文件管理规定.docx
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文件管理规定
文件管理规定
姓名/岗位
签名
日期
起草:
审核:
批准:
版本号
修改记录
日期:
1.0
原版发行
1目的
为科学规范地搭建起公司管理制度体系，有序做好文件体系管理，保障公司“科学规范、有序高效”运行
2适用范围
适用于本公司管理制度体系要求的文件。
3职责
3.1行政人力资源部负责本规定的编制，各部门贯彻执行。
3.2相关部门负责编制本部门的管理制度文件。
3.3各部门负责确定文件的编号、分发范围、受控级别及文件的检查。
3.4行政人力资源部负责文件的分发、回收、销毁、存档。
3.5各部门负责本部门文件的变更、使用、管理。
4文件内容
4.1文件格式
4.1.1文件编排
文件纸张大小以A4为主。
如有特别需求，可选用A3或B4纸。
每份文件分首页、修改记录页、发放控制页和目录。
文件首页应包含：
1）有限公司厂标
2）公司名称
3）文件名称
4）文件编号
5）版本
6）保密等级：
非受控、受控、保密、绝密
7）审核权责
8）版权声明
4.1.2格式排版
页面设置，上下边距为1，左右边距为2；正文用1.5倍行距、小四号宋体，页眉字体为13号宋体粗体，页脚字体为10号宋体。
文件应标注页码以利于编辑修改。
正文各部分都应简洁明了。
1一级标题（小四号宋体粗体），顶格对齐;
1.1二级标题（小四号宋体）,顶格对齐；
1.1.1三级标题（小四号宋体）,顶格对齐；
4.1.3文件内容通常应包含以下六大要项：
1目的
2适用范围
3职责
4文件内容
5相关文件（不需附于本文件中，仅需列出文件名称）
6记录表格
7参考文献
8附录
为维持管理制度文件内容编排方式一致性，若某文件的六大要项中有缺时，请仍保留该要项，而于要项后注明。
例：
5相关文件（换行）无
4.1.4岗位说明书必须包括下列内容：
1.岗位的基本情况
2.岗位职责
3.风险和职业健康影响因素
4.防范措施
5.事故应急措施
6.岗位任职条件
4.2文件的编号
4.2.1文件的名称
4.2.1.1文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。
4.2.1.2文件的名称包括：
制度、规定、办法、部门职责说明书、岗位说明书。
4.2.1.2文件编号：
序列号
SCY-***-***-****
文件类型代码
部门代码
公司代号
序列号
表格编号：
文件编号/RC***
部门文件类型：
部门可以增加一类“综合”，当文件没有对应的类别时可以放在综合管理类；有车间的部门，可以将职责和部门组成合起来一起分类，如生产部，建议可以分为生产管理类、综合管理类、一车间、二车间、三废车间。
部门名称
部门代号
文件类型代码
质量管理部
QUA
分析室（ANA），综合管理类（GEN）
生产部
MAN
生产管理类（PM），一车间（NO1）、二车间（NO2）、三废车间（NO3），综合管理类（GEN）
EHS管理部
EHS
安全管理类（SAF），环保管理（ENV），综合管理类（GEN），
工程设备部
ENG
设备管理类（EQU），电仪管理（ELE），基建管理类（BAS），动力机修车间（MAC），综合管理类（GEN）
供应部
SUP
采供管理类（PUR），综合管理类（GEN）
销售部
SAL
销售类（SAL），综合管理类（GEN）
技术部
TEC
技术管理类（TEC），综合管理类（GEN）
行政人力资源部
AHR
人力资源类（HR）：
行政管理类（ADM）；文秘类（SEC）；档案管理类（REC）；网络管理类（NET），综合管理类（GEN）,
财务部
FIN
内控制度（ICS）,仓库管理（WHM）,报销流程（PAY），综合管理类（GEN），合同管理类（CON）
市场部
MAR
市场策划类（MKP），综合管理类（GEN）
企业发展部
DEV
登记类（REG），项目类（PRJ），综合管理类（GEN）
澄帆公司
RND
技术管理类（TEC），综合管理类（GEN）
4.2.2文件的版本
主版本号，第一版用1.0表示，第二版用2.0表示，第三版3.0，依此类推。
涉及到对组织架构变更、管理流程变更或其它重大变更的文件修订，版本号直接升到主版本号。
对局部内容进行修改的，次版本号依修订次数依次升级。
。
例如：
1.1
次版号
主版号
4.3文件的受控状态
文件分为受控和非受控两大类。
凡是管理体系要求的文件均为受控文件。
受控文件在发放前加盖“受控”章。
涉及公司机密文件（如：
薪酬等）需加盖“保密”章，用于存档的文件同时加盖“存档”章。
4.4文件的编制、审核、批准
4.4.1各部门负责相关的管理文件组织编制、修改、优化；各部门组织相关公司领导/部门进行文件评审，根据评审意见进行修改、优化，报有权限领导签发。
4.5文件的发放、回收
4.5.1公司所有管理文件审核、批准完后由行政人力资源部负责印刷，并根据相关部门规定的发放范围和文件受控级别（受控、保密）进行发放。
4.5.2文件发放、回收时，要填写《文件发放回收记录》，要写清文件的名称、编号、分发号等内容并由文件接受人签字。
收文单位填写《收文登记表》，行政人力资源部建立公司管理文件清单。
文件收回须在《受控文件清单》的备注栏内注明收回。
4.6文件的保管
4.6.1行政人力资源部负责公司所有文件的存档；发放至各部门的文件由各部门负责保管。
文件需保存在干燥、安全的地方，行政人力资源部负责检查。
4.7文件的更改
4.7.1当文件需要更改时，相关部门组织召开评审会，评审文件的适宜性，必要时进行修改。
4.7.2更改方式
4.7.4.1划改：
使用于少量文字的更改，更改时，划去原文字，在旁边加上更改后的文字，并加盖“更改”章，划改不超过两次，文件的版本号不变；当划改超过两次，文件的版本号由1.0变为1.1，以此类推。
4.7.4.2换版：
当文件的内容出现较大变动时，文件需换版，版本号由1.0变为2.0。
行政人力资源部收回旧版本加盖“作废”章，发放新版本文件，注明新版本号。
4.8文件的作废与销毁
4.8.1所有失效和作废的管理文件，由行政人力资源部从所有发放和使用场所回收，并填写《文件销毁申请单》，由行政人力资源部加盖“作废”章，对要销毁的文件负责销毁，防止非预期使用。
4.9文件的借阅和复制
4.9.1借阅：
借阅与管理有关的受控文件，需由借阅部门和借出部门填写《文件借阅、收回记录》。
4.9.2复制
4.9.2.1文件因破损需要复制时，由使用部门填写《文件复制记录》。
经行政人力资源部经理批准后由行政人力资源部进行复制，使用原文件的分发号。
并由行政人力资源部负责收回破损的文件，并加盖“作废”章。
4.9.2.2文件因丢失需要复制时，由丢失部门填写《文件复制记录》。
经行政人力资源部经理批准、部门经理确定新文件的分发号后由行政人力资源部进行复制并发放，同时宣布丢失文件作废，并在公司文件清单上做好丢失记录。
4.9.2.3由于文件不够用需要复制时，由行政人力资源部部填写《文件复制记录》，经行政人力资源部经理批准后由行政人力资源部进行复制，在原文件的分发号后面加-1进行发放，并在公司文件清单上做好记录。
4.11行政人力资源部每半年对本公司各个部门文件管理情况进行一次检查，填写《文件（记录）管理检查表》。
主要检查文件是否丢失、保管是否完好、是否是最新版本、收发文记录是否清楚等情况。
5相关文件
无
6记录表格
《文件更改申请表》
《文件借阅、收回记录》
《文件销毁申请表》
《文件发放、回收记录》
《文件（记录）管理检查表》
《收文登记表》
《受控文件清单》
《文件复制记录》
《文件发放控制页》
7参考文献
无
8附录
无
文件评审汇签表
制度名称
起草部门
起草人
审核人
制度编号
制度类型
分发范围：
（编制制度的部门确定）
参加评人部门（人员）名单：
评审意见：
根据评审意见修改情况：
注：
制度纸本档附《制度评审汇签表》后。
文件更改申请表
编号:
序号:
申请部门
页码
第页共页
文件名称
章节号
更改原因:
更改内容:
审核意见:
申请人
申请日期
批准人
批准日期
文件借阅、收回记录
编号:
部门:
序号:
文件名称
编号
借阅人
借阅时间
归还人
归还时间
备注
文件销毁申请表
编号:
部门:
序号:
序号
销毁文件名称
文件编号
受控状态
分发号
备注
批准人:
日期:
销毁员:
日期:
监督人：
文件发放回收记录
编号:
QUA-PD-001/RC004部门:
序号:
日期
文件编号
文件名称
版本号
分发号
发放部门
领用人
回收人
文件（记录）管理检查表
编号：
序号：
时间
部门
管理情况
检查人
记录人
备注：
收文登记表
编号:
部门:
序号:
序号
文件名称
文件编号
来文单位
来文日期
分发号
接收人
备注
受控文件清单
编号:
部门:
序号:
序号
文件名称
文件编号
分发号
版本号
备注
批准人:
填表人:
文件复制记录
编号:
序号:
文件名称
编号
需要复制的部门
复制原因
份数
复制时间
备注
文件发放控制页
编号：
序号：
日期
文件名称
发放部门
数量
分发号
备注
批准人：
填写人：
升级会员 