行政人事运作手册.doc

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北京招商局物业管理有限公司

文件编号：

DZ-B/XR

受控编号：

物业管理中心

行政人事部运作手册

物业管理中心--------行政人事部运作手册

目录

目录 2

1．组织结构和人员编制 3

2. 管理范围 4

3. 岗位职责 5

3.1. 物管中心行政人事部经理 5

3.2. 行政主管 6

3.3. 人事助理 6

3.4. 库房管理员兼工服管理员 6

4. 操作规程 7

4.1. 员工聘用操作规程 7

4.2. 员工考勤操作规程 9

4.3. 考核评价操作规程 10

4.4. 办理员工离职操作规程 12

4.5. 库房管理员操作规程 13

5. 规章制度/管理制度 15

5.1. 员工考勤管理规定 15

5.2. 员工打卡管理暂行规定 15

5.3. 计算机使用管理规定 16

5.4. 关于印章使用管理的暂行规定 17

5.5. 库房管理制度 18

6. 质量记录及表格 19

1.组织结构和人员编制

2.管理范围

2.1.拟定招聘员工（主管以下）的工资标准。

2.2.负责主管以下人员招聘、解聘各环节的工作。

2.3.按国家有关劳动政策、法律、法规处理各类人事问题。

2.4.对员工执行北京物管公司各项规章制度的情况进行监督、检查。

2.5.具体实施物管公司制定的员工劳保福利标准。

2.6.按时编制各类人事报表，报公司行政人事部。

2.7.对员工在本中心的行为档案进行管理。

2.8.依照《员工手册》的有关规定做好员工的奖、惩工作。

2.9.负责处理行政日常业务，包括收发传真及文件的拆封、编号、登记、分送、承办、催办、归档等工作。

2.10.负责物管中心外来文件的收集、报签、发放手续。

2.11.负责分包方资料的收集、归档工作。

2.12.负责采购程序中规定的相关环节的工作。

2.13.完成上级领导交办的其他工作。

3.岗位职责

3.1.物管中心行政人事部经理

物管中心行政人事部经理在中心总经理和公司行政人事部经理的领导下，主持本部门的各项行政人事工作，其主要职责如下

3.1.1.负责拟定本部门工作计划，并检查执行情况。

3.1.2.负责撰写、审核本部门的各类公文。

3.1.3.承办与本部门有关的对外联系工作。

3.1.4.负责本中心的后勤保障工作。

3.1.5.负责本中心主管级以下（含主管）员工的招聘、考核、调配、呈报工作。

3.1.6.负责对员工的奖励、加班、津贴、工伤、请（休）假进行审核和报批。

3.1.7.根据经营状况提出人员调配、工资、劳保福利、计划及调整意见，经中心总经理和公司行政人事部经理批准后负责具体实施。

3.1.8.完成上级领导交办的其他工作。

3.2.行政主管

3.2.1.负责中心和本部门文件的起草、审核、打印、收发、登记等工作。

3.2.2.负责外来文件的收文、转发及管理。

3.2.3.负责中心经理例会、员工大会等会议记录和纪要的编写。

3.2.4.负责收集整理合格分供方资料。

3.2.5.负责后勤保证工作。

3.2.6.完成领导交办的其他工作。

3.3.人事助理

3.3.1.负责招聘、解聘手续的办理。

3.3.2.负责组织新聘员工的入职培训。

3.3.3.负责建立新入职员工档案。

3.3.4.根据工作需要完成有关人事资料的统计、报表制作及考勤统计工作。

3.3.5.负责对员工试用期转正、签订《劳动合同》、续签《劳动合同》、员工年度考核等具体工作的办理。

3.3.6.完成上级交办的其他工作。

3.4.库房管理员兼工服管理员

3.4.1.负责采购物品的收、发工作及材料的保管工作。

3.4.2.会同验货人员认真验货，严把物品入库关。

对入库验证的不合格品按规定及时处理。

3.4.3.及时登记库存物品明细帐。

3.4.4.每月汇总入库单交物管中心财务部。

3.4.5.每月将库存物品余额报送物管中心财务部。

3.4.6.每月对库存物品进行盘点，做到帐帐、帐物相符。

3.4.7.年底会同中心财务部对中心固定资产进行清盘。

3.4.8.负责工服的发放、回收、洗涤、保管等工作。

3.4.9.完成部门领导交办的其它工作。

4.操作规程

4.1.员工聘用操作规程

4.1.1.目的

通过制定本规程，确保物管中心聘用人员的质量。

4.1.2.范围

本规程适用于物管中心各级员工的录用。

4.1.3.职责

中心行政人事部负责中心主管级以下人员的招聘工作。

4.1.4.工作程序

4.1.4.1.行政人事部经理依据编制及中心的人员需求、计划和所需人员条件制定招聘计划。

4.1.4.2.确定招聘形式：

参加招聘洽谈会、利用人才中介机构、刊登发布招聘信息。

4.1.4.3.进行招聘及甄选

　1）.采取一定的招聘形式收集应聘人员资料。

　2）.人事助理安排应聘人员填写《应聘人员登记表》。

　3）.根据应聘人员资料进行初选，合格者参加第一次面视和由相关部门专业负责人主持的专业技能考试。

将初选的结果填写在《面试评核表》第一至六栏中，并通知合格者参加二次面视。

　4）.对二次面视合格者，由主持面试的人员在《面试评核表》第七栏中填写意见。

行政人事部经理将根据面试人员的学历、经历、聘用岗位等情况，核定工资等级，报中心总经理批准。

经领导审批后，通知其报到时间并要求到指定医院体检。

　5）.人事助理为被聘用的员工建立《员工行为档案》。

　6）.对二次面试不合格者，人事助理应在《面试评核表》中记录、注明。

　7）.行政人事部人事助理向新聘用的员工发放《录用通知单》，并要求其提供本人的身份证、学历证明等有效证明的原件和6张1寸冕冠照片，由人事助理将其复印后建立《员工行为档案》。

　8）.人事助理为员工上岗前应办理的手续为：

①收取指定医院体检合格证明②填写《员工登记表》③填写《内保卡片》（必要时）④发放工作证、餐卡、办公用品、工服。

　9）.人事助理组织对新上岗员工进行岗前培训。

4.1.5.质量记录及表格

CW/XR-F01-01《应聘人员登记表》

CW/XR-F02-01《录用通知单》

CW/XR-F03-01《员工登记表》

CW/XR-F04-01《面试评核表》

CW/XR-F05-01《内保卡片》（必要时）

4.2.员工考勤操作规程

4.2.1.目的：

通过执行员工考勤操作程序，确保员工考勤的真实性。

4.2.2.范围：

适用于物管中心总经理以下的所有员工。

4.2.3.职责：

人事助理负责员工考勤管理。

4.2.4.工作程序：

4.2.4.1.物管中心总经理以下员工均执行上、下班打卡制度。

4.2.4.2.以部门为单位，设立一名兼职考勤员负责本部门的考勤汇总工作。

4.2.4.3.每月一日12：

00点以前（如遇法定节假日提前）将本部门考勤经部门经理确认后报到行政人事部。

4.2.4.4.人事助理汇总并复核各部门的考勤。

4.2.4.5.行政人事部经理根据考勤情况核算工资，于每月6日前将《工资表》递交财务部。

4.2.4.6.员工病、事假及各种假期，按《员工手册》及国家有关劳动政策、法规执行。

请休假应填写《请（休）假申请单》，一般员工由部门经理及行政人事部经理审批，部门经理以上员工由中心总经理审批。

4.2.4.7.员工因公外出不能按时打卡，需在次日填写《补卡单》并说明原因，经部门经理和行政人事部经理签字审批后生效。

4.2.4.8.员工加班应提前填写《员工加班申请单》，经所在部门主管、经理及行政人事部经理审核报总经理审批后，视为有效。

4.2.4.9.每年一月十五日以前，人事助理汇总前一年度的考勤情况，填写《___年度员工考勤汇总表》，交行政人事部经理，作为员工年度考核的依据。

4.2.5.相关文件

DX-B/ZG-01《员工手册》

4.2.6.质量记录及表格

CW/XR-F06-01《___年度员工考勤汇总表》

CW/XR-F07-01《员工加班申请单》

CW/XR-F08-01《请（休）假单》

CW/XR-F10-01《补卡单》

4.3.考核评价操作规程

4.3.1.目的：

通过制定考核评价工作规程，确保对员工的正确评价和使用。

4.3.2.范围：

适用于中心各级员工工作评价及考核工作。

4.3.3.职责：

物管中心行政人事部经理负责中心一般员工的考核。

物管中心总经理负责中心部门经理以上员工的考核。

4.3.4.工作程序

4.3.4.1.员工试用期届满，应提前10日由行政人事部经理会同部门经理对试用期的员工进行考核。

　1）.由员工填写《试用期转正审批表》并做本人试用期书面工作总结。

　2）.由员工所在部门经理填写《试用期转正审批表》中“部门意见”一栏。

　3）.行政人事部经理填写《试用期转正审批表》中“行政人事部意见”一拦。

　4）.经过考核评价合格的员工发给其《转正聘用通知单》，对不合格员工的辞退执行员工离职操作程序。

　5）.行政人事部经理为转正员工核定工资等级并报中心总经理审批。

　6）.各物管中心副总经理、总经理助理（质量体系外人员）在试用期结束时，由本人填写《管理人员转正审批表》并附上“个人鉴定”。

此表由物管中心总经理及公司行政人事部经理签署意见，公司总经理审批。

4.3.4.2.续签劳动合同的考核

　1）.对需要续签合同的员工，由行政人事部经理通知部门经理进行考核，并填写《续签劳动合同考核表》。

　2）.对各中心部门副经理以上人员续签合同的考核，由物管公司总经理主持，公司行政人事部经理配合。

考核结果由行政人事部经理填写《续签劳动合同考核表》。

4.3.4.3.员工年度考核

　1）.员工年度工作总结交行政人事部。

　2）.各部门主管以下员工由部门经理填写《一般员工考核表》，报行政人事部复核、总经理审批。

　3）.部门经理的考核由行政人事部填写《中层管理人员考核表》报中心总经理审核。

4.3.5.质量记录及表格

CW/XR-F11-01《试用期转正审批表》

CW/XR-F12-01《转正聘用通知单》

CW/XR-F14-02《一般员工考核表》

CW/XR-F15-02《中层管理人员考核表》

CW/XR-F47-01《管理人员转正审批表》

CW/XR-F48-01《续签劳动合同考核表》

4.4.办理员工离职操作规程

4.4.1.目的：

通过办理员工离职操作程序，确保员工离职操作有序进行。

4.4.2.范围：

本规程适用于公司所有员工的离职操作。

4.4.3.职责：

行政人事部人事助理负责，其它各部门配合。

4.4.4.工作程序

4.4.4.1.员工办理离职手续时，填写行政人事部发放的《员工离职汇签单》，按单上开列的内容办理并由相关人员签字认可。

　1）.员工在部门做好工作交接，由所在部门主管、经理签字，证明工作交接完毕。

　2）.部门将该员工离职月的考勤情况经经理签字后上报。

　3）.将工服、工鞋、办公用品（非易耗品）等交回库房，由库房管理员接收签字。

　4）.将餐卡、更衣柜钥匙、工作证、办公室钥匙、寻呼机等交回行政人事部，由人事/助理接收签字。

　5）.由财务部确认该员工无借款及未清账目。

　6）.行政人事部经理核算工资，计算违约金等费用后，通知员工结算

　7）.《员工离职会签单》经中心总经理审阅后签字。

4.4.5.质量记录及表格

CW/XR-F17-02《辞退通知书》

CW/XR-F18-01《辞职申请表》

CW/XR-F19-02《员工离职会签单》

4.5.库房管理员操作规程

4.5.1.目的

使库房管理有序、规范。

4.5.2.范围

适用于物品出入库及贮藏的各个环节。

4.5.3.职责

库房管理员负责办理物品的验收及入、出库手续，负责库房的安全、防火、盘点等各项管理工作。

行政人事部经理负责定期检查库房的各项工作，并审阅库房管理员提交的《库存月物品盘存表》。

4.5.4.操作规程

4.5.4.1.收货程序

　1）.物品入库前库房管理员应根据《采购申请单》、《应急采购单》，认真核对进货的品种、规格、型号、数量。

　2）.核对完毕后库管员应及时通知相关部门派专业人员共同验货，按规定要求检验物品的质量。

具体工作执行《采购控制程序》。

　3）.对检验出的不合格品，库管员应及时标识并将其放入不合格品隔离区。

　4）.对未完成的《采购申请单》，库管员要在申请单上注明未完成项。

对于完成的订单要在上面注明已到货数量、金额及到货日期，并妥善保存。

　5）.库管员在物品入库时要认真填写《入库单》。

《入库单》应有验货员、采购员和库管员的签字。

入库单一式四联，财务部、验货部门、入库、存根各一联。

4.5.4.2.出库程序

　1）.库管员在办理完入库手续后应及时通知需购部门领货。

　2）.库房管理员根据《领料单》上开列的内容办理物品出库手续。

《领料单》上应有申领人、部门经理、库管员签字。

　3）.库房管理员对《领料单》有疑议时，可上报中心行政人事部经理，由行政人事部经理处理。

4.5.4.3.其他操作程序

　1）.每日根据出、入库单登记有关材料明细帐。

　2）.每月中和月末，库房管理员应汇总《领料单》交物管中心财务部。

　3）.每月末，库房管理员应做库房盘点及核对帐目工作，并填写《库存月物品盘存表》。

此表上交行物管中心行政人事部经理审阅后，由库管员存档。

　4）.每年末，库管员协助物管中心财务部人员对物管中心所有实物、资产进行清盘。

库管员将库存物资清盘结果填写《库存物品盘点表》。

　5）.库管员应同采购员及相关部门主管就工作中出现的问题及时沟通，及时解决。

4.5.5.质量记录及表格

CW/XR-F25-01《领料单》

QP4.15-01-F01-02《入库单》

QP4.6-01-F04-02《采购申请单》

QP4.13-01-F01-02《库存物品盘点表》

5.规章制度/管理制度

5.1.员工考勤管理规定

5.1.1.工时制度

5.1.1.1.下列岗位员工实行综合计算工时制：

内保人员、工程技术人员及值班人员等因工作性质需连续作业的岗位，以月为计算单位，平均工作时间每周不少于40小时。

5.1.1.2.定时工作制：

　1）.除上述规定的人员，其余岗位员工均实行定时工作制，每周工作五天，每天工作不少于8小时，每周工作不少于40小时。

　2）.定时工作时间（星期一至星期五作息时间）：

上午工作时间：

08:

30—12:

00

下午工作时间：

13:

00—17:

30

午餐时间：

12:

00—13:

00

5.1.2.各种假期的规定

依照物管公司发布的《员工手册》“附则三”中相应条款执行。

5.2.员工打卡管理暂行规定

5.2.1.员工出勤，早8:

20分之前打“上班卡”，下午17:

30分之后打“下班卡”。

5.2.2.员工因公外出延误打卡，须填写“补卡单”，月末按出勤统计。

5.2.3.员工患病、非因工负伤（急诊除外）或有事不能上岗工作须提前填写《请（休）假申请单》，经批准后，免打卡。

5.2.4.月末出勤统计，以员工考勤卡及补卡单、请假单为依据进行考勤汇总。

5.2.5.凡出勤日未打卡者，同时也无请假单、补卡单以旷工论处。

5.2.6.代他人打卡或委托他人打卡，及打卡中弄虚作假者，按《员工手册》规定处理。

5.3.计算机使用管理规定

5.3.1.1.所有员工在使用计算机时需遵守本规定。

5.3.1.2.各部门的计算机原则上只供本部门员工使用，如有特殊情况需使用其它部门的计算机时应事先取得该部门经理的许可。

5.3.1.3.初学计算机的使用者在操作中遇到难题，不得擅自处理，应向技术人员求助。

5.3.1.4.在使用过程中，因事暂时停止使用时，应保存文件，并退出应用程序。

5.3.1.5.使用完毕计算机后，必须退出应用程序，以防止意外造成对机器的损害。

5.3.1.6.各部门使用计算机进行文件编辑处理时应建立部门子目录，避免在根目录下直接处理管理文件。

5.3.1.7.子目录的命名用各部门名称，如属个人专用文件应另设子目录进行处理。

5.3.1.8.文件名称使用汉字，要基本反映文件内容。

5.3.1.9.文件处理应在硬盘上操作，并注意保存，文件处理完毕后存储文件的同时应用软盘备份，保证软硬盘都有文件。

5.3.1.10.对硬盘上长时间不再使用的文件定期删除，只保存软盘备份。

5.3.1.11.使用软盘时应确保软盘没有病毒，否则在使用前应进行病毒检查。

5.3.1.12.软盘中存储文件时应在软盘上作出标记，便于使用查阅。

5.3.1.13.遵守软盘的使用保护规定，防止软盘损坏时文件丢失。

5.3.1.14.各部门的计算机维护由物管公司设专人统一负责。

5.3.1.15.维护人员定期对计算机进行维护，包括检查、处理病毒和硬盘整理等。

5.3.1.16.工作时间禁止在计算机上玩游戏或与进行工作无关的作业。

5.3.1.17.计算机出现故障时，应及时请维护人员处理，严禁未明故障原因擅自处理。

5.3.1.18.凡因使用不当造成机器损坏的，据情节轻重给予责任人相应的处罚

5.4.关于印章使用管理的暂行规定

5.4.1.印章的保管：

5.4.1.1.物管中心一级印章由中心行政人事部专人保管。

5.4.1.2.各部门印章由部门专人保管。

5.4.2.印章的使用程序：

5.4.2.1.使用印章必须事先得到批准，凡不具备手续的一律不能使用。

　1）.使用部门印章，由部门经理批准、签字。

　2）.使用物管中心印章，由中心总经理批准、签字。

5.4.2.2.公司各部门的对外函件和介绍信应使用北京物业管理有限公司的印章。

办理程序为使用部门填写《印章使用审批表》，由部门经理和公司总经理签字。

5.4.2.3.物管中心签订的合同经会签审核、物管公司总经理签字同意后，加盖北京物业公司合同专用印章。

5.4.2.4.物管中心对外上报的业务报表用章，须使用北京物业管理公司印章。

5.4.3.印章的使用要求：

5.4.3.1.使用印章要做到随用随取，用毕即存。

5.4.3.2.不能为空白信笺盖印。

5.4.3.3.未经中心总经理批准，任何人不得将公章携带外出。

5.4.3.4.严防公章被私用、盗用，以免造成损失。

5.4.3.5.对印章保管人员因工作疏忽或随意用印而造成的损失，中心将追究其责任，并给予相应的行政和经济处罚。

5.4.4.质量记录及表格

CW/XR-F46-01《印章使用申批表》

5.5.库房管理制度

5.5.1.物品的验收入库手续：

5.5.1.1.采购物品送达库房时，库房管理员应及时通知使用部门，共同验货。

验货时要根据《采购申请单》写明的内容，检查来货的数量、规格、质量及保存期等是否符合标准，要严把验证关，杜绝一切不合格品进库。

5.5.1.2.对货物验收中发现的不合格品应进行标识并隔离存放，同时通知采购部门处理。

对不合格品的处理应执行《不合格物品控制程序》。

5.5.1.3.收货时库房管理员应认真核对《采购申请单》，遇有未完成的申购单，要在上面标注清楚已完成项和未完成项。

5.5.1.4.库房管理员应及时同采购人员办理入库手续。

有发票的要根据发票内容填写入库单，暂无发票时要办理入库验收登记，待发票齐全后补办入库手续，切实做到实物与票据相符。

5.5.1.5.采购物品入库后，库房管理员应及时通知申购部门领取。

5.5.2.物品的出库手续：

5.5.2.1.无《领料单》不得出库任何物品。

5.5.2.2.发放出库手续必须完整、凭证齐全，领发双方当面点清数量、核准质量。

5.5.2.3.对于要求以旧换新的物品，应严格执行以旧换新的手续。

5.5.3.库房的安全及防火注意事项：

5.5.3.1.物品必须按规格、品种系统码放。

码放要求整齐、平稳、牢固，禁止悬空或偏沉码放。

5.5.3.2.码放各种物品的铁架必须平稳、牢固、无倾斜。

5.5.3.3.库房内照明及电气设备应随用随开，工作完毕切断电源，检查无误后方可离去。

5.5.3.4.库房周围严禁明火，消防器材要保持良好状态，保证100%能使用。

5.5.3.5.库房门窗要牢固可靠，有损坏及时修理。

5.5.3.6.非本库人员不得进入库房。

5.5.4.质量记录及表格

QP4.6-01-F04-02《采购申请单》

CW/XR-F25-01《领料单》

QP4.15-01-F01-02《入库单》

6.质量记录及表格

CW/XR-F01-01《应聘人员登记表》

CW/XR-F02-01《录用通知单》

CW/XR-F03-01《员工登记表》

CW/XR-F04-01《面试评核表》

CW/XR-F05-01《内保卡片》（必要时）

CW/XR-F06-01《___年度员工考勤汇总表》

CW/XR-F07-01《员工加班申请单》

CW/XR-F08-01《请（休）假单》

CW/XR-F10-01《补卡单》

CW/XR-F11-01《试用期转正审批表》

CW/XR-F12-01《转正聘用通知单》

CW/XR-F14-02《一般员工考核表》

CW/XR-F15-02《中层管理人员考核表》

CW/XR-F17-02《辞退通知书》

CW/XR-F18-01《辞职申请表》

CW/XR-F19-02《员工离职会签单》

CW/XR-F25-01《领料单》

CW/XR-F46-01《印章使用申批表》

CW/XR-F47-01《管理人员转正审批表》

CW/XR-F48-01《续签劳动合同考核表》

QP4.13-01-F01-02《库存物品盘点表》

QP4.6-01-F04-02《采购申请单》

QP4.15-01-F01-02《入库单》

内部文件未经允许不得复制与转送

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