xxxx集团(肯尼亚)有限公司采购管理办法(试行).docx

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xxxx集团（肯尼亚）有限公司文件

司字〔2018〕24号

xxxx集团（肯尼亚）有限公司

采购管理办法（试行）

第一章总则

第一条为规范xxxx集团（肯尼亚）有限公司（下称“公司”）国际工程业务的采购工作，明确采购方式，节约采购成本，满足业务实施需要，为采购工作提供制度保障，结合院相关要求，公司实际情况和国际工程业务特点，制定本办法。

第二条本办法适用于公司的国际工程业务的采购管理，包括国际工程业务的建设分包及与工程建设有关的物资、设备和服务、贸易等采购管理。

第三条本办法将咨询、勘察、设计、项目管理、施工、监理等供应商归为工程供应商（下同）；将设备、材料、贸易等供应商归为物资供应商（下同）；将会计、审计、法律、监造、物流、仓储、货运保险、检验和认证、清关代理等供应商归为服务供应商（下同）。

第二章职责分工

第四条项目部

（一）项目部是项目实施单位，是项目管理的主体，对项目实施成本负责。

（二）项目部负责发起采购工作，提交采购选择计划，并在整个分包选择过程中主动及时与工程管理部、经营合约部沟通，配合公司各部门完成采购选择的相关工作。

（三）项目部参照本办法第三条和第十二条，负责非招标采购。

（四）负责建立和维护项目部采购材料库，留存必要资料。

（五）负责项目部授权范围内的采购合同的起草并组织会签、合同谈判、合同签署。

第五条工程管理部

（一）工程管理部是超出项目经理授权的采购选择的主办部门，对外全面代表公司负责候选采购供应商组织协调事宜；对内负责组织和协调各相关部门按照选择流程做好供应商选择工作。

（二）负责招标文件的起草及发放。

（三）负责供应商投标文件的接收，并组织开标、评标及现场考察（如需要）。

（四）负责采购合同的起草并组织会签、合同谈判、合同签署。

（五）积极与项目部进行沟通，并将选择过程的情况及时反馈给项目部。

第六条综合管理部

（一）负责公司总部的采购工作，包括各类办公用品、办公设备采购及办公室装修等。

（二）是采购供应商选择过程中涉及法律条款和法律事务的重要审核部门。

（三）必要时参与供应商评标工作，针对法律条款和法律事务与供应商进行澄清。

（四）负责建立、维护和更新标准合同版本。

（五）负责处理涉及与供应商的所有法律纠纷、仲裁以及诉讼案件。

第七条财务部

（一）负责保函、信用证格式的审核、收取、保管、退还。

（二）负责合同涉税条款、付款条件的审定。

（三）必要时参与议标工作，针对财务资金事务与供应商进行澄清。

（四）负责依据合同对付款申请的审核、付款。

第八条经营合约部

（一）参与供应商的评审、选择、合同评审等各过程。

（二）负责项目正式实施前施工分包的选择过程及合同起草。

第三章采购方式及适用条件

第九条采购方式分为招标类和非招标类两种。

招标类采购方式包括公开招标、邀请招标；非招标类采购方式包括询价采购、单一来源采购和市场直接采购。

（一）招标类采购方式

1.公开招标，指以招标文件的方式邀请具备与招标标的需求匹配的资格能力、且资信良好的特定的三家或三家以上供应商投标的采购方式；

2.邀请招标，指以投标邀请函的方式邀请具备与招标标的需求匹配的资格能力、且资信良好的特定的三家或三家以上供应商投标的采购方式；

（二）非招标类采购方式

1.询价采购，指直接邀请具备与需求匹配的资格能力、且资信良好的三家或三家以上供应商就采购事宜直接进行书面报价、择优选择的采购方式；

2.单一来源采购，是指向某特定供应商进行谈判和直接购买的采购方式。

3.市场直接采购，是指直接在市场购买。

第十条以下三种情况的采购由公司工程管理部主导，经营合约部参与，采购需签署合同；

（一）本办法第三条规定范围内的国际工程业务的采购事项，合同估算价在150万美元（含）以上的，必须进行公开招标。

（二）本办法第三条规定范围内的国际工程业务的采购事项，合同估算价在150万到50万美元（含）之间的，采用邀请招标。

（三）本办法第三条规定范围内的国际工程业务的采购事项，合同估算价在50万到2万美元（含）之间的，采用询价采购的方式采购。

第十一条由综合管理部/项目部主导的采购

（一）本办法第三条规定范围内的采购事项，合同估算价在2万到1500美元（含）之间的，采用询价采购的方式采购，可不签署合同，但应提供三家或三家以上的供应商报价以及综合管理部/项目部的采购评审表。

（二）总额在1500美元以下的零星采购、低值易耗品及小批量的采购在比价后，可在市场直接采购。

第十二条采购金额超过1500美元（含），但符合以下情形之一的采购工作，由综合管理部/项目部提出申请，经批准后可以依照本办法采用单一来源方式采购：

（一）需要采用不可替代的专利或者专有技术；

（二）双方签订标签协议且明确采购供应商的；

（三）需要从原供应商采购工程、物资或服务，否则影响施工或功能配套要求的；原采购项下的后续维修及零配件供应；

（四）国际工程项目对外主合同已经约定的供应商的；

（五）项目业主指定供应商的；

（六）根据合同或协议约定业主本身作为供应商的；

第十三条不得将应当以招标方式采购的工程、物资或者服务化整为零或者以其他任何方式规避“三重一大”决策及招标采购，不允许为适用前款规定弄虚作假规避招标。

第四章采购供应商选择

第十四条具体工作流程详见附件：

《采购供应商选择工作流程图》。

第十五条采购在项目经理授权范围内的，由项目部参照本管理规定自行选择、决策，并留存所有相关资料；超出项目经理授权范围的，参照本管理规定，由项目部提出申请，工程管理部负责主办，相关部门参与审核，最终报公司领导层批准，相关资料由工程管理部负责留存。

第十六条采购在项目经理授权范围外的，项目部负责组织编制《采购申请计划》，经项目经理批准后，于供应商拟进场日期八周前提交给工程管理部。

（一）《采购申请计划》应涵盖采购所必需的信息，包括主要合同信息，标的物的详细型号规格、详细的施工现场状况及招标进度要求等。

如有特殊情况，项目部应及时与工程管理部沟通。

（二）对项目部提交的《采购申请计划》，工程管理部进行审核，并将审核通过后的《采购申请计划》发至相关配合部门，启动分包选择工作；并根据《采购申请计划》中进度计划的要求，督促有关部门遵照执行。

（三）《采购申请计划》的原件及其完整附件由工程管理部留存备查。

第十七条招标类采购按以下规定执行：

（一）工程管理部牵头，项目部、综合管理部（法律事务）、财务部等相关部门参与。

（二）对于公开招标的项目，由工程部发布招标公告；对于邀请招标的项目，由工程部组织候选分包商。

（三）招标文件的编制由工程管理部负责，项目部配合；

（四）正式的招标文件，由工程管理部报相应授权人批准后，发放给各候选供应商，并留存发放记录。

供应商的投标文件由工程管理部负责接收并妥善保存至开标会议。

（五）开标会由工程管理部牵头组织，负责确定和通知参会人员，并负责《开标记录》填写与归档工作。

（六）工程管理部牵头组织评标工作。

在评标过程中，安排相关部门对候选供应商的投标文件，从技术、经济和商务三个方面进行评价，形成《供应商选择审批表》，然后逐级报批。

（七）中标通知书根据《供应商选择审批表》撰写，由相应授权人批准签发。

中标通知书签收及中标方确认回函的原件由工程管理部负责留存备查。

以上过程中，考虑到项目部人员的缺席，工程管理部负责把选择过程各阶段的进展情况和阶段性结果及时反馈给项目部，并积极征求和综合考虑项目部的意见和建议。

第十八条询价采购以下规定执行：

（一）根据本办法第十条和第十一条的规定，根据授权的不同，工程管理部和项目部分别主导询价采购。

（二）编写询价书

询价书由主办采购单位负责编制，主要应包括以下内容:

1.报价邀请函；

2.采购项目要求；

3.报价单位须知；

4.合同格式（工程部主导的采购需要）；

5.报价文件格式:

主要包括报价书（或报价函）、报价表、主要设备及服务说明、报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相关内容等。

（三）发出询价书

经过资格调查，选择符合采购要求的三家及以上的相关供应商，向其发出询价书。

（四）通过价格和服务比选，形成初步意见并形成《供应商选择审批表》，然后逐级完成审批。

第十九条独家议标按以下规定执行：

（一）符合本办法第十二条规定的单一来源采购条件的，可以采用独家议标的方式确定供应商。

（二）由经办人填写提交《供应商独家议标审批表》，经工程管理部审核后，由公司总经理/董事长批准。

《供应商独家议标审批表》的原件及完整附件由主办单位留存备查。

第二十条对于分包合同签署、变更，按照《合同管理规定》执行。

第五章附则

第二十一条本管理规定由公司经营合约部负责解释和修订。

第二十二条本规定自颁布之日起实行。

附件1.采购供应商选择工作流程图

2.采购申请计划

3.开标记录

4.供应商选择审批表

5.供应商独家议标审批表

xxxx集团（肯尼亚）有限公司

二0一八年六月二十日

主题词：

采购管理办法

xxxx集团（肯尼亚）有限公司2018年6月20日

校对：

共印2份

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