电子档案管理规定四篇.docx
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电子档案管理规定四篇
电子档案管理规定四篇
第一篇:
电子档案管理规定
1.0目的
2.0适用范围
公司、部门、管理处档案管理。
3.0档案管理
3.1人事、行政内部管理档案由公司、管理处设专人统一管理。
3.2档案管理员要根据档案管理规定，通过有关部门收集入档材料，有关部门应积极配合。
档案管理人员对归档材料应及时归档。
3.3凡归档材料，均应认真鉴别，材料应详实、完整。
3.5档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐,质量记录按月装订,相关行政档案分年度装订。
3.6档案应存放入专用档案柜，档案室必须巩固适用，有防火、防盗、防潮等平安措施。
3.8档案移交要填写移交清单，交接双方应共同清点并签字留据。
3.9严禁任何人私自保存公司、部门、管理处及他人的档案材料，对造成泄密或其他后果的，视情节轻重给予严肃处理。
4.0档案的查阅和借用
4.1外来单位前来查阅有关档案须经总经办领导批准，必要时报公司经理批准。
4.2档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。
4.3档案一般不外借，特殊情况，经总经办领导或经理批准方可借阅，但须严格履行登记手续，按期归还。
4.4私人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
4.5查阅必须严格遵守保密制度，严禁复印、涂改、圈画、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容。
如确需复制档案材料须经总经办领导批准。
违反者视情节轻重给予严肃处理。
5.0档案工作人员守那么
5.1认真学习国家的劳动人事政策、档案管理规定，不断提高工作水平。
5.2热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，努力为人事工作效劳。
5.3保护档案平安，不得擅自转移、分散和销毁档案。
严禁在档案室内用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险物品。
5.4严格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露档案内容，无关人员不得进入档案室。
5.5坚持原那么，遵守纪律，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
第二篇:
电子档案管理规定
审计档案管理规定
一、审计档案主要分为：
文件档案、审计事项档案和其它档案。
第三篇:
电子档案管理规定
第一章总那么
第一条为推动电子档案科学管理，规电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统根本功能，确保电子档案真实、完整、可用与平安，按照国家有关法律法规和标准规，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统〔以下简称系统〕必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、平安、开展的原那么。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求
第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应平安可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和平安认证等技术手段，保障电子档案平安，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收
第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理
第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。
第十九条系统应具备维护电子档案各组成局部及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。
第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。
第五章档案保存
第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。
第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间缺乏、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。
第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和平安性等检查功能。
第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。
第六章档案利用
第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。
第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。
第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。
第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。
第七章档案鉴定与处置
第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规那么，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。
第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。
第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。
第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
第八章档案统计
第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。
第三十五条系统应具备对一定时间期限的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。
第三十六条系统应置常用电子档案工作统计报表。
第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
第九章系统管理
第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，置常见种类的电子档案元数据方案。
第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统平安员和系统平安审计员的三员分立的平安控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。
第十章附那么
第四十四条本规定由国家档案局负责解释。
第四十五条本规定自公布之日起实施。
2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。
抄送：
各副省级市档案局、馆，解放军档案馆、武警部队参谋部办公室。
国家档案局办公室秘书处
2022年12月29日印发
第四篇:
电子档案管理规定
公司档案管理规定
1.0目的
为加强公司的各类档案的管理，实现对公司文件的归档、立卷、保管、借阅全过程的控制，以确保公司经营活动的需要，特制订本规定。
2.0适用范围：
本规定适用于全公司〔含分支机构〕。
3.0定义及职责
3.1档案：
是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科技研发、技术改良、文化活动等活动中形成的文件，表达为盖有公司公章的以书面形式存在的各类章程、合同、协议、备忘录、证书、公函规定等原件、复印件、件以及E-mail、光盘、电子档案等。
3.2总办：
负责公司的档案管理工作，并对档案的管理进行监督检查。
3.3档案管理员：
负责对公司的档案进行归档、保管、借阅等全过程的管理。
3.4部门档案管理人员：
负责对分管的部门档案进行归档、保管、借阅等全过程进行管理，积极配合公司的档案管理工作，完善公司档案管理制度。
4.0档案分类、编码及责任部门
4.1经营决策类档案〔编码为A-ZB-0001〕：
股东会文件、董事会文件、人事任命文件、融资文件、对外投资文件、重大业务合作文件、诉讼/仲裁法律事务文件等，由总办负责管理。
4.2资质证明类档案〔编码为B-ZB-0001〕：
公司营业执照、资质证书、政府文件等，由总办负责管理。
4.3合同类档案〔编码为C-ZB-0001〕：
采购合同、市场销售合同、业务合作合同、外商代理合作协议及其他与合同签署有关的文件，由总办负责管理。
4.5运作管理类档案〔编码为E-ZB-0001〕：
公司制度文件、流程标准等档案，由总办负责管理。
4.6人事档案〔编码为F-HR-0001〕：
人事档案、员工档案、劳动合同、培训协议、保密协议及其他与人事管理有关的文件，由人力资源部负责管理。
4.7工程申报类〔编码为G-ZL-0001〕：
公司申请的相关资质及工程所留的备份档案，由战略开展部负责管理。
4.8研究开发档案〔编码为H-YF-0001〕：
产品档案、设计文件、源程序、技术方案等档案，由研发中心负责管理。
4.10生产管理类档案（编码为J-SC-0001）：
物料管理、设备台账、设备操作标准、设备检修、工作流程、车间综合作业管理，由生产管理部负责管理。
4.11生产采购档案（K-CG-0001）：
原材料编码、供给商管理、原材料检测报告等，由采购部负责管理。
编码为
4.13财务档案〔编码为M-CW-0001〕：
银行开户文件、审计报告、验资报告、贷款合同、税务、海关和外汇登记证书及文件、重要财务凭证及其他与财务有关的文件，由财务部负责管理。
4.15行政类档案〔编码为O-某Z-0001〕：
公司各类日常通知文件、办公区域的后勤管理档案、各类行政凭证及单据、行政标准、办公用品档案等档案，由行政部负责管理。
5.0档案密级
包括：
◆公司制定的经营战略、经营方向、经营规划、经营工程等经营决策；
◆公司工程合作的合同、协议、意向书及可行性报告；
◆公司验资报告、财务审计报告；
◆公司招标工程的标底、合作条件、贸易条件；
◆融资贷款工程的合同、协议书、担保书、意向书；
包括：
包括：
◆公司内部公开的一般性决定、通告、通知等内部文件；
◆部门的内部工作例会的会议纪要。
6.0档案室管理
档案室大门钥匙由总办档案管理专员总管，非档案室管理人员未经同意不得进入。
各分类档案柜钥匙由文档负责人保管，严禁借与其他人开启。
由公司档案管理员统一备份。
档案室进出需在总办档案管理人处做好登记工作。
6.2部门档案管理人每季度末将及时更新的电子档案表提交给总办档案管理员以备存档，并日常负责该类档案的全部管理维护工作。
总办最少每年年终全面检查、清点或翻页一次。
如发现虫蛀、发霉、丧失等现象或发生可疑、意外情况，应及时检查，检查清点情况和发现的问题或隐患，应做好记录并向领导汇报。
6.4贯彻“预防为主，防治结合〞的方针，切实做好“八防〞即防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作。
6.5档案室管理人员变开工作岗位时，必须办妥清点交接手续，在交接登记本上签名，并有一证明人签名。
7.0档案管理流程
7.1归档：
所有经办人员需在文件签署后2个工作日内移交原件给本文档负责人归档，文档负责人在接收文件时，应认真检查文件的正文及附件是否齐全，以保持归档文件的完整性，并以电子方式建立电子档案。
归档按照以下方式：
7.1.1Word电子档案：
由档案制作人在档案上直接加保密水印，分别标注“绝密〞、“机密〞、“秘密〞字样，字体为宋体，尺寸为标准，颜色为灰色〔半透明〕，输出为斜线。
7.1.2纸张性档案：
加盖保密章。
7.1.3其他电子档案：
由档案制作人在文件的显著位置标注档案的密级，无法在档案上直接标注的，采取其他方式另行明示。
7.1.4图表：
由于图表可能被抽出来使用，由档案制作人在图表的显著位置单独标注密级。
7.2建档：
文件一经归档，档案负责人应立即办理立卷手续，填入宗卷目录，宗卷目录应包括移交人、接收人的亲笔签名、文档名称、交卷期、份数、页数等重要内容。
宗卷目录交总办档案管理员实行备份管理。
7.3各部门档案按照档案柜存放，要求存放的档案按照密级、类别摆放清晰、可查。
总办档案管理员负责组织部门档案管理人员每半年对档案进行一次清理。
7.4档案借阅及归还：
档案借阅应填写对应的表单，通过对应档案审批权限的领导审批前方可借阅。
7.4.2档案需按照约定的归还期限归还，归还按照档案原存放方式和位置存放归还档案；延期另行办理续借手续。
7.4.4对逾期不还档案或丧失档案的人员，档案室将停止对其借案，直至原借档案归还或丧失档案经领导处理前方可恢复借阅档案。
7.4.5档案借阅时必须当面检查清楚，不得自行外借或转借，不得随意更改、摘抄和复制经领导批准摘抄和复印的要履行登记手续，对摘抄和复印的档案进行核对，检查无误后，方可带走。
7.4.6档案归还时，经双方核对无误前方可办理归还手续。
如发生丧失、泄密情况，应立即报告领导，采取相应措施，妥善处理。
档案借用登记表上记录归还日期；去除电子档案表中“借用记录〞一栏内容。
7.4.7凡档案查阅借阅者，均应承当档案的平安、保密之责。
查阅档案时严禁吸烟。
7.4.8凡自行转借档案或以个人名义为亲友借阅档案，自行摘抄、复制档案或在档案上填注、涂划、拆卷和抽取，将档案带至不适宜的地方，因以上行为造成档案损坏的，给予批评教育，责令其恢复原状或赔偿损失。
对有意损坏和窃取档案者，解除其劳动合同或交由司法机关处置。
7.5档案的销毁：
各职能部门需委派一人组成档案鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。
对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，经董事会或总裁批准，方能销毁；销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
7.5.1档案鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的各种载体的档案材料，及时进行鉴定。
7.5.2档案的鉴定根本原那么：
但凡在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的具有长远利用价值的档案，都应永久保存；在一定时期内具有保存和利用价值的档案，为定期保存；介于两种保管期限内的档案，其保管期限一律从长。
7.5.3鉴定过程中，要认真填好档案鉴定、销毁登记表，写明鉴定小组的组成情况、鉴定的步骤与方法、被鉴定的档案情况、鉴定结果及处理意见，鉴定书须有关人员签字。
7.5.5档案的鉴定时间规定为每三年鉴定一次，鉴定后销毁一次。
7.5.6档案剔除销毁时，必须由档案部门指派专人销毁，销毁与鉴毁后应在销毁清册上签字。
7.5.7要认真做好档案鉴定后的善后处理工作。
对有关的管理工具应相应修改调整，将鉴定中形成的材料组成工作卷，妥善长期保存。
8.0附录
8.1《公司档案宗卷目录》
8.2《现行公司档案管理人员一览表》
8.3《档案建议密级表》
8.4《档案室钥匙及档案柜分配表》
公司档案卷宗目录
类
备注：
形式是指档案是原件、复印件还是电子件。
现行公司档案管理人员一览表
档案建议密级表
档案室钥匙及档案柜分配表
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