物业管理平台说明书.docx

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物业管理平台说明书

目录

第一章系统流程图5

第一节系统流程图5

第二章系统初始化5

第一节系统登陆5

第二节新建帐套6

第三节新建账套向导7

第四节账套备份、恢复9

第三章房产管理10

第一节管理区10

第二节楼宇13

第三节房间14

第四节房间类型17

第五节房间状态18

第六节房费设置18

第四章客户管理19

第一节客户信息19

第二节住户迁入21

第三节住户迁出22

第四节客户类型23

第五节银行名称24

第六节历史住户24

第七节托收账号25

第五章收费管理25

第一节费用项目定义26

第二节收费标准设置29

第三节费用生成33

第四节费用审核34

第五节公摊费用36

第六节预收抵扣39

第七节费用收取42

第八节现金收款44

第九节银行托收46

第十节滞纳金计算49

第十一节报表输出49

第六章月末处理52

第一节月末处理概念52

第二节月末结帐52

第七章合同管理54

第一节租赁房源设置54

第二节合同录入55

第三节合同费用59

第四节合同查询60

第八章客户服务60

第一节服务申请61

第二节投诉管理63

第九章设备管理65

第一节设备卡片66

第二节故障记录68

第三节保养计划70

第四节保养计录71

第五节工程图纸73

第十章仓库管理75

第一节物料定义75

第二节购料申请77

第三节物料入库79

第四节物料出库80

第五节库存结余82

第十一章办公管理83

第一节文档管理83

第二节工作计划85

第三节管理区人口管理86

第四节社区活动88

第五节计生登记90

第十二章保安消防91

第一节保安排班92

第二节车辆管理94

第三节来访登记95

第四节消防器材97

第五节消防器材分发99

第六节消防检查101

第十三章保洁绿化102

第一节保洁管理103

第二节绿化管理104

第三节苗圃管理106

第十四章外协单位108

第一节外协单位资料108

第二节外协文档109

第三节外协合同111

第四节外协联络113

第十五章应收管理113

第一节应收单114

第二节收款单115

第三节应收账款余额表117

第十六章应付管理117

第一节应付单118

第二节付款单119

第三节应付账款余额表121

第十七章人事管理121

第一节部门121

第二节职员123

第三节职员考评125

第十八章系统设置126

第一节系统参数127

第二节权限管理127

第三节上机日志130

第十九章系统功能130

第一节筛选130

第二节定义过滤方案132

第三节过滤方案高级134

前言

随着我国市场化程度的纵深发展，人们生活水平的不断提高，对居住的要求也越来越多。

物业管理作为国内一个新兴的服务行业，在人们的生活中占据了越来越重的位置，良好的发展前景，也吸引了大批的企业加入到物业管理行业中来。

同兴软件就是专门为物业管理企业提供物业管理信息化建设的软件供应商，我们在对物业管理日常工作进行深入的研究之后，推出了最新的V5.0版本，希望我们的产品能在你的日常管理中，发挥出最大效率，帮助广大物业公司实现信息化管理，提高赢利能力。

第一章系统流程图

第一节系统流程图

系统日常业务操作流程如下图所示：

第二章系统初始化

系统初始化包括：

系统登陆，新建账套

第一节系统登陆

同兴系统安装好后，在桌面会有一个同兴软件快捷方式，双击该图标，会调出同兴系统登陆窗口

双击桌面上的“同兴物业管理系统”图标，打开如下图所示的登陆窗口，系统第一次登陆时要求操作员输入用户名、密码和帐套所在路径，第一次登陆成功后，系统会自动记忆登陆信息，下次登陆时就不用再重复输入了。

如果系统提示数据库中没有该用户，那您要先以系统管理员－Manager的身份登陆到系统，然后在新建一个您自己的用户，新建用户的详细操作方法请参见第九节【权限管理】。

第二节新建帐套

所谓“帐套”就是系统的数据库，系统所用到的所有数据信息都存放在该“帐套”中，他在后台管理着系统的各项数据表及数据。

系统启用的第一项工作就是建立一套属于自己的帐套。

正确登陆进入系统后，在系统的主界面菜单栏点“文件”—>“新建帐套”，或直接点击“新建”按钮，会弹出“新建帐套”小窗口，输入要建立的帐套的文件名称（一般建议使用公司名称），并选择要保存的路径（系统默认为安装目录下），点保存即可。

第三节新建账套向导

我们点击下一步开始

在帐套名称处输入帐套名称，一般为物业企业名称，管理处名称。

这些参数在建立帐套以后在设置也可以，设置完成点击“下一步”。

在这一步，你可设置系统启用期间，如按自然月份：

2009年1月起用，则在系统中设置成：

年度为2009期间为1即可，每个月都是其自然月份。

该参数一旦启用，便不能再更改，设置完成点击“下一步”。

在这一步，你还可设置系统启用期间，如按自定义期间：

2009年1月起用，则在系统中设置成：

年度为2009期间为1即可，1期就是2008-12-25至2009-1-24，2期就是2009-1-25至2009-2-24日，依次类推。

该参数一旦启用，便不能再更改，设置完成点击“下一步”。

你可根据你公司日常收款需要，设置结算的币种。

如用人民币结算：

币种代码为“RMB”、名称为“人民币”即可。

点击[完成]按钮即可完成建帐工作，一套新的帐套就被启用了，下一步为系统初始化数据录入。

第四节账套备份、恢复

同兴账套备份的默认路径是同兴安装目录下的子目录Backup目录下，我们也可以选择其他路径备份，或则备份到U盘或网络上的共享目录下。

如果需要对备份的账套文件进行恢复，点击恢复按纽，选择一个备份文件打开，系统提示需要将恢复的文件放在哪个目录下，并指定一个账套名称，即可开始恢复账套，恢复出来的账套，我们可以选择马上打开。

第三章房产管理

房产管理包括的功能模块：

管理区，楼宇，房间，其中房间类型包括：

住宅，商铺，停车位，广告位等。

第一节管理区

系统对房产资源进行了科学的划分了三个层次：

即【管理区】－【楼宇】－【房间】的自上而下的层次管理模式。

输入资料时先要输入管理区资料，然后是楼宇，最后是房间。

在管理区的资料中，管理区的代码和名称这两项是必须要输的。

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【管理区】后，会进入【管理区】窗口，如图所示：

1、新增

该功能的操作界面如下图所示

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【管理区】后，会进入【管理区】窗口，单击工具栏[新增]按钮，系统会弹出如图所示的新增窗口，在新增窗口中输入相应的管理区信息资料如代码、名称等信息，然后点击[确定]。

如有多个管理区按相同方法录入。

在录入资料时管理区的代码具有唯一性，即管理区的代码不能重复，如果管理区的录入重复系统会弹出如下提示信息：

您要将管理区的代码更改一下重新保存。

点击“管理区新增”窗口的“图片”标签，您可以给管理区添加图片信息，如图：

点击“图片路径”框右边的“打开”按钮，系统会弹出“选择图片文件”窗口，如图：

选择要添加的图片文件，然后点击“打开”按钮，您选择的图片就会被加载到新增窗口中，然后点击新增窗口中的“确定”按钮保存即可。

2、删除

该功能的操作界面如下图所示

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【管理区】后，会进入【管理区】窗口，然后选定要删除的记录，单击工具栏[删除]按钮，系统会弹出如下图所示的对话框，点击[是]即可。

如果该管理区下已有楼宇记录，那您在删除该条记录时系统弹出以下提示窗口，您要将该管理区下的所有楼宇资料删除，才能删除该管理区记录。

专家建议：

一旦在每个管理区下设了楼宇，则该管理区资料就不能再删除，除非把该管理区下所有的楼宇删除为止。

您可以进入楼宇将该管理区下的所有楼宇资料删除，再进入管理区删除管理区资料。

3、修改

该功能的操作界面如下图所示

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【管理区】后，会进入【管理区】窗口，然后选定要修改的记录，单击工具栏[修改]按钮或双击要修改的记录，系统会弹出如下图所示的窗口，并列出相应的信息，您只要修改其中的管理区资料信息，然后点击[确定]即可。

4、查询

通过筛选查询您可以快速简便的从大量数据中筛选查找出您想要的数据，系统的大部分窗口都提供筛选功能，并且操作方法都是相同的，一般有两种：

✓类型树筛选

您可以点击窗口左边的类型树快速筛选出想要的数据，如右图所示，点击相应的图标系统即可在右边表格中列出所有该图标所代表的一定范围内的数据。

✓利用筛选窗体

筛选窗体可以灵活处理一些条件较为复杂、多样的数据的查询。

详细的操作步骤请参见附录。

5、预览

点击工具栏上的[预览]按钮系统就会预览出当前窗口中列出来的所有数据。

第二节楼宇

楼宇包括如下功能

1.新增

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【楼宇】后，会进入【楼宇】窗口，单击工具栏[新增]按钮，在楼宇资料中楼宇的“所属管理区”、“代码”、“名称”信息是必须要录入的，在弹出的新增窗口中输入相应的楼宇信息资料如所属管理区、代码、名称等信息，然后点击[确定]。

如有多个楼宇按相同方法录入。

在录入楼宇时楼宇的代码具有唯一性，即楼宇的代码不能重复，如果楼宇的录入重复系统会弹出提示信息，您要将楼宇的代码更改一下重新保存。

点击“楼宇新增”窗口的“图片”标签，您可以给楼宇添加图片信息，点击“图片路径”框右边的“打开”按钮，系统会弹出“选择图片文件”窗口，选择要添加的图片文件，然后点击“打开”按钮，您选择的图片就会被加载到新增窗口中，然后点击新增窗口中的“确定”按钮保存即可。

2.删除

该功能的操作界面如下图所示

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【楼宇】后，会进入【楼宇】窗口，然后选定要删除的记录，单击工具栏[删除]按钮，系统会弹出如下图所示的对话框，点击[是]即可。

如果该楼宇下已有房间记录，那您在删除该条记录时系统弹出以下提示窗口，您要将该楼宇下的所有房间资料删除，才能删除该楼宇记录。

您可以进入房间将该楼宇下的所有房间资料删除，再进入楼宇删除楼宇资料。

3.修改

该功能的操作界面如下图所示

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【楼宇】后，会进入【楼宇】窗口，然后选定要修改的记录，单击工具栏[修改]按钮，系统会弹出如下图所示的窗口，单击工具栏[修改]按钮或双击要修改的记录，系统会弹出如下图所示窗口，并列出相应的信息，您只要修改其中的楼宇资料信息，然后点击[确定]即可。

4.查询

通过筛选查询您可以快速简便的从大量数据中筛选查找出您想要的数据，系统的大部分窗口都提供筛选功能，并且操作方法都是相同的，一般有两种：

✓类型树筛选

您可以点击窗口左边的类型树快速筛选出想要的数据，如右图所示，点击相应的图标系统即可在右边表格中列出所有该图标所代表的一定范围内的数据。

✓利用筛选窗体

筛选窗体可以灵活处理一些条件较为复杂、多样的数据的查询。

详细的操作步骤请参见附录。

5.预览

点击工具栏上的[预览]按钮系统就会预览出当前窗口中列出来的所有数据。

第三节房间

房间包括如下功能

1.新增

该功能的操作界面如下图所示

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【房间】后，会进入【房间】窗口，单击工具栏[新增]按钮，在弹出的新增窗口中输入相应的房间信息资料如房间编号、楼层、房间号、建筑面积、所属楼宇等等，其中房间编号、楼层、房间号、建筑面积、所属楼宇这几项是必须要录入的。

然后点击[确定]。

如有多个房间按相同方法录入。

为以后的计费工作提供依据，房间编号要求唯一，设计时力求好记原则即可。

如果您录入了重复的房间编号系统会提示如下错误信息：

您更改一下房间代码信息，然后点击“确定”保存即可。

点击“房间新增”窗口的“图片”标签，您可以给房间添加图片信息，如图：

点击“图片路径”框右边的“打开”按钮，系统会弹出“选择图片文件”窗口，如图

选择要添加的图片文件，然后点击“打开”按钮，您选择的图片就会被加载到新增窗口中，然后点击新增窗口中的“确定”按钮保存即可。

2.删除

该功能的操作界面如下图所示

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【房间】后，会进入【房间】窗口，然后选定要删除的记录，单击工具栏[删除]按钮，系统会弹出如下图所示的对话框，点击[是]即可。

注意：

一旦在每个房间下生成了费用，则该房间资料就不能再删除，除非把该房间下所有的费用记录删除为止。

3.修改

点击【基础资料】—>【房产资源】—>【楼宇】后，会进入【楼宇】窗口，然后选定要修改的记录，单击工具栏[修改]按钮或双击要修改的记录，系统会弹出窗口，并列出相应的信息，您只要修改其中的楼宇资料信息，然后点击[确定]即可。

其中房间编号、面积信息是必录项。

为以后的计费工作提供依据。

房间编号要求唯一，设计时力求好记原则即可。

4.查询

通过筛选查询您可以快速简便的从大量数据中筛选查找出您想要的数据，系统的大部分窗口都提供筛选功能，并且操作方法都是相同的，一般有两种：

✓类型树筛选

您可以点击窗口左边的类型树快速筛选出想要的数据，点击相应的图标系统即可在右边表格中列出所有该图标所代表的一定范围内的数据。

✓利用筛选窗体

筛选窗体可以灵活处理一些条件较为复杂、多样的数据的查询。

详细的操作步骤请参见附录。

5.房间生成器

该功能的操作界面如下图所示

根据建筑的规律不难发现，在同一房间的垂直向上的纵方向上的所有房间的面积、户型、朝向等特征绝大多数楼宇都是相同的，我们根据这一特征所以在房间资料的输入系统中提供了自动批量生成的功能，使用此功能用户可以快速生成整栋楼宇或整个单元的所有房间的房号、面积、户型、朝向等资料信息。

点击工具栏上的[复制]按钮，系统会出现如图所示的“房间生成器”窗口。

首先您要建立好楼宇资料，然后再到这里选择一下您所要生成的房间是属于哪栋楼宇的，选择“所属楼宇”后系统会自动生成一个房号的前缀如上图，一般默认是楼宇的编号，您可以根据自己的需要进行修改，您可以根据自己的需要修改一下楼宇号与房间号之间用什么符号界定，为空时表示楼宇号与房间号之间没有连接符。

楼层这里您可以选择一次行要生成的层数，然后输入每套房的面积、户型、朝向，面积为0或为空时系统默认不生成改房间的信息，生成后的房间编号效果可以在“生成预览”区域预览到。

所有参数确定以后，点击“开始”按钮，系统就会自动将每一层生成相应的房间信息。

系统默认为每一层6个房间，如果您想生成更多的房间，您可以分多次生成，比如您要生成每层12个房间的资料，您可以分两次生成，第一次生成01－06的6个房间资料，第二次生成07－12的6个房间的资料即可，如您不想生成其中某一房间的资料，那您可以将其房号和面积清空或将面积改为0即可。

第四节房间类型

房间类型是按房间用途来区分的，在同兴软件了，我们划分了：

住宅，宿舍，厂房，写字楼，铺位等房间类型，使用单位可根据自身需要定义更多类型，不需要用到的类型可以删除掉，也可以修改已有类型。

第五节房间状态

房间状态是房间目前所处的状态，俗称房态。

在同兴软件了，我们划分了：

已租/未租，已售/未售，自用等房间状态，使用单位可根据自身需要定义更多房态，不需要用到的可以删除掉，也可以修改已有房间状态。

第六节房费设置

房费就是房间费用的简单称呼，房费设置就是房间费用设置的意思。

他是物业企业根据房间用途，国家法律法规确定的一个收费标准，跟是否入住没有关系，是按房间为单位的一项收费标准的设置，包括收费的费用项目，单价，金额等的设置。

在同兴软件里，房费设置可以成为收费管理里的收费标准设置生成时一个来源。

本模块的设置要求房间，费用项目已经定义好。

点击房费设置里的[生成]按纽，即可产生所有的房费记录

前提是房间，费用项目，默认计算公式都已设置好。

第四章客户管理

客户管理包括的功能模块：

客户信息，入住登记，电话号码等。

第一节客户信息

客户信息包括如下功能：

新增，修改，删除，查询

1.新增

该功能的操作界面如下图所示

点击【基础资料】—>【客户】后，会进入【客户】窗口，单击工具栏[新增]按钮，在弹出的新增窗口中输入相应的客户信息资料如代码、名称等等，然后点击[确定]。

如有多个客户信息按相同方法录入。

2.删除

点击【基础资料】—>【客户】后，会进入【客户】窗口，然后选定要删除的记录，单击工具栏[删除]按钮，系统会弹出是否删除的对话框，点击[是]即可。

3.修改

点击【基础资料】—>【客户】后，会进入【客户】窗口，然后选定要修改的记录，单击工具栏[修改]按钮或双击要修改的记录，系统会弹出如下图所示的窗口，并列出相应的信

息，您只要修改其中的客户资料信息，然后点击[确定]即可。

其中代码、名称是必录项。

4.查询

通过筛选查询您可以快速简便的从大量数据中筛选查找出您想要的数据，系统的大部分窗口都提供筛选功能，并且操作方法都是相同的，一般有两种：

✓类型树筛选

您可以点击窗口左边的类型树快速筛选出想要的数据，点击相应的图标系统即可在右边表格中列出所有该图标所代表的一定范围内的数据。

✓利用筛选窗体

筛选窗体可以灵活处理一些条件较为复杂、多样的数据的查询。

详细的操作步骤请参见附录。

5.预览

点击工具栏上的[预览]按钮系统就会预览出当前窗口中列出来的所有数据。

6.客户资料自动生成：

客户资料模块，系统提供自动复制的功能，即将房间编号复制到客户资料里，您只需输入客户名及其他信息即可，操作方法是点击工具栏[复制]按钮，系统会弹出如下图所示的提示，点击[是]即可。

然后双击表格中的数据记录，在弹出的修改窗口中输入相应的客户名、类别及其他信息，点击确定即可。

第二节住户迁入

住户迁入包括如下功能：

迁入登记，收费标准生成

房间资料和客户资料录入完以后，我们要将客户做一个“入住”操作。

在弹出的住户迁入窗口，我们录入要迁入的客户编号，或者点击旁边复制房间按纽，将客户编号自动添加，默认条件下，勾选生成[收费标准设置]选项，点击[迁入]按纽，即可实现住户迁入功能操作，并产生该客户的各项收费标准设置记录，等待我们进一步去设置其费用。

第三节住户迁出

如客户已迁入，您可以对其做迁出处理，住户迁出包括如下功能：

迁出，历史资料存档，终止收费标准向下期复制

房间资料和客户资料录入完以后，我们要将客户做一个“入住”操作。

在弹出的住户迁出窗口，默认条件下，勾选[终止收费标准设置向下期复制]选项，点击[迁出]按纽，即可实现住户迁出功能操作，并对该客户的各项收费标准设置记录终止向下期复制。

第四节客户类型

客户类型包括如下功能：

新增，修改，删除，查询

第五节银行名称

银行名称包括如下功能：

新增，修改，删除，查询

第六节历史住户

历史住户包括如下功能：

查询

第七节托收账号

银行名称包括如下功能：

新增，修改，删除，查询

第五章收费管理

收费管理是物业公司日常管理工作当中，最常处理的业务，同兴物业管理系统在这一模块的着眼思路是，尽量以最标准的模式反映客户的日常收费管理工作，大量的重复的计算工作交由系统处理，极大的提高收费准确性，最大限度的减轻收费人员的工作压力。

下图是收费模块主功能界面：

第一节费用项目定义

费用项目定义是收费工作的开始，系统将物业公司日常要收的费用定义成几大项，其中抄表部分的费用，系统在初始化时，已经设好，该处自动会显示出来。

界面如下图：

点[高级]按纽，进入高级设置界面

在此可以设置各个费用项目：

费用项目名称修改：

直接在界面双击修改

类型修改：

直接在界面双击修改

滞纳金比率：

直接在界面双击修改

计费期间：

直接在界面双击修改，如管理费等0表示当期，抄表费用-1表示上期

每期计费起日：

如1表示该期第1日，1月费用则为1月1日

每期计费止日：

如30表示该期30日，1月费用则为1月30日

每期收款日：

表示该笔费用的应收日期，如5日，则1月费用应收日期为1月5日

单价：

价格

是否代收：

如水，电则为代收费用

所属上级费用项目：

如排污费的上级费用项目就是水费，只有附加费用才有此项

免滞天数：

就是该笔费用记录的应收日期到计滞始日的间隔天数，如1月5日应收的一笔费用，免滞天数为30天，那么该笔计滞始日为2月5日，从2月5日开始就有滞纳金发生。

排序：

费用项目的排序

1.

费用名称定义

该处定义物业公司要收费用的名称：

如管理费、水费、电费、租金、维修费、停车费等。

在如图所示处的“项目定义”中输入或选择费用名称后，点击[增加]按钮即可。

如果列表中没有列出的，您可以自行打字上去添加即可。

2.费用公式定义

费用公式定义包括如下功能

2.1.公式名称定义

有了费用名称以后，我们要定义一下该项费用的计算公式，系统会根据所定义的计算公式自动计算费用，系统支持一项费用多个计算公式的方式来适应不同的计费方式，那么首先我们要定义一下各项费用的计算公式的名称。

方法：

选择如图所示的区域中您想要添加公式的费用名称，然后在“公式定义”框中输入该费用项目的公式，如水费公式：

在公式定义处取名“水费公式”，点击[增加]按钮即可。

2.2.计算公式定义

定义好公式名称后，在界面的下方有[公式设置]一栏，如图所示。

选定相应公式名称，在“公式设置”处设置该公式的计算表达式。

如“管理费公式”就写“金额=舍入函数（建筑面积*单价,2）”，“电费公式”为“金额＝舍入函数（计费行度*单价，2）”，设好公式后，点击“确定”即可（公式中的“2”是保留两位小数的意思，即保留到“分”，如您要保留到“元”，则设为“0”即可，系统会自动四舍五入到元）。

注意：

公式中的符号（,*（）=）都为英文字符，并且其中的汉字必须在“计算项目”中已列出。

常用公式实例（客户可以拷贝使用）：

管理费公式：

金额=舍入函数（建筑面积*单价,2）

维修基金公式：

金额=舍入函数（建筑面积*单价,2）

电费公式：

金额=舍入函数（计费行度*单价,2）

水费公式：

金额=舍入函数（如果（计费行度<=22,计费行度*1.90,如果（计费行度<=30,计费行度*2.85-22*（2.85-1.90）,如果（计费行度>30,计费行度*5.00-30*（5.00-2.85）-22*（2.85-1.90））））,2）

排水费公式：

金额=舍入函数（如果（计费行度<=22,计费行度*0.9,如果（计费行度<=30,计费行度*1.0-22*（1.0-0.9）,如果（计费行度>30,计费行度*1.1-30*（1.1-1.0）-22*（1.0-0.9））））,2）

特殊用途公式：

金额=单价

特殊用途公式：

金额=250

第二节收费标准设置

收费标准设置包括如下功能：

抄表费用设置，综合费用设置

1、收费标准设置记录生成

同兴软件提供了3种生成收费标准设置记录的方法：

根据房费设置生成：

由房