总账固定资产报表操作手册.docx
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总账固定资产报表操作手册
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目录
第一部分总账系统3
第一章基础档案设置3
1.1部门档案3
1.2职员档案4
1.3客户分类5
1.4客户档案6
1.5供应商分类8
1.6供应商档案9
1.7凭证类别10
1.8项目目录11
1.9会计科目14
1.10结算方式15
第二章期初余额16
2.1科目期初余额16
2.2银行对账期初录入17
第三章业务操作18
3.1增加凭证18
3.2修改凭证19
3.3冲销凭证19
3.4删除凭证20
3.5会计凭证审核21
3.6会计凭证记账21
3.7月末业务操作:
22
3.8取消记账23
3.9科目汇总24
3.10自定义转账:
24
3.11对账25
3.12结账25
3.13取消结账26
3.14账簿查询及打印:
26
3.15凭证打印26
第二部分UFO报表编制27
第二部份固定资产29
第一章初始设置29
第二章日常操作30
第一部分总账系统
第一章基础档案设置
1.1部门档案
编码规则:
2-2-2
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【机构人员】单击选择【部门案档】进入部门设置界面。
图1-1
单击【增加】,录入部门编码及部门名称,单击【保存】,录入下一部门档案录完后单击【退出】。
图1-2
1.2职员档案
编码规则:
部门编号+三位流水编号
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【机构人员】单击选择【职员档案】进入职员设置界面。
图2-1
先选择职员所属部门,单击【增加】,必输项目人员编号、人员名称、人员类别、行政部门、是否是业务员。
备注:
1、当人员进行部门变动时,不能直接修改人员所属部门,必须重新增加一个新人员档案。
2、是否是业务员的必需选上,否则账本不能查询。
1.3客户分类
编码规则:
2-2-2
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【客商信息】单击选择【客户分类】进入客户分类设置界面。
图3-1
单击【增加】,录入客户分类编码及客户分类名称单击【保存】,录入下一客户分类录完后单击【退出】。
图3-2
1.4客户档案
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【客商信息】单击选择【客户档案】进入客户档案设置界面。
图4-1
先选择客户所属客户分类,单击【增加】,录入客户编号、客户简称单击【保存】,录入下一客户档案录完后单击【退出】,再录入下一类别的客户档案。
1.5供应商分类
编码规则:
2-2-2
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【客商信息】单击选择【供应商分类】进入供应商分类设置界面。
图5-1
单击【增加】,录入供应商分类编码及客户分类名称,单击【保存】,录入下一供应商分类录完后单击【退出】,再录入下一类别的客户档案。
图5-2
1.6供应商档案
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【客商信息】单击选择【供应商档案】进入供应商档案设置界面。
图6-1
先选择供应商所属供应商分类,单击【增加】,录入供应商编号、供应商简称单击【保存】,录入下一供应商档案录完后单击【退出】,再录入下一类别的供应商档案。
1.7凭证类别
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【财务】单击选择【凭证类别】进入凭证类别设置界面。
图7-1
单击选择系统预制凭证公类方式,单击【确定】
1.8项目目录
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【财务】单击选择【项目目录】进入项目设置界面。
图8-1
单击【增加】新建一个项目大类,录入新项目大类名称,只选择属于【普通项目】,单击【下一步】进入项目分类设置。
通达下拉箭头,将一级、二级、三级设置为2位,单【下一步】,进入项目结构,单击【完成】。
先选择项目大类,并单击【项目分类定义】,录入分类编码、分类名称,【单击保存】。
单击【项目目录】,选择【维护】,进入项目档案录入。
单击【增加】,录入项目编号、项目名称和所属分类,按【回车键】出现下一行保存,退出时,选按【ESC】键退出新增项目档案。
先选择项目大类将对应科目通过
选入已选科目中,单击【确定】保存。
备注:
1、项目大类对应科目,每选一个大类需确定保存一次。
2、项目档案只要使用过,无论是否有无余额都有不能删除,只有下一年度才可删除。
1.9会计科目
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【财务】单击选择【会计科目】进入会计科目设置界面。
图9-1
如果增加科目:
单击【增加】,在输入窗口中录入或选择相应内容,单击【确认】,单击【退出】;
如果删除科目:
选中要删除的科目,单击【删除】,点击【确认】;
如果修改科目:
选中要修改的科目,单击【修改】或双击该科目,点击【修改】修改相应内容,点击【确定】;
指定科目:
单击【编辑】菜单下【指定科目】→单击选择核算现金总账、银行总账、现金流量的科目→点击【】选入→单击【确认】。
备注:
1、科目编码及名称必须唯一;
2、在增加或修改科目时,若该科目需要设置为辅助核算的科目,则必须在对应辅助核算的复选框打上【√】标记;
3、指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用;
4、会计科目或会计科目辅助核算已有期初数据或本年发生数据,不能修改、删除和调整辅助核算,否则对账时会出现不平衡。
1.10结算方式
编码规则:
1-2-2
单击【设置】目录中【基础设置】菜单【收付结算】单击选择【结算方式】进入结算方式设置界面。
图10-1
单击【增加】,录入结算方式编码及结算方式名称,单击【保存】,录入下一结算方式分类录完后单击【退出】。
图10-2
第二章期初余额
2.1科目期初余额
单击【业务】目录中【总账】菜单【设置】单击选择【期初余额】,进入期初余额录入界面。
将光标移到需要输入数据的余额末级科目栏,直接输入数据即可。
出现红字余额用负(-)号输入。
如果是年中启用,还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。
录完所有余额后,用鼠标单击【试算】按钮,可查看期初余额试算平衡表,检查余额是否平衡,可单击【对账】按钮,检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。
备注:
1、有辅助核算的科目都要按明细录入数据,双击科目可进入明细录入界面,点击”往来明细”进入编辑窗体,单击【增加】。
2.2银行对账期初录入
单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【银行对账期初录入】,进入银行对账期初界面。
日记账和银行对账单的“调整前余额”栏录入企业最后一次对账的调整前余额;
单击“方向”可调整对账单的余额方向;
若有期初末达项还应录入单位日记账和银行对账单的期初末达项;
备注:
1、第一次使用银行对账功能前,系统要求录入日记账及对账单未达账项,在开始使用银行对账之后不再使用。
2、在录入完单位日记账,银行对账单期初未达账项后,请不要随意调整启用日期,尤其是向前调,这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。
第三章业务操作
3.1增加凭证
单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【填制凭证】,进入填制凭证界面。
单击[增加]录入凭证分录录完凭证,单击[保存]单击[退出]。
凭证表头部分的录入
备注:
1、凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。
2、采用自动编号时,计算机自动按月按类别连续进行编号。
3、采用序时控制时,凭证日期应大于等于启用日期,不能超过业务日期。
4、凭证一旦保存,其凭证类别,凭证编号不能修改。
输入凭证正文部分
备注:
1、摘要可以相同,但不能为空,按回车,系统将摘要自动复制到下一分录行
2、会计科目通过科目编码或科目助记码输入。
3、科目编码必须是未级的科目编码。
4、金额不能为零,红字以“-”号表示。
5、在金额处按空格键,系统将自动调整当前分录的金额方向。
6、在金额处按“=”,系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。
7、录入涉及数量核算的分录时,录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方,可用空格调整方向;
辅助核算信息
如果科目设置了辅助核算属性,还要输入辅助信息,如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。
备注:
1、在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入;具体操作:
单击辅助信息【参照】→单击【编辑】→单击【增加】→单击【退出】
3.2修改凭证
在填制凭空中通过单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证,直接修改;修改辅助信息可先中记录双击对应的辅助项或此图标
调出相应窗口修改。
备注:
1、未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改。
2、已审核算的凭证应先取消审核后,再通过证制单功能进行修改。
3、若您在【选项】中设置了"制单序时"的选项,那么,您在修改制单日期时,不能在上一编号凭证的制单日期之前。
1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。
4、若在【选项】中设置了"不允许修改、作废他人填制的凭证",则不能修改他人填制的凭证。
5、外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。
6、单击【业务】目录中【总账】菜单【设置】单击选择【选顶】,可进行对应参数设置调整。
3.3冲销凭证
单击【上张】、【下张】选中要作废/恢复的凭证,单击【制单】菜单下[作废/恢复】,重复选择一次为取消冲销。
冲销凭证可以采用【制单】菜单下的【冲销凭证】命令制作红字冲销凭证。
备注:
1、制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后,需要再编制正确的蓝字凭证进行补充,通过红字冲销法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存,冲销的凭证必须是已记账的凭证。
3.4删除凭证
单击【上张】、【下张】选中要作废/恢复的凭证,单击[制单]菜单下【作废/恢复】。
单击【制单]菜单下【整理凭证】选择整理凭证期间单击【确定】→选择要删除的凭证为【Y】→单击【确定】。
备注:
1、如果遇到有非法的凭证需要作废时,则可以使用作废/恢复功能,将这些凭证进行作废。
2、如果作废凭证不想保留时,可以通过整理凭证功能,将其彻底删除,并对未记账凭证重新编号。
3、只能对未记账的凭证作凭证整理。
4、已记账凭证作凭证整理,应先恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。
5、若本月有凭证已记账,那么,本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。
若想对已记账凭证作凭证整理,请先到"恢复记账前状态"功能中恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。
3.5会计凭证审核
更换操作员:
在企业门户中单击菜单【重注册】,屏幕显示【系统登录】;在【操作员】窗口录入有审核权限的操作员编号单击【确认】选取账套后单击【确认】;
审核:
单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【审核凭证】,进入审核的凭证条件界面,只选择月份,点击【确认】进入审核凭证列表,点击【确定】点击单击【审核】或【审核】菜单下的【成批审核凭证】;
取消审核:
单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【审核凭证】,进入审核的凭证条件界面,只选择月份,点击【确认】进入审核凭证列表,点击【确定】,点击单击【取消】或【审核】菜单下的【成批取消审核】;
标识错误:
如上进入审核凭证窗口,可单击【标错】,系统在该凭证上标识为有错,便于制单人进行修改;
审核完毕,单击【退出】。
备注:
1、制单人与审核人不能是同一人;审核前必须更换操作员(重新注册)。
2、凭证一经审核便不能修改和删除,若要修改删除可先取消审核。
3、取消复核只能由复核人自已进行。
3.6会计凭证记账
单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【记账】,进入凭证记账范围,输入要记账的【凭证范围】或者不选择(格式如:
1-20或1,3,5,7-10)→单击【下一步】,核对记账报告无误后,单击【下一步】,单击【记账】,系统即开始记账,记账完毕退回总账系统画面。
备注:
1、第一次记账时,若期初余额试算不平衡,系统将不允许记账。
2、上月不记账,本月不能记账。
3、未审核凭证不能记账。
3.7月末业务操作:
月未工作描述:
1、银行出纳录入对账单,与银行对账。
2、记账人员进行转账定义,执行转账生成。
(如果涉及现金,银行存款科目,凭证也须出纳签字)。
3、财务经理审核转账生成的凭证。
4、记账人员对审核后的凭证记账。
5、凭证全部记账完毕后,记账人员执行对账。
6、对账平衡、显示正确后,制表人在UFO报表系统内编制报表,打印报表,送交财务经理审核。
7、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册,打印账簿保存。
8、数据备份后进行结账。
(其他各系统必须先结账)
月未财务工作:
银行对账工作:
录入银行对账单:
单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【银行对账单】,进入银行科目和日期选择单击【确定】进入银行对账单编辑单击【增加]】录入银行对账单内容录完后单击【保存】单击【退出】;
银行对账:
单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【银行对账】选择银行对账科目,进入对账界面,单击【对账】,屏幕显示【对账条件】对话框;逐级选取对账条件,录入截止日期,单击【确定】,系统即开始自动勾对,并打上勾对标记“○”,对那些应勾对而未勾对上的账项,可在两清区域双击,系统标注为“√”进行手工核对。
单击【检查】,检查结果平衡,单击【退出】;
余额调节表查询:
单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【余额调节表查询】进入查询界面,把光标移到要打印余额表的科目上,单击【查看】或【双击】,屏幕显示银行存款余额调节表,并可打印输出。
核销已达账:
单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【核销银行账】,选取要核销的银行账户,单击【确认】,系统即自动核销;
3.8取消记账
1、单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【对账】进入对账界面,按下键,将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账前状态】功能。
2、单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【恢复记账前状态】,恢复记账前状态有两种方式:
(1)恢复最近一次记账前状态;
(2)恢复到月初未记账前状态。
3、选择其中一种,取销清除冗余数据的标致“√”,单击【确定】。
备注:
1、已结账月份的数据不能取消记账
3.9科目汇总
单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【科目汇总】输入汇总条件后,点击【汇总】按钮,屏幕显示科目汇总表。
当光标在科目汇总表的某一科目行上时,按〖详细〗按钮,则显示对方明细科目汇总表。
3.10自定义转账:
公式说明:
期初余额:
QC(”科目编码”,会计期间,科目编号);
期末余额:
QM(”科目编码”,会计期间,科目编号);
发生额:
FS(”科目编码”,会计期间,”方向”,科目编号);
取对方科目计算结果:
JG();
常数
具体操作:
自定义转账:
单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【自定义转账】进入自定义转账设置界面→单击【增加】图标→录入相关内容→定义完凭证后,要点击【保存】,单击【增加】定义下张转账凭证,定义完后单击【退出】。
期间损益结转:
单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【期间损益】进入期间损益结转界面,在本年利润科目中选择本年利润科目,单击【确定】
备注:
1、编制自动转账公式时,若涉及到项目核算的要分项目进行结转,编制自动转账凭证时可编制公式为FS()或者QM()。
2、如果本月有新增损益科目的,必须重新定义期间损益结转。
转账生成:
单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【转账生成】进入转账生成结转界面,选择结转月份,选择结转类型后→双击选中要执行转账生成的转账凭证→点击【确认】→点击【上张】或【下张】并点击【保存】或【编辑】菜单下的【成批保存】保存生成的凭证→点击【退出】;
凭证生成后→更换操作员→复核→记账。
3.11对账
单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【对账】进入对账界面,选择要和对账的内容对账,双击对账会计期间中的是否对账或点击【选择】,再点击【对账】。
若对账结果为账账相符,则对账月份的对账结果处显示"正确";若对账结果为账账不符,则对账月份的对账结果处显示"错误",按〖错误〗可查看引起账账不符的原因。
按〖试算〗按钮,可以对各科目类别余额进行试算平衡,显示试算平衡表。
3.12结账
单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【结账】,屏幕显示结账向导一──选择结账月份,点击要结账月份为【Y】,选择结账月份后单击〖下一步〗,屏幕显示结账向导二──核对账簿,按〖对账〗按钮,系统对要结账的月份进行账账核对,在对账过程中,可按〖停止〗按钮中止对账,对账完成后,单击〖下一步〗,屏幕显示结账向导三──月度工作报告。
若需打印,则单击〖打印月度工作报告〗即可打印。
查看工作报告后,单击〖下一步〗,屏幕显示结账向导四──完成结账。
按〖结账〗按钮,若符合结账要求,系统将进行结账,否则不予结账。
3.13取消结账
单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【结账】,屏幕显示结账向导一,选择要取消结账的月份上,按[Ctrl+Shift+F6]键,输入口令即可进行反结账。
备注:
1、上月未结账,则本月不能记账,但可以填制、复核凭证。
2、如月还有未记账凭证时,则本月不能结账。
3、已结账月份不能再填制凭证。
4、结账只能由有结账权的人进行。
5、若总账与明细账对账不符,则不能结账。
6、反结账操作只能由账套主管执行。
3.14账簿查询及打印:
单击【业务】目录中【总账】菜单【账表】下各项内容查询,查询时按需要设定相应条件,即可得到查询结果,通过账本的纵线为十字架可以调整账本的宽度。
多栏账查询时要先定义多栏账格式,再查询;操作如下:
【业务】目录中【总账】菜单【账表】单击【科目账】单击【多栏账查询】→单击【增加】图标→选择核算科目,→点击【自动编制】→点击【确认】→双击定义好的多栏账查询。
现金和银行存款日记账必须到【出纳】中查询。
涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询;设置为客户往来或供应商往来的科目,必须到应收或应付系统中查询。
3.15凭证打印
单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【凭证打印】进入打印凭证条件界面,选择打印凭证的类别、时间范围和凭证范围,点击【设置】进入打印参数设置,选择凭证打印的纸张,调整边距,单击【确定】保存参数,即可打印。
备注:
1、windows2000/xp的自定义纸张大小在开始设置打印文件菜单下选择服务器属性,标记创建格式为“√”,输入纸张名称,设定宽度和高度,保存即可。
第二部分UFO报表编制
制作UFO报表的基本流程:
启动UFO->建立报表->设计报表的格式->定义各类公式->报表数据处理->打印报表
基本概念
UFO的两种基本状态:
(1)、格式设计状态:
主要是为报表设置固定内容。
(2)、数据处理状态:
主要是为报表进行数据处理。
(3)、格式状态和数据状态的切换,单击左下角的“格式”或“数据”开关进行。
单元:
由行和列构成的最小单位,用《列号》+《行号》来表示,如A3。
组合单元:
由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。
区域:
由一个或多个单元组成的矩形,用[起始单元名]:
[结束单元名]来描述,如C5:
D20
关键字:
在UFO报表中用来确定某张表所在位置的“鉴别标志”,称其为关键字。
系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字,主要是对帐表进行定位、取数等操作。
单元属性:
指单元在报表中所要处理的内容,系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种;
单元风格:
对报表进行修饰,改变字体、加背景等;
函数的应用
帐务函数:
系统提供了函数向导帮助用户编辑公式,编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。
账务取数常用函数有:
总帐函数
金额式
数量式
外币式
期初额
QC()
sQC()
wQC()
期未额
QM()
sQM()
wQM()
发生额
FS()
sFS()
wFS()
累计发生额
LFS()
sLFS()
wLFS()
净额
JE()
sJE()
wJE()
平面计算公式:
PTOT(某区域),如:
C10=C5+C6+C7+C8+C9表示为:
C10=PTOT(C5:
C9)
主要函数有:
数据合计->PTOTAL();平均值->PAVG();计数->PCOUNT()
如果要手工录入公式,所有的标点符号和括号必须在英文状态下录入
设计报表的格式
设计报表的两种操作步骤:
新建→【格式】→表尺寸→列宽→选择区域→区域画线→设置组合单元(为标题)→录入标题→录入表样文字→修饰报表格式(字体、背景等)→保存
新建→选择【格式】→【报表模板】→选择【行业】与【报表】→确认→进行修改、修饰→保存
关键字的设置与录入
在【格式】状态下,定好关键字所在位置,单击【数据】菜单下【关键字】→设置→选择关键字→确认
在【数据】状态下,单击【数据】菜单下【关键字】→录入→录入相关的关键字内容→确认
UFO报表数据生成
计算表页
利用单元公式对表页进行计算:
点击“格式”标签转换到“数据”处理状态,录入关键字内容后,单击【数据】→【整表重算】
表页管理
增加表页:
报表格式编辑好后,每月只需要录入关键字,执行表页计算即可。
在数据处理状态下,【编辑】→【追加】或【插入】→【表页】。
删除表页:
在数据状态下,【编辑】→【删除】→【表页】,输入表页号即可。
注意表页一经删除就不能恢复。
UFO报表日常应用流程:
1、登陆UFO报表。
2、打开需要的报表文件。
3、通过追加表页功能追加一张新的表页。
4、入表页关键字(年、月、日、单位名称等)。
5、设定取数账套、会计年度。
6、在数据状态进行表页计算,生成报表数据。
7、检查报表数据的正确性(平衡关系或与总账科目账进行核对)。
8、进行打印上报。
第二部份固定资产
第一章初始设置
资产类别
1、单击【基础设置】菜单下的【资产类别设置】,单击【增加】,输入各类别固定资产的相关信息。
然后单击【保存】。
2、在输入下一级固定资产时,必须将鼠标点击其上级类别,再单击【增加】,修改下一级固定资产时,鼠标单击固定资产科目,再单击【修改】,输入要修改的项然后【保存】。
卡片项目设置
卡片项目定义
单击【基础设置】-【卡片项目定义】,进入上图所示界面,在右边的【项目列表】中,系统将所有的项目分为两类,一类叫系统项目,是由系统规定的项目;另一类叫自定义项目,由用户根据需要加入系统定义的卡片没有的项目,其操作步骤如下:
先将光标移至自定义项目,然后单击【增加】按纽,输入要加入的项目,最后单击【保存】按纽即可。
自定义输入的项目将在卡片样式图框右边的自定义项目中列示出来。
卡片格式设计
卡片式样定义
操作:
【卡片样式定义】主要定义固定资产卡片的格式,操作步骤如下:
1、单击【基础设置】-【卡片样式定义】,然后单击【增加】,系统会提示【是否以当前样式建立新的卡片样式】,选择【是】。
2、单击【编辑】-【项目移入】,可将在【卡片项目定义】中定义