收发文管理制度.docx

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收发文管理制度

收发文管理办法

1.总则

1.1为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本办法。

1.2公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等重要工具。

因此，必须认真做好收发文的管理工作，有效为公司服务。

1.3公司所有收发文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。

综合部指定一名文书人员负责收文和发文管理工作。

综合部文书根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表，按准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

2收文管理

收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件及附件等文字资料。

收文管理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。

2.1　收文分类

收到的公文分四类：

各级政府发文、业务合作公司发文、公司下属子公司发文及其他。

2.2文件签收

公司收到的一切公文，均由综合部文书负责签收，将收到的文件按2.1的分类在《收文登记表》填写收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数等（见附件1）。

在收文登记后，填写《收文处理传阅单》（见附件2），呈综合部经理签批，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交相关部门办理。

公司有关部门或个人收到的涉及公司事务的公文，亦应在收到后２天内，转交综合部文书，由文书按上述程序办理。

2.3文件阅批与分转

综合部经理应及时签批，并根据公文内容、要求等确定公文的处理方式和程序，并在《收文处理传阅单》上签署意见。

综合部文书将签批的文件依据收文的处理方式和程序，送有关人员阅示、阅办及阅知。

为加速文件运转，综合部文书应在综合部经理签批的当天，将文件报送有关领导或部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅。

2.4　文件的传阅、催办、保管

　传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不准将传阅文件转借他人阅看，不得任意取走文件内任何文件及附件。

　阅读文件应抓紧时间，当天阅完后，应在下班前将文件交回综合部文书，阅批一般不准超过2天，阅后应签名以示负责；如领导有批示，应立即将文件交有关部门和人员领导批示办理。

文件阅完后，应及时交还综合部文书，不得私自传阅。

综合部文书负有催办督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理；不得将文件压放分散，如需备查，经批准后可复印或摘抄。

文件办理完毕,应在《收文登记表》注明办理日期，并简要写明办理结果，且立卷归档暂存。

综合部应定期对公司收文的处理、归档情况进行检查、统计。

3发文管理

发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。

3.1拟稿、核稿及会签

拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。

公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

公司红头文件拟稿格式参考附件3，一般制度拟稿格式可参考附件4。

核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。

有关部门会签后送综合部经理对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签，文种、公文格式是否正确等。

3.2签发、发文登记及缮印

签发：

一般事务性公文送分管领导签发，其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发，详见附件5《发文审批表》。

发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等，将待发公文登记造册（见附件6），以备存查。

缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。

3.3用印、分发及存档

用印：

用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。

分发：

分发是指由综合部文书把用过印并登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位。

存档：

在发文办理流程结束后，综合部文书按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。

4附则

4.1本制度由综合部负责解释、修改、完善。

4.2本制度自签发之日起开始执行，各有关部门按本制度办理收发文。

附件：

1、收文登记表

2、收文处理传阅单

3、公司红头文件格式

4、一般制度格式

5、发文审批表

6、发文登记表

附件1：

收文登记表

收文登记表

序号

收文日期

来文字号

来文单位

文件标题

份数/页码

处理情况

备注

附件2：

收文处理传阅单

收文处理传阅单

编号：

文件标题

文件发布

单位

收文时间

年　　　月　　　日

密级

综合部领导

处理意见

领

导

阅

示

承办单位

处理意见

公

文

处

理

结

果

附件3、公司红头文件格式

（宋体三号字空两行）

XXXXXXXX有限公司文件

（宋体三号字空两行）

XXXX〔〕号（居中仿宋三号字）

（宋体三号字空两行）

关于××××××的通知（宋体2号字）

（宋体三号字空一行）

各有关部门：

（正文包括附件、日期均为仿宋3号字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（宋体三号字空一行）

□□附件：

1.关于×××××××的通知

2.关于××××××××××××××××××××××××××的通知

（此页无正文）

单位名称（附件下两行居成文日期中）

年月日□□□□（右空四字，用阿拉伯数字）

（宋体三号字空一行）

□□附注

（主题词黑体三号字）

主题词：

××□××□××□通知（宋体3号字）

□报送：

××，×××，××，×××，××××，××，×□××，×××。

（仿宋三号字）

□抄送：

××，×××，××，×××，××××，××，×□××，×××。

共印份（存档1份）□

□编制年月日印发□

编制：

编号：

审核：

制定日：

签发：

生效日：

附件4一般制度格式

XXXXXXXXXX制度

（标题：

宋体，四号，加粗）

1.总则（正文：

宋体，小四，加粗，下同）

1.1目的：

1.2适用范围：

2.事项一

2.1……

2.1.1……

a.……

2.2……

3.事项二

3.1……

3.2……

4.附则

4.1本办法由XXXX部起草，公司总经理签发。

4.2本办法由XXXX部负责解释说明。

4.3本办法自生效日起执行。

附件5发文审批表

发文审批表

标题

关于《XXX制度》

主要内容

报送单位

抄送单位

拟稿部门和拟稿人:

拟稿部门负责人:

XXX部门（发文管理部门）:

年月日

会签：

分管领导意见：

总经理意见：

打印份校对:

附件6发文登记表

发文登记表

序号

发文日期

发文字号

编制部门

文件标题

份数/页码

发放情况

备注