出差费用管理制度华为.docx
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出差费用管理制度华为
公司出差费用管理制度
1国内差旅费
1.1国内差旅费是指公司员工国内外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：
在途交通费、住宿费、市内交通费、出差补助、其他公务杂费（如行李费、邮电费、购退票手续费、文件复印及打印费）等。
出差人员在外的个人开支、购物以及游览等非工作需要而开支的一切费用，均由本人自理，不得报销。
1.2各部门应建立并严格执行出差审批制度。
出差要有计划，并须得到出差人员上级主管的批准。
副总裁以上的人员出差应得到主管领导的批准。
1.3集体出差团组（三人以上）应由部门领导指定专人负责出差期间费用的领用、报销事宜。
1.4出差人员返回后，应将出差期间所发生的费用单据按时间顺序分类粘贴，分类计算报销金额，填制《国内差旅费报销单》并及时报销。
出差期间所发生的相关费用单据均需附在《国内差旅费报销单》后，非本次出差所发生的费用单据不得附上。
1.5员工出差应本着节约的原则，在不影响工作的前提下，尽可能选择一些较优惠的航班，购买打折机票，并在报销时如实申报。
1.6出差期间所发生的交际应酬费应填写《费用明细说明清单》，经直接部门主管单独审核确认，并作为部门文档处理，不与差旅费一同报销。
对于金额较大的会务费、广告宣传费等差旅费附带费用应单独填制《费用报销单》进行报销。
1.7出租车费用的规定如下：
1.7.1在深圳市内公干或市外出差的员工可以使用出租车或其它公交车辆，费用应如实填报，经科以上（含科级）直接主管审批签字后报销。
定额出租发票应注明实际发生金额。
1.7.2各办事处、研究所的员工市内或近郊公干也可使用出租车；远郊距离在200公里以内的，由科以上（含科级）直接主管批准报销；距离在200公里以外的，需请示直接主管，由副所长或副主任批准后报销。
原则上所有人员进出机场、码头、车站应使用出租车，不要专车接送。
1.8公司驻外机构工作的员工在回公司期间，根据实际情况处理：
陪同客户期间，视同外地出差对待；述职、开会、培训与工作协调等已由公司统一安排食宿的，不得再申报该期间的出差补助、住宿费。
1.9员工外出参加会议、访问等工作期间，已享受公司或接待方提供伙食、住宿的，不得再报销该期间的出差补助、住宿费。
1.10出差员工出差期间，应在住宿费开支标准以内住宿，超过住宿费标准的费用将不予报销。
1.10.1员工出差原则上应入住与公司签约的协议宾馆。
员工在出差前，应向出差地办事处秘书或通过公司网上查询当地协议宾馆信息，并根据工作需要就近住宿。
特殊情况下不能入住协议宾馆的，可以自行安排住宿，但费用不得超过住宿费开支标准。
但员工因工作需要可以自由决定选用合适的宾馆，以及服务标准，只要有利于公司的核心竞争力的提升。
原则上主管应批准报销，有不同意见可以给以员工辅导，下次活动中吸取。
1.10.2出差员工住宾馆期间，个人的洗衣费用、餐饮费用、娱乐以及私人电话等费用应由私人承担，公司不予报销。
住宿发票上应注明住宿的起止日期、住宿单价，入住三星级以上（含三星级）宾馆的，报销时需要提供详细费用清单。
1.10.3在县以下地方住宿的用服工程人员，中研中试开局、维护、巡检人员，司机及驻厂检验人员，在县以下（含县）地方出差住宿的，住宿费实行包干，低于一定住宿费包干标准的，可按规定享受一定的住宿费补助。
1.10.4公司不提倡员工出差期间享受供应商免费提供的食宿；员工若享受，在此期间不得再申报该期间的住宿费补助。
1.11误餐补助是对相关岗位员工市内出差，因工作需要无法在正常就餐时间就餐的一种补助。
但员工陪同客户就餐时，不得同时申报误餐补助。
1.12出差补助是对员工因工作需要离开办公所在地赴外地出差的一种补助。
员工在享受出差补助期间，不得同时享受误餐补助。
1.12.1对于所有公司派驻外地办事处、片区工作的流动人员（如市场A类人员、市场财经人员、片区财务人员等），应以经常、相对稳定工作的办事处为其办公地点，出差以离开该办事处所在地为准，只有离开办事处当地出差才享受出差补助，在办事处期间不享受出差补助。
1.12.2以公司为行政关系所在地的研发人员往返于外地研究所，或以外地研究所为行政关系所在地的研发人员往返与公司和其他研究所工作期间，视同公司内部出差，按出差日历天数享受规定的出差补助。
1.13因工作需要在公司和驻外机构之间内部调动的人员，其搬家行李若采用航空方式托运，行李重量实行限额，超过限额部分的托运费将不予报销；若采用火车、汽车等方式托运，行李费凭发票据实报销。
1.14凡公司已为其购买了人身意外伤害险的员工在外出公干时，不得再报销航空人身意外伤害保险等保险费；公司未为其购买人身意外伤害险的员工在出差时，仍可报销航空人身意外伤害保险等保险费。
1.15春节放假期间员工出差路费的报销规定如下：
1.15.1员工在春节放假前离开公司到目的地出差，又直接从出差地回家，春节后从家返回公司上班。
在此期间，出差路费的报销规定为：
报销公司到出差地路费；
报销从出差地直接回家部分路费：
①该段路费若低于从公司到出差地路费，实报实销；
②该段路费若超出从公司到出差地路费，超出部分不予报销。
w员工从家返回公司上班路费不得报销。
1.15.2员工春节放假回家后，未回公司，直接派往目的地出差。
在此期间，出差路费报销规定为：
w报销从家到出差所在地部分路费：
①该段路费若低于从出差地到公司路费，实报实销；
②该段路费若超出从出差地到公司路费，超出部分不予报销。
报销出差后返回公司路费；
从公司回家路费不得报销。
1.15.3春节前员工从出差地直接回家，节后又直接从家到出差地的，该段回家的往返路费不得报销，只报销公司到出差地、出差地到公司之间路费。
1.15.4公司驻外机构（各办事处、片区、研究所）参照以上规定执行。
1.16出差人员外地出差发生的公杂费，如行李费、邮电费、购退票手续费、文件复印费、传真费等，凭发票据实报销。
1.17人员出差期间，个人垫支的资金采取员工申报、会计核准的办法，按规定的标准给予一定的补助。
对于福利性费用支出，如出差补助、医疗费，以及手机话费等公务支出，报销时不计算补助。
能以银行转帐方式支付但经办人以现金方式支付，以及核准的个人垫付金额未达到规定的标准的，报销时不计算补助。
1.18特殊情况超过开支标准的应由本人在另附的文字报告上，详细说明事情的原由，并经部门主管单独审批后，方可报销。
2国外差旅费（含港澳地区）
2.1经公司批准出国的团组或个人，应遵循“一切为公司着想”的原则，讲求实效，不得突破费用开支标准，各出国团组在国外期间不得擅自改变预定的任务、时间、地点，境外的一切费用支出要有根有据，手续清楚。
2.2出国人员应选择合理的路线，购买往返机票、更改路线、增加停留点或绕道旅行需经主管部门批准；并尽可能请旅行社帮助安排旅宿等事宜，以尽可能节约费用。
2.3出国团组或个人在出国前，应按规定的费用开支标准，编制经费使用计划，填制《出国人员借款申请单》《出国人员审批表》和《出国人员外币借款预算表》，经出访代表团负责人审核，一级部门负责人批准后，送财务部门处理。
港澳出差人员报销时，还需提供标明有出港和返港时间的往返港澳通行证复印件。
2.4代表团公用开支由代表团指定专人按审批标准领取。
代表团成员的出差补助（含公杂费）实行包干，由代表团指定专人领取。
代表团在外期间的就餐（因公务宴请除外）、非公务参观、交通、小费等费用，由个人支付，不能列入公费报销。
代表团的公款与包干款项不能由一人管理。
出国期间团组费用开支管理责任人应填制《出国人员费用开支日计表》。
2.5出国团组回国报销费用时，须票据编制有团组负责人审核签字的《出国人员费用报销记录表》、《出国人员费用开支日计表》报销；交通费凭票报销，住宿、商务费凭酒店明细发票栏目中注明的金额报销；住宿费中个人洗衣、就餐、室内饮料、收费电视、私人电话等费用不予报销；宴请费用应注明时间、地点、被宴请人等并经一级部门主管批准后方可报销；各种报销凭证须用中文注明日期、品名、数量、用途和金额，并由经办人和证明人签字；金额较大的还应由团组负责人签字，凡违反规定者不予报销。
2.6国外驻外机构欢迎公司员工及领导的宴请费用不得报销；陪同公司员工及领导旅游的费用由个人自费，公司不予报销。
2.7对于无票据开支的报销，必须逐项填列报销表格，并经相关责任人签名，负责人审批后，方能报销；境外无票据费用报销单应附无票据交通费、公用电话费、应酬费、礼品费等的详细清单。
2.8为便于报销管理，每个出国团、组均应指定一名“公用费用报销经办人”，负责办理差旅费的借支、境外费用支出的记录，返回后的报销等事宜。
经办人应在代表团回国后十日内，完成公款的报销，超过报销时间将自动从借款人个人工资中扣除。
2.9港澳出差人员住宿费的报销
公司持长证（即长期往来通行证）长期在港工作人员（包括海外工程、香港华为等），必须住香港公司宿舍，不予报销住宿费；对出差人员，在香港公司能够解决住宿的情况下，原则上住香港公司宿舍，不予报销住宿费；因公司商务活动需要，或在香港公司不能解决住宿的情况下，使用酒店和宾馆的，按相关住宿费标准执行。
2.10因公赴港人员工作交通费规定如下：
公司与香港之间、香港住宿地与机场之间的往返交通费，凭发票（船票和火车票）或实际登记情况（无票据时）实报实销；
常驻人员外出公干交通费，凭票或实际登记情况实报实销。
临时赴港出差人员不再报销市内交通费和其他公杂费用。
2.11对于开拓市场性质的出访活动，如随同国家领导人及各级政府行政管理部门、各社会团体等组团的出访活动、举办各种展示会、研讨会等可能发生的一些不可预见的交际应酬费用等费用，应提供有关证明材料，经一级部门负责人批准后，方可报销。
2.12陪同外宾时，根据工作需要经批准，可享受与外宾同等的住宿、交通等费用标准。
2.13伙食费和公杂费实行人头包干，以出差补助的形式按规定标准发放。
包干费用后，超支不补。
大型组团伙食费包括在住宿费中的，要自动从出差补助中扣除。
2.14驻外人员携带的配偶的补助及费用报销的规定如下：
驻外人员按规定携带的配偶的生活补贴，按公司出国人员规定的出差补助标准的50%发放。
驻外人员及配偶在工作所在国的医疗及保险，由公司代理购买。
其本人在公司的医疗保险基金不足部分，由公司支付。
驻外人员从国内派遣到国外工作地点的机票、每年回国述职的往返机票和任期届满的回程机票由公司负担。
有资格携带配偶的人员，如其配偶愿意前往陪同长驻，配偶的首次出国及归国机票由公司承担；如不愿陪同前往，在派遣人员在境外工作满一年后，配偶可前去探亲。
探亲每年一次，时间为三个月；配偶的往返国际机票由公司承担，在国外期间，驻外生活补贴与携带配偶相同。
探亲时间超过三个月的，前三个月享受驻外生活补助，三个月以后将不再享受驻外生活补贴。
3国内展览费
3.1参展人员是指直接从事展览会务工作的人员，包括公司任命文件上的人员，以及展览需要临时抽调的人员，但不包括观展和客户陪同人员。
实际名单应以展览部考勤确定，并在展后由展览部向财务员提供。
3.2由于展览工作量大，公司对参展人员实行优惠的补助方法，在布展期及开展期内给予较高的展览补助。
展后由展览部协助财务员根据往返机票日期确定补助天数，并连同服装补助（扣款）、纪律扣款等一并制表，打入个人工资帐户。
3.3公司总部参展人员的财务工作由参展团财务员负责；各办事处参展人员的补助及费用，返回各办事处财务自行报销。
对办事处参展人员，及其他因各种原因回各部门自行报销的人员，自行报销时只按正常出差标准补助；布展期及开展期内高于正常出差补助的差额，由参展团财务员根据展览部确认的起止日期，统一将差额补助打入个人工资帐上。
3.4对于截止展前一周仍未通知展览执行秘书组或会务组，自行临时参展的人员，入住时需经会务组确认为参展人员才给予统一住宿安排，其余一切花费均按正常出差回其所在部门办理报销。
3.5由各部门自行安排的观展人员，自行联系其他酒店入住，一切费用及事务自理，参展团一概不予受理。
3.6对于展览所在地办事处、用服及其他办事处、用服的客户陪同人员，其费用报销及补助领取由各办事处财务独立办理，参展团财务员一概不予受理。
3.7对于参展人员，参展团只支付以下费用：
公司出发的参展人员的往返机票，房费（含早餐、会务组公事长话及办公费），工作餐，设备资料礼品搬运、存储及工人费，礼仪小姐租费，公事车费，展后庆功酒会费等；其余个人费用均自理，如：
私人长话费、私人交通费等。
个人酒店消费必须于离店时在前台以现金支付，严禁私费公报。
3.8对于国内展的客户接待工作，参展团只支付以下费用：
公司出发的客户、工作责任组及会务组人员的往返机票；房费（含早餐、会务组公事长话及办公费）；客户的酒店杂费（长话、洗衣、Mini-Bar）；酒店-展馆班车、参观样板点用车及会务组安排的其他公事车费；会议室费用；大型招待活动费用等。
除此以外，客户的机票及其他消费及办事处人员的酒店杂费、机票、应酬、交通等费用均由办事处人员自理，回各办事处按正常出差报销。
3.9住宿原则上使用五星级酒店；当地无五星级酒店的，也可选择一些好的四星级酒店。
接待客人时，应为客人开通长话，办理酒店签单卡。
入住酒店距展馆较远时，参展团将安排住宿酒店与展馆之间每天早晚的往返班车，所有参展人员均需按时搭乘。
参展人员因公务需要外出时，可以使用出租车。
3.10现场借款及报销要求：
向财务员借款需填借款记录表，写明借款日期、用途、金额及借款人姓名、工号，每张报销票据背面均须标注报销人姓名、发生时间及事由；尽量杜绝白条，白条报销必须有两个以上证明人及展览总负责人审核同意的签字，财务员每日需按类记录整理所有账目。
3.11费用结算期限：
参展人员的所有费用必须日清日结，参展团财务员在展后两周内必须整理并报销所有费用，财务员一律不得受理个别参展人员逾期未报销的票据（主要是机票）。
3.12公司为布展期在展馆的工作人员安排工作午餐及加班晚餐；为开展期在展馆的工作人员和会务组在酒店的后勤人员安排工作午餐，其余餐费必须经展览总负责人或客户总负责人批准，并在票据背面签字后，方可到财务部门报销。
展后可以安排1天的休息，不统一安排旅游，旅游费个人自付。
3.13展后安排全体参展人员聚餐一次，招待客户的宴会及演出等活动只能由客户工作组指定人员参加，其他参展人员一律不得参加。
3.14大型国内展的参展人员统一制作服装，参展人员享受一定的服装补助；多次参展人员在三年内只享受一次服装补助，由展览部负责记录，保证不重发服装补助。
3.15会务组指定专人记录展台及会议的考勤、纪律及处罚。
所有罚款于展后由考勤员汇总，报展览总负责人审批后，由财务员统一从各人工资中扣除，并在公司电子公告牌上公布。
4国外展览费
4.1展览补助（包括途经香港期间的补助）由展览部协助参展团财务员根据预定行程制表，出发前随机票、护照等发给各人。
回访小组按个别组团，费用独立报销，并在回访小组中指定一人为小组兼职财务员，负责回访小组的全部财务支出报销、补助发放（按照机票起止日期确定天数）。
出国前参展团财务员与回访小组财务员分别借款，参展团财务员只负责回访小组以外的参展人员的补助发放及财务报销。
4.2海外展途经香港往返各限一天，超过限定天数以外的无补助、费用自理，少数人员确因公干需逗留一天以上，必须由展览部确认方可报销及发放补助。
出发时确实需在香港住宿的，由会务组统一安排住宿及报销事宜。
4.3海外展展后可以安排2至3日的旅游。
公司只负责旅游的交通费、门票费、住宿费，并将人均旅游费用控制在规定标准以内；上述项目外及超出规定标准的旅游费用由个人自负，公司不予承担。
如果旅游费用已包括在组团费用中，不得再报销旅游费用。
4.4其他内容参照国内展相关费用管理规定执行。
5出差费用报销的监督
财务部门有权对不符合财务规定的费用不予报销；对报销手续不完备、单据填写不规范的，有权退回经办人，要求其补办或重新填写。
财务部门将定期对员工出差费用报销的真实性进行抽查，发现有虚报、谎报费用者，将予以批评与处罚。
本制度自下发之日起生效。
同时，公司及各部门制定的与出差费用有关的管理文件及规定的相关内容，将同时予以废止。
公司各部门的出差费用统一参照本制度执行。
本制度的解释权归属公司财经管理部。
各部门根据本部门实际情况制定的内控细则，须报送公司财经管理部批准备案，并不得与本制度相抵触。
附件：
公司出差费用开支标准
深圳市华为技术有限公司
二○○○年一月二十五日
附件：
公司出差费用开支标准
1国内出差
序号
费用项目
适用人员
开支标准
1
市内交通费
出差人员
据实报销
2
在途交通费
公司常务副总裁、年龄超过40岁的总监以上职别人员
据实报销
部门副总裁、总监以上干部
注明情况据实报销
公司普通员工
根据实际情况采用飞机经济舱，火车、轮船、长途汽车，据实报销
3
住宿费/住宿费补助
说明：
陪同比自己职务高的人出差，视具体情况可享受同等住宿待遇。
员工出差应入住公司协议宾馆；特殊情况下，可以住其他宾馆，但不得超过开支标准。
公司常务副总裁以上干部
据实报销
部门副总裁、总监以上干部
500元/日以内据实报销（直辖市、省会城市、特区及沿海开放城市）；据实报销（其他地区）
其他人员
350元/日以内据实报销
在县以下（含县）地方出差住宿的用服工程维护人员，中研、中试等开局、维护、巡检人员，司机及驻厂检验人员
住宿费标准低于150元/日的，实行住宿包干，当100≤住宿费≤150元/日，据实报销，差额补助；当住宿费<100元/日，据实报销并定额补助50元/日；特殊情况下住机房期间，补助50元/日
4
公杂费
（出差人员在外地因公发生的行李费、邮电费、购退票手续费、
文件打印复印费等）
出差人员
凭发票据实报销
5
垫支补助
出差人员
核定员工自垫资金×2％（核定自垫金额≥500元）；无补助（核定自垫金额<500元）
6
误餐补助
市内出差误餐的人员
按每餐30元的标准补助
7
出差补助
往返于公司和研究所及研究所相互之间的研发人员
按40元/日享受出差补助（按出差日历天数计算）
外地出差的办事处司机
按60元/日享受出差补助（按出差日历天数计算）
其他赴外地出差的员工
按100元/日享受外地出差补助（按出差日历天数计算）
8
航空人身意外伤害保险费用
已经购买了人身意外保险的出差员工
不得再报销航空人身意外伤害保险费用
未购买人身意外保险的出差员工
报销航空人身意外保险费用
9
搬家行李费
在公司和驻外机构内部调动的员工
采用航空托运方式的，行李重量限额50公斤，超过限额部分的行李费不予报销；采用其他托运方式的，凭发票据实报销
10
备用金借支
入职三个月以内的新员工
额度为3000元
2国外出差
序号
费用项目
适用人员
开支标准
1
备用金借支
持公务护照的因公出国人员
以经过审批的资金计划/预算为标准
持私人护照的因公出国人员
以经过审批的资金计划/预算减去USD2000为标准
2
市内交通费
海外机构常驻人员外出公干
据实报销；临时赴港人员出差补助中包含市内交通费用，不再报销。
3
在途交通费
各部门副总裁以上的干部，以及长期在海外工作、年逾40岁、相当于总监级的干部
飞机商务舱以上的交通工具，据实报销
公司普通员工
飞机经济舱、火车、轮船等，据实报销
4
住宿费
部门总监以上干部、商务谈判代表团、技术交流合作代表团、学习参观团，以及海外工作人员离开驻地出差
据实报销
公司普通员工
HKD800/日以下（含800）据实报销（港澳地区）；USD70～100/日据实报销（国外其他地区）
5
出差补助
说明：
大型组团伙食费包括在住宿费中的，要从中自动扣除。
临时出差人员
HKD360/日（含公杂费）（港澳地区）；USD40/日（含公杂费）（美国）；USD50（含公杂费）（其他国家）
常驻人员
HKD300/日（港澳地区）；按临时出差人员标准的80％计算（国外其他地区）
公司派出厨工
补助USD15/日
6
汇率折算标准
以在出差目的地取得的合法的外汇兑换凭据，以及出纳部当月公布的由香港公司提供、会计部领导批准的香港市场汇率为标准
3展览费用
序号
费用项目
适用人员
开支标准
国内展
海外展
港澳地区国外其他地区
1
备用金借支
参展人员
由会务组统一按照经审批的资金计划/预算的额度办理
2
市内交通费
确有需要外出办理公务的参展人员
参照国内出差市内交通费标准参照国外出差市内交通费标准
3
在途交通费
所有参展人员
参照国内出差在途交通费标准参照国外出差在途交通费开支标准；其中少数先行人员自行经香港转机赴参展地，经深圳→香港→机场的在途交通费用，据实报销参照国外出差在途交通费开支标准
4
住宿费
所有参展人员
参照国内出差住宿费标准参照出国住宿费标准
5
工作午餐、加班晚餐及展后聚餐费
布展期间在展馆的工作人员的工作餐
每餐RMB15元/人
每餐USD3～5/人
全体参展人员的展后聚餐
RMB100元～200元/人USD30～50/人
6
展后
旅游
参展人员
安排1天时间休息，不统一安排旅游，费用自付安排2天时间旅游，交通费、住宿费、门票费公司承担，并且人均费用控制在USD300以内；其他费用个人负担
7
展览补助
所有参展人员（以考勤为准）
布展期和开展期的时间段内，补助150元/日；其余时间段，补助100元/日HKD360/日（含公杂费）美国USD40/日（含公杂费）；其他国家USD50/日（含公杂费）
参展人员中，在展台工作组、设备调试组、展台会务组中的人员
在布展和撤展期间，除上条的标准外，增加50元/日//
8
服装补助
大型国内展及海外展的参展人员
RMB1000元/人（三年内不得重复享受）
9
汇率折算标准
/
参照国外出差汇率折算标准
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