江西省声像类电子档案著录与数据格式规范.docx
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江西省声像类电子档案著录与数据格式规范
江西省声像类电子档案著录
与数据格式规范（试行）
江西省档案局
二〇一一年十一月
目录
一、适用范围1
二、著录项描述方法1
三、声像类电子档案著录对象2
四、声像类电子档案著录项与著录要求2
㈠标识项3
㈡题名与责任者项4
㈢时间项5
㈣主题项6
㈤管理与权限项8
㈥背景信息项9
㈦附注项12
五、声像类电子档案著录简表12
六、声像类电子档案目录数据库结构规范13
㈠照片类电子档案目录数据库结构规范13
㈡录音类电子档案目录数据库结构规范15
㈢录像类电子档案目录数据库结构规范17
江西省声像类电子档案著录与数据格式规范（试行）
为确保声像类电子档案的真实、完整、可理解与可检索，规范著录与数据格式，实现声像类电子档案分类、检索、利用、统计自动化与共享，现依据《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《档号编制规则》（DA/T13-1994）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等标准，制定本规范。
一、适用范围
本规范适用于我省各级党政机关、社会团体及国家综合档案馆，企事业单位与其它组织可参照执行。
本规范所称声像类电子档案包括照片、录音、录像等三类电子档案。
由数字摄录设备直接摄录形成的原生声像类电子档案，以及经后期编辑制作并符合历史原貌的录音、录像类电子档案按照本规范进行著录并建立数据库。
经数字化转换生成的声像档案数字副本可按照本规范执行。
本规范规定了一件或一卷声像类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、项目类型、应用门类、应用层次、可重复性、数据类型、数据长度与约束性等属性。
二、著录项描述方法
本规范从定义、著录细则、项目类型、应用门类、应用层次、可重复性、数据类型、数据长度、约束性等9个方面对著录项目进行描述，各描述项含义如下表所述。
次式T80-2002
定义
著录项含义的描述。
著录细则
对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
项目类型
根据赋值属性对著录项的分类，分容器型、简单型两类。
容器型是指具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型，著录项自身无需著录，其下可设置若干子著录项。
简单型是指不具有子元素的元素所对应的元素类型，著录项可以著录，其下不设子著录项。
应用门类
该著录项可以应用的档案门类。
应用层次
著录项可以应用的档案聚合层次，由高到低分为宗、类、卷、件等层次。
本规范的应用层次包括卷、件。
可重复性
著录项是否可重复赋值。
著录项的可重复性对声像电子档案管理系统提出功能要求。
数据类型
著录项数据字段的基本属性，分字符型、日期时间型。
日期时间型通常应用于以件为著录对象的著录项数据字段。
由容器型著录项创建的数据字段没有数据类型。
数据长度
著录项对应的数据库字段长度。
约束性
该著录项或由著录项创建的数据库字段是否采用的强制程度，分“必选”、“可选”、“条件选”。
“必选”表示在任何聚合层次时都必须采用此著录项，并作为目录数据库的字段；“可选”表示著录项目为可选项，一旦选择该著录项则必须创建数据库字段；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用该著录项，并创建相应的数据库字段。
著录项约束性对相应的数据库字段是否不能为空不做要求。
三、声像类电子档案著录对象
本规范规定的著录对象为卷、子卷、件。
可以按照下述规定进行声像类电子档案的整理与编目。
㈠卷，即案卷。
卷著录对象是指由一次业务活动中形成的所有照片类电子档案，或录音、或录像类电子档案。
如某次业务活动中形成的所有照片类电子档案组成一个卷。
或者一个卷由多次业务活动中形成的照片类电子档案组成，这种整理方法适用于一次业务活动中形成的声像类电子档案较少的情形。
㈡子卷。
子卷著录对象通常适用于原生录像类电子档案，是指案卷下设置的若干子案卷。
业务活动持续时间长，且下分多项子活动时，可将子活动中形成的录像类电子档案作为案卷下的子卷加以整理、编目。
如省人大十一届三次会议形成的录像类电子档案组成一个案卷，其开幕式、分组讨论、闭幕式中形成的录像类电子档案可以在案卷下分别组成三个子卷。
㈢件。
件著录对象为单件（份）声像类电子档案，是档案的最小管理单元，也称自然件。
四、声像类电子档案著录项与著录要求
声像类电子档案著录项共设7个大项、50个小项，主要用于揭示声像类电子档案的内容、形式特征，以及重要的业务与技术环境背景。
7个大项分别是标识项、题名与责任者项、时间项、主题项、管理与权限项、背景信息项、附注项。
为保证声像类电子档案的真实、完整与可理解、可检索，应自声像类电子档案形成之日起3个月内完成著录工作。
下面从定义、著录细则、示例等三个层次对各著录项的著录规范作进一步描述，以此作为实施声像类电子档案著录的具体方法与要求。
㈠标识项
1.聚合层次
档案在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。
聚合层次由高到低分为宗、类、卷、件等层次。
按本规范指定的聚合层次著录“卷”、“子卷”或“件”。
2.档号
档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
声像类电子档案档号的一般结构为：
全宗号-档案门类代码·年度-案卷号-件号，全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-案卷号-件号。
录像类电子档案的第三种档号结构为：
全宗号-档案门类代码·年度-案卷号-子卷号-件号。
该结构用于编目管理持续时间长、下分若干项子活动的大型业务活动中形成的录像类电子档案。
如省人大十一届四次会议形成的所有录像类电子档案组成一个卷，该次会议的开幕式、选举大会、闭幕式上各自形成的若干录像类电子档案分别组成三个子卷。
档号各组成部分著录细则见档案门类代码、年度、保管期限、案卷号、件号等著录项的著录要求。
档号各组成部分之间用半角“-”相连，类别号中各子项之间用中间的“•”相连。
示例1：
X001-ZP·2011-012-00266，表示为：
X001全宗2011年度012卷第00266件照片档案。
示例2：
X035-LX·2010·D30-005-00026，表示为：
X035全宗2010年度保管期限为定期30年的005卷第00026件录像档案。
示例3：
X033-LX·2011-005-02-00026，表示为：
X033全宗2011年度005卷02子卷第00026件录像档案。
3.全宗号
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
不向国家综合档案馆移交档案的单位由各单位根据本单位法人变更情况自行设定。
全宗号是国家综合档案馆为同级立档单位给定的全宗的规范化代码。
全宗号由4位代码构成。
其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
一个档案馆内不能有相同的全宗号。
示例1：
X033
示例2：
1001
4.档案门类代码
档案所属门类的规范化代号。
声像类电子档案分为照片、录音、录像等三种门类，其档案门类代码分别为ZP、LY、LX。
5.年度
声像类电子档案的形成年度。
用4位阿拉伯数字标识声像类电子档案的形成年度，如“2010”表示著录对象形成于2010年。
当形成年度无法考证时，著录声像类电子档案的归档年度，并在附注项加以说明。
6.案卷号
一个年度或一个保管期限下案卷排列的顺序号。
案卷号用3位阿拉伯数字标识。
一个年度或一个专题下的案卷号应是连续的流水号，不应有空号。
当案卷号不足3位时，应在前面用“0”补足，如“020”。
7.子卷号
一个案卷下子案卷排列的顺序号。
子卷号用2位阿拉伯数字标识。
一个案卷下的子卷号应是连续的流水号，不应有空号。
当子卷号不足2位时，应在前面用“0”补足，如“01”。
8.件号
同一案卷或子卷内声像类电子档案排列的顺序号。
件号用5位阿拉伯数字标识。
件号应是连续的流水号，不应有空号。
当件号不足5位时，应在前面用“0”补足，如“00260”。
9.电子档案名
在计算机存储器中唯一标识声像类电子档案的一个字符串，由名称、扩展名二部分组成。
按声像类电子档案的实际名称著录。
可采用档号或其它命名规则为声像类电子档案命名。
示例：
一张JPEG格式的照片类电子档案档号为X035-ZP·2008-036-00012，采用该档号为其命名时，其电子档案名应著录为：
X035-ZP·2008-036-00012.jpg。
㈡题名与责任者项
1．题名
能揭示声像类电子档案主题的一组文字。
题名应简明概括、准确地揭示声像类电子档案记录的主要内容，包括事由、主要人物等。
可使用业务活动名称作为案卷级题名，如示例2。
示例1：
中共江西省委书记苏荣等省领导出席南昌市城市快速轨道交通工程开工奠基仪式
示例2：
南昌市城市快速轨道交通工程开工奠基仪式
2．摄影者
照片类电子档案的拍摄者。
应著录摄影者姓名及其工作单位名称，姓名与工作单位名称之间用“，”隔开。
以卷为著录对象时，不同单位的多个摄影者之间用“；”分隔。
摄影者无法考证时用“囗囗囗”代替。
示例1：
彭小军，××档案馆。
示例2：
彭小军，××档案馆；王林海，×××办公厅。
3．录音者
录音类电子档案的录制者。
著录录音者姓名及其工作单位名称，姓名与其工作单位名称之间用“，”隔开；不同单位的多个录音者之间用“；”分隔。
录音者无法考证时用“囗囗囗”代替。
著录格式要求见摄影者项。
4．摄像者
录像类电子档案的拍摄者。
著录摄像者姓名及其工作单位名称，姓名与工作单位名称之间用“，”隔开；不同单位的多个摄像者之间用“；”分隔。
摄像者无法考证时用“囗囗囗”代替。
著录格式要求见摄影者项。
5．采集者
对声像档案实施数字化、转码、编辑等业务活动的责任人。
如对传统载体照片、录音、录像档案进行数字化的操作者，或对录音、录像类电子档案进行转存、转码、编辑等的责任人。
著录采集者姓名及其工作单位名称，姓名与其工作单位名称之间用“，”隔开。
采集者无法考证时用“囗囗囗”代替。
著录格式要求见摄影者项。
6．著录者
对声像类电子档案进行著录的责任人姓名及其工作单位。
归档前对声像类电子文件进行简要著录的责任人，归档后作进一步著录的责任人等都应在该著录项加以描述。
描述著录者姓名及其工作单位名称，姓名与其工作单位名称之间用“，”隔开。
著录格式要求见摄影者项。
7．审核者
对声像类电子档案著录结果进行审核的责任人。
著录审核者姓名及其工作单位名称，姓名与其工作单位名称之间用“，”隔开。
著录格式要求见摄影者项。
㈢时间项
1．摄影时间
照片类电子档案的拍摄时间。
手工著录精度为日期。
由数字档案管理系统自动提取时，应著录摄影的日期时间。
以卷为著录对象时，应著录卷内照片类电子档案最早与最晚的摄影时间。
示例1：
20080812。
示例2：
2008-8-1209:
30:
26。
示例3：
19960810-19960811。
2．录音时间
录音类电子档案的录制时间。
手工著录精度为日期。
由数字档案管理系统自动提取时，应著录录音的日期时间。
以卷为著录对象时，应著录卷内录音类电子档案的起止时间，即最早与最晚的录制时间。
著录格式要求见摄影时间项。
3．摄像时间
录像类电子档案的拍摄时间。
手工著录精度为日期；由数字档案管理系统自动提取时，应著录摄像的日期时间。
以卷为著录对象时，应著录卷内录像类电子档案的起止时间，即最早与最晚的拍摄时间。
著录格式基本要求见摄影时间项。
下面的示例为一件原生录像类电子档案的摄像时间的著录结果。
示例：
2010-9-1009:
08:
26-2010-9-1009:
08:
48。
4．采集时间
录音、录像档案数字化时间，或将数字录音、录像文件由数字设备转码、收录、采集并存储到计算机中的时间。
著录录音、录像档案数字化或采集日期。
著录格式要求见摄影时间项。
5．时间长度
录音、录像类电子档案持续时间的数量（长度），以小时、分、秒为计量单位。
时间长度著录格式为：
hh:
mm:
ss。
其中，hh表示以小时为计量单位的时间长度，mm表示以分为计量单位的时间长度，ss表示以秒为计量单位的时间长度，间隔符使用英文状态下的“:
”。
下例是一个时间长度为3小时56分40秒的录像类电子档案的著录结果。
示例：
03:
56:
40。
㈣主题项
1．地点
声像类电子档案的摄录地点。
著录录制地点的全称或通用简称。
示例：
南昌市红谷滩轨道交通1号线珠江路站。
2．人物
照片类电子档案中记录的主要人物。
可按人物职务或在画面中的自然排列顺序逐一著录人物信息，包括人物姓名、职务及其在照片中所处的位置等。
多个人物信息之间用“；”隔开。
示例1：
左五：
苏荣，中共江西省委书记；左四：
刘敬民，北京奥组委执行副主席；左六：
傅克诚，江西省政协主席；左三：
余欣荣，中共江西省委常委、南昌市委书记；左七：
张和平，北京奥组委委员、北京奥运会开幕式工作部部长；左八，蒋如铭，江西省人大常委会副主任；左二：
史文清，江西省人民政府副省长；左一：
谢茹，江西省人民政府副省长
示例1：
前排左起：
黄春平，南昌市人民政府副市长；王水平，江西省发改委副主任；成华，江西省发改委设审处处长。
3．背景
照片、录像类电子档案中具有检索意义的实物背景信息，如著名建筑物、纪念碑、文物等。
本著录项的著录精度高于“地点”项，用于著录地点项描述未及之处，如处于照片影像中的著名建筑物、纪念碑、文物等。
4．主题描述
对录音、录像类电子档案重要主题内容所作的一组定位描述信息。
此项无需进行具体著录。
在数字档案管理系统中，主题描述的3个子著录项是一组可重复赋值的数据项，可对一件录音或录像类电子档案中的多个片断内容做定位描述。
主题描述著录示例以一件时长33分15秒的2010上海世博会江西省活动周开幕式录像类电子档案为例，按内容描述、内容起始时间、内容结束时间的顺序，通过3个示例描述其中的三个片断。
⑴内容描述
对录音、录像类电子档案的重要片断、人物或地点、背景等方面的具体描述。
采用撰写题名方式对片断进行描述。
关于录音、录像类电子档案中的人物、地点、背景等主题，可参照本规定的人物、地点、背景项的著录要求进行描述。
⑵内容起始时间
一个内容描述对象在录音、录像类电子档案时间轨道上的开始位置。
内容起始时间著录格式为：
hh:
mm:
ss。
具体含义见时间长度著录项。
⑶内容结束时间
一个内容描述对象在录音、录像类电子档案时间轨道上的结束位置。
内容结束时间著录格式为：
hh:
mm:
ss。
具体含义见时间长度著录项。
示例1：
中共江西省委常委、省委宣传部部长刘上洋主持开幕式
00:
02:
27
00:
06:
50。
示例2：
中共江西省委常委、常务副省长凌成兴致辞
00:
07:
00
00:
16:
06。
示例3：
中共上海市委常委、常务副市长杨雄致辞
00:
16:
40
00:
20:
35。
㈤管理与权限项
1．体裁
根据声像类电子档案记录对象的内容、作用、运动形式等特征对声像类电子档案的分类结果。
体裁类目有：
重大活动，重大事件，重点工程，重要业务，城市记忆，口述历史，其它。
重大活动类是指由同级地方党委、政府主办、承办的有关政治、经济、文化、体育、外交以及社会事业等方面的各种活动中形成的声像类电子档案。
重大事件类是指发生在本地区的严重自然灾害、突发性的群体或社会事件中形成的声像类电子档案。
重点工程类是指经同级人民政府批准，由投资计划主管部门下达的各种工程建设项目中形成的声像类电子档案。
重要业务类是指除去重大活动、重大事件、重点工程等业务活动外，列入本单位大事记或年鉴的业务活动中形成的声像类电子档案。
城市记忆类是指对城市历史人文、历史建筑、市井风俗等开展拍摄活动中形成的声像类电子档案。
口述历史类是指围绕某一专题，拍摄记录由亲历者讲述某一件（段）历史事实的活动中形成的声像类电子档案。
根据声像类电子档案的内容等信息，选择恰当的体裁类目进行著录。
根据著录工作需要，体裁的类目可以自定义，但分类类目应具有普遍性，类目名称应规范简要、语义明确。
2．电子档案生成方式
声像类电子档案的形成方式。
根据声像类电子档案的实际生成方式著录。
照片、录音类电子档案生成方式值域：
原生，数字化。
录像类电子档案生成方式值域：
原生，数字化，编辑。
3．格式名称
标识声像类电子档案不同编码标准的格式名称。
著录声像类电子档案的扩展名，即后缀名。
示例：
TIFF。
4．离线存址
声像类电子档案离线备份介质的编号。
著录光盘、磁带等离线备份介质的编号，多个编号之间用“；”隔开。
离线备份介质编号规则按照《江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范》编制。
示例：
436001G2010D0009。
5．保管期限
根据档案价值确定的声像类电子档案的保存时间。
根据对声像类电子档案保管期限的鉴定结果著录。
声像类电子档案保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”，用“Y”、“D30”、“D10”分别作为三种保管期限的代码。
6．控制标识
控制声像类电子档案能够安全利用的分类标识。
对馆藏声像类电子档案进行著录和数据库建设时，该著录项必选。
根据声像类电子档案三网管理与分级利用的需要，控制标识符的值域有：
互联网开放，政务网开放，开放，控制，待定，其它。
“互联网开放”表示可在互联网门户网站利用平台上公开。
“政务网开放”表示可在国家综合档案馆政务网利用平台上公开。
“开放”、“控制”表示在国家综合档案馆局域内网的安全利用标识。
“待定”表示声像类电子档案接收进馆后待鉴定，与“控制”的利用权限相同。
控制标识符的值域可根据工作需要自定义。
7．版权所有者
对声像类电子档案拥有各种专项权力的组织或个人。
应著录版权所有者的名称。
版权所有者为组织时，应著录其全称或通用简称。
示例1：
江西省商务厅。
8．版权期限
版权所有者对声像类电子档案拥有版权的时间期限。
各级立档单位与国家综合档案馆对声像类电子档案拥有的版权期限根据《江西省档案管理条例》的有关规定著录。
立档单位应著录自声像类电子档案形成起的版权期限，国家综合档案馆应著录声像类电子档案接收进馆后的版权期限。
示例1：
20年。
示例2：
永久。
㈥背景信息项
1．职能业务
关于声像类电子档案所记录的业务活动的一组描述信息。
此项无需进行具体描述。
职能业务的4个子著录项共同描述一项业务活动。
⑴业务名称
声像类电子档案得以形成的职能业务活动的名称。
著录业务活动的正式全称。
⑵业务开始时间
声像类电子档案得以形成的职能业务开始时间。
著录业务活动开始的日期。
著录格式要求见摄影时间项。
⑶业务结束时间
声像类电子档案得以形成的职能业务结束时间。
著录业务活动结束的日期。
著录格式要求见摄影时间项。
⑷业务描述
对声像类电子档案得以形成的职能业务总体情况的概括性描述。
应使用纪实性文字客观地描述业务活动的总体情况与主要内容，包括时间、地点、主题、重要人物、主要议程、成果等。
示例：
江西庆祝中华人民共和国成立60周年大会
20090930
20090930
2009年9月30日，由中共江西省委、省人民政府举办的江西庆祝中华人民共和国成立60周年大会在南昌滨江宾馆隆重召开。
省党政军领导、省委各部门、省直各单位、各人民团体的主要负责同志，各民主党派省委会、省工商联主要负责同志以及无党派人士和各界代表共1000余人参加纪念大会。
中共江西省委书记苏荣出席大会并发表重要讲话。
中共江西省委副书记、省人民政府省长吴新雄主持会议。
大会回顾了新中国走过的伟大历程，总结了共和国60年来取得的辉煌成就。
苏荣在讲话中动员全省上下坚定不移地高举中国特色社会主义伟大旗帜，走中国特色社会主义道路，为加快富民兴赣、实现江西崛起，为推进中国特色社会主义伟大事业、实现中华民族伟大复兴而努力奋斗。
最后，大会在庄严的国际歌歌声中闭幕。
2．原始载体
关于录音、录像类电子档案原始记录载体的一组描述信息。
此项无需进行具体著录。
采集信息的4个子著录项共同描述一个录音或录像类电子档案的原始记录载体。
原始载体的著录以磁带、P2卡为采集对象，按照4个子著录项的顺序集中示例。
⑴原始载体类型
录音、录像类电子档案原始记录载体的类型。
根据原始记录载体的实际类型著录。
载体类型有：
磁带，光盘，P2卡，磁盘，其它。
⑵原始载体型号
录音、录像类电子档案原始记录载体的型号。
按照原始记录载体型号原文著录。
⑶原始载体编号
档案馆（室）赋予录音、录像类电子档案原始记录载体的一组代码或系列号，代码由阿拉伯数字和字母组成。
按照原始记录载体编号原文著录。
⑷原始载体描述
对录音、录像类电子档案原始记录载体信息、内容完整性、载体完好性等情况的描述。
著录原始载体需要记录的内容，如记录因消磁致使某一段录音带上声音无效的情况。
示例1：
磁带
DVCPROAJ-P66LP
436001D20090001
该磁带专为松下DVCPRO（1/4数字）摄像机设计制作。
记录载体良好。
示例2：
P2卡
AJ-P2C016RMC
ABE08H0251
该P2卡为松下生产的16G容量存储卡。
记录载体良好，使用正常。
3．捕获设备
创建、生成声像类电子档案的设备，包括摄录设备、电视收录设备、数字化设备、非线性编辑设备等。
此项无需进行具体著录。
在数字档案管理系统中，捕获设备的两个子著录项是一组可重复赋值的数据项。
声像类电子档案中，一件录像类电子档案自生成到归档管理，可能经过多种设备的创建、转换和编辑，应记录这类重要转换与管理过程。
照片类电子档案捕获设备的各子著录项可由数字档案管理系统自动提取并赋值。
⑴设备制造商
创建、生成声像类电子档案设备的制造商。
著录设备制造商的全称或通用简称。
示例：
尼康
⑵设备型号
创建、生成声像类电子档案设备的型号。
按照设备型号原文著录。
示例：
NIKOND3。
㈦附注项
声像类电子档案各著录项需要解释和补充的事项。
附注项的内容依各著录项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。
五、声像类电子档案著录简表
声像类电子档案各著录小项及其类型、应用门类、应用层次与约束性等如下表所示。
声像类电子档案著录项简表
序号
著录项目
子著录项目
项目类型
应用门类
应用层次
约束性
1
聚合层次
简单型
声像
卷，件
可选
2
档号
简单型
声像
卷，件
必选
3
全宗号
简单型
声像
卷，件
必选
4
档案门类代码
简单型
声像
卷，件
必选
5
年度
简单型
声像
卷，件
必选
6
案卷号
简单型
声像
卷，件
必选
7
子卷号
简单型
录像
卷，件
可选
8
件号
简单型
声像
件
必选
9
电子档案名
简单型
声像
件
必选
10
题名
简单型
声像
卷，件
必选
11
摄影者
简单型
照片
卷，件
必选
12
录音者
简单型
录音
卷，件
必选
13
摄像者
简单型
录像
卷，件
必选
14
采集者
简单型
声像
件
可选
15
著录者
简单型
声像
件
可选
16
审核者
简单型
声像
件
必选
17
摄影时间
简单型
照片
卷，件
必选
18
录音时间
简单型
升级会员 