保险公司分支机构职场租赁、装修及资产配置管理办法.docx
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关于印发《XX分支机构职场租赁、装修及资产配置管理办法》的通知
总公司各部门、各分支机构（含在筹）：
为了进一步规范分支机构的职场租赁、装修及资产配置，明确相关具体标准，现特制定本管理办法，现将其印发给你们，请遵照执行。
附件：
XX公司分支机构职场租赁、装修及资产配置管理办法
年月日
附件
XX公司分支机构职场租赁、装修
及资产配置管理办法
目录
第一章总则
第二章各层级工作职责
第三章职场租赁
第四章职场装修
第五章资产配置
第六章附则
第一章总则
第一条为科学、合理配置公司资源，有效控制经营成本，使业务发展和职场建设投入相匹配,根据市场情况，结合公司实际，制定本办法。
第二条全系统所有分支机构的职场租赁、装修和资产配置均适用本办法。
第三条本办法是审核各分支机构职场租赁、装修和资产配置的依据，各分支机构应遵循本标准执行。
第四条分支机构职场类型划分
二级机构：
在省会城市、直辖城市、计划单列市设立的分公司。
三级机构：
在计划单列城市或地、市、州、盟所在城市设立的中心支公司。
四级机构：
在区、县及县级市、旗设立的支公司、营销服务部。
第五条分支机构的租赁和装修均需获得监管部门批筹备文件或获得保险经营许可证后方可实施，无营业执照机构不能单独申请独立职场。
第六条分支机构职场租赁、装修及资产配置应以“优化资源配置，控制公司成本，确保资产管理有效为前提，将相关责任明确、落实到人。
第七条因各地经济状况和消费结构不一致，为有效控制成本，公司对国内城市进行了分类，具体类别见[附件1]。
第八条分支机构职场租赁、装修及资产配置标准按照城市分类对应标准执行。
第二章各层级工作职责
第九条总公司办公室职责
（一）负责全系统职场管理制度包括职场租赁、装修标准及相关流程的制定。
（二）负责全系统资产管理制度、流程、标准的制定、培训及监督执行。
（三）负责全系统采购招标制度、流程的制定与执行，并根据公司发展及需求不断完善，确保采购工作合法合规。
（四）负责统筹编制全系统的职场租赁、装修、维护、资产配置的相关预算编制，并审核和指导各级机构相关预算编制。
（五）负责指导各层级机构的职场选址、租赁、设计、装修等相关建设事宜。
（六）负责统筹全系统实物资产的采购、入库、领用、调拨、售后维修、报废、处置、盘点等日常管理工作，确保公司账实一致。
（七）负责建立全系统的职场租赁、装修、维护、资产管理相关台账和保管相关文件档案，并指导各级机构开展相关工作。
（八）负责分公司筹建期的职场租赁、装修、资产配置等事宜，并指导筹备小组开展相关工作。
（九）负责牵头建设公司相关职场建设、资产管理等相关信息系统，并对信息系统进行管理和维护，提高管理效率。
第十条分公司办公室（或行政人事部）职责
（一）负责落实总公司制定的职场管理、资产管理的相关制度，并对本级及所辖进行相关培训。
（二）按照总公司要求开展所辖机构的职场选址、租赁、设计与装修。
（三）在总公司授权权限内负责实物资产的采购、入库、领用、调拨、售后维修、报废、处置、盘点等日常管理工作，确保公司账实一致。
（四）按照总公司统一部署要求编制分支机构的职场租赁、装修和资产的相关预算，并按照批复后的预算执行。
（五）负责指导所辖机构的职场选址、装修、资产管理等相关工作。
第十一条中心支公司综合管理部职责
（一）负责落实上级公司制定的职场管理、资产管理的相关制度，对本级及所辖进行相关培训，并进行相关工作指导和管理。
（二）按照上级公司完成所辖机构职场选址、租赁、设计与装修等相关建设事宜。
（三）在权限内负责实物资产的采购、入库、领用、调拨、售后维修、报废、处置、盘点等日常管理工作，确保公司账实一致。
（四）按照上级统一部署要求编制本级及所辖机构的职场租赁、装修和资产的相关预算，并按照批复后的预算执行。
第十二条四级机构职责
（一）负责落实上级公司制定的职场管理、资产管理的相关制度。
（二）配合上级公司完成所辖机构职场选址、租赁、设计与装修等相关建设事宜。
（三）在权限内负责实物资产的采购、入库、领用、调拨、售后维修、报废、处置、盘点等日常管理工作，确保公司账实一致。
（四）按照上级统一部署要求编制本级机构的职场租赁、装修和资产的相关预算，并按照批复后的预算执行。
第三章职场租赁
第十三条职场租赁合同管理及签署流程
（一）分公司筹备期职场租赁由总公司办公司按照公司合同管理流程办理；筹备期后的职场租赁由分公司按照公司合同管理流程办理。
（二）中心支公司筹备期职场租赁由分公司按照公司合同管理流程办理；筹备期后的职场租赁由中心支公司按照公司合同管理流程办理。
（三）支公司筹备期职场租赁由中心支公司按照合同管理流程办理；筹备期后的职场租赁由支公司按照合同管理流程办理
（四）筹备期可租赁临时职场；所有职场租赁合同均需报总公司办公室备案。
（五）所有职场租赁均需进行事前申报，按照职场选址标准进行选址，向上级公司提交职场选址的相关材料，具体申报材料见[附件2]。
第十四条职场选址标准
（一）道路通达、交通便捷，附近是经济金融核心地带。
分公司职场宜选在主商务区或主商业区的中、高档写字楼；中心支公司职场宜选在主商务区或主商业区；为代表公司在当地的品牌形象，四级机构可选在主商务区，城市无明显分区的，可选在主商业区，可选择具备店招的临街职场。
（二）有户外广告位或店招的位置，优先考虑建筑物本身已具有适合发布职场店招的户外钢架结构的职场，便于体现公司形象。
（三）拟租职场应满足一般的基础设施要求，即上下水、电、采暖、空调、通风、通讯等设施已入户，有一次消防合格证，具备易装修等特点，中心支公司和支公司（三四级机构）最好选择有一定装修的职场，降低装修成本。
（四）产权清晰，业主信誉良好，无产权抵押等法律风险。
（五）职场具有可扩展性，便于扩租；
（六）选定的职场应相对稳定，分公司职场租赁期间一般为5年以上（含5年），中心支公司职场租赁期间至少为3年以上，含3年，原则上应尽量租赁5年。
（七）不得选择酒店、宾馆作为职场，应避免与餐饮、娱乐、洗浴等商业场所为邻。
（八）职场选址方案在报送上级审批过程中应至少包含三处备选职场，需对职场进行详细分析和报告。
（九）具有下列情形之一的房屋，不得租赁：
1.末取得房屋产权证书或无其它合法权属证明的。
2.权属有争议的。
3.司法机关或行政机关依法裁定、决定查封或者以其他形式限制房地产权利的。
4.共有的房屋，未经其他共有人书面同意的；
5.属于违法建设的。
6.属于危险房屋的。
7.不符合消防安全标准的。
8.已发布房屋拆迁公告的。
9.其它法律、法规、规章禁止的。
第十五条职场面积标准
（一）分公司建筑面积≤1300㎡。
（二）中心支公司（三级机构）建筑面积≤1100㎡。
（三）支公司（四级机）构建筑面积≤300㎡。
第十六条租金及物业管理费费
分支机构租金及物业管理费标准见下表
城市分类
特类
一类
二类
三类
四类
四级机构
日租金（元/㎡）
5-7
3-4
2-3
1.5-2
1-1.5
0.4-0.6
物业管理费（元/㎡/月）
15-20
10-15
3-5
2-3
1-2
1-2
各级机构职场租金为不含物业管理费，物业管理费另算，在签订职场租赁合同时需明确物业管理费的收取对象，一般应与物业管理服务公司签订物业服
务合同，物业管理费及相关服务标准应在物业服务合同中体现。
各级机构应严格按照租金及物业管理费标准执行，严格控制在规定的范围之内；对于在地市级城市市区内的三、四机构（郊区机构除外）租金及物业费标准按照地市级城市对应类别执行。
租金支付频率应月付或季付，金额较小的职场经批准可采用半年付或年付。
租金及物业管理费严格按照公司相关财务规定执行，严禁分支机构自行支付，统一由总公司账户支付。
第四章职场装修
第十七条职场装修范围
职场装修范围分为装饰工程和安装工程两部分（具体项目见下表：
职场装修范围表），户外广告、墙体广告、IT设备、办公家具、窗帘、职场搬迁等不属于职场装修范畴。
职场装修范围表
项目
子项目
说明
装饰工程
装修准备及工程开班
施工企业向物业管理部门办理进驻手续，缴纳装修管理费用、施工水电等杂费
拆除工程
拆除原建筑物内相应的装饰物，不得拆除和损害建筑物主体和承重场体。
隔墙隔断工程
按照设计图纸进行隔墙和隔断
天花工程
墙柱面工程
楼面工程
机房工程
采用防静电地面
木作业工程
其他工程
材料搬运、建渣清运及清洁
安装工程
电气工程
照明设备、线路系统改造、安装费用
通风设施工程
消防工程
应含消防管路配置、报警监控线路、消防设施等
给排水工程
弱电工程
网络、布线、通讯、门禁系统、考勤系统、机房线路
第十八条各级职场各功能区划分及面积标准
各级机构职场装修应按照总公司制定的功能区域及面积标准进行装修，具体标准见[附件3]，可在此标准的基础上根据职场形状进行适当调整。
公司会议室、培训室、洽谈室可根据使用需要进行适当调配，并非完全为某一部门单独专用。
第十九条职场装修费用标准
职场装修费用按照总体控制，个别项目不超标原则进行，装修费用应为包干费用，含材料、人工、税金、物业装修保证金、相关行政审批等费用。
（一）职场装修标准表
城市分类
特类地区
一类地区
二类地区
三类地区
四类地区
分公司装修（元/㎡）
680
600
550
分公司消防（元/㎡）
120-150
110-140
100-130
分公司弱电点位（元/个）
500
450
400
城市分类
特类地区
一类地区
二类地区
三类地区
四类地区
中心支公司装修（元/㎡）
600
550
550
450
中心支公司消防（元/㎡）
110-140
100-130
100-130
100-130
中心支公司弱电点位（元/个）
450
400
400
（二）四级机构拟租职场若无需吊顶及铺设地板，则后期装修费用标准控制在300元/平米以内；如确实只能租赁毛坯房，则装修标准控制在350元/平米左右。
对于在地市级城市市区内的三、四级机构（郊区机构除外）职场相关装修费用标准按照对应城市类别执行。
第二十条职场装修标准
（一）整体装修标准
1.提供的工程主要材料应符合《民用建筑工程室内环境污染控制规范》GB50325-2010（2013年版）。
2.整体施工质量应符合《建筑装饰装修工程质量验收规范》（GB50210-2001）和《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300—2013）。
3.电气工程应符合《建筑电气工程施工质量验收规范》（GB50210—2011）。
4.给排水工程应符合《建筑给排水设计规范》（GB50015-2010）。
5.消防工程应符合《建筑内部装修防火施工及验收规范》（GB50354），消防设施配置应符合《建筑灭火器配置验收及检查规范》（GB50444）。
6.通风与空调工程应符合《通风与空调工程施工规范》（GB50738-2011）。
7.弱电工程应符合《建筑弱电工程施工及验收规范》（DB11/883-2012）。
8.机房应符合国家关于机房建设的《计算机场地技术条件》（GB2887-89）、《计算机场地安全要求》（GB9361-88）、《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）等有关标准。
（二）单证及档案库房标准
1.档案库房必须坚固，至少应是正规的建筑物，库房门窗应有较好的密闭性，档案库房须安装铁门、铁窗。
2.档案库房建设须符合抗震、防盗、防火、防高温、防水、防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本要求，贯彻“以防为主，防治结合”的原则。
3.档案库房应该远离易燃易爆与散发污染腐蚀气体的场所。
4.应为档案库房温湿度控制设备预留空间及提供电源等配置。
5.档案库房要防止阳光直射，玻璃窗户应有窗帘或窗板等遮阳措施。
（三）弱电工程标准
1.分支机构公司网络专线为两条线路，一条与总公司互联的广域网业务专线、一条用于分支机构的互联网专线
2.弱电点位数量
应根据具体人力编制配置，每个岗位均应配置相应的弱电点位，同时各房间或功能区也应在前后或左右至少配置两个以上点位。
分公司初期按照60人的点位计算，网络（电话）点需求总数约200个。
中心支公司初期按照30人的点位计算，网络（电话）点需求总数约100个。
四级机构初期按照10人的点位计算，网络（电话）点需求总数约50个。
3.弱电工程应与装饰工程同步进行，进度安排应避免装饰工程结束以后，造成穿线敷设的困难。
4.弱电施工应按照隐蔽施工要求进行。
在装修弱电实施过程中桌面员工工位信息点（网络、电话点）需使用模块接入，并按模块B类标准压接，网线水晶头按B类标准压接,线缆两端、面板等均需做标签标识，方便查找目标线缆，所有线缆不能裸露在外，信息机房电源要求独立开关
（五）机房相关建设标准
机房相关建设标准见[附件4]和[附件7]。
第二十一条装修供应商选择级合同签署
应广泛搜集职场装修供应商的信息，对其施工资信情况进行审查。
（一）应向相关协会、专业网站搜集供应商信息，以确保供应商资质合格、质量有保证、企业声誉好、价格合理、业务规模与企业水平和拟进行装修的职场项目规模相适应。
（二）供应商应提供企业简介、营业执照、生产或施工许可证、技术等级证明、获奖证明、经典项目介绍和服务承若、相关技术人员资质证明，应对相关材料的真实性进行验证并留存复印件。
（二）分支机构建设应严格按照公司采购相关管理规定执行，严禁超权限、超范围采购，如装修项目达到招标标准的应进行招标采购，采购流程做到公开、公正、公平。
（三）装修合同签署。
应按照采购流程及时签订职场装修合同，装修合同应提交上级公司财务、办公室、内控合规部审核，合同应约定装修范围、工程进度及期限、装修材料及规格、工程施工安全、装修竣工验收方式、装修质量保证及后续维护、装修工程款项及结算方式等，同时应将相关资质材料、设计图纸、装修材料及规格等作为合同附件。
对于消防工程和空调工程如非同一家供应商应在合同中约定配合其他供应商的条件。
消防工程合同中应明确要求配置消防设施（如灭火器、消防出入口标志等相关设施）
第二十二条装修设计
（一）分支机构职场装修设计以总公司的制定的相关标准为参考，结合职场的实际情况，进行职场平面图、施工图及效果图的设计，待工程完工后，作为竣工资料报备总公司。
（二）施工中标方应严格按图施工，确保项目竣工实际效果与设计图一致。
施工过程中如需修改原设计图，须经双方书面协商一致后方可施工。
第二十三条工程施工
（一）施工过程中，由于事先无法预料原因导致工程出现疏漏或变更，须将增项及变更事项及时报上级公司核准。
（二）应严格按照装修施工预估工期进行，在保质保量的情况下加快进程。
分公司职场应在日内完工、中心支公司应日内完工，四级机构应日内完工。
对非不可抗力及非我方原因造成工期延期，应按合同规定对施工单位予以处罚；因我方工作人员失误并造成经济损失，须追究相关机构负责人及经办人的管理责任。
第二十四条工程监督
施工期间分支机构应确定专人负责现场监督、协调与管理，确保按时保质完成装修工程。
工程监理内容包括质量控制、进度控制、成本控制、合同管理、信息管理、安全管理等。
第二十五条工程验收
（一）工程竣工后，施工单位出具装修竣工图（应包含效果图、电气线路图、给排水及通风管道布局图、弱电线路图、消防设施及管道布局图等）、装修材料清单（应含品牌、数量、规格）及相关质量保证资料、决算报告，并提交竣工验收邀请函，由我公司上级公司派人进行竣工验收，设计单位、使用单位、施工单位应对验收结果签字确认，具体验收项目材料见[附件5]。
（二）竣工验收合格后，在合同规定质保期内，施工单位应对职场进行定期检查和免费维修服务。
为保证装修风格一致，原则上，同一职场日后扩租装修或再次装修工程，在同等条件下原先装修施工单位投标有优先入选权。
（三）对装修工程存在质量问题较多或未按照合同标准约定的，且维修服务不及时的施工单位，应按合同条款对其实施相应处罚。
第五章资产配置
第二十六条总公司办公室负责制定和调整分支机构资产配置标准，确定各级机构资产采购权限。
分支机构在总公司指导下，按照总公司要求配置相应资产。
第二十七条各级机构应严格按照总公司规定的标准配置资产，不得擅自采购和超标配置，如业务特殊需要或人员增加等因素需要配置新的资产，应按照公司相关资产采购管理流程执行。
第二十八条各级机构资产配置标准
各级机构资产配置主要包括办公家具、IT设备、空调设备等等事项，具体标准见[附件6].
机房及信息系统相关设备配置见[附件7]。
空调安装应与职场装修施工一并考虑，做好电路、铜管、排水等安排；没有中央空调的物业按照功能区域面积配置分体式空调配置，分体式空调配置标准如下：
区域面积（㎡）
空调标准
备注
区域面积≤15
1p
15＜区域面积≤25
1.5p
25＜区域面积≤36
2p
35＜区域面积≤45
2.5p
45＜区域面积≤55
3p
55＜区域面积≤65
4p
65＜≤75
5p
75㎡＜区域面积
可根据需要配置多台空调
第二十七条资产配置供应商选择
各级机构应按照公司采购管理制度和财务相关制度执行，在各自权限内集中选择质量有保证、各类资产价格优惠、服务效率高的供应商。
第二十八条资产管理要求
（一）各级机构应按照公司相关资产管理制度要求建立资产采购、入库、划拨、领用、报废、处置等相关台账，并定期进行盘点，确保账实一致。
（二）各级机构要加强资产的维护和保管，利用好各类资产，防止出现浪费、闲置、损毁、遗失。
第六章附则
第二十九条本管理规定由XX保险股份有限公司总公司办公室负责解释和修订。
第三十条XX号文件自本规定印发之日起废止。
第三十一条本管理规定自印发之日起执行。
[附件]：
1.全国地级城市分类表
2.职场选址申报材料
3.各级机构职场功能面积
4.机房相关配置及建设标准
5.职场装饰工程竣工验收质量评估表
6.各级机构资产配置标准
7.机房及信息系统相关设备配置
-51-
[附件1]
全国地级以上城市分类表
名称
特类
一类
二类
三类
四类
小计
北京
北京
1
上海
上海
1
天津
天津
1
重庆
重庆
1
黑龙江
哈尔滨
齐齐哈尔大庆佳木斯
牡丹江
鸡西鹤岗双鸭山伊春七台河黑河绥化
12
吉林
长春
吉林四平
辽远通化白山白城松原延边
9
辽宁
沈阳大连（计划单列）
鞍山抚顺本溪锦州
丹东营口阜新辽阳盘锦铁岭朝阳葫芦岛
14
内蒙古
呼和浩特包头
乌海赤峰通辽鄂尔多斯呼伦贝尔巴彦淖尔乌兰察布兴安盟锡林格勒阿拉善盟
12
河北
石家庄
唐山邯郸保定廊坊
秦皇岛
邢台张家口承德沧州衡水
11
宁夏
银川
吴忠固原中卫石嘴山
甘肃
兰州
酒泉
金昌白银天水武威张掖平凉庆阳定西
陇南临夏甘南嘉峪关
14
陕西
西安
铜川宝鸡咸阳汉中
渭南安康延安榆林商洛
10
山西
太原
大同阳泉运城长治临汾
晋城朔州忻州晋中吕梁
11
山东
济南青岛（计划单列）
烟台
东营潍坊泰安威海滨州
淄博枣庄济宁日照莱芜德州临沂聊城
菏泽
17
新疆
乌鲁木齐
哈密昌吉巴音喀什和田伊犁塔城吐鲁番阿克苏博尔嗒克拉玛依克孜勒苏柯尔克孜（阿图什）
13
青海
西宁
海东海北海南果洛玉树海西
6
名称
特类
一类
二类
三类
四类
西藏
拉萨
日喀则昌都山南那曲阿里林芝
7
四川
成都
绵阳
德阳南充内江宜宾达州
自贡泸州广元遂宁乐山眉山广安雅安
巴中资阳阿坝甘孜凉山攀枝花
21
贵州
贵阳
遵义
安顺毕节铜仁六盘水黔西南（兴义）
黔东南（凯里）黔南（都匀）
9
云南
昆明
曲靖玉溪保山大理丽江
昭通普洱临沧楚雄红河文山怒江迪庆
西双版纳（景洪）德宏（瑞丽）
16
河南
郑州
开封洛阳平顶山
安阳鹤壁新乡焦作濮阳许昌漯河南阳
商丘周口信阳三门峡驻马店
17
湖北
武汉
十堰宜昌襄阳
黄石鄂州荆门荆州随州孝感黄冈咸宁
恩施
13
江西
南昌
赣州鹰潭景德镇
萍乡九江新余吉安宜春抚州上饶
11
湖南
长沙
株洲衡阳常德湘潭
岳阳张家界益阳郴州永州娄底怀化邵阳湘西
14
广东
广州深圳
珠海东莞佛山
韶关汕头江门茂名中山潮州
肇庆惠州梅州汕尾河源阳江清远揭阳
云浮湛江
21
广西
南宁
柳州北海桂林
梧州钦州贵港玉林河池百色崇左来宾
贺州防城
14
福建
福州厦门（计划单列）
泉州
莆田漳州
三明南平龙岩宁德
9
浙江
杭州宁波（计划单列）
温州台州金华嘉兴
绍兴
湖州丽水
衢州舟山龙泉
12
江苏
南京苏州无锡
徐州常州扬州南通
连云港镇江
淮安盐城泰州宿迁
13
安徽
合肥
芜湖安庆蚌埠马鞍山
淮南淮北铜陵黄山滁州阜阳宿州亳州
六安池州宣城
16
海南
海口三亚
三沙
文昌琼海儋州五指山
7
合计
4
17
33
74
205
333
[附件2]
职场选址申报材料
1.职场选址现场勘察记录申报表
需求机构名称
职场名称
拟租使用层级
（分公司，中心支公司、支公司）
地理位置情况
所在城市
所在区
所在街道
街/路与街/路
是否临街
属何种城市功能区
a.主商务区b.次商务区c.主商业区d.次商业区e.政务区f.居住区
所在大厦情况
大厦名称
建筑层数
共层
竣工时间
年
大厦外观
a.石材b.玻璃幕墙c.瓷砖d.涂料e.清水墙
大厦
升级会员 