：
图3-4
图3-5
3.3操作员设置
点击系统主菜单“系统”—“系统管理”—“操作员”，如图3-6，在这里我们可以对现有的操作员进行修改、权限设置、注销等操作，也可以新增一个操作员：
图3-6
点击“增加”按钮，新建操作员：
图3-7
选择操作员姓名，设置密码后点击“保存”按钮，即完成操作员的新增（如图3-8）。
在这里要注意的一点是操作员的姓名是从上一节讲到的经销商职员信息中选择而来的，在设置操作员之前我们必须先设置好职员信息。
图3-8
新增操作员完成后，我们即可在图3-8中看到我们刚才新增的操作员，再点击图3-8中的“权限”按钮，显示如下图：
图3-9
说明：
上图中的“优惠额度”用于设置操作员的优惠金额，在建销售订单时，可以选择相应的优惠人。
右击“所有功能”，显示一个小菜单如上图，您可以把系统中的所有权限都授予该操作员。
如果要撤消某些权限，只需点击某一项，再右击一菜单项，显示如下图：
图3-10
再点击“撤消权限”即可，同样，若要撤消整个模块的权限，只需在模块上右击再“撤消权限”即可。
图3-11
若新增加操作员的权限和原先某个操作员的权限是一样的，则可以通过“复制权限”按钮，进行权限的复制，如下图所示：
图3-12
图3-13
在“复制权限”界面中，检索到需要复制的操作员信息并选中：
图3-14
弹出提示是否覆盖原操作员的权限，点击“确定”按钮即可。
图3-15
图3-16
最后点击“保存”按钮，即完成操作员的权限设置。
3.4修改操作员密码
若要修改操作员密码，则以此操作员登陆系统，点击“系统”—“系统管理”—“修改密码”，显示如下图：
图3-17
输入原密码、新密码、确认新密码之后，点“确定”按钮，操作员密码修改成功。
3.5配置价格
点击系统主菜单“系统”—“系统管理”—“配置价格”，进入配置价格主界面：
图3-18
在上图中，点击“打开”按钮，可查看、编辑配置价格记录的详细信息；点击“增加”按钮，可新增一条配置价格信息；点击“编辑”按钮，可修改配置价格信息；点击“启用”按钮，可启用“停产”的配置价格信息；点击“停产”按钮，可将该配置价格记录的状态置为“停产”；点击“配置”按钮，可以增加、编辑、删除配置项目。
3.6系统设置
3.6.1系统设置
点击“系统”—“系统管理”—“系统设置”，在此界面中，可以对系统的软硬件信息进行设置，显示如下图：
图3-19
如果在进入系统时要显示“行事历”，请选中“启动时显示行事历”；
如果您的电脑已安装了客流探测器、电话宝、充值服务卡、客户评分器等硬件设备，请选中相关项目；
共享潜在客户信息：
为保证销售员之间的公平竞争，销售员只能查看自己登记的潜在客户信息，其上级领导可以直接查看所有下属的潜在客户。
注意：
此功能实现的前提需要在“基础设置”—“员工管理”新建员工时，将新员工分配给所属领导。
详细设置请参考。
录音保存路径：
当安装电话宝的计算机需要电话录音共享，从而使所有的相关人员能够查看、收听录音时，请填写录音文件保存的主机路径。
注意：
1）要实现此功能，请先将主机系统安装路径下的call文件夹设置为共享，并设立权限为“允许用户更改我的文件”。
2）当此项未填写时，系统默认保存到此电话宝连接的计算机上。
3）当其他安装电话宝的计算机需要将录音文件直接保存于主机中时，其路径格式为：
\\主机IP\共享call文件夹所在的路径\
例：
主机IP为192.168.2.114，主机上的call文件路径为e文件夹下的call文件夹，所以路径
应填为：
\\192.168.2.114\e\call\
3.6.2电脑授权
为保证系统使用的安全性，可以用电脑授权功能进行控制，对每一台使用系统的电脑进行授权，不经过授权的电脑无法使用系统。
“电脑授权”主界面如下图：
图3-20
未授权的电脑在上图状态中没有对勾，若要对其进行授权，在“状态”栏中用鼠标双击打上勾，再点“确认”按钮即可完成授权。
3.7装潢材料
点击系统主菜单“系统”—“基础设置”—“装潢材料”，出现主界面如下图：
图3-21
在上图中点击“增加”按钮，可增加装潢材料，如图：
图3-22
3.8销售区域
点击系统主菜单“系统”—“基础设置”—“销售区域”，可设置销售区域信息。
主界面如下图：
图3-23
点击“增加”按钮，直接可输入“编号”、“区域”、“备注”等信息，点击“保存”即可。
若要修改信息，则点击上图中“修改”按钮，可直接修改相关信息，修改完毕点“保存”。
3.9审核流程设置
点击系统主菜单“系统”—“系统管理”—“审核流程设置”，进入审核流程设置主界面，如下图：
图3-24
以下操作以设置“订单确认”审核流程为例，讲述流程设置方法。
在上图中，点击“增加”按钮，弹出“审核流程设置”界面：
图3-25
在上图中，点击审核内容右边的“
”按钮，弹出审核内容选择界面：
图3-26
在上图中选中审核内容（如“订单确认”），双击它，就将其复制到了“审核流程设置”中且自动生成“审核顺序”，如下图：
图3-27
说明：
我们可以设置多个“审核内容”相同的审核流程，系统自动生成“审核顺序”。
在上图中，在点击“审核角色”右边的“
”按钮，弹出职位选择界面，如下图：
图3-28
说明：
“角色”就是职员的“职务”。
例如：
审核角色为“总经理”，那么，只有职务为“总经理”的操作员才能进行该审核操作。
在图3-28中，选中职位名称（如“总经理”），双击它，就将其复制到“审核流程设置”中：
图3-29
输入备注，点击“保存”按钮，“订单确认”审核流程就设置成功。
第四章操作快速入门
通过本章让你快速学会使用本系统。
系统销售业务流程图如下图：
图4-1
上图中红色框里的部分为销售的主流程：
登记潜在客户信息——潜在客户审核（销售经理对潜在客户进行审核）——签订销售合同——确认销售合同（若付款方式为银行按揭，必须银行确认和办理保险后才能开票；若付款方式为公司按揭，必须办理保险后才能开票）——收款——开票——PDI检查——交车（交车成功后自动生成客户档案）——报终端、客户档案回访。
下面介绍具体的操作步骤：
4.1客户接待
当有购车意向的客户来展厅或来电咨询相关车辆信息时，由销售顾问接待客户。
点击系统主菜单“业务”—“客户管理”—“潜在客户”，进入“潜在客户管理”界面，如下图：
图4-2
点击“新建”按钮新建一个潜在客户信息，弹出客户类型选择界面：
图4-3
选择客户类型（如“来店客户”），进入潜在客户信息编辑界面：
图4-4
潜在客户信息由客户基本信息和客户购车信息两部分组成，输入完相应的客户信息后，点击“保存”按钮即完成潜在客户信息的录入（带*的为必填项）。
4.2客户审核
销售顾问录入的潜在客户信息由销售经理对其进行审核，点击系统主菜单“业务”—“客户管理”—“潜在客户审核”，进入“潜在客户审核”界面，如下图：
图4-5
在上图中，我们可以对潜在客户进行跟进、审核操作。
选中要审核的客户信息后，点击“审核”按钮，即进入“潜在客户信息”界面，如下图所示，输入“批注”，再点击“保存”按钮即可完成客户审核。
图4-6
4.3合同签订
点击系统主菜单“业务”—“客户管理”—“销售订单”，进入“销售订单”界面，如下图：
图4-7
点击“新建”按钮，新建一份销售订单：
图4-8
在上图中，选择合同类型，如“订单销售”，进入销售订单新建界面，如下图所示：
图4-9
点击客户接待号后的“提取”按钮，在弹出的“客户信息”界面中双击“提取”选中客户信息，如下图：
图4-10
说明：
潜在客户信息必须经过审核才能在此处提取。
双击选取客户信息后，系统回到“销售订单”界面，“车辆信息”中的购车类型选择“现车”，点击“选择”按钮将打开“库存车辆”窗口，如下图，输入底盘号进行查询，找到后鼠标双击选中：
图4-11
选好车辆后，在图4-9中将客户信息、费用信息等相关内容填写完毕，点击“保存”按钮即完成销售合同。
（带*号和付款方式为必填项）
4.4客户确认
点击系统主菜单“销售订单”，回到销售订单界面。
输入签约时间、客户名称、销售员等检索条件检索到要确认的销售订单，此时订单状态为“未确认”。
点击“打开”按钮，进入“销售订单”界面，如下图：
图4-11
在未确认之前我们还可以对合同信息进行修改，并点击“保存”按钮保存修改信息，再点击“确认”进行信息的确认。
点击“确认”按钮时，系统将提示“订单确认后信息将不能修改，真的要确认吗？
”，点击“是”即完成客户确认，如下图：
图4-12
图4-13
客户确认完成后，销售合同的状态变为“已确认”。
已确认的订单信息不能进行修改，若要修改，必须先进行撤销确认操作。
4.5财务收款
点击系统主菜单“业务”—“财务管理”—“预收处理”，进入财务收款界面：
图4-14
检索到需要进行收款处理的销售订单，双击打开：
图4-15
在上图中，输入预收车款、预收保险费、预收装潢费等费用，选择“付款方式”，点击“保存”按钮，弹出提示“确认对此车进行收款？
是，否”，点击“是”，收款信息保存成功。
（图4-16和图4-17）
图4-16
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