总经理办公室岗位说明书.docx
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总经理办公室岗位说明书
总经理办公室
一、经理办公室部门职责1
二、经理办公室岗位设置3
三、经理办公室岗位职务说明书5
经理办公室主任职务说明书5
行政秘书职务说明书8
行政文员职务说明书10
法律事务专员职务说明书12
档案管理员职务说明书14
打字文印员职务说明书16
小车司机职务说明书18
员职务说明书20
事务员职务说明书22
一、经理办公室部门职责
1、办文办会
1.1围绕公司发展战略和阶段性工作重心，负责起草公司综合性工作计划、总结和报告，起草公司领导授意的其他文件。
1.2起草和审核以公司名义发出的公文。
1.3负责经理办公会议议题的收集、审核。
1.4负责公司综合性文件的拟、存、收、发、传及相关资料的立卷、归档工作。
1.5负责以公司名义召开的各类会议的组织、召集及会议记录和纪要整理，认真做好会前准备、会服务和会后督查。
2、综合协调
2.1协助经理协调各职能部门、项目部、各专业公司之间的关系，促进合作与交流。
2.2督促检查各职能部门、项目部、专业公司对集团公文、会议决定事项及领导批示的落实情况，跟踪调研并及时向公司报告。
3、对外协作
3.1搞好公司外关系的协调和沟通，负责做好来客接待。
3.2负责公司与各级政府、执法执纪部门关系的沟通和联系，及时对公司的外部环境进行分析和管理，积极开发外部环境资源。
3.3负责公司涉外关系网络建设，统筹公司各个渠道的各种关系资源的有效利用和共享。
3.4搞好公司所有对外活动中事务性工作的计划、安排和管理。
4、督查催办
4.1负责督查公司行政指令的贯彻、落实和执行。
4.2制定和完善督查件的登记、转办、催办、反馈等具体制度，完成领导交办的督查任务。
4.3负责会议决定、领导批示和授意的实施。
5、档案管理
5.1负责公司档案（人事档案除外）的整理、立卷、归档、鉴定销毁、统计等工作。
5.2负责各种档案的日常借阅、保管工作。
5.3指导下级单位的档案管理工作。
6、常务管理
6.1协助经理负责一般性政务处理和日常事务处理。
6.2组织做好公司印鉴、介绍信的使用保管、函电收发工作。
6.3及时编写公司备忘录和公司大事记。
6.4编制、完善本部门的有关制度和管理规定，并组织检查、诊断和落实。
6.5完成公司各项行政规章制度的汇编，并抓好督促落实。
7、服务保障
7.1负责公司办公车辆管理和管理。
7.2负责公司文件、材料的印刷、打字、复印、邮寄等工作。
7.3负责公司办公室的分配调整及办公用品用具的采购与管理。
7.4参与公司重大决策、合同合法性审核，处理公司法律事务。
8、标准化管理
8.1负责组织公司管理标准、工作标准的编制和修订工作。
8.2负责公司标准化委员会的日常事务工作。
8.3负责检查和考核标准的执行情况。
二、经理办公室岗位设置
三、经理办公室岗位职务说明书
经理办公室主任职务说明书
岗位名称
经理办公室主任
岗位编号
公司在部门
总经理办公室
岗位定员
1
直接上级
主管副总经理
工资等级
直接下级
法律事务专员、行政秘书、行政文书、小车司机、员、打字文印、档案管理、事务员
岗位分析日期
本职：
全面主持经理办公室的各项工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述：
负责公司行政管理总协调、督办等工作
工作结果
分送单位
工作
任务
负责会议决定、领导批示和授意的实施
负责对上级和公司领导决定的重要事项进行催办、督查
监督检查公司决策和规章制度的贯彻执行情况，及时向领导反馈并提出建议
职
责
二
职责表述：
组织和参与制定公司有关制度、计划、文件等
工作结果
分送单位
工作
任务
组织和参与制定公司有关规章制度
参与制定公司中长期规划
组织起草公司工作目标、计划、总结，以及要求起草的其他文件
各种材料
总经理
职
责
三
职责表述：
负责信息的综合管理
工作结果
分送单位
工作
任务
主持公司外政策、政务信息的综合、汇总和分析，给公司领导提供客观反馈与建议
政务信息
总经理
负责公司外部信息及政务信息之间的传递工作
职
责
四
职责表述：
本部门部管理
工作结果
分送单位
工作
任务
制定本部门工作计划并贯彻实施
工作计划
部门留存
选拔、配备、评价下属人员，组织部人员的培训
负责部人员工作的分配
职
责
五
职责表述：
负责会议的组织，对外的联络、接待
工作结果
分送单位
工作
任务
负责公司有关会议的召集、组织和督办
会议纪要
有关人员
负责组织承担重要来宾、重要会议及大型庆典的接待、安排、协调工作
代表公司与外界有关部门和机构保持联络，建立良好的合作关系
职
责
六
职责表述：
负责法律事务工作
工作结果
分送单位
工作
任务
对公司各种合同提供法律方面的支持
组织普法工作，提供必要的法律咨询
职
责
七
职责表述：
负责公司标准化管理工作
工作结果
分送单位
工作
任务
负责组织公司管理标准、工作标准的编制和修订工作
负责组织公司标准化委员会的日常工作
负责检查和考核标准的执行情况
职
责
八
职责表述：
其他日常工作
工作结果
分送单位
工作
任务
协调与上级主管部门、部单位、地方政府部门的工作关系
各类报告请示的审核处理
调配所辖车辆
经公司领导授权，代表公司领导处理授权公务
组织办公用品的采购、管理与分发
发放纪录
部门留存
职
责
九
职责表述：
完成领导交办的其他事项
权力：
权限一：
为公司领导决策提供建议
权限二：
对布置的工作有监督检查权及命令整改权
权限三：
对本公司各类文件、制度、政策、管理的建议权
权限四：
根据法规和公司制度对有关事项是否合法或合理的审定权
权限五：
对全公司行政管理工作的督办权
权限六：
对下属员工开展各项业务工作的监督指导权
权限七：
对直接下级岗位调配的建议权、任命权和奖惩建议权
工作协作关系：
部协调关系
公司各部门、项目部、专业公司
外部协调关系
主管部门、兄弟单位、相关业务单位
公司需记录文文件：
汇报文件或报告、公司文件、工作总结、通知、信函
任职资格：
教育水平
大学或具有中级以上职称
专业
行政管理、中文、企业管理等
经验
2-3年相关工作经验
知识
熟悉企业管理、行政管理、、国家有关的政策法规等有关知识
了解法律，人力资源管理、公共关系管理等有关知识
具备计算机应用知识、较高的公文写作水平
技能技巧
管理技能、办公软件、人际交往与协调、表达能力
培训经历
人际关系培训公文写作有关法律（法、知识产权法、刑法）
工作条件及其他
使用工具设备
计算机、、档案柜
工作环境
独立办公室
工作时间特征
工作时间不固定，经常加班
备注：
行政秘书职务说明书
岗位名称
行政秘书
岗位编号
公司在部门
总经理办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
工资等级
直接下级
无
岗位分析日期
本职：
协助办公室主任处理公司的行政事务，对公司重大决策以及合同合法性进行审核，处理公司法律事务
职责与工作任务
职
责
一
职责表述：
文字工作
具体容
1．完成公司总部重要文件、材料的起草、审核
2．负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档
3．完成公司总部行政办公相关管理制度的起草、修订、出台，
4．建立公司总部《管理制度汇编》
负责公司总部日常性文件、材料的起草、审核
工作结果
分送单位
工作
任务
完成公司交办的文件、材料的起草、审核
报告、材料
办公室
主任
完成公司总部行政办公相关管理制度的起草、修订、出台
行政管理制度
办公室
主任
负责公司日常性文件、材料的起草并交主任审核
职
责
二
职责表述：
参与会议的组织与管理，负责对所参加会议进行记录
工作结果
分送单位
工作
任务
参与会议的组织与管理
参加公司一般行政及办公例会，并及时整理会议记录，经批准后下发会议记录
会议记录
相关人员
公司会议组织筹备，参与综合、协调、督办事项
职
责
三
职责表述：
合同合法性审核
工作结果
分送单位
工作
任务
参与合同（非劳动合同）审核
参与劳动合同、劳动关系管理
参与政府等部门具体行政行为的办理（侵权性）
职
责
四
职责表述：
处理法律事务
工作结果
分送单位
工作
任务
处理以公司或公司所属单位为当事人的诉讼活动
处理以公司为当事人的非诉讼活动
职
责
五
职责表述：
对本公司其他部门、单位违规行为提出意见
工作结果
分送单位
工作
任务
对本公司其他部门、单位违规行为提出意见
职
责
六
职责表述：
负责公司标准化管理工作
工作结果
分送单位
工作
任务
负责组织公司标准的编制、修订工作
负责公司标准化委员会的日常事务性工作
检查和考核标准的执行情况
职
责
七
职责表述：
其他工作
工作结果
分送单位
工作
任务
协助主任做好对外接待工作
协助主任编写公司备忘录和公司大事记
协助主任做好其他行政工作
负责普法工作，作好法制宣传教育工作
对公司属单位、部门提供法律服务
对职工提供法律咨询服务
职
责
八
职责表述：
完成领导交办的其他事项
权力：
权限一：
对部门领导决策事项的建议权，对涉及法律的公司业务的审核、建议权
权限二：
对所布置工作的监督检查权及命令整改权，有关文件、资料的查阅权
权限三：
对本公司管理制度制定的建议权，有关法律事项的调查取证权
权限四：
根据法规和公司制度对有关事项是否合法或合理的审定权
工作协作关系：
部协调关系
公司各部门、项目部、专业公司
外部协调关系
处理法律事务的政府部门、法院、检察院、公安局
公司需记录文件：
汇报文件或报告、公司文件、工作总结、通知、信函、法律文书、证据
任职资格：
教育水平
本科或具有中级以上职称
专业
行政管理、中文、法律等
经验
2-3年相关工作经验
知识
掌握企业管理、行政管理、、国家有关的政策法规等有关知识
具备计算机应用知识、较高的公文写作水平
通晓法律
技能技巧
管理技能、人际交往与协调、表达能力、写作能力
培训经历
公文写作、法律培训
工作条件及其他
使用工具设备
计算机、打印机、、档案柜
工作环境
一般办公环境
工作时间特征
正常工作时间，有时要加班
备注：
行政文员职务说明书
岗位名称
行政文员
岗位编号
公司在部门
总经理办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
工资等级
直接下级
无
岗位分析日期
本职：
在办公室主任的领导下，负责日常事务工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述：
文书工作
具体容
5．完成公司总部重要文件、材料的起草、审核
6．负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档
7．完成公司总部行政办公相关管理制度的起草、修订、出台，
8．建立公司总部《管理制度汇编》
负责公司总部日常性文件、材料的起草、审核
工作结果
分送单位
工作
任务
负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档
文件发放纪录
部门留存
负责行政文件的收集、保管、借阅及文件的定期归档立卷工作
建立公司总部《管理制度汇编》
负责办公室文件的传递、催办，与上级主管部门及其他下属单位的文件交换，办理来、发文登记
职
责
二
职责表：
日常工作
工作结果
分送单位
工作
任务
参与会议的组织与管理，做好会议的筹备工作。
公司印鉴、介绍信的使用和保管
职
责
三
职责表述：
办公用品的采购与管理
工作结果
分送单位
工作
任务
负责公司总部办公用品的采购
负责办公用品的发放与管理
发放纪录
部门留存
职
责
四
职责表述：
完成领导交办的其他事项
权力：
权限一：
为部门领导决策提供建议
权限二：
对所布置工作的监督检查权及命令整改权
工作协作关系：
部协调关系
公司各部门、项目部、专业公司
外部协调关系
公司需记录文件：
汇报文件或报告、公司文件、工作总结、通知、信函
任职资格：
教育水平
高中
专业
无
经验
1-2年相关工作经验
知识
了解企业管理、行政管理、、国家有关的政策法规等有关知识
具备计算机应用知识、一定的公文写作水平
技能技巧
管理技能、办公软件、人际交往与协调、表达能力
培训经历
公文国标及处理方法有关法律（法、知识产权法、刑法）
工作条件及其他
使用工具设备
计算机、档案柜
工作环境
一般办公环境
工作时间特征
正常工作时间
备注：
档案管理员职务说明书
岗位名称
档案管理员
岗位编号
公司在部门
总经理办公室
岗位定员
2
直接上级
办公室主任
工资等级
直接下级
无
岗位分析日期
本职：
负责公司的档案管理工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述：
制定档案管理制度、监督档案管理制度的执行
具体容
具体容
9．完成公司总部重要文件、材料的起草、审核
10．负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档
11．完成公司总部行政办公相关管理制度的起草、修订、出台，
12．建立公司总部《管理制度汇编》
负责公司总部日常性文件、材料的起草、审核
工作结果
分送单位
工作
任务
建立健全公司档案管理制度
档案管理制度
办公室主任
负责制定公司档案管理工作计划
工作计划
办公室主任
监督、指导、检查公司职能部门档案管理工作
职
责
二
职责表述：
负责档案管理工作
工作结果
分送单位
工作
任务
负责公司文件的立卷与归档工作
进行档案的加工整理、确定秘级
执行档案咨询、借阅管理制度，履行借阅手续
定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销
职
责
三
职责表述：
负责公司档案的编集、利用工作
工作结果
分送单位
工作
任务
负责公司档案的编研、统计工作
负责计算机档案文件的安全和工作
职
责
四
职责表述：
完成领导交办的其他事项
权力：
权限一：
档案管理的监督权
权限二：
对档案的搜集权、督办权
工作协作关系：
部协调关系
公司各部门、项目部、专业公司
外部协调关系
上级档案主管部门、兄弟单位档案管理部门
公司需记录文件：
汇报文件或报告
任职资格：
教育水平
大专或具有初级以上职称
专业
档案管理、图书管理等
经验
2-3年相关工作经验
知识
档案管理、知识
技能技巧
计算机、档案保存技能
培训经历
上岗培训
工作条件及其他
使用工具设备
档案柜、计算机
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间
备注：
打字文印员职务说明书
岗位名称
打字文印员
岗位编号
公司在部门
总经理办公室
岗位定员
2
直接上级
办公室主任
工资等级
直接下级
无
岗位分析日期
本职：
负责文字材料的打印
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述：
负责公司的文件、材料及其他文稿的打字工作
职
责
二
职责表述：
负责公司文件、材料及其他文稿的复印工作
职
责
三
职责表述：
负责打字机、复印机的保养、维护和定期联系检修工作
职
责
四
职责表述：
完成领导交办的其他事项
权力：
权限一：
有权拒绝打印未经主管领导签署的文字材料
权限二：
对无法辨认的文稿，有权退回令其誊写清楚
工作协作关系：
部协调关系
公司各部门
外部协调关系
公司需记录文档：
任职资格：
。
教育水平
高中/中专
专业
计算机等专业
经验
1年以上相关工作经验
知识
计算机操作知识、知识
技能技巧
中文打字速度100字/分钟以上
培训经历
计算计操作培训
工作条件及其他
使用工具设备
计算机
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间，偶尔需要加班
备注：
小车司机职务说明书
岗位名称
小车司机
岗位编号
公司在部门
总经理办公室
岗位定员
7
直接上级
办公室主任
工资等级
直接下级
无
岗位分析日期
本职：
按派车单执行出车任务
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述：
根据需要执行出车任务
工作结果
分送单位
工作
任务
随时保障公司领导和部门公务用车（含节假日加班）
会议、外事用车（含节假日加班）
职
责
二
职责表述：
车辆的维护和清洁
工作结果
分送单位
工作
任务
车辆的日常维护和保养，保证车辆状况良好和清洁
职
责
三
职责表述：
车辆各种证件的办理和车辆审验
职
责
四
职责表述：
完成领导交办的其他事项
权力：
权限一：
根据车辆状况提出使用和维护的建议权
工作协作关系：
部协调关系
办公室主任
外部协调关系
公司需记录文档：
车辆档案、派车单、行车记录
任职资格：
教育水平
高中
专业
车辆驾驶（须持正式驾驶执照）
经验
有丰富的驾驶经验（2年以上工作经历）
知识
交通安全知识、知识、礼仪知识
技能技巧
有良好的车辆驾驶技术和应变能力
培训经历
车辆驾驶技术、交通安全知识、知识、礼仪知识培训
工作条件及其他
使用工具设备
车辆
工作环境
多种工作环境
工作时间特征
工作时间不固定，节假日和休息时间经常加班加点
备注：
员职务说明书
岗位名称
员
岗位编号
公司在部门
总经理办公室
岗位定员
2
直接上级
经理办公室主任
工资等级
直接下级
无
岗位分析日期
本职：
负责公司机关的服务
职责与工作任务:
职责一
职责表述：
维护公司机关的通讯正常运转，保证查号功能的顺畅运行
职责二
职责表述：
负责室的室卫生及通讯设备的保养、维修工作
职责三
职责表述：
完成领导交办的其他工作
权力：
权限一：
根据通讯设备状况提出使用和维护的建议权
工作协作关系：
部协调关系
办公室主任
外部协调关系
公司需记录文档：
任职资格：
教育水平
高中
专业
无
经验
岗位培训合格
知识
知识、礼仪知识
技能技巧
接话迅速准确、文明用语
培训经历
知识、礼仪知识、通讯知识培训
工作条件及其他
使用工具设备
通讯设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
工作时间正常
备注：
事务员职务说明书
岗位名称
事务员
岗位编号
公司在部门
总经理办公室
岗位定员
1
直接上级
经理办公室主任
工资等级
直接下级
无
岗位分析日期
本职：
完成办公室日常的事务工作
职责与工作任务:
职责一
职责表述：
负责相关办公室的卫生保持工作
职责二
职责表述：
负责公司报纸、信件的收发与传送公司文件、信函的邮寄工作
职责三
职责表述：
公司文件、信函的邮寄工作
职责四
职责表述：
完成领导交办的其他事项
权力：
权限一：
相关工作的建议权
工作协作关系：
部协调关系
办公室主任
外部协调关系
公司需记录文档：
任职资格：
教育水平
高中
专业
无
经验
岗位培训合格
知识
知识、礼仪知识
技能技巧
文明用语
培训经历
知识、礼仪知识培训
工作条件及其他
使用工具设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
工作时间正常
备注
升级会员 