XX公司项目对外文件管理细则（专业完整模板）.docx

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加急

XX司办〔20XX〕XXX号签发人：

XXX

XX公司项目对外文件管理细则

一、总则

为加强公司项目对外文件的管理，确保文件的安全、准确、完整，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本细则。

二、适用范围

本细则适用于公司各类项目在实施过程中与外部单位、部门之间往来的各类文件，包括但不限于合同、协议、报告、函件、图纸、技术资料等。

三、管理原则

1.归口管理：

公司项目对外文件由项目管理部门归口管理，其他相关部门配合。

2.分级负责：

按照文件的重要性和敏感性，实行分级负责制，确保文件安全。

3.按需提供：

根据工作需要，合理提供文件，防止文件泄露和滥用。

4.及时归档：

对项目对外文件进行及时整理、归档，确保文件的完整性和可追溯性。

四、文件收发管理

1.文件接收：

项目管理部门负责接收外部单位、部门发送的文件，对文件进行登记、审核后，分发给相关部门。

2.文件发送：

各部门根据工作需要，将需发送外部单位、部门的文件报项目管理部门审核，经批准后发送。

3.文件流转：

项目管理部门负责对文件流转过程进行跟踪、督促，确保文件及时处理。

五、文件保管与查阅

1.文件保管：

项目管理部门负责对项目对外文件进行集中保管，建立文件档案，确保文件安全。

2.文件查阅：

各部门因工作需要查阅项目对外文件的，应向项目管理部门提出申请，经批准后查阅。

3.文件借阅：

外部单位、部门因工作需要借阅项目对外文件的，应办理借阅手续，限期归还。

六、文件销毁管理

1.对于涉及国家秘密和公司商业秘密的文件，应按照国家和公司有关规定进行销毁。

2.对于一般性文件，项目管理部门可根据工作需要定期进行销毁。

3.文件销毁应办理销毁手续，登记销毁文件的名称、数量、时间等内容。

七、附则

1.本细则由公司项目管理部门负责解释。

2.本细则自发布之日起施行。

抄送：

公司领导，存档。

XXXXXXXX有限公司办公室20XX年XX月XX日印发

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