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输变电工程文档整理标准

福建省电力有限公司发布

输变电建设项目文件归档与档案整理规定

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目次

10建设项目竣工档案专项验收．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．8

11建设项目档案档号的编制．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．8

附录A　建设项目竣工文件审核意见书．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11

附录C卷内目录式样．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．22

附录D　案卷封面式样．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．23

附录E　案卷脊背式样．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24

附录F　卷内备考表式样．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．25

附录G　案卷目录式样．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．26

附录H建设项目文件归档流程图．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．27

附录I建设项目竣工档案专项验收单．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．28

附录J建设项目档案质量评估表．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．29

1前言

本标准是针对福建省电力有限公司输变电建设项目文件归档与档案整理工作提出的标准与要求，作为考核公司输变电工程各参建单位建设项目文件归档与档案整理工作规范性的通用标准，内容涉及建设、设计、施工、监理、质量监督、调试、物资、生产运行等各个单位。

输变电扩建、技改建设项目文件归档与档案整理可参照执行。

本标准替代原福建省电力局《福建省电力局基本建设项目竣工档案管理和验收暂行规定》、《福建省电力企业档案案卷质量要求》（闽电办[1998]1099号）和福建省电力有限公司《电力工程竣工图编制规定》（闽电总[2003]350号）

本标准由福建省电力有限公司提出

本标准由福建省电力有限公司总经理工作部编制

本标准由福建省电力有限公司总经理工作部归口并管理。

本标准起草人：

吴丽珊

本标准审核人:

苏振华、林冶、陈仁春

本标准批准人：

林野

输变电建设项目文件归档与档案整理规定

11　范围

本标准规定了输变电建设项目文件归档与档案整理工作。

本标准适用于参加福建省电力系统输变电工程建设的建设、设计、施工、监理、物资采购、调试等单位对输变电工程建设项目文件归档与档案整理工作所承担责任的划分与管理。

12　规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，为鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T10609.3《技术用图复制图的折叠方法》。

GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

档发字[1997]20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》

（1982）建发施字80号《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》

档发字[1992]8号国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》

《供电企业档案分类表》

《电力工程竣工图文件编制规定》

13　术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

13.1　建设项目

指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工、投运的。

13.2　单项工程

指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

13.3　单位工程

指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

13.4　项目文件

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

13.5　项目前期文件

指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

13.6　项目竣工文件

指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

13.7　项目施工文件

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

13.8　项目竣工图

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

13.9　项目监理文件

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

13.10　项目竣工验收文件

指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

13.11　项目文件的整理

指按照档案管理的要求对建设项目文件进行分类、组卷、编目、装订、装盒的工作

13.12　项目文件归档

建设项目的设计、施工、监理、物资、调试等单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各部门将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送本单位档案管理部门。

13.13　项目档案

指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

13.14　项目档案移交

项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和标准向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。

14　总则

14.1　为了加强对省公司系统输变电建设项目档案的管理，规范建设项目文件归档与档案整理，统一建设项目档案的验收标准，保证建设项目档案齐全、完整、准确、系统、合格特制定本标准。

14.2　凡在省公司系统中从事输变电工程新建、扩建、改建的各参建单位，必须遵守本标准。

14.3　本标准适用于输变电建设项目文件的编制、归档、整理及竣工档案的专项验收。

14.4　建设、勘察、设计、施工、调试、监理和物资采购单位应根据本标准的要求完成各自职责范围及合同约定的竣工图文件的编制和项目文件整理、归档工作。

14.5　建设项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各承包单位形成的建设项目档案，并向建设单位归档；各承包单位应将本单位形成的项目文件整理后及时交总包单位归档。

14.6　对列入城建档案馆接收范围的建设项目，工程竣工验收后3个月内按国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字[1997]20号）文的规定向当地城建档案馆移交应归入城建档案馆的部分档案。

15　各参建单位的责任

15.1　建设单位责任

15.1.1　建设单位对省公司下达的建设项目档案的齐全、完整、准确负全部责任。

15.1.2　建设单位各输变电建设项目技术负责人负责该项目文件收集、整理、归档的监督、协调工作，并对建设项目文件的完整性、准确性负责。

15.1.3　建设单位各部门应根据建设项目文件整理的工作量设置专职或兼职档案员，负责项目文件的收集、整理及归档工作。

15.1.4　建设单位在签订项目设计、施工、监理、物资采购等合同、协议时，应设立专门条款，明确各参建单位对建设项目文件收集、整理与归档的责任。

15.1.5　建设单位负责工程前期文件、工程建设管理文件、设备文件（也可用合同委托施工单位或监理单位收集、整理、归档）、涉外文件、工程验收签证、工程竣工验收文件的收集、整理，负责全部工程档案的汇总及工程竣工档案的专项验收。

15.2　设计单位责任

15.2.1　设计单位负责提交本单位设计的项目各阶段的设计成品材料与工程设计总结。

15.2.2　负责编制竣工图。

15.2.3　负责提供竣工图的电子文档。

15.3　施工单位责任

15.3.1　负责收集、整理、编制、归档承包建设项目施工过程中形成的施工文件和竣工图。

5.3.2若由设计单位编制竣工图，施工单位只需编制一份电气二次接线竣工草图交监理单位作为设计院编制竣工图的依据。

15.4　监理单位责任

15.4.1　负责收集、整理、编制、归档建设项目监理过程中形成的文件资料。

15.4.2　负责审核各施工单位提交的项目施工文件及竣工图的完整性、准确性，并在每张竣工图上签字。

15.4.3　负责填写《建设项目竣工文件审核意见书》（见附录A）。

5.4.4负责收集、整理、归档建设项目施工过程中的照片。

15.5　物资采购单位责任

15.5.1　负责收集、整理建设项目设备及材料招标、投标、评标、中标、合同签定等过程中形成的文件资料，并向本单位档案室归档。

15.5.2　由省公司亿力物质公司批量采购的500kV建设项目的设备技术协议、商务合同原件应整理一份归项目建设单位。

15.5.3　由省公司亿力物质公司批量采购的220kV建设项目的变压器、断路器、组合电器、电压互感器、电流互感器的技术协议和商务合同原件应整理一份归各项目建设单位。

15.5.4　省公司亿力物质公司应按建设项目向建设单位提交本公司负责采购的220KV及以上工程物质采购清单及其档案原件保存在本公司档案室的函件。

15.5.5　建设单位有特殊要求的可与省公司亿力物质公司按合同约定归档设备材料采购过程中形成的文件材料。

15.6　调试单位责任

负责收集、整理、归档调试过程中形成的文件资料及变更记录。

15.7　生产运行单位责任

负责收集、整理试生产期间的文件资料，提交运行整定值及问题处理意见与建议，试生产总结及运行规程等文件。

16　建设项目文件归档的范围及文件质量要求

16.1　项目文件的归档范围

16.1.1　对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。

16.1.2　项目文件的具体归档范围和保管期限应符合本标准附录B《输变电建设项目文件归档范围和保管期限表》的要求。

16.2　项目文件归档的份数

归档的项目前期文件、土建施工文件、监理文件、竣工验收文件均为一份原件，保存在建设单位档案室；电气安装文件为2份，其中1份移交给生产运行部门，另一份原件保存在建设单位档案室；竣工图为3份，其中2份移交给生产运行部门，另1份原件保存在建设单位档案室，如有特殊要求的可按合同约定进行。

（施工、调试、监理、物资单位自身归档的文件份数不计在内）

16.3　项目文件归档的质量要求

16.3.1　归档的项目文件应该为原件。

16.3.2　项目文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、调试、监理等方面的技术规程、规范、标准。

16.3.3　项目文件的内容必须真实、准确，与建设项目实际相符合。

16.3.4　项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

16.3.5　项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

16.3.6　项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），竣工图图纸应是新蓝图。

宜采用国家标准图幅。

16.3.7　项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝图，竣工图计算机出图必须清晰，不得使用复印件。

17　建设项目竣工文件的编制

17.1　项目竣工文件编制要求

17.1.1　项目施工及调试完成后，施工单位、设计单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同约定的要求编制项目竣工文件，监理单位负责审核。

17.1.2　竣工文件编制的主要内容如附录B中所示的施工文件、竣工图、监理文件内容。

17.2　竣工图编制要求

17.2.1　各项新建、扩建、改建、技术改造的输变电建设项目，在工程竣工后（或合同约定的时间内）均应编制竣工图。

17.2.2　竣工图的编制工作由项目建设单位负责组织与协调，项目监理负责审核并签字。

17.2.3　输变电工程竣工图的编制除应执行本标准外,还应执行有关国家和行业现行标准的规定。

17.3　施工单位编制竣工图要求

17.3.1　凡按图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章（见图1）作为竣工图。

填写编制单位名称

竣工图

编制人

技术负责人

编制日期

监理单位名称

监理人

图1：

施工单位用竣工图章式样（70×50mm）

17.3.2　竣工图的更改方法

17.3.2.1　凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可用碳素墨水在原图上修改，文字、数字更改一般是杠改，线条更改一般是划改，局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白处重新绘制,并注明修改依据（见图2），加盖竣工图章。

根据修改单╳╳╳╳╳号第条

图2：

设计修改依据章式样（8×70mm）

17.3.2.2　无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用文字说明。

17.3.2.3　图上各种引出说明应与图框平行，并标注在图框内,引出线不交叉,不遮盖其他线条。

17.3.2.4　有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应在修改变更处进行杠改,当更改内容较多时,可采用注记说明。

17.3.2.5　新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

17.3.3　凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过25％的，应重新绘制竣工图。

重绘竣工图按原图编号，未尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”

17.3.4　同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中加以注明，不同建筑物、构筑物应分别编制。

17.3.5　竣工图章尺寸为70mm×50mm，内容有：

编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、监理人。

17.3.6　竣工图章盖在图标上方空白处，竣工图章应使用不褪色红印泥，同时竣工图章签字要真实完备。

17.4　设计单位编制竣工图的要求

7.4.1设计院编制竣工图由原施工图设计单位负责编制，编制任务可在设计合同中予以明确，也可单独签订竣工图的编制合同。

合同内容包括竣工图的编制要求、编制范围、交付时间、份数、费用等事宜。

7.4.2设计、施工、监理、调试和建设单位应在建设过程中及时、完整地做好变更记录。

项目监理负责竣工图编制依据（设计变更单、工程联系单、材料代用单、现场更改记录、电气二次接线竣工草图）的收集、汇总，按专业整理、编目后，在工程启动试运行结束后20天内一式2份交建设单位（其中一份为原件归建设单位档案室）。

7.4.3项目建设单位应在工程启动试运行结束后1个月内将竣工图的编制依据提供给竣工图编制单位，竣工图编制单位在收到资料后2个月内或按合同约定的时间完成本期工程竣工图的编制工作。

7.4.4竣工图编制单位受项目建设单位委托，以设计单位施工图为基础，并依据项目建设单位提供的竣工图编制依据编制竣工图。

7.4.5对于建设过程中发生修改的施工图应重新绘制竣工图，图标仍按施工图图标，但“设计阶段”栏为“竣工图阶段”，由设计人（修改人）、校核人和批准人签署。

图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z”。

若有新增图纸，其编号在原册图纸的最后一个编号依次顺延。

对于建设过程中未发生修改的施工图，可在施工图蓝图上加盖竣工图章（见图3）做竣工图用。

竣工图

XXXXXX勘测设计院（所）

填写监理单位名称

监理人签字

年月日

图3：

设计单位竣工图图章式样（70×50mm）

7.4.6所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏上方空白处。

7.4.7竣工图出图范围内的成品深度应等同于施工图文件的深度。

应编制竣工图总说明及分册编制说明。

7.4.8竣工图内容应真实反映本建设项目竣工验收时的实际情况。

各专业均应编制竣工图，专业之间应相互协调，相互配合，在各分册竣工图中，对于发生变更部分的内容，各相关图纸的变更表示应相互对应一致。

7.4.9对于隐蔽工程的竣工图，不仅要依据设计工地代表的设计变更通知单、工程联系单，还要依据施工单位、监理单位的施工记录。

7.4.10竣工图应准确、清楚、完整、规范，并附上必要的修改说明，文字说明应简练。

7.4.11竣工图编制完成后，应对竣工图的内容是否与“设计变更通知单”、“工程联系单”和设计更改的有关文件以及施工验收记录、调试记录等相符合进行审核。

7.4.12竣工图的审核由竣工图编制单位负责，由设计人（修改人）编制完成后，经校核人校核和批准人审定后在图标上签署。

7.4.13竣工图由竣工图编制单位负责出版。

出版后的竣工图按GB/T10609.3-1989《技术制图复制图的折叠方法》，统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

18　建设项目文件的整理与归档

18.1　项目文件的整理

建设项目所形成的全部项目文件由文件形成单位负责收集、整理，分类、组卷应符合《供电企业档案分类表》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。

18.2　项目文件的组卷

18.2.1　组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于提供利用，分类科学、组卷合理，法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

18.2.2　建设项目文件可按问题、阶段、形成单位、专业、系统、单位工程、分部工程等进行组卷。

1——项目前期文件按立项审批、征地赔偿文件、招投标及合同等问题组卷；

2——监理文件可按单位工程、分部工程、专业、系统、问题、年度组卷；

3——施工文件可按单位工程、分部工程或专业、系统、工程质量检验评定表组卷；

4——竣工图可按专业、系统、单位工程或设计院出图卷册组卷；

5——设备文件可按设备的电压等级、种类进行组卷；

6——竣工文件可按竣工报告、启动验收、竣工签证、工程总结、竣工决算、决算审计等组卷。

18.2.3　案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

18.2.4　案卷不宜过厚,一般不超过50mm。

18.2.5　不同载体的文件一般应分别组卷。

18.3　案卷与卷内文件的排列

18.3.1　管理性文件按问题、形成单位、时间或重要程序排列。

密不可分的文件材料应依次排列在一起：

批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；正件在前，附件在后；多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后；图文紧密排列时，文字材料在前，图样在后。

18.3.2　施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、质量评定、验收排列。

18.3.3　设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维护等顺序排列。

18.3.4　竣工图按系统、专业、图号排列。

18.4　案卷编目

18.4.1　卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：

单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号，可按件编排各件的页数，并每件盖档号章；各卷之间不连续编页号。

18.4.2　卷内目录的编制

7——卷内目录式样见附录C，卷内目录包括的内容如下：

8——序号－－应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号；

9——文件编号－－应填写文件文号或图样的图号；

10——责任者－－应填写文件形成部门或主要责任者；

11——文件题名－－应填写文件标题全称（如需自拟题名应用中括号将题名括起来）；

12——日期－－应填写文件形成日期；

13——页号－－应填写每份文件首页上标注的页号；最后一件页号应填首尾页上标注的页号。

对印刷成册的文件，未集中装订的案卷文件应填写每份文件的页数。

14——备注（需要时填写）。

18.4.3　案卷封面和脊背的编制

15——案卷封面式样见附录D，案卷封面可采用案卷外封面或案卷内封面两种形式，主要内容如下：

16——案卷题名－－应简明、准确揭示卷内文件的内容。

主要包括项目名称、单位工程名称及结构、部件、阶段的名称等；项目名称应与原批准立项、设计的名称相符；归档外文资料的题名应译成中文；

17——立卷单位－－应填写文件组卷部门或项目负责部门；

18——起止日期－－应填写卷内文件形成的起止日期；

19——保管期限－－应依据附录B中的保管期限填写；

20——密级－－应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；

21——档号－－应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案填写，档号由项目代号、分类号和案卷流水号构成；

22——案卷脊背式样见附录E，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词；

23——案卷封面及脊背的档号，可暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。

18.4.4　卷内备考表

――卷内备考表式样见F，卷内备考表要标明卷内文件的件数、总页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。

――卷内备考表排列在卷内文件之后。

――互见号应填写反映同一内容而形成不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。

18.5　案卷装订要求

18.5.1　文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。

18.5.2　单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右下方加盖、填写档号章。

档号章内容有：

档号、件号（见图4）。

档号

件号

图4：

档号章式样（60×20mm）

18.5.3　外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

18.6　卷皮、卷内表格规格及制成材料

18.6.1　卷皮一般采用卷盒，其外表规格为310mm×220mm,厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮纸板双裱压制。

18.6.2　案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为297mm×210mm。

18.6.3　卷盒和卷内表格印制应清晰端正。

18.7　声像材料整理

声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

18.8　案卷目录编制

案卷目录式样见附录G，项目文件整理后应按《供电企业档案分类表》及档号的顺序编制案卷目录。

18.9　项目文件的归档

18.9.1　《输变电建设项目文件归档流程图》见附录H，所有项目文件归档时应符合《供电企业档案分类表》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，并在工程启动验收后的3个月内归档完毕。

18.9.2　归档项目文件应完整、成套、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；归档文件质量应符合本标准6的规定。

18.9.3　各施工承包单位、监理单位应将各自形成的项目文件整理后在启动验收后的2月内向建设单位归档。

18.9.