确定版集团本部财务报销及内部借款管理办法1118.docx
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确定版集团本部财务报销及内部借款管理办法1118
顺驰中南集团本部
费用报销及内部借款管理办法
目录
一.费用报销类别2
二.费用额度控制3
（一）、超额度费用的报销控制3
（二）、部分费用的额度及相关说明3
三.费用报销签批层级5
（一）、明确为项目公司发生的费用在项目公司报销的签批层级5
（二）、总经理助理（集团层级）以上级别（含总经理助理）人员各种费用报销签批层级6
（三）、总经理助理（集团层级）以下级别人员各种费用报销签批层级6
1.办公用品或生活费用报销签批层级6
2.固定资产报销签批层级6
3.定额手机费、市内交通费报销签批层级6
4.业务招待费报销签批层级6
5.误餐费报销签批层级7
6.除上述费用以外的其他各种费用报销签批层级7
四.费用报销时间安排7
五.办公用品（含低值易耗品）及固定资产的购置报销管理7
六.财务报销相关提示事项8
七.内部借款的管理8
（一）、借款形式及要求8
（二）、借款额度及借款人提前告知义务的控制9
（三）、费用性借款签批层级10
1.总经理助理（集团层级）以上级别（含总经理助理）借款签批层级10
2.总经理助理（集团层级）以下级别借款签批层级10
顺驰中南集团本部
费用报销及内部借款管理办法
为规范中南集团各职能部门费用报销、内部借款及相关流程，特制定本办法。
本办法仅适用于中南集团本部各职能部门及个人。
一.费用报销类别
本办法中规定的“费用”指中南集团本部各职能部门及个人发生的所有费用（含固定资产及低值易耗品），具体包括：
工资及提取性费用、业务招待费、办公费、差旅费、市内交通费、手机费、误餐费、租赁费、机动车使用费、会议费、拓展费、审计咨询诉讼费、低值易耗品、固定资产等。
1.工资及提取性费用：
包括工资、奖金、各类津贴补助、公司缴纳的各类社会保险费、住房公积金及其他以工资为基准的计提费用等；
2.业务招待费：
包括所有招待餐费、礼品费及其他相关招待费用；
3.办公费：
包括各种办公用品、书籍报刊、邮递费和耗材的购置费等；
4.差旅费：
指员工因公出差期间，其用于吃、住、行等方面费用。
对于其因本次出差活动，在中南集团本部所在城市内发生的市内公交车费或出租车费，不在本项目核算，其应在“市内交通费”项目核算，并且与其个人每月实际花费的其他市内交通费合并后在规定限额和规定时间报销。
员工探亲发生的费用视同出差，在本项目核算，具体费用分解同前述；
5.电话费：
包括固定电话费、手机费等；
6.市内交通费：
指所有在中南集团本部所在城市因各种原因发生的出租车费和公交车费等交通费用；
7.误餐费：
员工正常午餐、晚餐及加班用餐费用等；按定额给予的误餐补助在本项目核算；对于有自己食堂的，其购买的各种菜、面、米及调料等食品，也在本项目核算；
8.租赁费：
指办公场地的租赁费用；
9.机动车使用费：
包括汽车修理费、保养费、汽油费、养路费、停车过路费、保险费等；
10.会议费：
在中南集团本部所在城市，因各种原因召开的会议形成的花费；
11.拓展费：
仅适用于拓展部，核算拓展部门员工在其中南集团本部所在城市以外开拓业务所发生的吃、住、行和招待等费用。
拓展部门员工非异地业务拓展所发生的日常费用遵循其他费用类别划分标准及相关报销流程。
12.低值易耗品：
指单价在200元以上2000元以下，且使用期限在1年以上的办公物品；员工工装在此核算；对于食堂购置的各种炊具，符合前述条件的，也在此核算。
13.生活费用：
指员工宿舍房租、装修、住宿所需物品；
14.固定资产：
指单价在2000元以上且使用期1年以上物品；对于食堂购置的各种物品，符合前述条件的，也在此核算；
15.其他：
未能在上述费用包含的其它费用。
二.费用额度控制
（一）、超额度费用的报销控制
财务报销时严格控制定额，凡超出定额的，报销时需同时符合以下特殊条件：
a、一律就超出部分单独填写报销单；b、在报销单用途栏注明“超定额费用”字样；c、由中南集团总经理签字；d、附统一格式的费用明细单（注明日期、具体事项、金额），总经理在明细单签字。
手机费和市内交通费超出定额的，原则上不予报销。
（二）、部分费用的额度及相关说明
部分费用的额度如下：
1.手机话费：
试用期员工及普通员工每人每月手机费的平均限额为150元，部门经理300元，高级经理500元，总经理助理（集团层级）以上级别（含总经理助理）实报实销。
部门限额中每月人数以当月实际发放工资表上的人数为准（请人力资源部提供每月人数及具体层级表）。
部门经理（有高级经理的为高级经理）可根据个人业务情况在部门总报销限额内自行分配报销额度。
员工因公出差期间的话费，在同时符合以下条件的情况下，每人每天增加20元，不符合的，个人自负。
条件：
a、报销时报销单后附当月话费明细单，并标注出差所在日期的通话费用状况；b、当月总话费金额超过其个人当月定额。
2.市内交通费：
试用期员工、普通员工、部门经理、高级经理每人每月平均限额为300元，总经理助理（集团层级）以上级别（含总经理助理）实报实销。
部门限额中每月人数以当月实际发放工资表上的人数为准。
部门经理可根据个人业务情况在部门总报销限额内自行分配报销额度。
每三个月由财务部门提供三个月中各部门各月实际报销交通费及对应各月的人数，并计算各部门三个月中实际报销金额与限额之差。
对未达限额的部门，按节省部分的50％作为特殊奖金，由财务部作为特殊事项专项办理，在中南集团总经理签批后，予以发放。
具体办理时间为每年的4月1日-15日、7月1日-15日、10月1日-15日和次年的1月1日-15日，由财务部负责执行。
3.业务招待费：
因公需要招待客户、关系单位的餐费、娱乐费、礼品费等。
单次（票）费用金额1000元以下（含1000元）的，发生前应征得部门经理的同意；1000元以上的，发生前应征得中南集团主管副总（无主管副总的为中南集团总经理）的同意，否则不予报销。
签批时，单次（票）费用金额2000元以下（含2000元），由中南集团主管副总（无主管副总的为中南集团总经理）签批。
单次（票）费用金额2000元以上的，还必须由中南集团总经理签批。
4.误餐费：
在公司对就餐作统一安排的情况下，不予报销误餐费。
在中南集团本部所在城市进行公务活动，因工作需要无法在公司统一就餐处就餐的，每人每餐限额10元。
就餐人必须单独填写报销单，并经中南集团总经理签批。
个人费用报销明细表中需注明原因、日期、人数、对应餐次（指早餐、午餐、晚餐）。
5.差旅费：
住宿及费用限额如下表所示：
出差期间的住宿、交通及餐费在下列标准之下实报实销。
住宿
交通
餐费
一类城市：
上海、广州、深圳、北京、海南
其他城市
100元/人*天
60元/人*天
200元/人*天
150元/人*天
浮动标准：
单人住宿可在此标准的基础上浮50%
员工因公需离开中南集团所在城市时，需认真填写“内部借款单”及“差旅费借款明细单”详细注明用途，并经中南集团主管副总（无主管副总的为中南集团总经理）审批同意后方可办理订票、借款等相关手续。
员工可持借款审批单至武汉公司行政部请其代为订票，非经中南集团对应部门主管副总（无主管副总的为中南集团总经理）批准，员工出差不得乘坐飞机。
如个人出差，非武汉公司行政部统一订购机票，应由主管武汉公司行政部的副总签字后，武汉公司行政部备案，再按规定程序进行报销。
员工出差原则上应乘坐火车。
部门员工若在外出差时间较长，住宿采取在当地租房情况的需经行政部统一把控并登记备案，原则是住宿租金不得超过公司在当地的定额住宿标准，实际报销差旅费时住宿费不再单独报销。
员工报销出差期间发生的住宿、用餐及出行费用时，需在费用报销单的用途栏，分类注明各项费用报销金额。
对于出差期间单笔用餐费用金额在2000元以上的，需向中南集团总经理详细说明原因，并由其签批。
6.办公用品：
各部门不得自己购买办公用品，需申报武汉公司行政部，由武汉公司行政部统一购买。
特殊情况自己购买的，应由武汉公司行政部在发票背面加盖“办公用品固定资产登记专用章”后，予以报销。
每月购买办公用品总金额在5000元以下（含5000元）的，申购单及报销单由中南集团主管副总签批；每月购买办公用品总金额在5000元以上的，申购单及报销单由中南集团总经理签批。
7.固定资产：
购买及报销方法同“办公用品”。
固定资产单价在1万元以下的（含1万元），申购单及报销单由中南集团对应部门主管副总签批。
固定资产单价在1万元以上的，申购单及报销单必须由中南集团总经理签批。
三.费用报销签批层级
中南集团本部费用报销的签批权在坚持分级签批的原则下，最终签批权集中在中南集团总经理和中南集团副总经理层面。
以下各种签批中涉及部门经理的签字，如该部门有高级经理，应由高级经理签字。
中南集团职能部门发生的费用倘若在项目公司报销的，需经中南集团主管副总经理（无主管副总的为中南集团总经理）签字确认。
签批人因故不能履行签批职责时（如：
出差等），可根据需要进行必要的书面授权，同时应经过授权人上级领导的签批。
中南集团及各中南集团级别对比一览表
中南集团职能部门
一级独立公司
二级非独立公司
总经理
副总经理
总经理
总经理助理
副总经理
总经理
高级经理
高级经理
副总经理（高级经理）
部门经理
部门经理
部门经理
（一）、明确为项目公司发生的费用在项目公司报销的签批层级
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的为中南集团总经理）项目公司总经理签字
（二）、总经理助理（集团层级）以上级别（含总经理助理）人员各种费用报销签批层级
经手人签字中南集团总经理签字
（三）、总经理助理（集团层级）以下级别人员各种费用报销签批层级
1.办公用品或生活费用报销签批层级
Ø每月购买办公用品（含低值易耗品）或生活费用总额在5000元以下（含5000元）的报销签批层级
武汉公司行政部经手人签字武汉公司行政部部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的为中南集团总经理）
Ø每月购买办公用品（含低值易耗品）或生活费用总额在5000元以上的报销签批层级
武汉公司行政部经手人签字武汉公司行政部部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）中南集团总经理签字
2.固定资产报销签批层级
Ø所购固定资产单价在1万元以下（含1万元）的报销签批层级
武汉公司行政部经手人签字武汉公司行政部部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的为中南集团总经理）
Ø所购固定资产单位价值在1万元以上的报销签批层级
武汉公司行政部经手人
签字武汉公司行政部部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）中南集团总经理签字
3.定额手机费、市内交通费报销签批层级
Ø未超限额的报销签批层级
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）
Ø超限额的报销签批层级
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）中南集团总经理签字
4.业务招待费报销签批层级
Ø单次用餐费用（含出差期间的业务招待费）在2000元以下（含2000元）的报销签批层级
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）
Ø单次用餐费用（含出差期间的业务招待费）在2000元以上的报销签批层级
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）中南集团总经理签字
如出差期间单次用餐费用在2000元以上，需就出差全部费用（市内交通费除外）填制报销单，中南集团总经理为最终签字人
5.误餐费报销签批层级
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）中南集团总经理签字
6.
除上述费用以外的其他各种费用报销签批层级
Ø单人单次金额在5000元以下（含5000元）的报销签批层级
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的为中南集团总经理）
Ø单人单次金额在5000元以上的报销签批层级
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）中南集团总经理签字
四.费用报销时间安排
1.工资及租赁费等随时报销，还借支不受下列报销时间的限制随到随办。
2.差旅费在员工出差并回到公司后10个工作日内必须完成报销，否则有借款的加收借款滞纳金每日1％（从第十个工作日的次日起计算天数，从当月工资中扣除）。
3.工装押金退还时间为每月15日上午9：
00-9：
30（遇节假日顺延；遇特殊情况，以出纳通知时间为准），每月报销一次。
由各部门内勤持本部门员工转正通知书及押金条至出纳处报销。
4.费用报销时间为每月10日、20日，员工手机话费、市内交通费每月报销一次，时间为每月最后一次报销日即每月20日（遇特殊情况，以出纳通知时间为准）。
五.办公用品（含低值易耗品）及固定资产的购置报销管理
1.凡办公必需品、固定资产，每月购置一次，不论金额大小均实行由武汉公司行政部统一购买、统一报销、各部门登记领用的管理原则。
特殊情况，可经中南集团总经理签批随时购买。
2.若遇特殊情况，在行政部不能提供的情况下发生的办公用品等，比如购买专业书籍、出差期间购必需用品等费用，必须到行政部补办登记领用手续并由行政部统一报销。
3.凡属于办公用品、固定资产内容的原始票据，必须由行政部加盖“办公用品固定资产登记专用章”，否则财务部不予报销。
另外，凡销售场所作为摆设的所有有形物件，无论金额大小必须经行政部在发票后加盖“办公用品固定资产登记专用章”，否则财务部不予报销。
4.各部门需指定专人负责部门费用报销业务，其他人员直接到财务部报销原则上将不予接待。
特殊情况下必须手续齐全并且由指定人员签批确认方可办理。
5.经办人在发生费用支出并取得原始票据时，应仔细检查所取得的原始票据是否合法，抬头、金额、签章、日期等要素是否合规。
对于不符合报销制度的原始票据，上级签批人不得予以签批，财务部门不予以报销。
经办人申请费用报销时，应对费用的真实性负责，并按照规定填制《费用报销单》。
6.费用报销单上不允许出现与所附票据内容不符的文字。
7.指定人员报销个人费用及部门公共费用时，应持费用报销单、费用台账和个人费用明细表到财务部，经财务部审核一致且手续齐全后，给予报销。
8.违反本办法相关规定或财务认为需要进一步了解情况后报销的事项，财务有权本次不予以报销。
六.财务报销相关提示事项
1.各部门需指定专人负责部门费用报销业务，其他人员直接到财务部报销原则上将不予接待。
特殊情况下必须手续齐全并且由指定专人签字确认方可办理。
2.经办人在发生费用支出并取得原始票据时，应仔细检查所取得的原始票据是否合法，抬头、金额、签章、日期等要素是否合规。
对于不符合报销制度的原始票据，上级签批人不得予以签批，财务部门不予以报销。
经办人申请费用报销时，应对费用的真实性负责，并按照规定填制《费用报销单》。
3.费用报销单上不允许出现与所附票据内容不符的文字。
4.各部门指定专人报销个人费用及部门公共费用时，应持费用报销单和费用台账到财务部，经财务部审核原始票据、报销单、台账金额一致且手续齐全后，给予报销费用。
5.违反此管理制度的报销或财务认为需要进一步了解情况后报销的事项，财务有权本次不予以报销。
七.内部借款的管理
（一）、借款形式及要求
1.现金借款
适用于差旅费借款、临时性非定点招待费借款及其他特殊事项的小额借款。
能采用支票付款的不得采用现金借款的形式。
填制内部借款单，并按照借款签批程序进行签批后到财务部门申领借款。
借款人用款后应持合规票据及时办理归还借款手续。
除差旅费外，借款后1周仍未归还的，借款人应于期满之日前向财务部门解释未能归还原因，并提供预计归还时间，必要时，财务有权收回原借款。
有差旅费借款的员工出差回到公司后，10个工作日内必须完成报销，否则每日按借款金额的1％加收借款滞纳金（从第十个工作日的次日起计算天数）。
财务部门按照借款人设立借款明细帐，对借出款项进行追踪管理、定期催收。
对逾期1个月仍未归还的借款，财务部门将从借款人当月报销费用中抵扣，仍未抵扣的部分将从借款人当月工资帐户中强行抵扣以清偿所借款项；在与借款相关的事项报销时，将征收滞纳金，滞纳金的计算期间为发票开具日（如同一事项必须涉及多张发票，则以最后一张发票的开具日为准）后第10个工作日起至报销当日，以借款金额为基础按每日1％计算收取滞纳金。
特殊事项，需经主管财务副总经理（无主管财务副总的为财务部经理）批准豁免。
2.支票借款
适用于除必须采用现金借款的特殊事项外一切费用性借款均上采用支票借款的形式，如工装费、定点招待费等借款。
需要办理支票借款时，填制内部借款单，并按照借款签批程序进行签批后到财务部门申领支票，同时应向财务部门说明日期、收款单位、金额、用途。
领票人在领取支票三日内，持合法合规的原始发票，填写费用报销单，报相关审批人签批后，到财务部报销。
因故到期未报者，应提前与财务部门联系，说明原因并积极催办。
支票领用人应牢记支票号码，妥善保管，如因丢失支票或发票给公司造成的一切损失，均由经办人承担一切经济责任。
3.备用金
公司给予各个部门一定的备用金，以应付日常花费。
备用金为一次性支付，随后以票报销，滚动补充。
（二）、借款额度及借款人提前告知义务的控制
每月同一人因各种原因借款，而留存在财务部的借款单最多不得超过两张。
1.现金借款
借款金额一般为500元-10000元，具体借款金额由借款人所在中南集团对应部门的主管副总（无主管副总的为中南集团总经理）决定，财务可结合实际审核，对借款金额与实际状况存在较大差异的，可提出异议，并要求另行填制内部借款单。
现金借款金额在5000元以上（拓展人员单次借款10000元以上）必须经由中南集团总经理签批。
如现金借款金额在5000元以下（含5000元），必须最迟于实际借款日前1日通知财务具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延支付款项。
如现金借款金额在5000元以上，必须最迟于实际借款日前2日通知财务具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延支付款项。
2.支票借款
借款金额由合同或其他可支持依据决定，由经办人拟定，由中南集团主管副总（无主管副总的为中南集团总经理）确认，财务可结合实际审核并要求经办人提供相关资料，对借款金额与实际状况存在较大差异的，可提出异议，并要求另行填制内部借款单。
支票借款金额在5000元以上（拓展人员及异地公司单次借款10000元以上）必须经由中南集团总经理签批。
如支票借款金额在2万元以下（含2万），必须最迟于实际借款日前1日通知财务并告知具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延开具支票。
如支票借款金额在2万元以下10万元以下（含10万），必须最迟于实际借款日前2日通知财务并告知具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延开具支票。
如支票借款金额在10万元以上，必须最迟于实际借款日前3日通知财务并告知具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延开具支票。
3.备用金借款
部门备用金为3000元。
高级经理备用金为3000元，总经理助理（集团层级）以上级别（含总经理助理）备用金为3000元，总经理备用金为5000元。
部门备用金只允许部门经理借取并由经理保管，财务定期或不定期进行检查，财务有权削减或取消备用金金额。
（三）、费用性借款签批层级
1.总经理助理（集团层级）以上级别（含总经理助理）借款签批层级
经手人签字中南集团总经理签字中南集团主管财务副总经理签字
2.总经理助理（集团层级）以下级别借款签批层级
Ø非拓展人员单次借款5000元以下（含5000元）或拓展人员单次借款10000元以下（含10000元）
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的为中原集团总经理）中南集团主管财务副总经理签字
Ø非拓展人员单次借款5000元以上（不含5000元）或拓展人员单次借款10000元以上（不含10000元）
经手人签字部门经理签字中南集团主管副总签字（无主管副总的无此项）中南集团总经理签字中南集团主管财务副总经理签字
本管理办法自下发之日起执行，并由中南集团财务管理部负责解释。
顺驰中南集团财务管理部
2005年1月17日
附件一、费用报销单样式及使用说明
附件二、内部借款单样式及使用说明
附件三、个人费用明细表
附件一、费用报销单据样式及填写说明
1.样式：
（以原武汉顺驰投资有限公司所用单据样式为准）
费用报销单
公司：
①②年月日
姓名
③
部门
④
费用所属项目
⑤
大写
⑥
小写⑦
百
十百
万
千
百
十
元
角
分
用途：
⑧
总经理签批
部门经理签批
⑩
经手人签字
⑨
2.填写说明：
Ø“费用报销单”一式一联，由经办人填写①至⑨共9项内容，并附上原始单据。
随后经⑩
及两个签批人员审核签批及部门内勤登记签字后，再至财务部审核报销。
财务部将其连同原始单据作为记帐凭证的附件。
Ø各符号表示的内容：
①应填制对应公司的名称，可用简称如：
“武汉顺驰”或“武汉能达”，注意请严格区分集团费用和项目公司的费用，若是集团的费用请注明“武汉顺驰”，若是金银湖项目的费用请注明“武汉能达”，包括原始发票及收据的抬头也是同样的要求。
②应填写对应的阿拉伯数字的年月日，如2004年10月21日；③应填写花费费用的人员姓名；④应填写其所在的部门，如“工程部”；⑤指该费用用于哪个具体的项目，假如该费用用于金银湖项目，则填写“金银湖项目”，若该费用用于集团公司，则填写“集团费用”，如无法确定为哪个项目，如财务人员去天津出差，参加审计学习，则填“无”，⑥⑦两项应正确按人民币大小写书写，且金额必须一致并不得涂改；⑧填写发生的费用作用的事项；⑨为具体经办该事项报销并参与该事项的人；⑩
为对应签批人的签名及签名日期。
附件二、内部借款单样式及填写说明
1.样式：
（以原武汉顺驰投资有限公司所用单据样式为准）
内部借款单
公司：
①②年月日
借款人姓名
③
所属部门
④
大写
⑤
小写⑥
百
十
万
千
百
十
元
角
分
用途：
⑦
总经理签批
⑩
部门经理签批
⑨
经手人签字
⑧
2.填写说明：
Ø“内部借款单”一式二联（白、绿两联），由经办人填写①至⑧共8项内容，随后经⑨⑩两个签批人员审核签批，再至财务部领取款项。
白联由财务部作为借款的入帐单据；还款前绿联由财务部留底备查，还款时由财务部为还款人开具收据，收据的第三联连同内部借款单绿联作为还款的入帐单据。
Ø各符号表示的内容：
①应填制对应公司的名称，可用简称如：
“武汉顺驰”或“武汉能达”②应填写对应的阿拉伯数字的年月日，如2004年10月21日；③应填写借款的人员姓名；④应填写其所在的部门，如“工程部”；⑤⑥两项
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