合同管理制度(房地产公司).doc
《合同管理制度(房地产公司).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《合同管理制度(房地产公司).doc（22页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
经济合同管理
1总则
1.1建立和完善合同管理制度，是公司规范经营行为，保护公司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措，各级管理人员必须严格遵循公司规定。
1.2为保证公司经营活动的有序和有效，所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。
各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。
1.3公司在对外签订经济合同时，应遵循以下原则：
必须遵守国家法律法规和行政法规；
必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；
不能超出公司的经营范围；
必须保障公司的合法权益；
不违背公司的各项规章制度；
工程类合同和材料设备采购合同的签订，尽可能采用招标方式确定供方，材料设备采购如不能采用招标方式确定，要尽可能的采用社会比价，原则上不能少于三家；
所有经济合同必须报公司计划经营部审核、备案；
1.4公司各部门必须对已签订合同的执行进行连续的监控。
合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等，均应按公司规定要求进行操作。
1.5本经济合同指对除销售房屋合同以外的经济合同。
2合同办理
2.1合同起草
2.1.1凡发生金额在1万元以上的业务事项应事先签订合同，由业务经办部门负责起草书面合同文本中技术类条款并与对方商谈，计划部根据业务经办部门的技术条款约定，制定商务类条款并进行双方商谈。
2.1.2合同文本的起草应尽可能参照使用公司发布的标准格式合同范本。
对公司尚未发布标准格式合同范本的，由公司各部门公司自行编制，但应确保合同内容的完整、严密和有利，并将自行编制的合同文本报公司计划经营部审核、备案。
2.1.3经济合同的主要条款和内容必须符合法律法规，当事人各方的权利和义务必须明确，文字表述清楚准确。
工程类合同（与项目工程造价有关的经济合同，如施工合同、监理合同、材料设备采购合同等）的起草必须执行《工程类合同编制要点》的规定。
2.2合同谈判
2.2.1合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。
2.2.2所有经济合同的谈判，原则上至少有二名经办人员参与谈判。
2.3合同审批及签订
2.3.1公司合同经办人员必须按《合同审批程序与范围规定》执行，将草拟合同呈送相关授权人员审批签署。
2.3.2每一项经济合同的签订，必须按公司指引文件规定，完成相应的会签程序。
2.3.3合同审批授权人员负有合同审查责任，必须就其职能范围对合同进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。
2.3.4可对外签订经济合同的人员：
公司法定代表人；
公司法定代表人授权代理人。
2.3.5除公司法定代表人外，其他授权代理人对外签订经济合同时必须有上述公司法定代表人授权委托书，在其授权范围内行使对外签约权。
2.4经济合同的履行
2.4.1签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人。
合同履行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，必要时应邀请律师参与，并向公司主管领导汇报。
2.4.2公司计划经营部负责建立工程类合同台账，并负责跟踪监督工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交工程类合同执行的相关资料。
2.4.3公司综合部负责建立非工程类合同台账，跟踪监督非工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非工程类合同执行的相关资料，定期报计划经营部，方便审核其完成情况。
2.4.4公司各部门应尽力保障合同的履行。
如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报公司领导批准。
合同的变更或解除手续应根据《中华人民共和国合同法》及有关规定办理。
变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续。
2.4.5工程类合同执行过程中，以及完毕后，合同管理责任部门应依据《合同执行情况评估指引》的规定进行合同执行评估，并报公司计划经营部备案。
2.5合同档案管理
2.5.1合同签订后，公司各经办部门留存一份原件，报公司计划经营部一份原件，报公司财务部一份原件，其他部门需要留存合同的，由计划经营部提供复印件。
2.5.2合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、《合同执行情况评估表》等，由档案管理部门负责搜集、整理、归档，并建立《合同台帐》。
2.5.3当经济合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行档案管理。
2.6工程类合同编制指引
2.6.1合同的价款或酬金
采用招投标方式选择合作方时，应以双方认定的最终报价作为合同金额；公司不提倡以费率招标方式确定价款，如果是采用费率折扣方式确定价款，合同应表明计费依据，尽可能明确主材价格的计算方法，规定合同双方如何尽快核实施工图预算，以确定合同价款，并就确定后的合同价款签署补充协议。
2.6.2计价依据
工程类合同应将图纸、预算书作为合同的组成部分，合同附件一般包括：
招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：
包干形式、定额标准、取费方法；
甲方分包工程、甲供材料设备、甲方限价的范围和种类；
人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；
总分包的关系、配合的范围，总包管理费和总包配合费的计取方法等；
开办费、施工组织措施费、文明现场施工费、赶工费等费用明确的计取办法及其包括的具体范围。
2.6.3变更和签证
合同中应规定变更和签证的认定依据、结算核价办法，对于承包商，可依据公司现场签证规定与其另外订立《关于现场签证事项的协议》。
2.6.4总价结算办法
工程类合同可在合同中明确规定结算总价按以下各项综合计算：
合同价（或预算造价）
材料价差
现场签证
增加项目
减少项目
奖励
罚款
2.6.5付款和结算办法
a）原则上不向施工单位支付备料款，确需支付者，应不超过工程造价的15%，并在工程进度款支付到工程造价50%时开始抵扣预付备料款。
b）每月工程款的支出应以施工进度为依据，不得超过经预算部门确认已完工程价值量的70%。
c）工程竣工前，支付工程款的总额不得超过合同总额的80％；工程竣工验收并交付使用时，工程款拨付不得超过合同总额的90％。
如需对方协助办理相关专业验收证明文件且公司在未拿到相关证明文件的，工程款拨付不得超过合同总额的70％。
2.6.6廉洁合作约定
为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包商另外订立“工程廉政协议”。
2.6.7保修协议
所有施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包商另外订立“工程质量保修协议”。
2.7标准格式合同内容指引
2.7.1定义
格式化标准合同指公司为重复使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括协议条款、通用条款、补充条款和附件四部分内容。
通用条款
通用条款是标准合同的主要条款，系公司根据每种业务的性质和内容事先拟定的条款。
协议条款
协议条款根据具体业务、对象的不同填写。
补充条款
补充在标准合同中为空白部分，由双方经办人在具体经办合同时协商加入。
附件
附件是指在协议条款、通用条款及补充条款中涉及到的内容（如表格、国家规范标准、招标文件等），据以强调说明。
2.7.2标准格式合同内容
1）合同内容包括但不限于以下条款：
当事人的名称或者姓名、住所、电话；
标的；
数量；
质量；
价款或者酬金：
采用招投标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；
计价依据；
履行期限、地点和方式：
经济合同以及其他涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地。
在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。
违约责任：
包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；
解决争议的方法
一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。
2）根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款：
工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款；
涉及知识产权（包括商业秘密）的合同，应有保密条款和权利归属的条款；
涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。
3）合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。
4）当标准合同的附件较多时，应在合同中注明附件中各项文件的解释顺序。
2.8合同审批程序与范围规定
2.8.1审批程序
1）公司合同应按以下所列顺序，依次逐级审批：
经办人员签字
律师审阅（必要时）
经办部门负责人审批
计划经营部组织相关部门合同评审并会签
财务经理审批
副经理审批
总经理批准
2）合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经公司总经理同意，各级审批人可并行同步作业，或由总经理召集会议审批。
3）审批“签字组合”
a）每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。
b）“签字组合”是指各部门经济合同的签订时应根据审批程序和审批权限在“经济合同审批表”上完成必要的审批签名。
c）当部门负责人外出时，受托者应出具部门负责人授权的委托书，委托书须注明委托的事项、委托的权限以及委托的期限。
d）负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“部门会签组合”的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。
未经审核或未加盖经济合同印章的合同，财务部门拒绝执行。
完成签字组合的“经济合同审批表”，应由档案管理部门妥善保管，并及时将备份递交财务部用于复核。
2.8.2审批范围及审查责任
1）审批范围：
具体包括，但不限于下列内容：
a）材料设备采购合同
b）工程类合同
单项施工合同；
单体建筑物中甲方分包工程单项合同；
勘察、设计、监理等单项合同；
园林景观、室外供配电、智能化等配套工程单项合同。
c）服务类合同
设计咨询、销售代理、物业中介、宣传推广、模型制作、造价咨询等服务类单项合同。
d）其他
固定资产购建、租赁及车辆购置合同。
2）各部门签订合同时应保证合同内容的完整性，严禁拆分合同。
3）合同评审要点
1）各经办部门和项目公司将协商完毕的经济合同按“审核程序”上交各相关部门进行“签字组合”时，各级审批人员有责任就其职能范围对合同进行评审，以保证合同的主要条款、内容、合同的合法性、严密性、可行性。
2）合同评审的主要事项：
审核对方单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，当事人的名称或者姓名和住所是否记录清楚、准确；
经济合同的标的是否明确；
经济合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；
经济合同的价款或者报酬以及支付方式是否确定和准确；
经济合同的履行期限、地点和方式是否确定；
经济合同的违约责任是否明确；
经济合同中是否有发生争议的解决方法。
3）对工程类合同还必须进行以下事项的审查：
签订50万（含）以上金额的合同时，应与对方签订《廉洁合作协议》，作为合同的补充协议；
是否有保修条款；
结算和付款条件是否有利；
计价依据是否完备；
2.8.3合同签订
1）合同签订权限及注意事项
a）未经公司总经理书面授权，公司各部门不能对外签订下列合同：
银行贷款合同
担保合同
抵押或赊账合同
股权转让合同
技术转让合同
对外投资合同
合资合作合同
赠予合同
其他未授权合同
2）经济合同签订前，必须认真了解对方当事人的情况，包括对方单位的（法人）资格、经营范围、履约能力以及代理权限等情况是否符合法律规定。
做到既考虑本公司的利益，又考虑对方的现实条件和实际的履行能力，防止上当受骗，防止签订无效的经济合同。
3）签订合同之前，公司各部门草拟合同涉及到复杂事项，应该邀请公司法律顾问一起参加经济合同的谈判工作。
4）签约人员在谈判和签约时，应力争合同履行地为公司所在地。
2.9合同执行情况评估指引
2.9.1原则和方法
a）金额大于10万元，且双方权利义务不能即时结清的合同均须评估；金额在10万元以下的合同，若有相关部门提出，也应进行评估。
b）执行期超过5个月的合同（不包括保修期），应每月进行评估，其他合同则待执行完毕后进行一次性评估，对于主体施工、监理合同要每月进行评估。
c）若合同涉及保修的，待合同保修期满后，相关部门要重点针对保修条款的履行进行评估。
d）合同执行的评估要遵循客观、公正的原则。
相关部门在进行了实地和技术资料检查的基础上，进行书面、客观的评价，并且进行综合打分（见《合同执行情况评估表》）。
e）评估时，合同评估执行部门要对供方从合同开始执行日到评估日的每次评估得分进行平均，依据平均得分确定供方是否继续成为合格供方。
2.9.2合同评估责任
合同评估由合同经办部门（合同执行部门）负责组织。
2.9.3评估内容
对合同执行情况的评估包括，但不限于下列内容：
进度控制
承包方在正常情况下是否按照合同中进度的要求按时完成标的物。
b）质量控制
承包方完成的工作成果的质量是否达到合同的要求。
c）成本控制
合同的实际付款是否达到了付款条件，付款金额是否正确，是否扣除了应扣款。
d）配合情况
承包方与甲方的合作情况、管理水平、技术力量进行综合评估。
e）售后服务
在保修期间出现的质量问题，承包单位有无故意推委保修责任，是否及时修理维护。
2.9.4评估操作
1）合同评估应由合同评估执行部门负责组织，其他参与部门负责配合进行。
对于工程类合同，评估部门应深入到施工现场考查，除了考核工程实体外，还要对施工技术资料的齐全和规范程度进行检查。
对设计类合同，评估部门应到设计公司进行实地检查，重点考察是否按照合同的规定按时完成阶段性成果，技术成果的质量是否满足合同的要求。
对于造价咨询类合同，评估部门应到作业现场，重点检查造价成果的完成程度，是否按照甲方的要求划分类别，并抽查工程量计算底稿的正确与清晰程度。
对材料设备采购类合同，评估部门重点检查供货商运至施工现场的材料、设备是否和样品的质量一致，材料的各种参数是否符合合同的规定。
供货时间是否及时，材料付款的时间和金额是否正确合理。
2）评估完毕，参与评估的各部门填写《合同执行情况评估表》。
并由档案管理部门存档保管。
附件一：
廉政合作协议（参考文本）
表单号：
JHD002（T）
甲方：
乙方：
为加强工程项目建设期间的廉政管理，确保项目高效优质按期竣工，甲乙双方经协商签定本协议并做为双方共同遵守的廉政行为准则。
一．甲方责任
1．甲方有责任向乙方介绍本单位有关廉政管理的各项制度和规定。
2．甲方有责任对本单位项目管理人员进行廉政教育。
3．甲方人员应严格遵守本单位有关廉政管理的规定，不得接受乙方的宴请，不得接受任何形式的实物、现金或礼券。
4．甲方在工程项目建设期间发现甲方人员任何形式的索贿受贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报乙方单位领导。
5．甲方人员如违反廉政管理制度及本协议规定，甲方应视情节轻重、影响大小给予行政及经济处罚。
6．对于乙方举报甲方人员违反廉政规定的情况，甲方应及时进行调查，根据调查情况进行处理。
二．乙方责任
1．乙方应保证乙方有关人员了解甲方单位有关廉政管理的各项制度及本协议的规定，并遵照执行。
2．乙方不得宴请甲方人员，不得以任何形式赠送实物、现金或礼券。
3．乙方单位在工程项目建设期间发现乙方人员任何向甲方人员行贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报甲方单位领导。
4．乙方有责任接受甲方对乙方在工程项目建设期间廉政管理执行情况的监督。
5．乙方单位人员有义务就甲方人员任何形式的索贿或受贿行为及时向甲方单位领导举报；如乙方向甲方人员行贿，或甲方人员向乙方索贿，乙方满足其要求且未向甲方举报的，一经查实，除追回由此给甲方造成的损失外，乙方自愿在总价的基础上再让利100万元，并对本方知情不报人员进行处罚。
6．如因乙方单位及人员在工程项目建设期间贿赂甲方人员，被检查机关立案查处的，甲方有权取消或终止工程合同的履行，由此给甲方造成的损失由乙方负责赔偿。
甲方：
乙方：
法定代表人：
法定代表人：
年月日年月日
附件二：
合同台账
表单号：
JHD003合同类型：
页次
合同编号
合同名称/标的物
签约单位
合同金额
决算金额
已付款
未付款
签约时间
付款时间
付款方式
经办部门
（责任人员）
备注
附件三：
合同执行情况评估表
表单号：
JHD004
项目名称
日期
合同名称
合同编号
合作单位
资质等级
序号
内容
评估结论与意见
1
质量控制
2
进度控制
3
成本控制
4
合作配合
5
售后服务
编号
评估内容
得分
情况说明
1
质量控制
2
工期控制
3
合作配合
4
报价合理
5
现场管理
6
技术实力
7
经济实力
本次评估平均得分:
历次评估平均得分:
是否保留合格供方资格
评估人员签名：
1）评分标准为优秀、一般、较差。
2）对供方的综合评价之技术和管理部分由执行部门填；经济部分由成本测量部和财务部填。
3.4材料设备采购的直接委托范围
3.4.1已列入公司集中定点采购目录；
3.4.2已列入公司合格供应商目录，且一次性采购金额在1万元以下的订制产品；
一次性采购金额在1万元以下的材料设备；
属于垄断经营的材料设备，或供应商极少。
以上直接委托由项目公司项目经理审批，报公司计划经营部备案。
3.5直接采购控制指引
3.5.1供方的确定
1）对确定为直接的采购（工程和服务类），由其经办部门提出《直接采购审批单》，说明直接采购原因、对供方的条件要求，以及拟选择的供方。
2）直接采购的供方已在合格名录中，经办部门可直接确定。
3）不在合格名录中的供方，经办部门应在合格评定工作完成后决定是否选择该供方。
4）非紧急情况下，直接采购供方的选择应经过询价、比较，并将综合比较情况记入《直接采购单》。
5）材料设备直接采购的，由经办部门填写《材料设备采购订货单》，在合格供方名录中选择2～3家供应商，经过询价比较后，按下述规定程序报批。
3.6直接采购的审批
3.6.1公司计划经营部应对经办部门的申请进行审核。
3.6.2批准后，按《采购方式选择规定》需报公司批准的，经办部门必须在得到公司书面批准后方可与供方签订合同，紧急情况下可先口头请示，事后补充书面记录。
3.6.3需报公司备案的，在项目公司项目经理批准后一周内（无论合同是否签订）报公司备案。
由公司负责的招标工作，具体包括，但不限于下列内容：
策划咨询、规划设计、销售代理、物业中介、宣传推广、模型制作、造价咨询等服务类招标，以及其他招标。
3.7.4供方合格评定与监督评估指引
3.7.4.1供方合格条件
供方是各类承包商、服务商、供应商的总称，其合格条件包括：
证照齐全、守法经营、管理规范、资质；
技术力量和资金实力雄厚；
重合同、守信用，信誉良好；
近三年无重大质量、安全事故，以及未发生严重的顾客投诉；
近三年与公司及项目公司无诉讼。
3.7.4.2合格评定与监督评估责任
a）供方合格评定与监督评估的经办部门和参与部门规定如下：
工程施工、监理、材料设备供应单位
经办部门为总工办公室，计划经营部、项目公司为必须参加的配合部门，参与部门为项目开发部。
设计单位
经办部门为项目开发部或总工办公室，计划经营部、项目公司为必须参加的配合部门，参与部门为物业管理部。
营销代理单位
经办部门为营销管理部，物业管理部、财务部、项目公司为必须参加的配合部门，参与部门为项目开发部、总工办公室。
造价咨询单位
经办部门为计划经营部、总工办公室、项目公司为必须参加的配合部门，参与部门为财务部。
b）供方合格评定，以及监督评估过程中，应同时保证至少有二人共同进行。
所有评定（评估）记录应由参加人会签。
3.7.4.3合格评定方法
a）合格评定分两步进行，首先进行企业基本信息调查评估，通过后再进行现场考察评估。
b）基本信息调查
企业基本信息由业务经办部门负责收集，并与相关参与部门共同进行审查。
企业基本信息可由对方直接提供，或由经办部门自行收集。
通过基本信息调查，应能了解该企业的规模、技术实力、市场信誉、经营策略、业绩案例，以及目前的运作状况，并根据公司分包业务的需要进行初步判断。
信息调查的结果应形成《供方基本信息审查表》，相关附件包括以下资料：
企业营业执照、税务登记证、企业代码证（复印件）、从业资质证书（或等级证书）复印件、典型业绩案例陈述、产品说明书（材料设备供应商适用）、反映企业技术能力和信誉的各类奖项证明文件复印件。
c）《供方基本信息审查表》应由参加审查人员会签，并由经办部门经理确认签署。
只有通过基本信息审查的单位，才进行下一步的现场考察。
3.7.5现场考察
3.7.5.1经办部门负责安排供方现场考察，现场考察内容应包括，但不限于：
核对收集资料的真实性；
企业规模；
企业质量管理现状（管理方式、水平、风格、规范程度等）；
技术设备、材料及运作程序；
现场工作状况等。
3.7.5.2现场考察应接触单位负责人，并深入工作现场进行观察、访谈、查阅文件资料，以期对企业运营情况全面了解。
3.7.5.3选择考察地点的注意事项：
工程施工、监理单位，应考察在建项目的情况；
材料设备供应商，应考察生产地点，而不能是经销部门。
3.7.5.4考察结束后，经办部门负责填写《供方现场考察记录表》，并经参加人员会签。
3.7.6审批
3.7.6.1经办部门负责人认可考察结论后，经办人负责填写《供方合格评定审批表》，并随附供方相关资料、基本信息审查表、现场考察记录表，经办部门经理、参与部门经理审核，总经理批准。
3.7.6.2根据批准的《供方合格评定审批表》，经办部门负责建立《合格供方名录》，并按季度报计划经部汇总输入信息库。
3.8监督评估方法
3.8.1各经办部门负责组织供方监督评估工作，并
升级会员 