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财务审批制度

总论

为加强公司财务管理工作，有效控制成本支出，奉行开源节流的财务原则，根据有关规定，结合本公司实际情况，特制订本制度,适用于****有限公司全体员工。

审批总体流程及原则：

一级审核：

各部门主管对本部门费用报销项目及内容的真实性、合理性负责。

二级审核：

财务部收单，对费用报销的真实性、准确性、合理性、合法性审核。

主要审核报销的票据是否合法，不合法的票据，财务部门有权退回，不予报销。

发票填制的内容是否与业务性质相符合。

票据的大小写金额填写是否相符以及金额是否正确。

三级审核：

财务对公司的各项费用开支的合理性、必要性进行审核、检查和监督。

最高审批:

总经理、执行董事。

所有支出没有总经理或执行董事签核，财务不得付款。

第一章借款审批

第一条私人借款

因职员私人原因需借款的，应填写“借款审批单”，附详细的还款计划，并经公司总经理特批后，方可向财务部办理借款。

第二条因公借款

因公借款主要分为备用金借款和特定用途借款。

1.备用金借款

因工作性质原因（如采购、销售等）资金使用频繁的人员，需借用备用金的，参照下表规定的限额填写借款单，并在借款单上将用途注明为备用金。

如借款人岗位发生变动，应及时归还备用金。

原借款人未归还备用金前，同岗位人员不得再借用备用金。

2.特定用途借款

指因出差或业务需要等指定的用途而发生的借款。

在办理此类借款时，必须在借款单上注明详细用途、出差地点、天数、还款日期。

3.单据的签批，必须按流程走。

超越流程或不按流程审批的单据，均予以退回。

特殊紧急情形下，不得不先行办理的经济事项，必须由总经理或执行高董事授权后执行。

但一定要在最短的时限内，补齐所规定的批准手续。

4.以上借款，均应于借款单所注明还款日期前进行报销。

如特殊情况不能及时还款的，应书面报总经理审批，并在财务部备案。

逾期未报销或还款且未书面备案者，所借款项将从最近一期的工资中扣除。

5.公司严格执行“前款不清，后款不借”的审批原则。

6.借款单上，必须填写日期、借款人所属部门、姓名、借款事由、借款大、小写金额、预计还款报销日期。

7.借款人填写上述内容后，必须交总经理在审批意见栏确认签字，经财务部审核后，上报总经理、执行董事审批，经签名同意后，将借款单交出纳员。

出纳员根据审批后的借款金额，将现金支付给借款人。

借款人在签收栏签署收款日期和签名，出纳员在借款单上盖具“现金付讫”章。

如不能到现场领款的，可在单据上正确填写银行账户账号，并在领款人处签字，由出纳员办理转款。

以银行转款记录为准。

8.出纳员在借款单上签字后留存。

原则上借款人在借款当月进行费用报销还款，在费用报销时多退少补。

如果特殊情况下，借款人跨月报销的，出纳员将借款单交会计员入账（挂借款人个人往来账）。

待借款人报销时，作冲销个人往来账处理（不退还借款单），财务部开具收据给借款人（填写收到费用报销单单据张数/金额）。

第二章付款审批

第三条公司所有的付款必须按月编制资金计划。

用款部门应于每月底编制“资金需求计划表”（后附：

《****资金需求计划表》），由总经理审批，并与每月初（5日之前）交财务部审核后，报公司总经理、执行董事批准。

第四条对现款现货供应商付款，由经办部门凭发票及已签字的送货单提出申请，经总经理审批，报执行董事批准审批签字后，方可办理付款。

第五条外购申请付款，发票未到的，由财务部在“付款申请书”上备注说明，确认收到发票后，通知出纳办理付款。

第六条财务部当月不再办理计划外付款。

确因特殊原因需紧急付款的，由经办部门申请（填写“领用支票审批单”），交财务部审核，并送公司总经理、执行董事批准审批后方可办理。

第七条应支付给供应商的采购货款、仪器设备款、印刷喷绘款、宣传广告费、活动费等，付款申请书上必须填写收款单位全称、收款账号及开户行名称、大写付款金额，并在付款原因内填写付款情况说明，总经理审核签名。

付款金额必须与供应商提供的发票金额相符。

第八条付款申请书上，必须填写附件张数、制单人姓名，并经财务部审核，交公司总经理、执行董事批准审批同意后，方可支付。

附件必须用胶水黏贴在付款申请书的后面。

第九条财务付款需审核单据附件

1.基建、装修工程：

项目审批表、合同、发票、工程竣工验收单、工程预（决）算书和报价单（原则上应附三家以上的报价，金额高于30万元的附五家以上，一家报价必须注明原因）。

2.设备、电脑、办公管理用固定资产采购：

采购申请表或固定资产申购表、设备购置合同。

明细超过10条，另附清单。

付款超过50%，必须开齐全款发票，并附入库单或固定资产验收单。

3.办公低值资产、专用备品备件、工具器具采购：

采购申请单、报价单、合同、发票、入库单或验收单（选定合格供应商的备品备件、工具器具采购付款同材料）。

4.模具：

预付款附申请单、合同，付款超过50%，必须开齐全款发票、验收单；置于供应商处的模具需填写《模具借用书》。

5.广告费用：

合同、发票、播出（或推广）证明。

6.其他按规定不需合同的采购：

采购申请单、发票、入库单。

7.租金：

租赁合同、租金通知单、发票。

8.培训费：

培训内容相关资料、外训培训审批单、发票

9.招待费：

销售、经营业务的合理需要而支付的应酬费用。

10.以上所有费用必须经总经理或者执行董事审批方可执行。

第三章费用报销审批

第十条费用支出采取年度制定预算、月度执行预算、年中进度平衡控制考核的管理原则

各部门根据审批后的预算严格控制本部门的费用开支，对超预算费用或预算项目外支出，应事前报总经理审批。

否则，财务部不予受理付款、报销手续。

（一）业务费

1.严格控制礼品、礼金支出，经理级以上方可支付礼品、礼金。

其他人员支付礼品、礼金，应提交专项报告报总经理审批，否则发生的业务费用自理。

2.餐费必须在报销单上注明招待日期、招待对方单位、级别、招待人数，同次的餐票号码有连续性。

3.对于客户来公司发生的住宿费及长途差旅费（机票、火车票、船票）原则上不予报销，特殊情况需经公司总经理批准。

（二）差旅费

1.差旅费报销由出差员工填写“差旅费报销单”，出差中发生的各类发票、单据，按业务费、差旅费（长途交通、住宿费）、出租车费、电话费、杂费进行分类并填报合计数。

当次出差所发生的费用必须一次报销结清，不得分次报销。

2.员工因出差需临时借款时应结清前次借款，否则，不得申请办理新借款。

3.出差到国内地区，选择飞机出行时，不得乘坐商务仓。

住宿费、交通费、餐费在定额内凭票实报实销，交通费需列明行程，餐费需注明人数。

如出差过程中发生了宴请客户的餐费，按招待费开支标准执行。

4.所有人员出差到本市关内，按所发生的费用凭票实报实销。

报销时注明详细行程、事由。

原则上不允许报销的士费，特殊情况需注明原因并经总经理审批批准。

5.司机开车出差到广东省范围内长途每天生活补贴50元（佛山市范围内无补助），如当日不能返回，所发生的住宿费实报实销，但每晚不超过150元。

6.公司组团参加展览会、交流会、研讨会等大型活动的，依据会议通知、邀请函等，由部门人员拟定详细的出差计划，同时列表报集体差旅可能费用明细呈报公司总经理、执行董事批准，由集体差旅负责人统一调配，控制费用，超支自负。

7.凡出差范围超出公司所在地城市，不论是否当天回来均应填报《****出差申请审批单》，描述出差城市、行程、事项、需要完成的任务和达成的目标。

员工出差由总经理审批，总经理出差，由执行董事审批。

没有已审批同意的《出差申请审批单》，不予报销。

出差人员应于回到公司后当天办理费用报销的单据填报。

附：

****出差申请审批表

申请日期：

年月日

申请人

部门

交通工具

出差事由（需要完成的任务和达成的目标）

出差地

出差时间

是否需要借款

□是□否

预借金额

￥

部门负责人

审核

行政部审核

总经理

审批

董事长审批

备注：

1、人员出差计划，请提前三天，将此审批单提交行政部，经批准后方可出差。

否则不予报销差旅费。

2、出差时间如与申请时间有异，应及时与行政部说明情况，另记考勤。

3、普通员工申请由总经理审核签字确认，执行董事审批确认。

8.相关标准

国内出差差旅费标准一览表单位：

元/人

出差人级别

出差地点

住宿费

（凭票报销）

交通费

（凭票报销）

餐费

（凭票报销）

固定补助

员工/技术人员

市外周边--广东省内

100

其它地区

150

销售人员

一类地区

240

二类地区

220

三类地区

180

市外周边--广东省内

150

经理

一类地区

280

二类地区

250

三类地区

180

市外周边--广东省内

150

公司总经理以上

所有地区

400

100

备注：

①.一类地区：

北京、上海；

②.二类地区：

各省会城市、直辖市及沿海开放城市；

③.三类地区：

广东省外除一、二类城市以外所有城市或地区；

④.市外周边/广东省：

广东省内除广州以外所有地区

⑤.出差地点指由公司起至目的地止，市内交通含公司到机场或火车/汽车站，客户处至当地机场或火车/汽车站。

第十一条费用报销原则：

根据现行会计法规“权责发生制”及“收入费用配比”原则，制定费用报销原则：

“当月费用，当月报销”。

第十二条条费用报销单填写标准：

1.费用项目有：

费用名称

说明

长途交通费用

购买的汽车票、火车（轮船）票、飞机等

住宿费用

出差地酒店和旅馆开具的正规税务住宿发票

出差补助

出差天数×补助标准

办公费

购买办公用品费用。

汽车费用

汽车加油费、停车费、过路费、维修保养费用

邮递费

邮递物品或文件的费用，须正规快递发票

通讯费

公司固定电话、宽带及手机费用，须注明所属月份

租赁费

注明费用所属月份。

水电费

注明费用所属月份。

物业费

注明费用所属月份。

交通费

在深圳市内乘坐地铁、出租车、公交的费用。

修理费

办公设备的修理安装费用。

业务招待费

所有招待用途的支出。

2.报销部门：

填写费用开支归属部门。

3.日期：

报销单填写日期。

4.单据及附件：

指费用发票（或收据）、费用明细清单、与费用相关的申请单、审批表、说明等。

5.“用途”此处填写支出的用途，按不同项目分列填写。

“金额”填写实际发生金额，大小写金额必须相符。

6.单据的填写，必须使用签字笔，严禁使用铅笔、红笔、圆珠笔。

字迹工整，不得涂改。

7.备注栏：

费用开支情况说明、总经理审核签名。

8.复核：

有财务部会计审核。

审核主要项目包括但不限于：

报销内容是否与原始单据一致；原始单据是否有涂改，金额计算是否准确；报销单据是否有经办人，总经理是否确认签字；审核相关的合同、协议等。

9.如先前有预借款，必须填写原借款金额及应退（补）余额。

10.“金额大写”填写合计的大写金额。

如：

合计金额元，在此行填写为：

拾?

万?

仟肆佰伍拾零元肆角零分

人民币大写字样：

壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾。

11.在费用报销单右下角的“报销人”处签字。

12.差旅费报销单中，按机票费、车船费、市内交通费、住宿费、出差补助分别填写。

13.差旅费须单独粘贴报销，不得将非差旅费用票据混合粘贴在差旅费用报销单上办理报销手续。

14.领导审批：

总经理、执行董事批注意见及签名。

15.出纳员根据复核签批的金额支付款项，领款人签字确认收款。

出纳员在费用报销单上盖具“现金付讫”章。

如经办人（领款人）不能到现场领款的，可在单据上正确填写银行账号，并在领款人处签字，由出纳办理转款，以银行转款记录为准。

16.费用报销原则：

当月发生的费用，必须在当月报销。

对于月末发生的费用，报销单应于次月5日前提交给财务部，且在费用报销单上日期应填写发生费用当月的最后一天。

17.金额较大或相对固定的费用，如房租、物业管理费、律师费等，首次请款时，须提供相关的合同或者协议。

有效的经济类合同、协议等，均应报备财务部。

而且正本应该装订成册归档。

第十三条报销票据的整理分类及粘贴

1.检查用于报销的票据是否合法，不合格的票据财务部门有权退回，不予报销：

发票填制的内容是否与发票种类相符合。

发票加盖的印章是否与票据的种类相符合。

报销发票加盖的印章一般是发票专用章。

票据的属地、职能是否与票据上加盖的印章相符合。

票据客户名称填写是否与报账单位名称相一致。

正常业务开具发票的抬头是：

佛山市****智能科技有限公司。

票据的大小写金额填写是否相符以及金额是否正确。

报销票据是否属白条、收据。

不准以白条、收据代替发票使用。

2.将票据分类，如车票、餐饮票、出租车票，加油票，停车票，过路费票等；再将同类的票按面值相同的进行分类。

3.粘贴的票据，应修剪再粘贴，剪去多余的毛边，将票据修剪整齐，但不得因此影响发票内容的完整性。

4.将归好类的票据，粘贴在《报销单据粘贴单》上。

5.票据比较多时，票据粘贴方向，从右到左依次粘贴。

6.把票据的左边涂上胶水，贴在粘贴单上，不用涂满整张票据。

7.粘贴要求：

同一粘贴单上的票据尽量保持大小一致，每张粘贴的票据不得过多，粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下、左右起止的顺序均匀粘贴，确保粘贴后依然平整。

8.粘贴在一张粘贴单上的票据大小不一时，应按先小后大的原则粘贴。

9.已经粘贴好的单子，须填写单据张数及合计金额。

报销差旅费的还须填写车费票、火车费票、飞机票、旅住宿费等金额。

10.票据的粘贴标准：

⑴.如果票据的长度和宽度均小于粘贴单，则粘贴时，以粘贴单右下部为基准线。

⑵.如果票据长度大于粘贴单长度，则粘贴时，以粘贴单左边装订线为准进行粘贴，右边多出部分必须折叠和粘贴单齐整。

⑶.如果票据宽度大于粘贴单宽度，则粘贴时，以粘贴单上边为准进行粘贴，下面多余部分折叠齐整。

⑷.如果票据的长度和宽度均大于粘贴单，则粘贴时，以粘贴单左上部为基准对齐

11.票据粘贴的注意事项：

⑴.不要把票据颠倒放置粘贴。

⑵.不要用订书机订票据。

⑶.不要将票据金额粘住。

⑷.分好类的票据，按开票时间的先后顺序粘贴。

⑸.如果票据比较多，可以粘贴在多张粘贴单上。

⑹.所有票据都要粘贴在粘贴单上，不得把票据粘贴在票据上。

总之，票据粘贴应当整齐美观，便于装订归档。

第十四条付款规定：

1.付款（包括对外付款和对内付款）时间暂定为每周五。

其它时间不予办理（紧急事项除外）。

2.由****公司对公账户付款时，单据上，须正确填写经办人（收款人）的开户行、账号、金额（大、小写金额须准确、完整），以便于出纳付款。

付款时，须提供发票，凭票付款。

确有困难不能在付款时提供发票的，须在付款后三日内提交发票。

付款后不能提供发票的，由相关经办人承担有关税费。

3.付款发票的时效性规定：

当年取得的发票，只能在当年报销，不得跨年使用（根据《税法》）。

因此要在12月底之前对所办理业务进行梳理，保证当年的费用能全部入账。

因办理公司事务取得的原始发票，原则上须事后一周内办理报账手续；特殊情况下，须在次月底前办理完毕。

禁止无正常理由的隔月报销的情形出现。

第十五条费用报销及付款责任：

1.如相关人员未按以上制度和流程执行，按“未尽岗位职责”给予相应的处理。

2.如相关人员工作失误，导致多付款的情况，相关人员应承担相应的费用赔偿责任。

3、如发现费用报销单/付款申请单有弄虚作假、涂改填补等违规和违法行为，责任人除承担相应的费用或款项赔偿责任外，还必须受到公司的通报批评和严肃处理及处罚。

附则

第十六条：

本制度由财务部负责制定、修改及解释。

第十七条：

本制度自下发之日起施行。

制订：

审核：

批准：

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