公司费用报销管理制度(完整版).docx

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帝费自动化工程技术（上海）有限公司

DWFC员工报销管理制度

第一章 总则

第一条：

为了加强公司内部管理，完善财务制度，规范公司费用报销流程，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条：

本制度适用公司各部门。

第二章 费用报销制度及流程

第三条：

原始凭证有效性的规定

1、报销人应取得真实合法的原始凭证

（1）有效发票至少需要印有两个章：

国家或地方税务局专用章+发票专用章（如图所示），如缺少其中一个章，发票无效。

（2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。

（3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。

2、发票的真假辨别：

发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地

方消费索取发票，避免出现假票现象。

3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时（例如：

紧急事件、地区偏远等），允许以其他发票代替（以下称为：

替代发票），可用来作为替代发票的发票种类有：

各类公共交通车票、火车票、机票行程单、住宿正规机打发票、汽车加油发票。

注：

当月有替代发票或者没有替代发票将分2种格式填列报销表。

4、替代发票必须是和真实报销内容相同类别的发票

比如：

坐黑车无发票只能用其他汽车票、火车票替代，不可用除此以外其他任何发票替代5、所有税务机打发票必须开具我公司抬头----帝费自动化工程技术（上海）有限公司，方为有效报销凭证。

增值税专用发票必须在票面完整填列公司名称、纳税人识别号、地址电话和开户行及账号方为合法有效的票据。

6、原始凭证粘贴规范见附件“报销单据粘贴要求”，请严格按照附件所述规范在A4纸上认真粘贴原始凭证，如粘贴不规范，财务部有权退回要求重做，并延发相关报销费用。

第四条：

费用报销表填写及票据整理要求：

1、费用报销表（Reimbursement）填写应力求整洁美观，不得随意涂改（非电子档，需纸质版本，需要电脑填写完毕后打印）。

2、每位员工需报销的发票、收据等需按顺序编号，与报销单所列附件编号一一对应；

3、员工出差住宿费用均需取得增值税专用机打发票，严禁普通机打发票和手撕定额发票。

4、员工报销单及原始单据每月月底由地区/项目负责人负责按个人收集（不要混淆在一起），

经区域经理审批通过后，由地区/项目负责人收集完毕，在次月10号前，一并寄到上海办公室。

5、RM/PM需在次月5号前同时将上月审批完毕的报销单（电子文档）发送至办公室。

第五条：

当月无替代发票情况下报销单填列要求

1、当月无替代发票情况下，需填列附件“Reimbursement（正式表）”，填列样张见SHEET2。

2、报销单椐各项目应填写完整，明细内容力求完整详细，报销单据不得涂改，填写完毕后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。

第六条：

当月有替代发票情况下报销单填列要求

1、当月有替代发票的情况下，需要填列附件“Reimbursement（有替代正式表）”，以及附件

“Reimbursement（有替代明细表）”，填列样张见各表SHEET2。

2、需先制作“Reimbursement（有替代明细表）”，再按照替代内容，制作“Reimbursement

（有替代正式表）”。

3、“Reimbursement（有替代明细表）”，这张表上填的是每位员工每个月实际发生的费用明细，如遇到有替代发票的情况，在括号中说明用何种发票代替以及替代的原因，明细科目按实际报销内容归类（和公司原来的月度报销统计表性质相同）。

4、“Reimbursement（有替代正式表）”，这张表上需要按照后附的发票内容，按发票的实际内容填列费用明细表，内容必须和发票一一对应，明细科目按发票内容归类。

5、如有特殊报销项目，对明细科目归类有疑问的，可以归入“其他”科目或咨询公司财务部。

6、报销单椐各项目应填写完整，明细内容力求完整详细，报销单据不得涂改，填写完毕后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销（有替代发票情况下，替代发票金额需要大于等于报销金额）。

第七条：

费用报销基本流程（图表）：

第八条：

报销时间的具体规定

1、为了提高费用报销工作效率，各地区各部门应在次月3号前主动将上月费用报销单及

相关凭证递交到地区/项目负责人处，地区/项目负责人有督促的责任，次月10号之前寄达上海办公室，逾期的当月不予受理。

2、如本地区当月员工报销费用较低，则可累计数月按流程一并报销。

第三章 报销明细科目详细说明

第九条：

为了让各位员工更深刻地理解每一笔报销应该纳入的明细科目，以下对常见的会计科目作一一说明。

1、本地交通费：

即员工在常驻地日常工作产生的各项交通费（公交车、出租车）、停车费等。

2、出差交通费：

即员工从离开常驻地起，因出差异地所产生的各项交通费（公交车、出租车、火车票）、过路费等。

3、办公费：

即日常因工作需要产生的印刷费用、耗用的文具、办公用品等，强调一下，办公用品即日起需要开具增值税专用发票。

4、住宿费：

即员工因工作出差异地所产生的住宿费用，着重强调，即日起，所有住宿费需要开具增值税专用发票，不得使用增值税普通发票，不得使用定额手撕发票。

5、电话费/网络费：

A、电话费：

即因工作需要给各地区配备的厂区工作手机所产生的话费，公司规定每部手机每月报销话费金额为50元人民币。

B、网络费：

即公司租赁的员工宿舍所产生的宽带网络费用，每月每个宿舍产生的宽带费用不得大于150元人民币，宽带带宽不得高于20M。

6、快递费：

A、即员工因工作需要快递文件、物品等产生的快递费用。

B、如因需快递物品体积庞大或者分量很重的，需要走物流运输的，同样需要取得增值税专用发票。

7、物业费：

即公司租赁的员工宿舍所产生的物业管理费，即日起，物业管理费需要正规物业公司开具增值税专用发票。

8、员工活动/员工餐费：

即为了丰富员工业余生活、增进员工互相交流，经公司办公室确认同意后，所举办的各类文体和娱乐活动所产生的费用，均要求开具正规增值税机打发票。

9、交际应酬费：

即公司日常因生产、经营业务的合理需要而支付的应酬费用。

10、房租：

即公司为员工日常生活所租赁的房屋租赁费用。

11、签证费用：

即员工因公司需要出国，办理签证手续所产生的费用。

注意：

ATM机小票不得作为报销凭证，必须去银行柜面换取相应报销单据作为报销依据。

12、低值易耗品（零配件）：

即根据公司规定，员工自行采购低于200元人民币的零配件、消耗品产生的费用，要求必须开具增值税专用发票。

13、其他费用：

即除了上述列明的费用以外的其他各项费用支出，如有疑问，请及时咨询公司财务部。

第四章 费用审批管理

第十条：

费用审批管理

1、公司所有货币资金收付审批权限及最终解释权归属公司财务部。

2、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

3、审核人、审批人在资料不全、表单存在明显错误、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，即日起将按月度对相关责任人和审批人进行失误率次数统计，严重失职的，将予以全公司通报批评，公司保留对其失职作进一步处罚的权力。

4、公司财务收到报销单后，对于不符合审批手续的报销单，有权拒绝报销或付款。

第五章 附则

第十一条：

本制度从2016年6月1日起生效，解释和修改权属公司财务部。

（本页无正文）

附件一：

报销单据粘贴要求

附件二：

Reimbursement（正式表）

附件三：

Reimbursement（有替代正式表）

附件四：

Reimbursement（有替代明细表）附件五：

DWFCProjectCodes

帝费自动化工程技术（上海）有限公司财务部

2016年06月