中标项目管理流程记录第一部分.docx

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中标项目管理流程记录第一部分

中标项目档案之一

项目的管理流程

（模版）

北京XXXXX分公司

二零零八年七月

一、中标项目管理流程记录总表

序号

工作内容

协作部门

计划完成时间

（年月日）

实际完成时间

（年月日）

情况说明

一

中标项目前期策划阶段

1

中标项目信息的获取、核实及整理

政府采购部

商务部

2

根据本次中标项目的具体情况进行策划

技术部

客户部

经营部

①

项目内容、工作量及人员储备的分析与策划

②

培训的策划

③

用户联谊会及抽奖活动的策划

④

经营部在培训期间向用户进行产品宣传和销售的策划

⑤

万东医疗售后服务措施及承诺的策划

⑥

再次开展强化及实际安装培训的策划

⑦

中标项目配件储备的策划

⑧

中标项目安装的技术要求

⑨

应急方案

⑩

客户关怀计划

二

中标项目具体实施阶段

3

中标项目派工

政府采购部

技术部

①

下发维修站：

中标项目派工单

②

下发维修站：

中标项目安装的技术要求

4

对中标项目执行过程实施监控

技术部

客户部

①

监控1：

用户信息

②

监控2：

产品发货情况

③

监控3：

维修站任务执行情况、执行中的问题和困难

④

监控4：

机组变化情况

⑤

监控5：

公司对项目执行过程中的意见

⑥

监控6：

用户对服务的看法和意见

5

项目进度统计与汇报

6

项目配件更换

7

对维修站的考核

技术部、客户部

三

中标项目总结汇报阶段

8

项目小组人员变动情况

技术部

客户部

9

项目管理流程的完善

10

前期策划的执行情况

①

关于任务分派情况

②

关于培训的实施情况、效果评估

③

关于售后服务措施及承诺的实施情况

④

关于配件储备的实施情况

⑤

关于客户关怀计划的实施情况

11

执行中发生的情况变化

①

对突发事件的应急处理

②

对用户换货情况的处理

③

对验收时间、验收要求变更的处理

④

具体用户的安装问题汇总及解决

12

项目机组的运转情况

13

产品质量情况

14

服务网络执行能力和表现的分析说明

15

在项目执行中，我们成功的经验和存在的问题

二、中标设备分布图

（一）插入中标项目所在省份地图，并在地图中标识中标设备数量及分布

情况

（二）简要注明维修站的分配区域及数量（附件1）

三、中标项目概述

（一）.项目基本情况

1.项目名称：

2.项目机组型号配置及数量：

3.服务用户及机组数量如下：

序号

安装单位

用户名

数量

合计

4.配置清单

《中标产品配置清单》（附件2）

产品配置：

（以招投标文件及出厂装箱单为准，主要配置如下）

序号

部（配）件名称

规格型号

数量

备注

1

高频高压发生器

（带控制台）

2

X射线管组件

3

限速器

4

高压电缆

5

摄影床

6

诊断床

7

8

9

10

增加配置：

（以招投标文件为准，主要加配如下：

）

1

旋转脚踏板

2

3

随机配件：

1

2

3

（二）.投标单位：

万东公司政府采购部

（三）.从政府采购部收到《中标产品售后服务通知单》（附件3）的情况记录：

1.年月日，收到份，机型及数量：

；

2.年月日，收到份，机型及数量：

；

（四）.签定合同:

《合同名称：

》

1.合同规定完成时间：

年月日

2.公司内部要求项目实际完成时间：

年月日，为保证项目能按时

3.完成，公司内部要求项目完成时间应早于合同规定时间10天以上，以

4.防出现项目延误或其他不利于公司的特殊情况，一旦出现便于及时进行

5.调整，并按照项目要求展开后续的项目执行工作。

（五）.项目执行要求：

1.质保期限：

安装调试验收合格后个月。

2.保修范围：

质量保证期内，因设备正常使用出现的质量问题，卖方将提

供免费维修或更换。

3.供货时间：

合同签订后天内。

4.项目执行过程中严格执行万东技服分公司日周报制度：

⏹维修站在接到本通知后每日汇报工作进展和服务状态；

⏹每周四对于上周四至本周三的工作进行汇总以电子邮件的方式进行

⏹确认。

⏹汇报内容包括安装情况，维修情况，机组特殊问题，重大质量问题。

⏹要求细致到时间和频率的要求。

5.当执行出现问题，无论大小、可否处理，必须第一时间上报技服分公司。

四、中标项目前期策划阶段

（一）.中标项目信息的获取、核实及整理

1、获取中标项目详细信息

⏹信息来源：

公司政府采购部、商务部；

⏹获取方式：

以电话或电子邮件（附件4）方式联系政府采购部中标项目的负责人，获取中标详细信息；以上两种方式必须同时或交替进行，避免信息缺失！

⏹单据要求：

验收单回收时间：

年月日前。

验收单及填写要求说明：

单据名称

填写要求说明

提供样本时间

要求：

政府采购部提供验收单据的填写要求及样本（附件5），技服方可签字盖章确认。

2、获取中标项目合同的复印件

要求：

1）项目合同中有关售后服务与回款的相关要求及说明部分须提供复印件（附件6）

2）复印件字迹清晰；

3）政府采购部和技服分公司双方签字确认。

3、核实、整理中标项目信息

1）根据厂网发布的中标情况，与政府采购部核实中标项目信息，并填写《中标项目信息确认表》（附件7）；

2）同时向政府采购部索取全面的中标项目用户信息，整理出最终用户信息明细。

（二）.根据中标项目的具体情况进行策划

1、项目内容、工作量及人员储备的分析与策划

1）项目内容

序号

项目

目前掌握信息

1

机型及数量

2

安装周期

3

开始发货日期

4

最终客户资料

2）工作量分析：

项目工作量

工时/每台

总工时

计划参加人员

计划完成天数

*根据上表可得，XXX项目工程师需求量为人，计划天可完成。

该项目预留可供调配的储备时间为天。

3）项目目前的人员储备情况及分析

参加站点及资源

参加安装人数

*根据上表可得：

XXX项目工作主力为维修站点，此次共需调用维修站点资源人，预备人，其中技术方面重点培训内容为：

2、培训的策划

1）关于XXX省XXX项目维修站工程师技能培训的策划

⏹培训目的：

提高XXX地区网络工程师的技能水平

保障公司XXX中标项目的顺利完成

收集万东产品及服务在市场上的反映

推广万东服务理念，深化万东服务对基层网络工程师的影响，为万东发展战略在服务层面打下坚实的基础

⏹培训目标：

1、培养XXX地区高频机组服务工程师名

2、规范XXX地区网络工程师服务

3、收集万东各种产品在XXX地区使用情况及市场反映

⏹培训原则：

1、技术资料保密原则

2、产品重点和核心技术保密原则

3、阶段过程记录、严格考核原则

4、服务“三化”原则

⏹培训策划：

工作进度

时间要求

工作内容

注意事项

阶段目标

启动阶段

内部培训阶段

理论培训阶段

实操培训阶段

1理论培训阶段

⏹培训时间：

本部培训人员到达时间：

维修站人员报到时间：

⏹培训内容：

⏹培训资料

序号

资料名称

制作人

完成时间

1

2

3

⏹培训教师：

⏹培训方式：

⏹培训地点：

⏹预计费用：

公司预计的费用开支

a、租用会议室元/天*天计元

b、住宿费用元/2人*天计元

c、餐费元/天*天计元

共计：

元

⏹培训评估方式：

⏹试卷考试。

通过理论考核的成绩进入培训档案，在结合实操考核两者都通过的给予

相应的万东产品服务资格证。

⏹理论培训日程安排：

日期

时间

培训内容

主讲人

预期效果

②实操培训阶段

⏹实操培训办法：

分组情况：

各自职责：

⏹实操培训日程安排：

日期

时间

培训内容

用户

实操指导

预期效果

⏹实操培训考核：

实地考核要求具备的材料有：

维修站实地考核表、客户书面鉴定（签章）、

典型故障分析一例。

2）、关于XXX项目XX家用户培训会的策划

⏹培训目的：

帮助用户正确使用万东产品，保证中标项目的顺利实施。

收集万东产品及服务在市场上的反映，推广万东服务理念。

⏹培训内容：

▪HF50-R原理介绍；

▪机房布局要求；

▪简单故障排除，机器日常维护；

▪高频机组投照技术；

⏹培训教师：

⏹技服分公司XXX项目培训小组：

⏹培训对象：

应XXX卫生局要求，此次培训用户共家，卫生局家。

实际培训用户人次。

⏹培训方式：

集中授课方式

⏹培训地点：

⏹培训时间：

年月日-日分为两期，培训周期各为天。

⏹日程安排：

（见下表）

⏹培训相关附件如下：

▪《XXX项目客户培训会通知》（附件8）

▪《XXX项目客户培训会日程表》（附件9）

▪《XXX项目培训会》培训资料（附件10）

▪《关于XXX项目机组用户培训的邀请函》及《信息表》（附件11）

▪《XXX培训会签到册》（附件12）

▪《万东医疗产品培训推广专题会--会议期间主持人串词》（附件13）

3、用户联谊会及抽奖活动的策划

1）晚宴的主题：

2）晚会的主持人员：

3）晚会开始时间：

4）抽奖活动设计：

奖品等级

奖品数量

奖品名称

金额

特等奖

一等奖

二等奖

三等奖

纪念奖

奖品费用合计

5）《XXX项目客户联谊会欢迎信》（附件14）

4、经营部在培训期间向用户进行产品宣传和销售的策划

▪鉴于此次XXX项目培训会直接用户有家，数量较大，技服经营部计划在培训期间以培训的方式向用户进行产品宣传，制定出具体销售方案、培训用户信息表、合作方案（附件15）：

1）内容

⏹制作幻灯材料，向学员介绍XXX设备的机房要求，在介绍中宣传机房防护所用的材料，如：

铅玻璃.铅板。

（幻灯材料制作人：

，完成时间为年月日）

⏹介绍产品的使用条件和电源要求，宣传稳压器的产品。

（利用机房布局图介绍，年月日由部协助完成）

⏹介绍放射科的配套产品，宣传洗片机.暗盒.增感屏.铅衣.储片箱。

⏹为此次培训制定参会用户优惠价格。

（制定优惠价格时间：

年月日）

⏹为此次培训准备稳压器、洗片机、暗盒、增感屏等样机样品。

（稳压器.洗片机建议厂家直发，暗盒.增感屏由公司邮寄，样品争取在当地消化）

（完成样本准备时间：

年月日）

⏹与XXX维修站进行沟通与合作，促进配件及相关产品的销售。

（完成中标产品的合作方案时间：

年月日）

⏹由于此次中标的用户分布在，其中不乏县级的医院，应

⏹该具备一定的购买能力。

经营部制定信息收集表，收集用户在数字

⏹胃肠升级、电视产品升级等方面的资料。

（完成信息收集表时间：

年月日）

2）时间：

年月日-------年月日

3）经营部参加人员：

人

4）预期目标

经营部计划利用XXX中标项目，结合本次培训会议，实现直接销售万元（其中可能有部分需要与代理商配合）。

5、万东医疗售后服务措施及承诺的策划

1）服务响应时间：

⏹接到用户服务需求4小时内给予答复,不超过24小时内到达用户现场。

⏹万东XXX分公司“假日无休”，保证服务需求的及时处理。

2）产品安装：

⏹万东XXX分公司组织经过万东公司产品培训，持有万东医疗产品服务上岗证的工程师负责安装。

⏹服务工程师将协助用户对产品安装前的机房及硬件设施进行设计和指导安装。

⏹在安装过程中，安装工程师将对院方操作人员进行设备操作和日常维护的培训，保证设备安装验收后，操作人员能够掌握正确的操作和维护规范，提高设备寿命。

⏹万东医疗产品服务工程师负责产品的安装、调试和试运行。

同时，万东医疗产品服务工程师协助最终用户完成当地质量监督部门、防疫部门对产品的强制检测。

3）保修期内服务：

⏹产品保修期：

2年（设备到货之日起14个月，安装之日起12个月，先到为准）。

⏹万东XXX分公司不定期组织服务工程师对用户进行多种形式的访问活动（包括电话和实地回访）。

万东医疗设在各省的服务中心和配件中心将以最快的速度将维修所需零部件运送到维修地点。

⏹产品保修期内，凡因正常使用出现的质量问题，万东医疗服务工程师将提供免费维修或部件更换。

⏹万东医疗在产品安装完毕后，保证对用户进行8小时以上的临床培训。

使操作人员能独立对设备进行操作和使用。

4）技术培训：

⏹针对医院的特殊需求，万东医疗可有偿提供到万东公司本部学习和培训的机会。

5）保修期外服务：

⏹保修期终止后万东医疗负责设备的（产品生命周期内的）终身有偿维修维护。

⏹对于全部的万东产品，万东医疗将在接到用户服务需求后4小时内给予用户答复，48小时内到达用户所需现场。

⏹万东医疗将在保证成本的情况下，最大限度的降低用户的服务支出。

6）特色技术支持：

⏹万东医疗开设有专业技术服务网站，最终用户可以通过网络的方式了解产品的各种性能、操作方法和简单故障排除。

⏹也可通过快捷可靠的途径免费服务热线直线联接我们的呼叫中心，把您的需要告诉我们我们会给您一个圆满的解决方案。

北京万东售后服务热线：

4008158800

北京万东技服分公司网站：

E-mail:

地址：

北京市潮阳区建国门外郎家园6号

邮编：

100022

7）给用户的承诺函

对于暂时不具备安装条件的用户，为消除其疑惑和不安，技服分公司主动承诺，具体内容见《承诺函》（附件16）

6、再次开展强化及实际安装培训的策划

1）培训内容

万东医疗中央专项资金乡镇卫生院基本设备采购XXX项目中标机组—XXXXX（型号）技术及安装规范。

实际操作，分为2-3组进行。

XXX家用户现场进行。

服务网络CRM系统应用培训。

2）培训资料

⏹《万东医疗高频XXXXX（型号）结构及原理》---技服分公司

⏹《万东医疗高频XXXXX（型号）安装手册—XXX项目》---技服分公司

⏹《万东技服CRM系统应用幻灯》---窦志鹏

⏹《CRM使用手册》---窦志鹏

3）培训时间

⏹报到时间：

年月日下午时

⏹培训时间：

年月日下午时

4）培训人员

⏹XXX分公司领队：

⏹XXX分公司培训主管：

⏹XXX分公司中标管理：

⏹XXX分公司工程师：

XXX、XXX

5）培训对象

1.

2.

3.

4.

6）培训日程

日期

时间

培训内容

主讲人

预期效果

年月日

报到

年月日

8：

30－10：

00

XXX（机型）结构原理

幻灯讲解，强化机组原理及设计思路认知

10：

00－10：

10

休息

10：

10-11：

40

XXX（机型）电路分析、

答疑

掌握电路图分析、

故障排除

11：

45－12：

45

午餐

13:

00-14：

00

XXX（机型）安装手册串讲

针对产品安装进行

规范

14：

00-14：

10

休息

14：

10－15：

40

CRM系统应用、配件管理

15：

40－17：

00

实操讲解答疑

窦致鹏、刘宏森、姜伟

17：

00

实地安装分组

年月日

8：

00

小组集合出发

8：

30-12：

00

依照手册进行安装场培训

预计时间为天

现场规范安装并考核

14：

00-16：

00

总结考核评分

总结安装中的问题并进行解答；对参与操作的工程师进行考评。

16：

00

结束

7、中标项目配件储备的策划

1）中标项目信息

中标项目名称

中标产品与数量

中标时间

当前进度状况

2）配件管理前移的目的

⏹提前做好XXX维修站的配件储备，以当地的储备来满足当地需求，减少中间环节，能快速解决客户问题，提升我公司项目服务的效率和质量；

⏹能缩短因配件运输造成的安装延时和设备停机时间，降低由此对客户正常工作造成的消极影响，进一步提升客户对我公司的满意度和忠诚度。

3）中标产品配件的具体管理方式

⏹签定协议：

技服分公司与XXX维修站合作，在当地建立“中标项目专项配件储备库”，双方签定《中标产品配件协议》（表1），明确各自职责；

4）中标项目专项配件储备库的管理规定：

⏹配件的申领：

∙技服分公司配件部向公司进行中标产品配件的申请，对配件进行核对与签收，并建立专项配件领用手册。

∙技服分公司配件部根据该专项配件储备库的配件动态管理表及配件损耗情况报警线所记录的配件使用情况，填写《配件申请明细表》（表2），向公司质检科递交补充配件申请报告（特殊情况可随时申请），及时申领补充该库的配件。

⏹配件的保管：

∙万东技服分公司为零配件的管理方，行使管理决策权；XXX专项配件储备库负责万东公司产品零配件的保管、发放、返还、记录等工作。

∙该专项配件储备库相关管理人员有责任和义务保证万东零配件的存放安全。

∙该维修站必须严格按照《万东医疗商务合同》中规定的要求和服务区域，进行中标产品的质修服务，未经允许不得擅自挪用配件（特殊情况须经技服分公司同意）。

∙技服分公司配件部负责质修配件申请手续的办理，该专项配件储备库建立《配件使用动态表》及《配件损耗对帐表》，随时向技服分公司汇报情况。

⏹配件的发放：

∙配件发放指令来源于XXX分公司，该专项配件储备库严格按照分公司管理规定执行，未得到分公司允许，该库无权发放配件，一旦发现其违规行为，依照配件价格的2-10倍进行严厉处罚。

∙在产品保修期内，该维修站如需申请配件必须如实填写《维修站安装质修申请支持单》，并且签字、盖章后传真至技服分公司配件部审批。

配件部填写《质修供件反馈表》，报公司质检科审批。

公司批准后，技服分公司配件部以书面方式通知该库发放配件。

⏹配件的返还：

∙该专项配件储备库发放配件时需建立配件动态管理表，记录配件的状态，依照《万东医疗产品服务合同》对配件领用单位进行监督，并将信息及时上报技服分公司配件部。

∙对于申领单位返还给该专项配件储备库的配件，该库必须详细记录配件状态并集中返还技服分公司，技服分公司配件部必须立即对返回的配件进行核实和登记，确认无误后报公司质检科，按质修进行配件补充。

∙该专项配件储备库配件返还时间为：

配件领用单位将已坏配件退还该库后一周内。

⏹对XXX专项配件储备库的考核：

∙该专项配件储备库对中标产品配件进行统筹管理，不准擅自挪作他用（特殊情况须经技服分公司同意）。

∙技服分公司对该维修站负责的配件保管、申领、发放、返还、记录等工作依照《万东医疗产品服务合同》中相关条款进行考核。

⏹配件的赔偿：

∙该专项配件储备库要将中标产品配件妥善保管，若因存放不当等人为因素导致配件损坏或丢失，必须按照配件实际价格赔偿。

∙贵重配件损坏申领按照《维修站重要配件管理规范》办法执行。

⏹对帐：

每周五，该维修站专项配件储备库与技服分公司配件部对本周配件的使用和储备状况进行对帐确认。

⏹汇报：

对帐确认后，技服分公司配件部随即向公司领导提交《重庆万东维修站中标产品配件使用情况分析报告》，汇报该维修站的配件储备和流动情况。

5）申请配件储备明细表

申请部门：

技服分公司技术部申请人：

XXX

序号

配件名称

型号

数量

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

6）中标产品配件的具体工作管理流程图

7）后附表格

⏹表1：

《中标产品配件协议》

⏹表2：

《XXX中标机组配件清单》

表1

中标产品配件协议

序号：

08ZBPJ-02-01编号：

234JLY—34

甲方：

北京万东医疗装备股份有限公司XXX分公司

乙方：

为保障重庆中标产品（HF50R）机组能够顺利的进行安装，甲方准备在重庆储备相应配件，现决定配件储存在乙方办公地点，以备维修更换之所需，经双方友好协商，签定如下协议：

【甲方责任】

1、甲方负责将配件清单在配件储备之前进行确认，交付乙方。

2、甲方为保证专项配件库的有效运作，于每月30日与乙方进行对帐。

3、甲方对于配件库未存的配件，经过确认负有快速申领配件的责任，以保证服务有效运行。

4、甲方负责制定中标产品配件的管理规定，对于配件库配件的使用手续进行明确。

5、甲方保证配件库的价值无损失，但是乙方必须协助甲方负责妥善保管配件。

【乙方责任】

1、乙方必须严格按照中标产品配件的管理规定执行。

2、针对贵重配件损坏的申领，必须严格按照《维修站重要配件管理规范》的管理办法执行。

3、乙方应配合甲方按照规定时期进行对帐，保持帐帐、帐物平衡。

4、乙方负责配件的保管，不得发生丢失或者人为损坏，否则乙方按照配件清单价格赔偿。

5、中标产品配件要进行统筹管理，未经许可乙方不得私自挪用，如果一经发