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第二章行政公文的写作

公文是指公务文书,是与私人文书相对而言的应用文,公文有广义和狭义之分。

广义的公文,是指机关、团体、企事业单位使用的、具有一定格式的书面材料,即通常所说的机关应用文。

狭义的公文,是指法定公文,即

(2)中共中央办公厅于1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》中规定14种公务文书;中华人民共利国国务院于2000年8月24日发布,并于2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定13种公务文书;《中国人民解放军机关公文处理条例》的12类13种公务文书。

当前我们讲的公文,主要就是指《国家行政机关公文处理办法》中规定13种公务文书,即行政公文。

行政公文的写作

第一节行政公文概述

“为使国家行政机关的公文规范化、制度化、科学化”,国务院于2000年8月24日发布了建国以来第五次修订的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》。

本章以办法为依据,介绍行政公文的写作知识。

通过学习了解行政公文的含义、特点、种类、适应范围,掌握行政公文的规范写法。

一、行政公文的含义:

公文是行政公文的简称。

“行政机关的公文(包括电报,下同)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政公文的特点:

(一)、权威性

行政公文的权威性体现在法定作者的权威性上。

所谓“法定作者”,就是指公文的作者是依法成立、合法存在,能够在法定范围内按照自己的职能和权限行使权力、履行职责的发文机关及其法定负责人。

行政公文不象其他的一般文章,读者可以接受,也可以不接受,可以肯定,也可以不肯定,而是要求受文者必须接受,必须贯彻执行。

这种权威性是在“令行禁止”中体现出来的。

每一个行政机关制发的公文对于受文者来说,都有一定的强制性和约束力。

上级领导机关发出的公文(命令、决定、批复等),下级机关和相关人员必须认真领会、贯彻执行,下级机关送给上级机关的报告、请示,上级机关也应该认真处理,对报告予以审阅,对请示事项给予及时答复。

(二)政策性(政治性)

行政公文的政策性是由它的政治内容和作用决定的。

从作用来看:

行政公文直接担负着传达贯彻党和国家的方针政策,发布行政法规和规章的任务,担负着其它任何文体所不能担负的特殊使命。

从内容上看:

行政公文体现着国家的行政方针、体现了广大人民的根本利益,反映了国家的政权性质,有鲜明的政治特点。

行政公文直接、明白地告诉人们,该做什么,不该做什么;该怎么做,不该怎么做。

政府机关就是通过公文的形式来规范人们的言行,确保对国家的管理,这就是行政公文政策性(有的叫做政治性)的集中表现。

(三)严肃性

行政公文的严肃性体现在从内容到制发,到办理执行的各个方面。

内容:

行政公文的权威性和政策性决定了公文的严肃性。

行政公文的内容关系到国家和政府的施政意图,关系到国家和人民的根本利益,所以其内容本身是严肃的。

制发:

行政公文的制发也是一件十分严肃的工作,在整个拟制过程中都有一套严格的程序。

不管是群体性的集体拟制、领导人的亲自拟写,还是指定政府人员代拟,都要经过拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、盖章、登记、装封、分发、立卷归档等环节,而且这些程序都是应该遵守的。

另外,有些重要的公文还需要会签;法定性的公文还需要经过立法机关审议、通过,其程序更加严格。

从收文办理到执行这条线来看,公文的严肃性同样贯彻着始终。

各个机关单位在收到上级领导机关、下级机关和其他机关送来的公文以后,要按照收文办理程序做好签收、登记、分发、拟办、批办、承办、查办、立卷、归档、销毁等工作。

所有需要办理的公文都有时限要求,惩办单位不得延误、推诿,紧急公文还要限期办理。

如有不属于本单位、本部门职权范围或者不适宜本单位、本部门办理的,应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

已经送交领导批示或者交给有关部门办理的公文,文秘部门还要定期催办、查办,紧急公文还要跟踪催办、查办,重要公文要重点催办、查办。

对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。

下级机关必须认真、全面理解上级公文的精神,积极贯彻上级公文中表达的意图,并根据本地区、本部门的实际情况,认真全面地执行各项政策。

同样,上级对下级的公文也要以认真负责的态度来处理。

任何机关单位都不允许以自由主义、主观主义、官僚主义的态度和不负责任的态度来对待收到的公文。

(四)规范性

为了方便公文的写作与处理,使公文日趋规范化、制度化、科学化,国家以有关法规、标准的形式,对公文的种类、格式、行文规则、处理办法等,都进行了统一规范。

《国家行政机关公文处理办法》中规定了13类行政公文为其特定的体裁,对其中任何一种公文的格式、行文规则、办理程序、归档、管理等问题都作了明确规定,对公文从内容到形式到用纸的大小及装订规格,都提出了统一的规范化要求。

任何单位、部门或个人都必须严格遵守,决不允许自做主张,另搞一套。

三、行政公文的种类:

根据国务院2000年8月24日发布,2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》的规定,现行的行政公文的种类一共有13类1、命令(令);2决定;3、公告;4、通告;5通知;6通报;7、议案;8报告;9、请示;10、批复;11、意见;12、函;13、会议纪要。

在实际使用过程中,为了方便,为了处理、收发登记、分类归档和保存查阅的方便,我们又根据不同的划分标准,从不同的角度,对公文进行分类:

(一)从行文方向分

公文可分为上行文、平行文,下行文。

上行文:

是指具有隶属关系的下级机关单位向上级机关单位报送的公文,如请示、报告等。

平行文:

是指同一组织系统的同级机关单位或不相隶属机关单位之间的公文,如函、议案等。

下行文:

是指上级领导机关对下级所属机关单位发送的公文,如命令、指示、通知、通报、批复等。

(二)以秘密程度分

公文可分为公布性公文、内部使用公文和机密性公文。

机密性公文又分为秘密公文、机密公文、绝密公文。

秘密公文指含有一般国家秘密,泄密后会使国家的安全和利益受到损害的公文;机密公文是指含有重要的国家秘密,泄密后会使国家的安全和利益受到严重损害的公文;绝密公文是指含有最重要的国家秘密,泄密后会使国家安全和利益受到特别严重损害的公文。

(三)以紧急程度分

公文可分为平件公文(常规公文)、急件公文、特急公文。

平件公文:

指无特殊时间要求,可以按照常规处理的公文。

急件公文:

指内容重要并急需打破常规、迅速传递处理的公文。

特急公文:

指内容至关重要并特别紧急,已临近规定的办理期限,需要立即迅速传递处理的公文。

(四)从公文来源分

公文可分为收文和发文。

收文是指本机关收到的来自于外机关单位的公文。

发文是指本机关发出去的公文,包括本机关制成并发往外部的公文(对外公文)和本机关制成只供内部使用的公文(内部公文)

(五)按性质、作用分,有指挥性、公布性、报请性、知照性、记录性公文。

指挥性公文:

上级机关制发的对下级机关进行组织、指挥、协调和管理的公文。

主要有命令(令)、决定、通知、批复等。

公布性公文:

指挥有关事项与要求,通过新闻媒体或张贴等形式发布的公文。

主要行公告、通告等。

报请性公文:

指向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或意见、请求指示或批准的公文。

主要有报告、请示等。

知照性公文:

指通知、关照类公文。

主要有决定、公告、通告和通知。

记录性公文:

指用以记载公务活功,归纳会议精神、议定事项等情况的公文。

主要有会议纪要。

此外,有的还以行政公文的内容、性质、作用来划分。

如指挥性公文、知照性公文、报请性公文、商洽传达性公文、决断性公文等。

但是,这些分法由于划分标准复杂,划分出来的内容难免有交叉兼类的现象。

四、行政公文的作用:

(一)领导指导作用。

国家政府的领导通过制发各种公文,传达党和国家的方针、政策。

各级行政机关也是通过制发各种公文,使下级各个机构按照党和国家的方针、政策办事。

这就是公文的领导作用。

与此同时,公文还具有指导作用。

政府各主管部门的上下级机关之间,是指导与被指导的关系,上级主管部门对下级部门所发出的通知、通报、意见、批复等公文,具有明显的指导作用。

(二)公务联系作用:

(《办法》规定:

公文是国家行政机关在管理国家过程中,“依法行政和进行公务活动的重要工具”)国家领导机关制定的各项方针、政策、法规和规章,一般都要通过公文的形式传达到基层;基层部门中出现的问题、情况和意见,也要通过公文的形式一层层反映到上级机关;各平行机关、社会团体、企事业单位之间也需要通过公文互相交往、商洽工作、交流经验、询问答复问题。

公文在沟通社会的网络系统中,联系公务的作用十分明显。

(三)宣传教育作用

公文是宣传、解释党和国家的方针、政策、工作计划、任务措施的重要工具,是向人民群众进行思想教育、讲解政策意义、端正认识的最直接、最有效的重要方式。

例如,党和政府一贯提倡国家干部要遵守纪律、清正廉洁、深入群众、艰苦奋斗,不能跑官卖官,行贿受贿,欺上瞒下,并严肃处理了一批有一批腐败分子。

这些信息都是通过发放公文的形式达到宣传效果的。

(四)、凭证依据作用

《办法》第7章第38条明确规定:

公文“应当根据《中华人民共和国档案法》和其它有关规定,及时整理(立卷)、归档”。

第39条规定:

“归档范围的公文,应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。

”其中所指的“利用”,主要就是指依据和凭证作用。

公文是各级行政机关之间统一思想、统一意志、统一行动、相互协调的凭证和依据。

下级机关根据上级机关的命令、决定、通知、通报、意见、批复等开展工作,解决问题;上级机关凭借下级机关的报告、请示、意见等了解情况、做出决策。

立卷归档以后,又是查考和印证行政机关工作历史的宝贵凭证。

他们是研究时代和历史的宝贵资料,它们真实记录着制发机关的工作情况、意见、办法等情况。

(五)、法规作用

法律、法令、行政法规和规章,都是通过行政公文来发布的,行政公文是法律规范的体现形式,有明显的法规作用。

第二节行政公文的结构与格式

一、行政公文的结构

国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)第三章第十条指出:

“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

有的教材把这些要素根伟三部分:

眉首、主体、版记。

眉首部分:

包括公文分数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。

文头占首页1/3到2/5篇幅,下设横线与主文部分隔开。

如果是党务公文,间隔线正中印有红五角星。

主体部分:

包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。

版记部分:

包括主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等。

眉首:

1、公文份数序号:

定义:

份数序号是对一个公文印发份数与顺序的编号。

组成:

一般为6位数。

如“份号”,表示此份文件是该文总印数中的第15份。

也有的说至少不少于两位数。

如“1”,编为“01”

作用:

凡是带有密级的公文,必须编制份数序号,目的在于准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象,掌握每一份公文的去向,便于印数较多的普发性下行文有控制地分发;便于机密文件的分发和回收。

便于管理、控制,便于统计、分发、登记、收回、注销和查询。

故发文与收文时都要登记份数序号。

位置与书写格式:

份数序号标在文件版头的左上角,顶格第一行,用阿拉伯数字书写。

2、秘密等级和保密期限

定义:

秘密等级是发文机关对涉及国家的机密的公文,根据其秘密程度而划分的秘密级别,简称密级。

保密期限是指需要保密的时间上的限制。

按照《中华人民共和国国家机密法》的规定,机密的公文应当表明秘密等级和保密期限。

凡属机密的公文,都要根据具体情况分别表明“绝密”、“机密”、“秘密”三种级别。

位置与格式:

如需标识秘密等级,顶格标在公文右上角第1行,两字之间空1字,用3号黑体字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在公文右上角第1行,与份数序号对齐。

秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

“★”前标密级,后标期限。

如“机密★一年”。

秘密等级的两字之间不再空一字。

3、紧急程度:

紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。

除平件以外,紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

紧急程度的位置:

标在文件版头的右上方、密级下方,两字之间空1字;如果需要同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级顶格标在版心右上角第1行,用3号黑体字,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

也有些公文的紧急程度在标题中表现出来,如《海关总署、国家工商局、国家出版局关于加强激光唱盘激光视盘复制管理的紧急通知》。

4、发文机关标识zhi

定义:

发文机关标识,也叫公文版头,是发文机关的标志,是公文的法定作者。

发文机关标识应当使用发文机关的全称或者规范化简称(上海吊车制造厂),作用是表明公文的责任者和法定权威性。

组成:

由“发文机关+文件”二字组成。

如:

“中共中央文件”、“国务院文件”、“某某市人民政府文件”、“××乡人民政府文件”。

位置:

在文头的中心,用红色大号宋体字印刷。

一些特定的公文不加“文件”二字(涉及面较小的一般事项),但重要的公文尤其是上报的公文均应加上“文件”二字。

发文机关标识位置分两种:

其一用于平行文及下行文,上边缘至版心上边缘为25mm。

以备需要时标识份数序号、密级和紧急程度;其二仅限于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

空白处供上级机关用来批示文件。

如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识

发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。

联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

在印制套红公文版头时应注意:

(1)市、县级行政机关印制公文版头,不要加带所属省、市、自治区的名称,如“呼和浩特市国家税务局文件”不能印成“内蒙古自治区呼和浩特市国家税务局文件”。

(2)市辖区级行政机关印制公文版头,应印上所属市的名称。

如“天津市河西区国家税务局文件”而不应该写作“河西区国家税务局文件”。

5、发文字号

定义:

发文字号简称发文号或文号,是指某件公文在发文机关本年度所发公文的顺序号。

组成及顺序:

发文字号包括“机关代字、年份、序号”。

其顺序为机关代字居前,年份居中,并且在六角括号之中(不是圆括号),序号(既发文机关本年度所发公文的顺序号)居后,序号不加虚位,不加“第”字。

如“国发[2000]23号”,其中“国发”就是机关代字,是国务院发文的代号。

“[2000]”就是年号,“23号”就是机关的发文顺序号,是国务院在2000年所发文件的第23号。

23前不加虚位,不加“第”字。

机关代字由一定范围内的领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编定。

机关代字一般有两个层次,第一层是发文机关代字,第二层是发文机关主办文件部门的代字。

如“京计基”:

“京计”代北京市计划委员会,“基”代主办文件的其下负责审批基建项目的部门。

字数一般不超过3个。

年份用阿拉伯字完整书写,不要把“1998”简化为“98”,并用六角括号“[]”括住。

序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

如“中办发[1998]5号”,表示中共中央办公厅在1998年度内发的第5号文。

位置:

有版头的公文,标识在写在版头的下面两行处,用3号仿宋体字居中排布;没有版头的公文,发文字号写在标题下面的右侧。

联合行文,只标明主办机关的发文字号。

作用:

1.编列发文字号的目的是为了便于分列登记,收发文件一般都要登记发文字号;2.便于公文处理和查找。

3.公文的标题可以相同,但是发文字号是不相同的,引用发文字号比引用标题要准确、简便得多。

这是一般规律,但也有例外情况。

如有的命令(令)和公告的发文字号只用流水号,前面加“第”字,例如《中华人民共和国主席令》第46号,《中华人民共和国全国人民代表大会公告》第2号。

这类发文字号,只标顺序号,不用写机关代字和年份。

这个顺序号是发布命令或公告的发文机关或机关首长当届编列的流水号,即从当届任职开始编列,延续至当届任职期满为止,下任另行从头编号。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

发文字号常见错误:

最新的《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日施行)、《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。

但是,“发文字号”在实际应用中,仍然存在许多不规范的现象,概括起来,主要有以下几点。

(1)搭配虚字。

如:

“×政字[2002[第2号”、“×发字[2002]第35号”,这里的“字”“第”都是没有什么实际意义的多余字,必须删除。

规范化的用法是:

“鲁政[2002[2号”(即山东省人民政府2002年度发的第2号文件)、“皖发[2002[35号”(即中共山东省委2002年度发的第35号文件)。

(2)年号不全。

如“×政发[97]8号”、“×政秘[86]6号”,这里的“[97]”“[86[”是指1997年度、1986年度。

虽然,在廿、廿一世纪里,“[97]”、“[86]”可理解为1997年、1986年,如若事过几个世纪或时间更长一些,为什么不可把“[97]”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢?

年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。

所以,年份号应该写全称[1997[[1986《国家行政机关公文格式》明确:

“年份应标全称”。

(3)错用括号。

如“×政办(2002)8号”、“×政办〈2002〉8号”,这里的年份所用的括号“()”、“〈〉”均是错误的。

规范的用法应是六角括号“[]”,如“×政办[2002]8号”。

(4)乱设虚位。

发文字号中的“发文序号”常常出现虚位,如“×政秘[2002]008号”,这里的“008号”应改为“8号”。

《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)已明确规定:

“序号“不编虚位“(即1不编为001)”。

(5)要素颠倒。

《国家行政机关公文处理办法》明确规定:

“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”,实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。

但个别地方和单位在使用“发文字号”时,并没有按以上指定顺序排列,三要素位置颠倒。

如:

“(76)榕银农字第85号”,这一“发文字号”,不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错,而且年份前移,是错误的。

规范化的用法应是“榕银农[1976]85号”。

(6)摆放有误。

常见错误有三种:

一是该居中摆放而不居中;二是不该居中摆放却居中;三是上下排放距离不当,不是过高、就是过低。

就发文字号的摆放问题,《国家行政机关公文格式》附件的《条文释义》中讲的非常明确和具体:

发文字号的位置,本标准规定在发文机关标识下空2行,发文字号与红色反线(即文件版头上的一条红色横线)之间间隔4mm(发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置,而发文字号应标在第3行,不要紧贴红色反线)。

发文字号一般应居中排列。

5签发人

公文签发是机关领导人代表机关对所发公文负责和行使职权的表现,所以公文文稿经过撰写者拟好以后,必须按规定送机关首长审阅和签字,同意发文之后,才能付印。

作用:

上报的公文需标识签发人、会签认姓名,目的是让上级单位领导人了解该上报事项的下级机关具体负责人是谁,同时也便于联系查询。

“请示”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。

位置:

平行排列于发文字号右侧,距右空一字。

这时发文字号就要左移,居左空1字,签发人姓名居右空1字。

签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

多个签发人:

如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起,在主办单位签发人姓名之下,按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

主体部分的写作:

1、标题。

作用:

公文的标题十分重要,应准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,能够让读者一看标题,就了解公文的主要内容,从而确定如何办理和落实,防止发生题文不符的情况。

标题一般不用标点符号,只有批转、转发的文件名称,发布的法规、规章的名称才加书名号。

位置:

红色反线下空2行,用2号小标宋体字(字体略大于正文)。

居于正文的上端中央,可分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

构成:

一般由“发文机关+事由+文种”三个要素构成。

格式:

有三项式、两项式、单项式、转发式四种形式的标题。

(1)三项式:

完整的公文标题包括“发文机关+事由+文种”三个部分组成。

用于重要、庄重的公务。

例如《中华人民共和国财政部税务局关于办理税务登记的通知》。

其中发文机关是“中华人民共和国财政部税务局”,事由是“关于办理税务登记”,文种是“通知”。

发文机关名称要用全称或规范性简称。

联合发文,主办机关排列在前。

如《财政部、国家计委、经贸委、科委关于科技三项费用管理办法的通知》就是四个单位联合发文的标题。

事由一般由“关于”这一介词结构来概括,文种放在最后,在事由与文种之间加介词结构“的”。

(2)两项式:

[1]省略发文机关,由“事由+文种”两部分组成,如《关于2010年度全省行政执法大检查情况的报告》。

这种形式的标题,中心突出,简洁明了,但使用这种标题的公文应该有固定的文件版头,文尾必须有发文机关的署名和发文时间。

[2]省略事由,由”发文机关+文种”两部分组成,如《国务院公告》这种标题适应于发文机关级别较高、发布内容重要、庄重严肃,且篇幅较短的公文。

如果用了“发文机关+事由+文种”“发文机关+文种”的带有“发文机关”的形式,1标题下面可加题注(用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间)。

2带发文机关的标题下面如写题注,则须用圆括号。

3这里要特别注意:

一是不再写主送机关,二是文后不再写发文机关及发文时间。

3、单项式:

整个标题中,只出现文种一项,如《通知》、《公告》等,这种标题多用于内容比较简单的公文。

4、“转发+原标题”。

(如《转发国务院关于费改税的通知》)或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”(如《转发国务院关于费改税的决定的通知》)。

“转文式”:

由“发文机关+被批转或转发文件的标题”,或由“发文机关+被批转或转发文件的标题+文种名称”组成的公文标题。

如《国务院批转国家计委等关于更新改造老旧汽车的报告的通知》,公文标题就是由发文机关,被批转的文件标题和文种3部分组成。

另如《国务院批转(林业部等部门关于加强鸟类保护执行中日候乌保护协定的请示)》,公文标题就是由发文机关和被批转的文件标题两个部分组成。

针对上述两例,我们可列出此类公文标题的一般公式,公文标题=发文机关+动词(批转、转发、颁发、印发)+被批转(或转发)文件的标题+文种(或不标明文种)。

对这一公式有3点说明:

其一,被批转(或转发)文件的标题,若是规范性文件,应用书名号括起来,否则不用;其二,对于经多层次转发的文件,套用公式时只使用该文件的最初标题,而没有必要把中间转发机关写出来。

如《天河区人民政府关于转发广州市人民政府关于转发广东省人民政府关于做好今年征兵工作的通知的通知的通知》,可以写成《天河区人民政府转发广东省人民政府关于做好今年征兵工作的通知》;其三,根据实际需要,如避免文意重复,决定是否标明文种。

书写:

回行移动时不以虚字打头,尤其注意词或词组要完整,不要硬性拆开跨行排列;单行或多行都要居中排列,匀称美观。

正确处理公文标题中

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