epc工程设备采购方案.docx
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epc工程设备采购方案
设备采购方案
、材料设备采购范围
钢筋、混凝土、模板、砌筑材料、瓷砖、吊顶、装修材料等与建设项目有关的主要材料；以及防水、保温、钢结构、门窗、景观、园林绿化、市政、智能化、电气、暖通设备、消防、机电、停车场设备等相关材料设备；
、采购组织机构及采购流程
1.组织机构联合体公司成立采购部，负责工程采购工作的具体实施和日常管理工作。
组织机构及人员配置计划如下：
2.采购部职责
1）全面负责工程合同下的采购供应管理工作；
2）采购部根据项目部的总体部署和施工要求，对工程所需物资的采买、运输、储存、调拨、结算和核销等工作统一安排、统一协调、统一管理；
3）负责采购物资质量控制和物资供应流量计划、进度计划的编制，并监督实施；
4）负责物资供需计划的编制和供应进度计划的编制；
5）负责采购资金使用计划编制及资金控制管理；
6）负责大宗、主要物资招标文件的编制发放、招标会议组织、技术和商务谈判、合同签订以及采购招标的日常工作；
7）负责组织采购物资的质量检验（含商检）与中间运输，以及办理物资供应的收发交接手续；
8）负责对施工分包商现场物资管理工作的监督、检查、现场物资调拨、协调及技术培训指导；
9）负责对本部门人员的业务领导和管理；
10）主动与其他部门进行（横向、纵向）沟通协调；
11）对供应商的进度款支付进行确认；
12）参与变更、索赔等管理工作；
13）负责采购的相关信息收集传递，与业主监理相关部门的沟通协调，处理相关业务；
14）负责组织供货厂商的售后服务和现场调试工作；
15）负责物资核销和剩余物资的回收工作；
16）负责采购竣工验收资料的编制、管理、归档工作；
17）负责与业主、施工分包商之间的采购界面划分，对采购分包商管理，以及对施工分包商自购料的管理。
3.采购人员配置
序号
岗位（工种）名称
人数
备注
一
项目部采购部
1
采购部经理
1
全面领导采购项目部的各项工作
2
采购计划、合同、进度、费用管理，
采购招标、询价管理
1
负责采购计划的制定、更新、合同管理、费用支
付、物资招标、询价等工作
3
督办、监造、检验管理
1
负责采购进度、质量控制等工作
二
现场中转站
1
中转站站长（调度）
1
中转站全面管理及物流调配
2
统计、保管员
1
物资收发统计，数据汇总
三
各专业采购
1
钢结构专业采购员
1
负责型钢、防尘网专业采购
2
土建专业采购员
1
负责土建专业采购
合计
7
4.采购流程暂估材料、设备采购招标流程
暂估材料、设备采购招标流程
编制招标计划编制招标文件及确定入围名单投标
限额领料控制阶
、采购计划及采购时间安排
1.采购时间安排本着竭诚为业主服务的思想，以业主的利益为出发点，按照设计部门提出的技术要求及数据单进行采购，严格控制采购产品的质量，保证满足业主的技术要求；确保在采购过程中的安全；依据采购计划并结合工程实际进度，通过招标、谈判等方式，选择合格的供应商，以经济合理的价格签订物资供货及服务合同，优质高效的组织监造、催交货、物流运输、安装调试、验收、资料交接、以及本项目所有物资的收发存等工作，保证满足工程进度的需要；保证提供的产品满足业主的要求；最终达到保障工程质量和进度、最大限度的维护和保证业主利益的目的。
2.采购计划
序号
招标项目
拟招标数量
计划开始时间
计划完成时间
1
防水
1家
2019/2/18
2019/3/20
2
保温
1家
2019/5/16
2019/6/18
3
钢结构
1家
2019/2/18
2019/3/20
4
门窗
1家
2019/5/16
2019/6/18
5
景观
1家
2019/6/13
2019/7/9
6
园林
1家
2019/6/13
2019/7/9
7
市政
1家
2019/6/13
2019/7/9
8
智能化
1家
2019/6/13
2019/7/9
9
钢筋
按需
2019/2/18
2019/2/28
10
混凝土
按需
2019/2/18
2019/2/28
11
模板
按需
2019/2/18
2019/2/28
12
砌筑材料
按需
2019/3/20
2019/3/30
13
装修材料
按需
2019/3/30
2019/9/28
14
消防暖通材料设备
按需
按照施工进度要求提前2个
15
其他设备材料
按需
按照施工进度要求提前2个
16
电梯电气设备
按需
按照施工进度要求提前2个
17
智能停车设备
按需
按照施工进度要求提前2个
注：
采购周期含询价、比价、评价、合同签订、采购进场等事宜所需时间四、采购前的合格供货方的选择
1.合格供货方采购模式
本项目的主要大宗物资采用公开招标和邀请招标方式采购（密封标书）。
小型非关键物资、批量较小且零散的设备、材料和应急物资或特殊情况下，采用谈判和密封询价的采购方式进行采购。
根据工程情况的实际需要，部分物资采用紧急采购程序。
我公司有完整的经审核资质方能入围的分供方资源库，拥有与招标项目的规模和复杂程度相适应的工程技术、概预算、财务和工程管理等专业技术力量，有专门招标机构及云筑网网络招标平台，有专职招标业务人员，熟悉招标投标法律、法规及政策，根据法律、法规规定，本工程招标模式为邀请招标，被邀请人全部从分供方资源库中选取。
1）招标采购
物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额达到和超过100万元人民币
的项目，采购部采用公开招标的方式进行采购。
应采取招标方式采购的物资，如改为谈判采购，将报经项目部批准后方可执行，采购结果报业主审批备案。
2）谈判（询价）采购
物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额低于100万元人民币的项目，
由采购部划分采购界面，经监理总工程师及业主批准后，进行谈判采购，即在业主要求的或EPC总承包商推荐的经业主批准的合格供应商名单内，通过谈判竞争的方式确定供货厂商。
3）紧急采购程序
紧急采购条件：
（1）工程急需的物资材料。
（2）采购周期长保证不了工期要求的物资。
（3）施工中设计图纸提交延迟、设计变更造成设备/材料参数发生变化，且按正常采购程序保证不了工期要求的物资。
（4）品种杂、批量少、非标准的物资。
2.供货方采购招标程序
1）起草招标申请书
项目公司施工部门会同需求部门及配合相关管理部门，按项目公司要求，起草《招标申请书》，报分管领导审批。
2）招标公告报批与公示
招标申请书审批通过后，项目公司施工部门会同需求部门及配合相关管理部门、公司法务律师共同起草招标公告（或投标邀请书），招标公告（或投标邀请书）应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。
招标公告报招标小组审批，通过后进行公示。
如投标邀请书则不需。
公司自行办理招标事宜的，按规定向相关部门备案（如需要）；如委托其他机构代理招标事宜，应签订委托代理合同。
3）资格预审有意投标的单位应按要求在十日内向经办部门提供准确、真实、详细的企业资质等方面的资料，包括但不限于如下资料：
（1）营业执照（复印件）；
（2）税务登记证（复印件）；
（3）组织机构代码证（复印件）；
（4）相关的质量管理体系认证证书（复印件）；
（5）产品名目、技术、质量标准（含规格、型号、参数、颜色、功能等）；
（6）产品质量检测报告及出厂合格证（复印件）；
（7）国家环保产品认证证书及相关检测报告（复印件）；
（8）使用说明、安装指导、调试及服务承诺；
（9）供货保障措施；
（10）近期销售客户名称、联系人及联系电话；
（11）报价及清单。
经办部门应汇总意向单位的资质资料，按照招标申请书要求对投标人的资质进行资格初步审查。
投标人应该为生产厂家，原则上不包括代理商或经销商（特殊情况除外）。
对拟通过资质初审的重点企业要一一进行用户访谈（电话或现场）或实地调研，出具《资质初审意见书》，报法务专员复核。
法务专员对《资质初审意见书》中通过单位的资质先进行内容复核，再采用电话访谈等方式进行抽查，将《资质初审复核意见》报审监部审查。
资格预审通过后，需要备案的，经办部门将评审结果向国家招标投标监督机构备案。
备案三日内国家招标投标监督机构没有提出异议，经办部门向资格预审通过投标人发出资格预审合格通知。
4）编制及发出招标文件
经办部门会同相关管理部门、公司法务专员，根据规定和工程实际情况，编制招标文件，招标文件应当包括招标项目的技术要求、投标人资格审查的标准、投标报价要求、评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签合同的主要条款。
招标文件经招标工作小组审核通过后，报送国家招标投标监督机构进行备案审核（如需要）。
审定的招标文件确需变更时，须经国家招标投标管理机构批准（如需要），并在投标截止日期前通知所有的投标单位。
经办部门按招标文件规定的时间召开发标会议，向投标人发放招标文件、施工图纸及有关技术资料，并注明需返还的技术资料的具体发放情况。
发放的招标文件要逐一登记，并有投标单位领取人的签字。
需要缴纳保证金的，由经办部门出具交款通知单，投标人持交款通知单到财务部缴款，再将第三联交回，完成交款程序。
核准以上款项的交纳以财务部的收据为准，投标单位的转账单、汇票等要统一换成财务部的收据。
根据国家规定，采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目能力、资信良
好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。
从发布招标文件之日起至开标，时间不得少于20天。
5）踏勘现场和用户调研
经办部门会同有关部门,按招标文件要求组织投标人进行现场踏勘和用户调研，并形成书面材料，报国家招标投标监督机构备案（如需要）。
6）招标答疑
经办部门会同技术部门负责制定招标答疑文件，发放答疑文件并存档。
7）投标文件的收集
投标单位应在招标文件确定的截止时间前递交投标文件和交纳投标保证金（如需要），逾
期公司不予接收，未按时交纳投标保证金，其投标文件按废标处理。
投标单位应将要求的投标文件盖章密封（密封处需盖章），并派专人（须有授权委托书）送至招标文件规定的部门，相关部门收到投标文件后应出具加盖公司章的收文凭证（见附件）,做好记录、妥善保存，开标前不得自行开封。
如投标文件密封不符合要求，作为废标处理。
投标单位递交投标文件后如需修改、补充，只能在截止时间前修改并按招标文件的要求密封、递交。
补充、修改文件为投标文件的组成部分。
如补充、修改的内容造成废标，由投标单位自行负责。
在招标文件约定的投标截止日期后送达的投标文件，均为废标，不再参与后续开标、议标。
经办部门负责收集的投标文件,要逐一登记，签字确认。
8）开标
招标工作小组在开标前依照国家规定确定评标委员会人员组成及名单。
开标前3日，由经办部门发出开标会议通知，通知公司参与开标的部门和人员,告知开标会议的时间、地点和注意事项。
依据招标文件规定的时间和地点，招标工作小组组长或授权的人员主持召开开标会议。
开标会议邀请所有投标人代表和相关人员在招标投标监督机构监督下公开按程序进行。
开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证。
经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。
开标过程应当记录，并存档备查。
9）评标评标时，评标委员会成员先对投标文件技术标内容中的技术方案、产品技术资料、实施计划等进行审查。
评标委员会根据招标文件规定的评标方法，对投标人的投标文件按程序要求进行全面、认真、系统地评审和比较后，与投标单位进行必要沟通，充分发表自己的意见，形成＜＜评标
意见表＞＞，采用投票方式对投标单位逐一表决,由法务专员见证,工作人员现场唱票,审监部人员监票,按得票多少的规则确定出不超过3名合格中标候选人，并标明排列顺序。
评标委员会发现投标人弄虚作假、以低于成本价竞标、以他人的名义投标、串通投标的，该投标人的投标作废标处理。
10）定标招标小组根据招标文件要求和评标委员会推荐的合格中标候选人，成员集体讨论，对中标候选人进行技术和商务的综合评价，采用投票方式对逐一表决,按得票多少的规则确定中标单位，并签署《定标决议》。
排名第一的中标候选人放弃中标，因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件中规定内容未满足的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人，以此类推。
所有推荐的中标候选人未被选中的，应重新组织招标。
不得在未推荐的中标候选人中确定中标人。
11）中标结果公示
在确定中标人后，经办部门对中标结果进行公示，时间不少于3天。
12）备案，发中标通知书公示无异议后，招标人将工程招标、开标、评标、定评情况形成书面报告报国家有关机构备案（如需要），并发出《中标通知书》。
13）谈判及合同签定《中标通知书》发出后，经办部门会同技术部门、法务专员负责与中标单位进行合同具体条款的再谈判,再谈判结果报公司相关部门及法律顾问审核同意后,以招标文件中的合同版本、中标通知书为准签订合同,合同实质内容不得与招标文件不一致。
如果合同实质内容确需变更，需经审监部、招标小组、法律顾问同意并有投标单位盖章确认,并填写＜＜合同变更申请表＞＞。
合同谈判完成后，经办部门按公司合同管理的相应规定,进行合同报批。
一般应在中标通知书发出后的30日内签订合同，如果不能在中标通知书规定的时间内签订合同，可视为放弃中标，通知其他候选单位。
签订合同前，核实是否交纳履约保证金，交纳履约保证金后才能将盖章合同交给对方。
签订合同后，经办单位3日内通知其他未中标单位落标，退还投标保证金及其他各种押金。
14）投标保证金、资料、押金的退还
（一）需返还资料及押金的的退还程序：
投标人将需返还资料退还经办部门后，经办部门核对页数无误、页面整洁后在收据上签上“****已退”确认后，投标人持相应手续到财务部退款。
如需返还资料有损坏、丢失部分，档案员视情节在收据上标明应扣除金额，财务人员从需返还资料押金中扣除。
（二）投标保证金的退还程序：
投标人接到退款通知后，经办人在投标人的收据上签字后，投标人持收据到财务部退款。
15）文档管理
（一）招标结束后,经办单位在一周内应对参与投标的所有单位（包括初选通过单位、落选单位、中标单位）的相关资料（包括但不限于资质材料、投标文件等）及公司在招标工作中形成的文档（包括但不限于招标申请书、招标文件、资质审查意见、招标会议纪要、考察报告、谈判记录、表决表等），按公司文档管理的要求进行整理归档,交档案室保存。
（二）采购部门应对重复性招标的投标单位建立档案，档案中除了记录该投标单位的基本信息外（包括名称、住所、注册资金、业绩、投标情况等），对中标单位还应记录其履行合同的实际表现信息并进行动态评估，该评估结果作为决定中标单位是否有权参与未来同类招标项目投标的评判依据。
五、采购进度控制措施
采购进度计划是项目管理的重要内容。
工程建设采购供应实行全面计划管理，所有设备、材料的采购、供应必须按计划执行。
采购计划包括采购进度计划、采购执行计划及实施方案、质量保证体系和质量保证措施、HSE管理体系、采购合同管理程序和措施、驻厂监造和出厂验收管理方案、催交催运管理办法、现场物资收发存管理程序、现场仓库和露天堆放场地的管理办法等。
1.采购进度计划管理原则和范围本工程采购进度计划管理将遵循全面规范、细致、可行的原则，充分发挥进度计划管理工作的规范和实效作用。
工程建设采购进度计划管理范围：
即从工程项目准备工作开始，至采购完工报告被批准结束。
在此期间工程需用所有物资的采购、生产制造、加工、运输、中转仓储、分配调拨、安装使用、售后服务、剩余物资回收等均属于计划管理的范围。
2.采购进度计划管理的依据
1、业主审定批准的设计部门的工程物资设计料表、图纸和有关技术文件；
2、业主、设计、采购、工程进度计划等文件；
3、经业主批准确认的工程项目变更单、设计变更通知单和其他具有法定效能的文件等。
3.采购进度计划的内容采购计划的内容根据计划的类型有不同的内容，主要包括以下内容：
项目，物资名称，单位，数量，技术规格书数据单（清单）提交时间、发标时间、评标时间、供货厂商、合同签订时间、返设计资料、供货期限、物资到场的开始结束时间等采购周期、运输发站、到站地点、调拨领用单位等。
4.采购进度计划的责任划分
1）项目采购部负责工程所需设备、材料的订购、催办、监造、检验、运输、接收、调拨、结算等一系列采购活动。
负责根据EPC项目总体工程计划编制采购的总体实施计划；负责协调、控制采购进度，并编制采购订单状态报告及物资接收报告等。
2）计划工程师负责根据批准的采购总体实施计划审核采购实际进度，并根据已完成的采购进度计算已完成的采购进度计划百分比，以达到控制采购进度和掌握采购工作量完成情况的目的。
计划工程师要对采购进度进行经常性的审核评估，使采购的进度在工程整体项目进度中符合每一级进度计划，同时按项目要求提供各种采购进度报告。
5.采购进度计划的控制方法
控制采购进度的基础资料是材料和构配件订购、加工、运送等各种活动记录的数据和相关文件信息。
通过掌握的采购活动记录来计算采购完成情况，每一个采购活动计算结果可用一个百分数来表示其完成的实物百分比权重，而累计的总值就构成采购完成的权重总的百分比。
具体步骤概述如下：
1）利用每个主要构配件和大宗材料项目的估价建立相关权重，组成进度的基础。
2）利用进度管理软件对采购计划进行资源装载，然后由资源装载和基本计划日期（早及晚的日期）计算得出计划进度。
3）计划工程师根据所有采购必要的检验、检测和验收活动的完成情况，建立采购进度完成状态报告。
4）原材料和构配件状态里程碑确定如下：
原材料和构配件状态里程碑权重划分
制造和运送里程碑
构配件
大宗材料
供货商接受订单
10%
10%
供货商的图纸和信息获批准
30%
检查、检测完成并签署FOB文件
40%
70%
材料或设备运到现场
20%
20%
总计
100%
100%
5）计算每一级权重进度并汇总。
6）将实际完成进度情况与计划进度进行对比分析，找出差异、及时调整与控制计划的执行。
6.采购进度计划执行程序
1）确定进度控制目标
采购进度控制总目标是按照本工程的总物资需求和进度计划而制定的。
在整个采购过程中，主要控制节点是主要材料、设备等对工程完工有制约性的控制点，控制的目的是为保证项目预算目标、进度目标和质量目标的实现。
2）根据采购进度计划，采购进度控制节点主要有以下几点：
（1）控制各种物资订货、生产、加工的计划执行情况，对偏离计划的要及时采取措施进行纠偏；
（2）控制物资供应的中转周期和中转地点；
（3）控制物资供应数量的流向以便调节工程施工的具体需求。
3）编制采购进度计划
工程采购进度计划是对工程施工所需物资预测和安排，是指导和组织工程采购、加工、储备、供货和使用的依据。
其作用是保障工程建设的物资需要，保证建设工程按施工进度计划组织施工。
采购进度计划的编制是依据施工图纸、预算文件、项目总进度计划和各承包工程提交的材料需求计划等。
根据项目总进度计划和工作分解结构编制采购的物资需求、物资供应、物资储备、申请与订货、采购与加工物资的进度计划。
7.采购进度计划控制的工作内容
1）原材料的采购进度控制根据工程进度情况控制原材料的采购、运输、发放等环节，及时了解原材料供需情况，以保证工程进度的需要。
2）构配件采购进度控制根据工程进度情况控制成品构配件的订单、技术交流、供货商的图纸和信息获批准、检查和检测完成、运输到现场等制约工程进度的构配件采购环节，及时反馈生产厂家构配件施工进度情况，以保证工程施工进度的需要。
3）依照材料状态记录中相关项目的进度描述计算项目的采购进度完成百分比。
4）大宗材料和构配件状态记录将被包括在月报告的附件中。
8.催办
催办是保证采购进度计划实施的重要措施，主要工作是督促供货厂商按照合同规定的期限提供技术文件和材料设备以满足工程设计和现场施工进度的要求，故催办工作贯穿于从合同订货开始到出厂检验交货的全过程。
催办工作的要点是要及时地发现问题，尽一切努力保障所有材料和设备按规定的时间交货，并取得供货商提供的完整的技术文件和质量证明资料，作为最后竣工资料的组成部分。
催办的分类
1）资源催办
采购、
为保证工程的进度和质量，EPC总承包商资源催办人员应及时与供货商负责设计、生产和检测的人员沟通，获取信息，保证生产工艺和进度，催交技术资料。
对每个合同，资源催办应有相关的证明文件，以证实设备及物资经过了仔细的检测及任何必要的检验步骤。
同时通过书面报告向催办协调员报告工作进度。
2）运输催办
EPC总承包商运输催办人员负责监督采购合同的进展情况，按时订购设备及材料，以保证物资按时发运,，确保工程进度的进行。
运输催办要向催办组和运输组报告可能出现的延误情况，以得到及时处理。
3）供货商技术资料
催办协调员在接到订单复印件后，应立即同供货商联系，索取所有的技术资料，同时应确定交付技术资料的时间。
收到供货商提供的技术资料后，应确认所提供的资料与订单相符。
然后将技术资料提交设计部门审核，催促设计部门按时确认图纸和技术资料，并负责将审核之后的技术资料及时反馈给供货厂商。
六、采购中的质量监督与控制
1.材料采购进场的质量保证
为确保项目所用物资的质量符合订货合同的规定要求，避免由于质量问题而影响工程建设，采购部将做好材料设备制造过程中的检验和中间监制工作。
工程项目采购实行“谁采购、谁负责”的质量负责制。
采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究相关单位和人员的责任。
采购物资严格执行经批准的设计文件等相关技术标准，实行标准化采购。
除公开招标或特殊原因外，供应商应从业主发布的合格供应商名单或由分包商推荐的经业主审批的合格供应商名单中选取。
采购合同，必须明确物资质量标准、要求，约定质量验收方法、质量责任的承担以及质量保证金。
对国家规定或合同约定需要进行质量检验、进场复检的物资，由业主委托质量检测机构进行检验。
检验不合格的，不得入库，并由签订采购合同单位向供应商索赔。
对到现场验收或复检不合格的物资，不得入库和使用，由项目部或采购分包商组织供应商按合同要求采取现场修复、更换等有效措施，确保产品质量要求。
1）材料采购进场的实施及质量保证
（1）制定材料采购控制程序
为保证工程质量及工程任务的顺利完成，对材料采购须进行有效控制，保证采购材料的质量和避免浪费并做到按程序控制。
（2）适用范围：
本程序适用于本工程施工项目材料采购的控制。
3）职责：
a）工程项目部负责采购计划的制订。
b）工程管理部和材料部
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