商务会议标准操作流程.docx

商务会议标准操作流程.docx

《商务会议标准操作流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务会议标准操作流程.docx（34页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

商务会议标准操作流程

会议前期：

1.与我公司洽谈，提出贵方要求如：

时间、地方、人数、酒店星级、会议设备等。

2.我社按贵方要求提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。

向会议主办方提供会议接待策划方案预案书和报价。

3.邀请会议主办者实地考察会议举办场所，确定方案，签订会议接待标准合同，预付会议订金事宜。

4.在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例与会议接待手册。

准备会议资料。

含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务与公关礼仪、翻译、通讯与文秘服务 

会议进行中：

1.会议接待：

专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。

分批分时段按要求接站。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备：

准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所：

会议秘书协助会场布置与会场的会务服务。

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿：

会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房与整理记录有关信息。

房间楼层与房间号确认，询问是否有特殊要求。

协助分发会议礼品与房间派送水果等会务工作。

5.会议餐饮：

确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水与主次桌和其他相关（如：

特殊客人有XX信仰）的确认。

。

6.会议旅游：

确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

7.会议娱乐：

提前确认娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8.会议服务：

会议代表合影留念、为代表提供文秘服务与相关服务。

确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表与家属等）的安排与接待工作。

会议结束期：

1.会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈与处理工作。

 2.会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作与印刷代表通讯录。

 3.与会议主办者的费用结算工作，提供会议过程中的详细费用发生明细与说明，专人与客户进行核对并结帐。

商务会议标准操作流程

会议前期：

1.与我公司洽谈，提出贵方要求如：

时间、地方、人数、酒店星级、会议设备等。

2.我社按贵方要求提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。

向会议主办方提供会议接待策划方案预案书和报价。

3.邀请会议主办者实地考察会议举办场所，确定方案，签订会议接待标准合同，预付会议订金事宜。

4.在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例与会议接待手册。

准备会议资料。

含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务与公关礼仪、翻译、通讯与文秘服务 

会议进行中：

1.会议接待：

专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。

分批分时段按要求接站。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备：

准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所：

会议秘书协助会场布置与会场的会务服务。

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿：

会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房与整理记录有关信息。

房间楼层与房间号确认，询问是否有特殊要求。

协助分发会议礼品与房间派送水果等会务工作。

5.会议餐饮：

确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水与主次桌和其他相关（如：

特殊客人有XX信仰）的确认。

。

6.会议旅游：

确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

7.会议娱乐：

提前确认娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8.会议服务：

会议代表合影留念、为代表提供文秘服务与相关服务。

确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表与家属等）的安排与接待工作。

会议结束期：

1.会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈与处理工作。

 2.会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作与印刷代表通讯录。

 3.与会议主办者的费用结算工作，提供会议过程中的详细费用发生明细与说明，专人与客户进行核对并结帐。

商务会议标准操作流程

会议前期：

1.与我公司洽谈，提出贵方要求如：

时间、地方、人数、酒店星级、会议设备等。

2.我社按贵方要求提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。

向会议主办方提供会议接待策划方案预案书和报价。

3.邀请会议主办者实地考察会议举办场所，确定方案，签订会议接待标准合同，预付会议订金事宜。

4.在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例与会议接待手册。

准备会议资料。

含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务与公关礼仪、翻译、通讯与文秘服务 

会议进行中：

1.会议接待：

专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。

分批分时段按要求接站。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备：

准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所：

会议秘书协助会场布置与会场的会务服务。

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿：

会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房与整理记录有关信息。

房间楼层与房间号确认，询问是否有特殊要求。

协助分发会议礼品与房间派送水果等会务工作。

5.会议餐饮：

确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水与主次桌和其他相关（如：

特殊客人有XX信仰）的确认。

。

6.会议旅游：

确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

7.会议娱乐：

提前确认娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8.会议服务：

会议代表合影留念、为代表提供文秘服务与相关服务。

确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表与家属等）的安排与接待工作。

会议结束期：

1.会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈与处理工作。

2.会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作与印刷代表通讯录。

3.与会议主办者的费用结算工作，提供会议过程中的详细费用发生明细与说明，专人与客户进行核对并结帐。

会议（团队）操作程序与标准目录

一、销售部1-10

　　二、前厅部11-14

　　三、餐饮部15-21

　　四、工程部22-23

　　五、保安部24-27

　　六、财务部28

　　七、营销部会议工作流程图

　　八、前厅部会议工作流程图

　　十一、餐饮部会议工作流程图

　　十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单

　　一、销售部：

程序标准1、询价与报价

　　1、接听客人询价

　　1）询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是本地客户还是外地客户。

辩清后可根据相应价格政策报价。

　　2）如是老客户，了解宾馆房型等设施可直接向其报价。

　　3）如是新客户，对宾馆不太熟悉，先简要根据其需求，针对性地介绍一个宾馆房间或会议室的概况，并向其推荐。

　　4）先让客人作合适的选择。

　　5）根据客人的选择，先向其初步报价。

　　2、做好客人议价

　　1）告知客人这是一个宾馆现行的会议价。

请客

　　人发送告知会议的详细情况，然后我们

　　将根据会议当时宾馆的入住情况等综合因

　　素，根据权限是否浮动。

　　2）恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合作的愿望。

　　3）主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套规范的洽谈资料。

　　4）如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现场，再敲定细节。

　　3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式

　　●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。

　　4、制作书面报价单

　　1）根据客人会议的日程与活动内容制作详细的

　　会议计划书与报价。

　　2）向客人发送书面报价单，上面注明提请客人尽快确认，以便计划能顺利完成。

　　5、超权限报价与时请示

　　l超出宾馆会议价格政策的房价，与时向部门经理请示。

　　6、将会议计划书与报价单存档

　　l将发给客户的报价单存档于“报价”文件夹

　　中，以便本人不在时其它人员能够跟进此计

　　划。

2、接待参观向客人介绍会议设施1、与客户预约

　　1）通过前台查找到合适的客户与准备好钥匙。

　　2）约定一个双方都感方便的日期、时间和见面地点。

　　3）事先应对客人所要经过的地点进行检查。

　　4）将客人的XX或客户名称与约定见面的时间，地点告知前台，以便使客人感到他们是爱欢迎的和被重视的。

　　5）事先准备好有关推销资料和宣传卡片。

　　2、客人抵店后的接待

　　1）在得到客人已到达宾馆的通知后，应带好相关资料，微笑地在前台外面迎接客人，并直呼客人XX，使客人产生一种被认知的亲切感。

　　2）了解客人有多少时间，告知客人将要行走的

　　路线。

　　3）参观过程中鼓励客人提问题，并做相关记录，同时分发推销资料与饭店简介。

　　3、陪同客人参观

　　1）带领客人参观客房时，应从低档房间开始。

　　2）进房间之前应用手敲门，确认房间无人后，

　　再将门打开，带领客人参观。

　　3）在房间中介绍各种设施的特点与客人应能从

　　中得到的享受。

　　4）参观客房结束后，在前往多功能厅或会议室

　　之前，要顺路介绍娱乐、商务中心、酒吧、

　　早茶等其他设施。

　　4、客人参观后

　　1）若有时间可以请客人喝些饮料。

　　2）采用适当方式，了解客户单位活动概况和全年会议等活动情况，以便促销工作明确方向。

　　3）总结要点，询问是否有其他问题。

感谢各位

　　光临，并亲自送客人出饭店大门。

　　5、客人离开后

　　l客人离店后，写报告，并做好记录，为下一步的措施做好计划。

3、对已报价客户的跟踪1、向客户发出会议计划单

　　●经反复确认会议计划单，正确无误的状况。

　　2、与客人确认是否已收到计划书与报价

　　l在报价发出的当天（不一定是马上），与时与客户联络,郑州宾馆住宿，是否已收到。

　　3、引导客户搞好合作

　　1）如果客户反应积极，即请客人尽快对会议计

　　划予以签字确认，向客人说明尽快确认的好

　　处。

　　2）如果客户对会议计划有疑虑，即刻向客户解

　　释，并根据客户的要求进行调整，作出针对

　　性。

　　3）如果客户对会议计划反应消极，应向客人了

　　解清楚是计划原因还是由于价格原因等，并

　　作针对性的销售。

　　4）与时向部门领导反映进展状况。

　　4、经常与客户保持联系。

　　l经常向客户致电询问会议的计划，将会议行

　　程了解得越细越好，让客人感觉你对他们会

　　议的重视。

4、会议细节的洽谈1、关注住房安排洽谈

　　1）了解会议举行日期与会议的用房状况，并与

　　时在电脑中查询是否发出重要预订，避免矛

　　盾。

　　2）同时了解该日期是否还有其它未定的会议信息。

既可以作为与客户还价的筹码，又能与时地在可能改变某档会议计划的情况下，建议客户调整，争取收益最大化。

　　3）按会议洽谈纪要上的格式和内容记录客人的住宿计划。

　　2、向客人了解会议活动行程

　　1）与时查询避免在宴会、会议设施上有重复冲

　　突。

　　2）如有重叠和其它原因，可向客人作有利的针

　　对性的调整建议。

　　3）按会议洽谈纪要的格式记录客人会议行程活

　　动。

　　3、与客人确认房间、会场、用餐等大项目的价

　　格

　　1）在了解能满足客人设施与服务的需求后，向

　　客人报出客人所需设施与服务的价格。

　　2）与客人确认以上价格。

　　4、与客人确认房间布置要求

　　l确认以下事项：

　　是否撤出迷你吧

　　是否关闭长途

　　5、与客人确定会场的形式与会议设施与会场服

　　务

　　1）会场布置的形式

　　2）会议背景、会标

　　3）会议场设备—话筒、音响、投影、白板、夹

　　纸板等

　　4）是否需布置鲜花、绿色植物

　　5）确认桌面文具的摆放

　　6）是否有其它特殊需求

　　6、与客人确认会场服务的形式

　　1）是否需茶水、矿泉水服务

　　2）是否需要提供水果或其它食品

　　3）是否需要TeaBreak，如果有，确定标准

　　4）其它特殊要求

　　7、与客人确认公共区域环境布置的要求

　　1）询问客人是否需要如下的布置：

室外横幅、

　　欢迎牌、指示牌、海报等。

　　2）如是大型会议，还要与会务人员确认是否需

　　汽球、汽模、彩旗等室外布置。

　　3）向客人公布宾馆的收费政策并与客人确认收

　　费标准。

　　4）请客人提供需我方制作的文字内容，并分项详细记录，尽可能让客人提供文字稿件

　　5）特殊布置请工程部直接参与洽谈。

　　8、与餐饮部一起与客人确认宴会服务的有关细节

　　1）宴会厅布置要求

　　2）席位卡

　　3）位卡

　　4）指示牌

　　5）台形图

　　6）菜单

　　9、与客人确认有关VIP重要客人接待

　　1）是否需高规格欢迎标准

　　2）是否需房内VIP布置

　　3）VIP的其它特殊服务要求

　　10、与客人确认信用担保与结算的方式

　　1）预付款（支票、汇票、信用卡）

　　2）签单人XX

　　3）结算时间5、与客户确认会议接待计划（签订合同）l根据与客户洽谈的会议细节，制作会议接待计划并给客户

　　1）按格式制作书面的接待计划，含住宿计划、

　　会议活动、宾馆行动计划、结算价格与方式

　　等会议细节。

　　2）请客人签字确认作为合约依据。

　　3）如果不是很复杂的会议可以根据双方会谈时

　　的会议谈纪要手写稿，双方签字作为合约。

6、向各部通知会议接待计

　　划l根据客户确认的会议计划制订会议接待计划

　　1）将客户确认的会议接待计划，按宾馆办公自

　　动化模块的格式输入电脑。

　　2）住宿计划、会议活动行程、宾馆行动计划、

　　结算提示等各个细节都必须详细、清晰。

　　3）对照与客户确认的会议接待计划，确认无误

　　后，向各部发送。

　　4）发送计划通知后，再与各部联系，并查看宴会预订、会议室预订等信息确认各部门收到了计划。

　　5）环境布置方面向公关部开具美工单，落实计划。

7、会议确认后抵店前的跟踪1、主动与客户联络，了解会议计划有否变化

　　1）主动联系，先表示对客户会议的重视和对客

　　户的感谢。

　　2）了解会议计划有无变化,鹰潭宾馆住宿。

　　2、有关客人事先未明确，需提供的、背景

　　文案内容、会场形式等内容要与时提醒客户，提前提供资料。

　　3、客户会议计划如有变动，与时在接待计划通

　　知中变更

　　1）对于客户会议计划中变更的内容与时在宾馆接待计划通知中变更。

　　2）通知涉与变更的相关部门，并一定通知到餐饮部与大堂副理。

　　4、按照计划通知中各部的行动计划，与各部确

　　认准备落实情况。

8、会议进行中与客户的沟通与跟踪、变更、通知1、与客户保持畅通的沟通联络渠道

　　1）经常与会务人员接触，聆听需求，协调落实

　　各项活动。

　　2）记录会务人员的与提供自己的联络方式给会务人员，保持沟通的畅通。

　　2、会议跟踪日根据会议计划，按行程安排提前一天检查，协调次日各项活动，确认各部能按时作好准备。

　　3、按会议活动日程，在每项活动前1小时—30分钟确认各项工作已落实到位。

　　1）与餐饮部沟通，确保宴会用餐、会场工作的提前落实。

　　2）与大堂副理协调，确保VIP服务、会场、用房等确保落实。

　　3）与美工协调，确保环境布置的落实。

　　4）将大堂副理、餐饮部等介绍给会务人员。

　　4、变更通知

　　1）客户如有任何计划的变更，应与时在会议计

　　划通知中更改。

并同时通知相关部门。

　　2）通知餐饮部、大堂副理、预订等相关岗位有关更改内容。

　　3）跟踪检查变更后行动计划的落实。

9、会议的分房操作1、接到会议信息时，立即进行初步框房，将会议的大概时间、用房数、联系人输入电脑。

　　2、如在会议召开前一周尚未接到会议通知单，则与电脑中输入的联系人联系，确认会议是否在店召开。

　　3、在会议确认后，根据会议通知单的要求生成户籍。

　　4、在会议召开前一天，对照会议通知单，核对电脑中的分房。

　　5、接到变更通知后，立即在电脑中作出相应的修改，对通知相关部门。

10、会议意见的收集与反馈l会议结束后请会务人员填写意见反馈表

　　1）会议结束后，务必要征询会务人员与参会人

　　员对宾馆的意见反馈表。

　　2）顾客反应一般、较差或投诉事项应详细写明内容，满意的事项如可能也要写明内容。

　　3）尽可能多征询几个会务人员或参会人员的意见，注明提供意见人员XX、联络方式，如可能请客人签字。

　　4）将意见反馈表交部门文员处，部门必须收到每档会议的意见反馈表。

　　5）一些重要反馈意见必须立即反馈部门，以便快速对宾客进行反馈。

　　6）意见收集上报后，反馈表存档于会议客户历

　　史档案中，以便客户将来再次会议时查询，

　　使工作做得更细。

　　7）将反馈的内容收集入一周宾客意见反馈中上报相关行政管理部门、驻店经理、营业总经理室。

销售部（美工）：

程序标准1、会标的设计、确认、制作1、根据每档任务美工单对会标的要求，按实际尺寸的比例进行效果设计，并出稿件。

　　2、根据稿件应标明会议活动名称、使用起讫时间、放置地点等内容。

　　3、稿件设计完毕后交由相关会议跟踪人员签字

　　确认。

　　4、按确认后的内容按时完成制作。

　　5、横幅贴字完成后必须对照稿件再次审核。

　　6、打印稿完成后需对照稿件再次进行审核。

　　背景板文字完成后张贴前对照稿件进行检查。

　　7、指示牌制作完毕后通知前厅礼宾进行安装与摆放到位。

　　8、横幅、指示牌需指示明确，通知工程部安装到位。

　　9、移动背景会标或在固定背景处需特殊安装工作的会标，通知工程部将支架布幅安装到位，应明确安放位置、形式，布幅必须干净、整齐无破损。

　　10、确认工程部已按时、按要求安装到位。

　　11、通知刻字商按时将背景安装到位。

所有的文字或图案内容需布局美观、整齐。

2、与工程部的合作1、会议支架（含布幅）、横幅与会议有关高空固定大型物件的布置，需提前一天通过电子通知工程部，通知应包括工作项目名称、地点、完成时间等内容。

　　2、特殊环境布置需工程制作的、需提前通知工程部，同时将设计稿交于工程部，通知应写明完成时间。

　　3、通知工程部按时完成的项目，应检查确认按要求到位。

　　4、特殊制作项目还应与时与工程部指定工作人

　　员沟通尺寸、比例、**等事项。

确保

　　按要求时间完成。

3、会标安装前后的检查l横幅、会标安装前后

　　1、确认字体无差错。

　　2、确认文字内容无差错。

　　3、确认布幅必须整洁、牢固、易于固定。

　　4、确认大小比例无差错。

　　5、确认使用的美工材料符合质量标准。

　　6、确认固定后比例与环境协调、美观。

　　7、确认固定程度良好，使用期间不会脱落。

4、会标的收费1、使用房间的会议收费，制作完毕后开具杂项收费单总台，统一向会议客户收费。

　　2、只使用宴会场所的客户收费，杂项收费单交宴会预订与会场费一起向客户收取。

　　3、标明使用地点、时间、会标名称与价格。

　　4、免费项目同时列收杂项收费单，标明免费。

5、审核会议特殊布置1、审核会议客户特殊布置方案，按照宾馆规定确认有无违反宾馆规定的事项

　　1）有无不利宾馆形象的内容或布置方式。

　　2）有无损坏其它宾馆客人感受的布置形式。

　　3）有无会造成宾馆设施损坏或不利于清洁留下后遗症的布置形式。

　　4）有无隐藏安全隐患的布置形式。

　　如有以上因素的应予以明确否定或向部门提出意见。

　　2、在方案上签署个人意见或向客户提供更好或变通的意见供跟踪人员与客户沟通。

　　3、确认最后与客户协商后的方案。

二、前厅部：

（一）、会议用房控制程序程序标准1、会议入住前一天

　　1、大堂副理每天上午查询第二天到店的会议情况。

　　2、大堂副理查看会议通知单，是否有特殊要求，如有，应提前准备。

　　3、总台查看一下房间是否已提前BLOCK，并且准备好钥匙，由大堂副理夜间核查确认。

　　4、大堂副理通知好客房中心查看房间做好相应的准备。

　　5、客房预订、总台应控制好，预估第二天的出租情况，排房时应灵活运用，避免锁房冲突，为宾馆争取最高利益。

2、会议入住当天1、总台需知晓用餐地点与相关情况。

　　2、总台具体到店的客房数量和时间。

　　3、大堂副理VIP或特殊要求与特殊付款的相关情况要了解清楚。

　　4、大堂副理应了解会议当中的特殊要求：

会议室有否更改，会议室的布置，签到台与绿化的布置要求，幕布与指示牌有否特殊要求，会议中茶水点心的提供，用餐的具体要求，是否需要做好叫醒服务等。

　　5、大堂副理了解会议团队一天活动情况。

　　6、大堂副理将有关情况通知好相关部门与负责人。

　　7、大堂副理提前检查，确保每一项工作都已完成。

3．注意当日用房情况1、大堂副理通知客房中心了解房态。