公司文件管理规定.docx

公司文件管理规定.docx

《公司文件管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司文件管理规定.docx（12页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

公司文件管理规定

第一章总则

第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。

第二条文件管理的范围包括：

上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。

第二章公文管理

第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。

第四条公文种类与应用范围

1.公文种类：

决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

2.公司常用文种应用范围

2.1决定：

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。

2.2公告：

适用于对外宣布重要事项或法定事项。

一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。

2.3通知：

适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。

2.4通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

2.5报告：

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

2.6请示：

适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。

2.7批复：

适用于答复下级单位的请示事项。

2.8意见：

适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。

2.9函：

适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。

2.10会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第五条职责权限

1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。

涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。

2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。

3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。

第六条发文规则

1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。

2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。

如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文。

3.公文的编号由综合部编写，发文字号简称为：

XX公司发[XXXX]X号。

4.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送。

5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

6.“报告”不得夹带请示事项。

第七条发文办理

1.发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序。

2.草拟公文时，应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；应当写明具体的年、月、日；应该使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

3.拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

4.公文送总经理签发前，应当由综合部进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定的规范等。

5.经总经理签发的公文，在正式印制前，综合部应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。

6.公司发文严格登记、签收手续。

第八条收文办理

1.收文办理包括登记、编号、拟办、批办、阅办、归档等程序。

2.外来文件由综合部登记，统一编号拟办，送总经理批示，根据批示意见印发相关部门、人员阅办，办理完毕由综合部统一归档保存。

3.主办部门负责协调、催办公文所述事项，协办部门应积极协助办理。

第八条公文格式

1.公文用纸幅面尺寸及版面要求

1.1幅面尺寸：

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

GB/T9704—2012

1.2版面

1.2.1页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

2.字体和字号：

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

特定情况可以作适当调整。

3.行数和字数：

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

特定情况可以作适当调整。

4.文字的颜色：

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

5.公文格式各要素编排规则

5.1份号：

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

5.2密级和保密期限：

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

5.3紧急程度：

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

5.4发文单位标志：

由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。

5.5发文字号：

编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

5.6签发人：

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

5.7标题：

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

5.8主送单位：

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。

5.9正文：

公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

5.10附件说明：

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.11发文单位署名、成文日期和印章：

一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

5.12成文日期中的数字：

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

5.13附注：

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

5.14附件：

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

附件格式要求同正文。

5.15抄送单位：

一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

5.16印发单位和印发日期：

一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

6.页码：

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。

GB/T9704—2012

7.公文的特定格式

7.1信函格式

发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。

联合行文时，使用主办单位标志。

发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

首页不显示页码。

版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

7.2命令（令）格式

发文单位标志由发文单位全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，推荐使用红色小标宋体字。

发文单位标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

7.3纪要格式

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

第三章一般性文件管理

第九条除公司公文外，其余文件定义为一般性文件，其中，公司各类管理制度、规定、办法按程序签字生效。

除通知外，一般性文件没有固定的格式，但必须标有页眉页脚。

第十条机密文件由综合部负责保管，其余文件由相关业务部门自行保管。

各部门应对文件按时间、内容、名称等分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集齐全，存档备案。

第四章附则

第十一条各部门应及时处理文件，需紧急处理的文件以电话、传真、邮件等方式催办。

第十二条如违反以上规定或遗失、未经同意销毁文件者，给予人民币200元/次的罚款处罚。

第十三条本规定解释权归综合部，自签字下发之日起执行。

附件：

1.《文件签发单》

2.《文件阅办单》

3.《发文登记表》

4.《收文登记表》

1.文件签发单

XX公司文件签发单

XX公司发〔2017〕号

缓急密级

签发：

年月日

会签：

年月日

主办部门负责人核签

综合部审核

拟稿人

份数

日期

标题：

…………………………………………………………………………

主送：

抄送：

附件：

备注：

2.文件阅办单

编号

收文日期

份数：

发文单位

发文字号

标题

附件

综合部拟办

批示意见

传阅意见

办理结果

说明：

1.签署意见时需落款+日期；

2.办理结果由承办部门填写。

3.发文登记表

文件名

收发文日期

发文字号

经办人

部门

签收人

意见

日期

4.收文登记表

序号

文件名称

份数

发文单位

收文日期

收文编号

备注

12