文件管制程序.docx
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文件管制程序
永尚機械工業（昆山）有限公司
編號：
P/B-04-01
版本：
1.1
制訂日期：
2003/06/10
修訂日期：
2003/8/23
擬案單位：
開發部
發行章：
核准
審核
擬案
文件管制程序
文件編號
P/B-04-01
頁次
1OF1
文件修訂記錄
版次
修訂理由，內容簡述
修訂頁次
修訂日期
1.0
1.1
新發行
依03007《文件修訂、廢止申請單》進行修改
3.1、5.4.5處“品質手冊”改為”質量手冊”
3.2、5.4.5“執行作業程序”改為”程序文件”
3.3、5.4.5“作業說明書”改為”作業標準書”
3.5“客戶在訂購……規範”改為“客戶要求的法律法規”
5.2.1“文件制作及編碼程序（P/B-04-02）”改為”封面頁（附件一）……內容頁（附件三）”
5.6.6.3刪除“文件發行管制表”
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第1、4頁
第1、4頁
第1、4頁
第1頁
第3頁
第5頁
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2003/08/23
永尚機械工業（昆山）有限公司
文件編號
P/B-04-01
版次
1.1版
文件名稱
文件管制程序
頁次
1OF6
1、目的：
為建立本公司文件之管制作業，以求發行文件一致性、可追溯性及適切性，從而落實品質政策，質量方針與目標。
2、範圍：
本公司內質量管理體系文件、程序文件及部分支援文件之撰寫、製作、會簽、審核、核准、發行、列印、存檔、修訂、廢止等作業均適用之。
3、定義：
3.1一階文件：
如質量手冊。
3.2二階文件：
部門之間運作所使用之各種程序文件。
3.3三階文件：
如作業標準書、製造標準、操作標準、測試與檢驗標準、各種規範
等屬個人工作所需之文件。
3.4四階文件：
指各種記錄及表單。
3.5外來文件：
指客戶要求的法律法規和一些國際、國內、行業標準等文件。
3.6管制文件：
凡會影響作業品質之文件如3.1~3.5所列之文件等均需列入文管中心
作統一發行管制。
4、權責：
4.1各部門：
負責所需文件之初稿撰寫、會簽；並送審核、核准完成後送交文管中心
登錄發行；文件如有變更需依程序向文管中心申請，對管制文件應妥善
保管及維護。
4.2文管中心：
負責管制文件之登錄、編碼、發行、作廢、存檔、借閱等管制。
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文件編號
P/B-04-01
版次
1.1版
文件名稱
文件管制程序
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2OF6
OK
OK
NO
5、內容：
5.1文件管制流程圖：
責任者流程圖使用表單
擬案部門
相關部門會簽文件發行會簽單
NO
依審核權責表
文管中心
文管中心
各相關部門文件影印申請表
文件發行簽收單
各相關部門部門文件管制一覽表
各相關部門
稽核小組、
品管主管
稽核小組、
制定部門
各相關部門主管
文件修訂、廢止申請單
各相關部門主管文件修訂、廢止申請單
文管中心、
各收文部門
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3OF6
5.2文件製作：
5.2.1文件製作力求標準，擬定初稿時請依據封面頁（附件一）、修訂記錄（附件二）、內容頁（附件三）格式執行撰寫。
5.2.2各類文件之制訂、修訂、廢止作業流程均需依5.1文件管制流程圖執行。
5.3文件之審核：
5.3.1各種文件之擬案、審核、核准權限，依照文件審核權責區分表。
如下表：
文件審核權責區分表
若以上之人員不在，可請其代理人代為簽核。
5.3.2原擬案部門將文件初稿擬定、會簽完成，並經5.3.1權限人員審核後，送至文管中心登錄、編碼。
5.3.3若該文件內容涉及多部門之作業，則擬案後應送相關部門會簽，如“文件發行會簽單”，會簽部門有意見可在文件發行會簽單之意見欄敘述之，由擬案部門負責召開會議，協商修改（會簽之相關部門由擬案部門決定）。
5.4文件編碼：
5.4.1一階文件編碼:
公司代號P/文件屬性A后加01、02……流水號表示之.
5.4.2二階文件編碼:
公司代號+文件屬性ISO章节文件流水號
5.4.3三階文件編碼：
文件屬性部門代碼文件流水號
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4OF6
5.4.4四階文件編碼：
文件屬性部門代碼文件流水號
5.4.5文件屬性碼:
A→一階文件（質量手冊）
B→二階文件（程序文件）
C→三階文件（作業標準書）
D→四階文件（表單）
5.4.6部門代碼:
00----總經理室10----管理部20----資材部
40----業務部50----生產部60----開發部
70----品管課
5.4.7文件流水號:
各類別之文件以阿拉伯數字為順序.
5.4.8外來文件編碼:
外來文件之編碼延用原文件號碼.
5.5文件之發行：
5.5.1文管中心須於每份拷貝本“發行章”欄位蓋上紅色發行章，每一份拷貝文件其每一內頁，須蓋上紅色“受控文件”章。
5.5.2將文件分發至受文部門時，受文部門須於“文件發行簽收單”上簽收。
5.5.3受文部門收文後，將文件登錄於各“部門文件管制一覽表”並歸檔。
5.5.4文管中心將文件分發部門與份數登錄於「文件總覽表」中。
5.6文件之修訂、廢止、抽換：
5.6.1文件修訂必須由原擬案、審核、核准之相同權責人員（部門）執行之。
5.6.2各部門嚴禁擅自變更或塗改文件內容。
有變更需求時，須填寫“文件修訂、廢止申請單”並指定會簽相關部門；由申請部門主管審核後，再送至原擬案部門。
“申請單”向文管中心索取,並由文管中心統一編號,登錄。
5.6.3原擬案部門收到“文件修訂、廢止申請單”，由原擬案者或相同權責人員填上修訂意見，再送至原擬案部門審核主管簽核。
5.6.4原擬案部門主管簽核後送相關部門會簽。
5.6.4.1若會簽部門同意修訂或廢止，則呈原文件核准主管、或相同權責主管核准；再將“文件修訂、廢止申請單”送回文管中心保存。
5.6.4.2若會簽部門不同意，則將原因註明於文件修訂、廢止申請單，退回文管中
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5OF6
心，並由文管中心影印一份交至申請部門保存，正本由文管中心保存。
5.6.5文件之修訂：
5.6.5.1文件修訂經核准後，由文管中心依“文件修訂、廢止申請單”之修訂（廢止）內容修改原稿，並在該文件之修訂記要頁，敘述修訂內容。
5.6.5.2修訂之文件編號不變，但在內頁之版次項，須依修訂之次數以1.1、1.2……1.9為順序更改。
5.6.5.3文件修訂記要欄內修改版次累積達9次後或較大幅度修改則應重新改版發行，以其封面版本項、內頁版次項以2.0、3.0……為順序。
5.6.5.4修改後之文件內頁，由文管中心影印，並向持有舊版文件內頁之部門抽換更新。
5.6.5.5文管中心應收回舊版文件並蓋上作廢章後直接銷毀。
5.6.6文件之廢止：
5.6.6.1當文件內容已失去其作用,由擬案部門或文件發行受文部門提出廢止申請，填寫“文件修訂、廢止申請單”；並指定會簽相關部門。
5.6.6.2文件申請廢止經同意後、或改版後之舊版文件，由文管中心向持有部門收回該文件，其封面、每一內頁均蓋上“作廢”章並銷毀。
5.6.6.3文件作廢時，文管中心須在“文件總覽表”註明該文件作廢；並請各相關
部門修訂其“部門文件管制一覽表”。
5.6.7文件之抽換：
5.6.7.1文件之變更、廢止經同意後，由文管中心收回變更、作廢之文件，並發行正確之版本或抽換正確內容之文件。
5.6.7.2文件之變更版本或內頁，須在“文件發行簽收單”簽收。
5.7文件之存檔：
5.7.1文件發行完畢後，文管中心應將原稿、文件發行會簽單一併保存。
5.7.2文件內頁修訂後，文管中心須在文件舊版原稿上蓋上“作廢保留”章、注明作廢日期，歸檔保存。
5.7.3文件因改版而重新發行，其新原稿與新“文件發行會簽單”一併保存。
5.7.4作廢之文件，文管中心將其原稿、文件發行會簽單蓋上“作廢保留”章、
注明日期，共同保存三年。
5.7.5文件歸檔方式，應為每一份文件單獨裝訂，依文件編號順序歸檔。
5.7.6各部門將文件集中歸檔，並以“部門文件管制一覽表”管制所有文件。
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文件編號
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版次
1.1版
文件名稱
文件管制程序
頁次
6OF6
5.8文件管制作業各種印章之使用：
5.8.1文件管制作業使用之印章有文件發行章、受控文件章、非受控章、作廢章、作廢
保留文件章,外來文件章。
5.8.2文件發行章：
蓋於文件封面“發行章”欄位，一律用紅色。
5.8.3受控文件章：
蓋於文件每一內頁上“受控文件”，一律用紅色。
5.8.4非受控文件章：
蓋於參考用之拷貝文件上，如本公司品質系統文件提供於外界參
考,文件變更時亦不通知，可由文管中心在其封面上蓋上“非受控文件”，一律用藍色。
5.8.5作廢章：
蓋於作廢文件之封面、每一內頁，一律使用藍色。
5.8.6作廢保留章：
蓋於修訂或廢止文件原稿、文件發行會簽單之每一頁,一律用紅色。
5.8.7外來文件章：
蓋於外來文件之封面上,一律用紅色。
5.9外來文件：
5.9.1客戶規格由業務部負責登錄在“外來文件管制一覽表”，並分發給品管課、開發部等相關部門，分發程序依5.5.4進行；受文部門在收文後也要登錄在本部門“外來文件管制一覽表”。
5.9.2供應商提供之外來文件由資材部負責登錄，分發及簽收程序同5.9.1。
5.9.3生產設備操作說明書由維護課登錄在“外來文件管制一覽表”上；實驗設備由品管課、開發部負責登錄。
5.9.5國際、國內之行業標準、規範等由品保課負責登錄。
5.9.6其他外來文件若在登錄時遇到爭議，由管理代表召集相關部門協商討論。
5.9.7外來文件之變更、修訂由原登錄部門執行，並及時向舊版文件持有部門抽換更新。
六、相關表單：
7.1文件發行會簽單（D-60-0001）7.2文件總覽表（D-60-0008）
7.3文件影印發行申請單（D-60-0002）7.4文件發行簽收單（D-60-0003）
7.5部門文件管制一覽表（D-60-0004）7.6文件修訂、廢止申請單（D-60-0005）
7.7文件管制用章樣章一覽表（D-60-0006）7.8外來文件管制一覽表（D-60-0007）
七、附件:
封面頁（附件一）、修訂記錄（附件二）、內容頁（附件三）
八、保存記錄：
8.1舊版及作廢文件原稿由文管中心保存三年
8.2上述7.1~7.9所列表單保存至建檔當年再加一個日歷年。
【附件一】
永尚機械工業（昆山）有限公司
編號：
版本：
制訂日期：
修訂日期：
擬案單位：
發行章：
核准
審核
擬案
【附件二】
（文件名稱）
文件編號
頁次
OF
文件修訂記錄
版次
修訂理由，內容簡述
修訂頁次
修訂日期
---------
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【附件三】
永尚機械工業（昆山）有限公司
文件編號
版次
版
文件名稱
頁次
OF
1.目的：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
2.範圍：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
3.定義：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
4.權責：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
5.內容：
5.1＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
5.2＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
5.2.1＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
5.2.1.1＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
5.3＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
6.參考資料：
6.1＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
6.2＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
7.附件：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
8.記錄之保存：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
永尚機械工業（昆山）有限公司
文件發行會簽單
文件名稱：
文件編號：
版本：
會簽部門
日期
簽名
會簽意見
D-60-0001
永尚機械工業（昆山）有限公司
文件影印申請單
申請部門:
申請人:
申請日期:
編號：
文件名稱
文件編號
版本
申請份數
申請原因
核發份數
總經理:
管理代表:
擬案部門主管:
申請部門主管:
D-60-0002
永尚機械工業（昆山）有限公司
文件發行簽收單
文件名稱：
文件編號：
版本
NO
簽收部門
簽收日期
份數
簽名
回收日期
D-60-0003
永尚機械工業（昆山）有限公司
部門文件管制一覽表
部門：
NO
文件編號
文件名稱
版本、日期
版本、日期
版本、日期
D-60-0004
永尚機械工業（昆山）有限公司
文件修訂、廢止申請單
編號：
申請修訂（廢止）文件名稱
版本
文件編號
原擬案部門
申請日期
申請部門
修訂（廢止）理由：
修訂（廢止）前內容：
修訂（廢止）後內容：
原擬案者意見：
會簽部門
會簽意見
會簽部門
會簽意見
核准
擬案部門
主管審核
申請部門
主管
申請人
D-60-0005
永尚機械工業（昆山）有限公司
文件管制用章樣章一覽表
1.文件發行章：
用於文件發行管制，蓋在文件封面一律蓋紅色。
2.受控文件章：
蓋在文件內頁，附件不須蓋，使用紅色。
3.非受控文件章：
參考用之拷貝文件蓋於文件封面，此文件僅供參考，不須管制，
使用藍色。
4.作廢章：
用於文件作廢，蓋在文件之封面及每一內頁，使用藍色。
5.作廢保留文件章：
蓋於修訂或廢止文件原稿、文件發行會簽單、文件發行簽收單之每一頁,一律用紅色。
6.外來文件章：
蓋於外來文件之封面上,一律用紅色。
D-60-0006
永尚機械工業（昆山）有限公司
外來文件管制一覽表
部門:
項次
文件編號
文件名稱
版本
發行部門
發行日期
備注
D-60-0007
文件總覽表
日期：
擬案部門
文件編號
文件名稱
版次
制定日期
修訂日期
文件分發部門
備注
00
10
20
40
50
60
70
22
總經理室
管理部
資材部
業務部
生產部
開發部
品管課
采購課
D-60-0008
永尚機械工業（昆山）有限公司
文件發行會簽單
文件名稱：
文件管制程序
文件編號：
P/B-04-01
版本：
1.0版
會簽部門
日期
簽名
會簽意見
總經理室
開發部
生產部
管理部
業務部
資材部
品管課
D-60-0001
升级会员 