OA用户手册.doc

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案卷号

日期

＜项目名称＞

用户手册

作者：

完成日期：

签收人：

签收日期：

修改情况记录：

版本号

修改批准人

修改人

安装日期

签收人

用户手册编写规范

目录

1引言 1

1.1编写目的 1

1.2背景 1

1.3定义 1

1.4参考资料 1

2用途 1

2.1功能 1

2.2性能 2

2.2.1精度 2

2.2.2时间特性 2

2.2.3灵活性 2

2.3安全保密 2

3运行环境 2

3.1硬设备 2

3.2支持软件 3

3.3数据结构 3

4使用过程 3

4.1安装与初始化 3

4.2输入 3

4.2.1输入数据的现实背景 3

4.2.2输入格式 4

4.2.3输入举例 4

4.3输出 5

4.3.1输出数据的现实背景 5

4.3.2输出格式 5

4.2.3输出举例 5

4.4文卷查询 5

4.5出错处理和恢复 6

4.6终端操作 6

1引言

1.1编写目的

说明编写这份用户手册的目的，指出预期的读者范围。

1.2背景

说明：

A．这份用户手册所描述的软件系统的名称；

B．列出本项目的任务提出者、开发者、用户（或首批用户）以及安装该软件的单位。

1.3定义

列出本文件中用到的专门术语的定义和缩写词的原词组。

1.4参考资料

列出要用到的参考资料，如：

l本项目的经核准的计划任务书或合同、上级机关的批文；

l属于本项目的其他已发表的文件；

l本文件中各处引用的文件、资料，包括所要用到的软件开发标准。

列出这些文件的标题、文件编号、发表日期和出版单位，说明能够得到这些文件资料的来源。

2用途

2.1功能

结合本软件的开发目的逐项地说明本软件所具有各项功能以及它们的极限范围。

2.2性能

2.2.1精度

逐项说明对各项输入数据的精度要求和本软件输出数据达到的精度，包括传输中的精度要求。

2.2.2时间特性

定量地说明本软件的时间特性，如响应时间，更新处理时间，数据传输、转换时间，计算时间等。

2.2.3灵活性

说明本软件所具有的灵活性，即当用户需求（如对操作方式、运行环境、结果精度、时间特性等的要求）有某些变化时，本软件的适应能力。

2.3安全保密

说明本软件在安全、保密方面的设计考虑和实际达到的能力。

3运行环境

3.1硬设备

列出为运行本软件所要求的硬设备的最小配置，如：

l处理机的型号、内存容量；

l所要求的外存储器、媒体、记录格式、设备的型号和台数、联机＼脱机；

lI＼O设备（联机＼脱机？

）；

l数据传输设备和转换设备的型号、台数。

3.2支持软件

说明为运行本软件所需要的支持软件，如：

2操作系统的名称、版本号；

3程序语言的编译＼汇编系统的名称和版本号；

4数据库管理系统的名称和版本号；

5其他支持软件。

3.3数据结构

列出为支持本软件的运行所需要的数据库或数据文卷。

4使用过程

在本章，首先用图表的形式说明软件的功能同系统的输入源机构、输出接收机构之间的关系。

4.1用户登录

用户进入登录界面，如图4.1.1，根据管理员给定的用户名和密码进行输入。

注意：

用户如果用户名为空或者输入不存在的用户名或者密码错误都会弹出相应的提示信息；如果用户选择菜单-保存，则下次不必进行登录就进入主页了，如果不保存则还得重新登录。

图4.1.1

4.2软件主页面

用户登录后进入主页面，即办公—我的桌面，如图4.2.1所示

图4.2.1

主页面左栏为功能导航栏，如图4.2.2，软件的所有功能都在此罗列,每点击一个功能，页面右栏出现相应的功能详细页面内容。

各个功能会在下面详细列出。

左栏最上面有两个按钮（安全退出）（更新缓冲），其中，安全退出即退出该页面，将退到登录页面；更新缓冲即刷新主页面，主要是为了看到右栏的最新消息。

主页的右上角即为登录信息，如图4.2.3，其中用户为登录时的用户名，身份即你在公司所属的角色。

其中管理首页和更新缓冲是一个功能，而使用帮助即介绍该软件的详细功能；点击修改密码进入修改密码页面，如图4.2.3.1；点击短消息进入系统发给当前用户的所有信息，如图4.2.3.2。

图4.2.3

图4.2.3.1

图4.2.3.2

图4.2.2

4.3办公

4.3.1我的桌面

（1）代办的公文

（2）新闻

新闻将显示当天新闻的最新前5条，如图4.3.1；点击每条信息标题将进入详细信息，如图4.3.2

图4.3.1

图4.3.2

（3）公告

公告即公司每日发出来的最新通知。

如图4.3.3；点击公告信息标题，即可进入详细信息，如图4.3.4

图4.3.3

图4.3.4

（4）邮件

邮件显示当前用户的收件箱和发件箱的信息，也是前5条，如图4.3.4.1，点击标题即可进入详细页面，如图4.3.4.2。

图4.3.4.1

图4.3.4.2

（5）调查问卷

调查问卷即随时对常见问题进行调查，如图4.3.1.1。

点击即可进入调查，如图4.3.1.2，点击确定即投票成功。

图4.3.1.1

图4.3.1.2

（6）考勤记录

即显示当前用户当天的出勤记录，如图4.3.6.1

图4.3.6.1

（7）提示信息

即当前用户当天得到来自系统或者其他公司成员的信息，如图4.3.7.1；点击提示信息即可进入对信息操作页面，如图4.3.7.2。

图4.3.7.1

图4.3.7.2

4.3.2个人考勤

个人考勤涉及到工作流，即出勤登记页面，有上班登记，下班登记，外出登记，请假登记，出差登记，如图4.3.3。

经过工作流的配置后点击这几个登记按钮就会成功。

图4.3.3

4.3.3我的文档

我的文档即自己日常的记录文件信息，如图4.3.4

图4.3.4

显示自己的文件信息，可以删除。

如果对自己的文件要作修改，点击修改文件信息链接，如图4.3.5，点击更新即可；如图要添加文件，点击添加文件链接，如图4.3.6，点击添加即可。

图4.3.5

图4.3.6

4.3.4电子论坛

电子论坛共有3个功能：

（1）电子论坛主页面

（2）最新帖子（3）我的帖子

（1）电子论坛主页面

将显示论坛的大分类和小分类，其中外框是大分类，每个外框里的内容均为小分类，如图4.3.4.1；点击每个小分类，即可进入详细页面信息，如图4.3.4.2。

图4.3.4.1

图4.3.4.2

（2）最新帖子

将显示在论坛里发表的帖子，按照时间顺序排序，最近的时间在前，如图4.3.4.3；点击发表新主题，即可在论坛里发表帖子，如图4.3.4.4。

图4.3.4.3

图4.3.4.4

（3）我的帖子

即当前用户自己在论坛发的帖子，可进行编辑和删除，而其他用户无法对非自己的帖子进行编辑和删除，如图4.3.4.5。

图4.3.4.5

4.3.5在线交流

在线交流及局域网之内的交流，也可以外网交流，功能和QQ类似，如图4.3.7

图4.3.7

4.3.6万年历

万年历，即日历，如图4.3.8

图4.3.8

4.3.7电话区号

电话区号可查看全国的区号，点击即可进入查看，如图4.3.9和4..2.10

图4.3.9

图4.3.10

4.3.8邮政编码

即查看全国的邮政编码，如图4.3.8.1，点击即可查看该地区的所有邮政编码，如图4.3.8.2。

图4.3.8.1

图4.3.8.2

4.3.9世界时间

即世界的时间，如图4.3.11

图4.3.11

4.3.10记事便笺

即日程笔记本，记录一天要做的事情，其添加和显示都在该页显示，如图4.3.12.。

图4.3.12

4.4工作流

（1）新工作

即一个新工作的流程，如图4.4.1.1；点击查看，即可进入流程顺序信息，如图4.4.1.2；点击浏览，即把查看的信息用图形表示出来，该图形可以拖动，如图4.4.1.3；点击表单里的内容，比如收文，可进行表单填写，如图4.4.1.4；点击新添工作，即可进入新添工作的填写，如图4.4.1.5；

图4.4.1.1

图4.4.1.2

图4.4.1.3

图4.4.1.4

图4.4.1.5

图4.4.1.5

图4.4.1.5

（2）代办工作

即即将要办的工作，如图4.4.2.1

图4.4.2.1

（3）我的工作

即当前用户的所有工作，可以进行销毁等操作，如图4.4.3.1

图4.4.3.1

（4）完成操作

即当前用户已经做完的工作，如图4.4.4.1

图4.4.4.1

（5）工作查询

即可按照条件对所有工作进行查询，如图4.4.5.1

图4.4.5.1

4.5邮件

4.5.1内网邮件

内网邮件分为3个功能：

（1）邮件文件夹

（2）新邮件（3）邮件系统设置如图4.5.1

图4.5.1

其中功能与我们日常的收发邮件功能一致，只不过在邮件系统设置里得填写好自己邮箱的设置。

该功能专为局域网设置。

4.5.2外网邮件

即互联网邮件，需要连接外网，如图4.5.2-1或者4.5.2-2

图4.5.2-1

图4.5.2-2

4.5.3邮件设置

即设置自己的外网连接邮箱，如图4.5.3

图4.5.3

4.6协同

4.6.1协同总览

包含4个功能

（1）信息中心

（2）通知公告（3）调查问卷（4）内部通讯录。

如图4.5.4

图4.5.4

4.6.2信息中心

即我的桌面中的全部新闻信息，如图4.5.5。

点击主题即可进入详细信息。

图4.5.5

4.6.3通知公告

即我的桌面中的全部公告信息，如图4.5.6。

点击主题即可进入详细信息。

图4.5.6

4.6.4调查问卷

即我的桌面中的全部调查问卷，如图4.5.7。

点击内容即可进行投票，该功能在前面已经讲过；点击查看结果即可看见每个调查的投票数，如图4.5.8。

图4.5.7

图4.5.8

4.6.5内部通讯录

即公司所有部门的人员联系方式，如图4.5.9

图4.5.9

4.6.6CRM

CRM即外来客户登记管理，如图4.5.10。

点击添加即可添加新的客户，如图4.5.11；点击修改客户信息，对已有的信息进行修改，如图4.5.12；点击查询可按条件查询，如图4.5.13；点击删除即可删除该信息。

图4.5.10

图4.5.11

图4.5.12

图4.5.13

4.7资源

4.7.1用品管理

即显示所有公司的用品信息，如图4.7.1。

点击用品添加即可进入用品添加页面；点击修改用品即可进入用品修改页面，如图4.7.2.；点击删除即可删除该用品。

图4.7.1

图4.7.2

4.7.2用品添加

即添加公司的公共用品，如图4.7.3

图4.7.3

其中点击第一个添加按钮即可从人员列表选择人物，也可手工添加，如图4.7.4

图4.7.4

4.7.3用品查询

由于用品多，所有要查询，如图4.7.5

图4.7.5

点击查询即可转到由指定条件查出的结果。

4.7.4用品类别

由于用品太多，要分出类别，故而对用品类别进行添加，如图4.7.6

图4.7.6

4.7.5库存登记

即对使用物品进行登记，如图4.7.7

图4.7.7

其中，点击选择按钮即可对要登记的物品进行选择，如图4.7.8

图4.7.8

4.7.6登记管理

即显示所有登记的信息，如图4.7.9

图4.7.9

其中点击登记管理连接可对已登记物品进行修改。

点击查询即可按照条件查询。

点击库存登记按钮即可进行登记。

4.7.7登记查询

按照指定条件查询，如图4.7.10

图4.7.10

4.7.8登记报表

登记报表也是个查询，如图4.7.11

图4.7.11

不过该查询出的结果与上面查出来的不一样，上面可以分页查询，而该查询则是所有指定条件的信息，不能分页，可以打印，如图4.7.12

图4.7.12

4.7.9车辆管理

即公司的车的所有详细信息，如图4.7.13

图4.7.13

点击添加车辆即可进入新的车辆添加页面，点击详细信息可查看该车的详细信息，如图4.7.14

图4.7.14

4.7.10车辆添加

如果公司有新的车辆，则点击该页面进行添加，如图4.7.15

图4.7.15

4.7.11车辆维护管理

如图有进行维护的车辆，则进入该功能，如图4.7.16

图4.7.16

如图有可维护的车辆，则会出现修改页面，点击即可进行修改；点击添加维护，即可进入维护页面。

4.7.12车辆维护添加

如图车辆有维护的时候，则点击该页面，如图4.7.17

图4.7.17

4.7.13车辆使用

车辆使用共有5个功能

（1）待批申请

（2）已准申请（3）使用中车辆（4）为准申请（5）审核申请。

如图4.7.18

图4.7.18

其中待批申请为提出申请的要求，如图4.7.19

图4.7.19

其中已准申请为已经批准的申请，如图4.7.20

图4.7.20

其中如果该车正在使用，则显示使用中的车辆，如图4.7.21

图4.7.21

其中如图该申请未通过，则显示为通过的记录，如图4.7.22

图4.7.22

其中审核申请是个权限功能，只有车辆调度员才有审批的功能，如果不是车辆调度员，则该页面不能浏览，将跳到我的桌面这个功能页面。

（1）没有权限，如图4.7.23

图4.7.23

（2）车辆调度员的权限，如图4.7.24

图4.7.24

4.7.14车辆申请

车辆申请即公司人员要进行申请的一个过程，如图4.7.25

图4.7.25

选择车牌号，可显示该车的一些信息，如图4.7.26

图4.7.26

4.7.15车辆调度设置

即添加有权限审批申请的人员，即添加车辆调度员，如图4.7.27

图4.7.27

4.8总务

4.8.1会议申请

如果要申请一个会议室则进入该页面，如图4.8.1。

图4.8.1

图4.8.1

4.8.2进行中会议

如果申请的会议室正在使用，则显示正在使用的会议室，如图4.8.2。

图4.8.2

4.8.3已批准会议

即会议室管理员进行审核后给予批准的申请，如图4.8.3。

图4.8.3

4.8.4未批准会议

即会议室管理员审核后不给予的申请，如图4.8.4

图4.8.4

4.8.5待批准会议

即所有想申请会议室的人在此等待，如图4.8.5

图4.8.5

4.8.6今日会议

即当前日期下的会议，如图4.7.28

图4.7.28

4.8.7会议审批

该功能只有会议室管理员才有权限，即对审批待批准会议。

如图4.8.7-1为会议室管理员的界面，图4.8.7-2为不具备该权限的界面。

图4.8.7-1

图4.8.7-2

4.8.8会议室管理

即显示所有的会议室，以及可以修改已有的会议室，如图4.8.8.1；点击修改进入修改页面，如图4.8.8.2。

图4.8.8.1

图4.8.8.2

4.8.9会议室添加

如果公司有新添了一个会议室，则会议室管理员在此页面进行添加，如图4.8.9.1

图4.8.9.1

4.8.10会议室管理员设置

即控制有权限管理会议室的管理员的设置，可以添加一些管理员，也可以删除已有的管理员，如图4.8.10.1。

图4.8.10.1

4.8.11值班管理

值班管理有4个功能：

（1）值班管理

（2）值班安排（3）值班查询（4）值班类型设定

（1）值班管理

即当前值班的信息，如图4.7.29

图4.7.29

（2）值班安排

即添加值班信息，如图4.7.30

图4.7.30

（3）值班查询

即根据指定条件进行查询，如图4.7.31

图4.7.31

（4）值班类型设定

由于值班有类别，所有还得有一个类别添加，如图4.7.32

图4.7.32

4.8.12接待管理

（1）接待添加

如图公司要接待一些外来人员，则在该页面进行添加，如图4.8.12.1

图4.8.12.1

（2）接待管理

即显示所有已经接待的信息，并可以进行修改，如图4.8.12.2

图4.8.12.2

（3）接待查询

如图接待信息很多，则可通过条件进行查询，如图4.8.12.3

图4.8.12.3

4.8.13用餐类别管理

（1）用餐类别添加

如果公司要请外来人员吃饭或者自己内部人员进行订餐，则得按照该页面功能进行添加，如图4.8.13.1。

图4.8.13.1

（2）用餐类别管理

即显示所有的用餐，可进行修改，如图4.8.13.2

图4.8.13.2

（3）用餐类别查询

如果用餐信息太多，则可以通过查询页面进行查询，如图4.8.13.3

图4.8.13.3

4.8.14住宿类别管理

（1）宾馆类别添加

如果公司有外来人员进行居住或者内部人员出差办事住宿，都要经过该页面进行添加，如图4.8.14.1。

图4.8.14.1

（2）宾馆类别管理

即显示所有宾馆类别信息，可以进行修改，如图4.8.14.2

图4.8.14.2

（3）宾馆类别查询

如果宾馆类别信息太多，则可以进行查询，如图4.8.1.3

图4.8.1.3

4.9档案

4.9.1卷案管理

即员工档案进行管理信息，可以进行修改，如图4.9.1。

图4.9.1

4.9.2新建案卷

公司要对新员工的信息进行录入，则按照该页面功能去执行，如图4.9.2

图4.9.2

4.9.3卷案查询

如果卷案信息太多，则可以进行查询，如图4.9.3

图4.9.3

4.9.4文件管理

对公司的文件进行统一管理，显示所有的管理信息，可以修改以及下载，如图4.9.4

图4.9.4

4.9.5文件添加

如果有新文件要进行添加，则按照该功能去执行，如图4.9.5

图4.9.5

4.9.6文件查询

如果文件信息太多，则可以进行查询，如图4.9.6

图4.9.6

4.9.7卷库管理

即对卷案所属的卷库进行管理，显示所有信息，可以进行修改和删除，如图4.9.7

图4.9.7

4.9.8卷库添加

如果有新的卷库添加，则按照该功能去执行，如图4.9.8

图4.9.8

4.10系统

4.10.1部门管理

一个公司有很多部门，要进行有条理的管理，则按照该页面进行管理，如图4.10.1，其中左栏为所有部门，点击每个部门右栏出现相应的信息，可以进行修改。

图4.10.1

4.10.2添加部门

如果公司有了一个新的部门，则应进行添加，如图4.10.2

图4.10.2

4.10.3角色编辑

公司所有员工（包括总经理）都称之为一个角色，但是每个角色的功能不一样，在此通过该页面来对每个角色的功能进行编辑，如图4.10.3-1。

点击编辑角色，即对已有角色的排序号后名称进行修改，如图4.10.3-2。

点击编辑权限，即分配每个角色的权限，如图4.10.3-3。

点击删除，则删除该角色。

图4.10.3-1

图4.10.3-2

图4.10.3-3

图4.10.3-3

4.10.4用户管理

即显示所有公司员工的信息，如图4.10.4-1；默认为全部员工信息，点击左栏部门会出现各个部门员工的信息；点击编辑对已有的用户信息进行修改，如图4.10.4-2；点击清空密码则将该用户登录时的秘密设置为空。

图4.10.4-1

图4.10.4-2

图4.10.4-2

4.10.5用户添加

公司新来一个员工，要对其进行信息进行录入，则按照该页面去实行功能，如图4.10.5

图4.10.5

图4.10.5

4.10.6考勤查询

查询一个员工的考勤记录，如图4.10.6

图4.10.6

4.10.7工作流管理

即显示所有的工作流信息，如图4.10.7-1，点击表单以及操作中的基本属性和流程设计器，会出现相应的页面。

比如点击收文，出现图4.10.7-2；点击基本属性，出现图4.10.7-3；点击流程设计器，出现图4.10.7-4；

图4.10.7-1

图4.10.7-2

图4.10.7-3

图4.10.7-4

4.10.8工作流添加

即添加一个工作流，如图4.10.8

图4.10.8

4.10.9表单管理

工作流中的表单有很多种分类，按照流程分类，在此显示所有分类，如图4.10.9，可以进行修改和浏览。

图4.10.9

4.10.10表单添加

表单进行添加，如图4.10.10

图4.10.10

4.10.11工作流分配设置

工作流中的表单所属的流程不同，故而做一个添加流程以及编辑和删除流程的页面，如图4.10.11

图4.10.11

4.10.12论坛大类别

即电子论坛的分类功能，此处为大类别，如图4.10.12；添加一个大类别后必须添加至少一个小类别。

图4.10.12

4.10.13论坛小类别

电子论坛中的大类别对应的小类别，如图4.10.13

图4.10.13

4.10.14新闻信息

显示所有的新闻信息，如图4.10.14-1；点击标题进入内容页面，如图4.10.14-2；点击编辑，可对该新闻进行编辑，如图4.10.14-3；点击删除，则删除该新闻。

图4.10.14-1

图4.10.14-2

图4.10.14-3

4.10.15公告信息

显示所有的公告信息，如图4.10.15，可进行编辑和删除；点击标题进入内容浏览页面。

图4.10.15

4.10.16问卷管理

问卷管理，即显示所有调查信息，如图4.10.16。

点击调查问题进行投票，可编辑及删除。

图4.10.16

4.10.17系统信息

即该软件的主要使用状态信息，如图4.19.17

图4.19.17

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