供应商的管理手册办法doc.docx
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供应商的管理手册办法doc
供应商管理办法
****汽车零部件有限公司
2008年3月
本手册编制目的
1、规范供应商新产品开发的活动和行为；
2、保证供应商的新产品开发的质量；
3、规范*****与供应商新产品开发的接口及相互沟通的活动和行为；
4、明确新产品开发过程中*****与供应商之间的工作流程和职责；
5、规范批量采购相关过程的行为，保证供应商提供批量产品的质量；
6、提高供应商的供货能力及相关配套服务能力。
本手册使用范围
适用所有新产品开发的范围：
1、进行新车型配套零部件同步开发的供应商
2、进行改型零部件开发的供应商
3、第二供应商的开发
1、其他产品开发情形
适用外购件批量供货流程操作的范围：
1、相关产品检验过程
2、相关产品采购过程
3、相关质量改进过程
4、相关供应商业绩评价过程
本手册自2008年4月15日首次发布，自2008年5月15日正式实施。
本手册由*****汽车电子有限公司提出并起草。
本标准主要起草人：
质量管理部、采购部。
前言1
目录2
1*****组织架构3
2供应商选择和认可3
1、供应商选择原则3
2、供应商选择过程3
三开发阶段供应商管理4
1、样件开发和认可过程4
2、小批量认可过程4
四量产阶段供应商管理5
1、订货与交付5
2、产品检验6
3、产品标识和包装要求6
4、批次管理及追溯6
五采购过程7
1、编制采购计划7
2、采购订单的外发7
3、开票和付款7
4、采购量的分配方式7
六供应商报价过程8
1、采购定价分类8
2、标准件采购定价8
3、定制件采购定价8
4、零星采购定价8
七质量控制管理9
1、产品资料的提交9
2、不合格品处理9
3、质量问题反馈10
八供应商审核11
1、审核类别11
2、审核实施11
3、审核整改12
九索赔管理12
1、索赔件来源12
2、不良件索赔过程12
3、索赔标准13
十顾客财产管理13
2、顾客财产类别13
3、顾客财产维护管理14
十^一-供应商考评管理14
1、供应商分类14
2、供应商月度评定14
3、供应商年度评定14
附件1流程图16
附件2PPAP管理办法20
总经理
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理
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综管部
生产部
技术部
质量管理部
采购部
市场部
二供应商选择和认可
1、供应商选择原则
1.1“管理体系”原则
供应商必须按照ISO/TS16949的标准建立完善的质量管理体系，并通过第三方质量体系
认证。
供应商只通过ISO9001:
2000质量管理体系，在产品开发和批量生产过程中，需按*****
的要求执行，运用APQRPPARFMEAMSA和SPC五大质量工具。
1.2技术保障原则
新选供应商应具备拟供应零部件所需的充分的开发能力，具备从事相同或相似零部件开发、生产、供应的经验。
1.3“成本优势”原则
同行业内成本具有竞争力的企业优先考虑。
1.4“响应及时”原则
供应商具有较强的合作及服务意识，能把*****的新产品作为重要项目予以推进。
在产
品开发和生产过程中，供应商能积极配合昌辉公司，确保项目的开发进度或产品质量和交付。
2供应商选择过程
2.1供应商需求
2.1.1当新项目开发任务确定后，根据开发输出，需要采购部选择相应零部件潜在供应商。
2.1.2当产品由于其他原因，有新选点供应商的需求时，采购部选择适当的潜在供应商。
2.1.3采购部对需要开发的每种零部件推荐2-3家潜在供应商，并组织潜在供应商进行技术、商务初步交流。
2.2准供应商的确定
2.2.1潜在供应商根据*****的要求，向采购部提交《供方质量保证能力考查表》。
2.2.2采购部根据《供方质量保证能力考查表》和初步技术、商务的交流结果，选择有意向的潜在供应商进行布点审核。
2.2.3采购部组织质量、技术等相关部门对潜在供应商进行布点现场审核，并确定供应商质量管理和技术工艺的符合情况。
2.2.4根据前期供应商审核、技术交流以及商务谈判结果等情况，采购部组织相关部门评定，由质量管理批准通过评定的供应商作为准供应商。
2.3签定协议采购部根据产品的技术特点，组织准供应商签订《技术协议》和《质量保证协议》。
准供应商开始进行产品开发和送样。
准供应商在样件确认通过后，方可纳入合格供应商进行批量供货。
3开发阶段供应商管理
1样件开发和认可过程
1.1采购部将图纸、技术资料、样件等发放给供应商。
1.2供应商按照*****提供的图纸、技术资料或样件、功能要求，经过技术转化、设计、创新和零部件试制等产品开发过程，通过批量状态的模具、夹具生产出来的零部件和材料。
1.3供应商在样件生产完毕后，经自检完全满足要求后方可送样，检验报告随样件提交*****采购部。
检验报告应包括尺寸、材料试验、性能试验报告内容。
1.4*****技术部和质量管理部根据采购部转交的供应商样件和检验报告，对产品进行尺寸、材料、性能等基本特性检验和检查，并出具检验结果。
1.5根据样件基本特性检验的结果，由技术部对样件进行试装，必要时对产品进行性能试验，并出具评审报告，评价样件的符合性。
2小批量认可过程
2.1供应商根据*****采购部的送样认可通知和小批送样计划，安排小批量生产事宜。
2.2PPAP资料的提交和认可
2.2.1供应商应根据*****《零部件开发技术协议》的要求，在小批量试制过程中完成测量
系统分析、初始能力验证等相关工作，收集并整理PPAP相关资料。
222当供应商进行试生产并完成PPAP相关资料后，应提交PPAP资料至*****采购部。
223采购部在收到供应商提供的PPAP资料后，质量管理部组织技术部、采购部等相关部
门对该PPAP资料进行审批。
必要时，对供应商进行现场过程审核，以验证PPAP资料的有效
性。
2.2.4完成PPAP资料审批后给出审批结论，并由采购部通知供应商。
当PPAP审核未通过时，供应商应组织改进，并重新提交PPAP资料。
2.3小批样件的提交和认可
2.3.1供应商按照《零部件开发技术协议》规定的时间节点提供小批样件,并按协议要求的
“PPAP提交清单”要求提交相关检验报告。
2.3.2*****技术部和质量管理部对小批样件进行尺寸、性能等基本特性检验，并出具检验结果。
2.3.3根据样件特性，联系生产部对供应商的小批样件进行试生产验证，并进行相关的试验和测试。
2.4供应商的小批供货通过检验和验证后，结合PPAP资料审核结果，*****出具《样品确认
报告》。
2.5采购部应和获得批量认可的供应商签订采购合同以及相关协议，由总经办批准纳入合格
供应商，进入批量供货状态。
4量产阶段供应商管理
1订货、交货
1.1对获得*****批量供货认可的合格供应商，采购部将根据具体产品的生产计划发出采购计划或采购订单。
1.2供应商按照约定的订货量、交付时间，安排生产加工，并按要求的时间和数量进行交付。
1.3交付时，供应商应提交详细的供货清单、本批次产品的出厂检验报告，注明生产批次。
发货时，供应商应遵循先进先出原则。
1.4
如果预期会发生或必然发生交货延迟、不能满足交货数量要求等情况，供应商应立即通
通知供应商。
该通知并不意味着免除供应商应承担的任何责任。
延迟，应根据情况由双方商定适当延长交货期。
1.5当供应商为确保交货期，采取了特别的运输方式时（不同于采购合同的约定），应在发货前通知采购部，记录供应商发生的“超额运费”，以分析供应商的供应风险。
2产品检验
2.1采购部对供应商所交付零部件的规格、数量、检验报告和其他附件进行验收，完毕后送检。
2.2检验员收到采购部的送检通知，依据检验指导文件对交付产品进行检验。
2.3当出现零部件需退件或索赔时，供应商应及时配合，并提供合格零部件，确保*****的正常生产进行。
3产品标识和包装要求
3.1为实现产品/零部件质量的跟踪及可追溯性，供应商应对所提供的产品/零部件进行标识。
3.2如果供应商的标识涉及到产品本体上的永久性标识，必须在实施前通知采购部得到
*****的批准。
供应商擅自更改认可后的永久性标识*****将作为不合格品处理。
3.3包装标识要求：
必须标明供应商代码、包装数量、产品名称、零部件号及生产/发货日期。
3.4供应商必须设计或选择符合有关国家法律法规规定和客户要求的包装方案，应便于各环节相关人员进行操作，包装规格、重量、体积适当。
3.5产品/零部件的包装方式应确保整个流转过程中的产品防护。
4批次管理及追溯
4.1批次管理是指为保持同批产品的可追溯性，分批次进行投料、加工、转工、入库、装配、检验、交付，并做出标识的活动。
4.2供应商可依据本企业的具体情况，自行定义批次管理方式、方法，获得*****认可即可。
4.3供应商产品的交付必须实行“先进先出”的原则，每一批次的产品必须随交付的产品提交检验报告。
4.4供应商应在每次交付时提交出厂检验报告，并在检验报告中注明生产批次。
一次交付中存在多个批次时，应在检验报告中注明批次情况和各批次检验情况。
5采购过程
1编制采购计划
采购部根据生产部下发的生产计划并结合当月仓库原材料的库存情况,编制“采购计划”，计划中标明规格、型号、数量，报审批后进入下一步采购工作。
2采购订单的外发审批通过的采购计划，由采购部主管分发给各负责的采购员，由采购员编制采购订单，
根据生产计划的排产时间填写到货时间，交部门主管审批。
审批通过的采购订单以传真或书面等方式传递供应商，供应商应于收到采购订单的三天内确认回传采购订单，对于订单内容有异议的地方应于收到订单两天内与下单采购员联系。
如交货时间或数量有调整，应于回传的采购订单上说明。
采购部以最终确认的时间作为统计依据。
3开票和付款
3.1采购部统计员每月统计当月供应商的原材料到货情况，并于次月5日前编制上月的开票通知。
供应商收到开票通知后应于3日内核对，如无误则开具发票。
如有误则与统计员联系核对，核对一致后开具发票。
3.2统计员收到发票后会及时办理报销手续。
4采购量的分配方式
4.1公司原则上对每种原材料需保持两家供应商。
根据对供应商的产能调查，采购部制定相应的采购分配。
4.2新开发的供应商首先价格要低于原供应商。
经送样合格后，前3个且月的供货额为总采购量的20%。
如在前3个月的供货过程中产品质量稳定、交货及时，则在第4个月可增加10%的供货额。
如在前3个月的供货中出现问题，则暂停供货。
同时要求供应商针对不合格项整改，整改合格后方可恢复供货，供货额按20%计算。
4.3在批量供货过程中，如发生多次质量问题不能按时整改到位的，或在过程审核中不通过不能按时整改的，质量管理部可通知采购部减少其供应份额。
4.4根据供应商产品交付业绩和年度供应商评价情况，采购每年重新分配供应份额。
4.5原则上不随意更换采购量少的供应商。
但每年一次的降价计划，供应商需配合采购员完成。
同时采购员需了解供应商所供材料的行情，准确掌握供应商所报价格是否合理。
6供应商报价过程
1采购定价分类
物资采购定价分为：
标准件、定制件和零星采购定价。
2标准件采购定价
2.1采购部采购标准件时，会持“货比三家”原则，由至少两家供应商提交“报价分析表”。
2.2采购部将分析后的“报价分析表”提交给综合部，由综合部进行复核，并在“报价分析表”中，写明复核结果。
2.3综合部将复核后的“报价分析表”提交给分管副总，由副总经理签署意见。
2.4报价认可后，结合技术交流等情况，该供应商可纳入准供应商进行产品开发和送样。
当样品确认通过后，由采购部与供应商签订“价格协议”、“年度采购合同”。
副总对报价不同意时，采购部应重新寻价，或与供应商进行交流确认。
3定制件采购定价
3.1采购部与供应商签订年度价格协议、或供应商要求涨价、或供应商要求降价、或新品开发时，由采购部发“配套零部件报价单”给供应商，要求供应商进行报价。
3.2供应商必须按照“配套零部件报价单”的格式，如实准确的填写相关信息，并报公司领导确认后，按时提交到*****采购部。
3.2.新品开发时，采购部应提供至少两家供应商的报价。
3.3采购部收到供应商的“配套零部件报价单”时，组织采购核价小组进行核价。
3.4采购核价小组将核算的结果，记录于“报价分析表”中,并将“报价分析表”提交总经理签署意见。
3.5签署意见反馈给采购部，同意时，由采购部与供应商签订“价格协议”、“年度采购合同”；不同意时，采购部应重新寻价，或与供应商进行交流确认。
3.5采购部应核实供应商提供的原材料价格；综合部应核实供应商提供的间接费用等；技术部应核实供应商提供的工艺情况、工时等。
3.6采购部应关注定制件的加工原材料的市场价格。
3.7根据公司实际情况，可以前往供应商单位进行价格审查。
4零星采购定价
4.1零星采购时，采购部应货比三家，择性价比好的供应商进行采购。
4.2采购报销时，应在发票背面注明采购供应商的电话，以供综管财务核实。
4.3综合部可以通过各种渠道（如电话咨询、网上查询等），对零星采购的价格进行核实，价格核实无误，准允报销；价格有误，应按综合部核实的价格报销，并按《绩效考核管理规定》对采购部进行考核。
5采购核价小组组成：
总经理、综合部（材料会计、成本会计）、采购部（材料采购员）、技术部（电子工程师、工艺工程师、机械工程师）。
7质量控制管理
1产品资料的提交
1.1供应商必须按照要求，按时提交PPAP资料，并有责任在重大变更或改进时及时重新提
交审核。
1.2供应商至少每两年提供一次三方检测报告（如材料试验报告、性能测试报告等），关键
类产品的供应商至少每年提供一次三方检测报告。
三方检测机构必须具有国家认可或客户认可或批准的相关资质。
1.3在产品状态不稳定、现场出现批量问题或顾客投诉产品质量问题时，需要供应商及时进行三方检测。
2不合格品处理
2.1零部件入库检验检验中发生的不合格品
2.2.1质量管理部根据产品《检验指导书》和产品图纸对入库物料进行检验。
2.2.2退货
2.2.2.1采购部将不合格的检验报告单信息和退货要求通知供应商。
2.2.2.2采购部会在确定退货2个工作周内联系供应商办理退货事宜。
特殊情况下，按要求在规定时间内采购部完成对物料的退货处理。
2.2.3其他处理方式
2.2.3.1当生产急需且不合格项不影响整个产品总成的功能、性能时，可以作其他处理，按《不合格品审理单》的评审意见分为以下类型：
（1）返工：
为使不合格产品符合要求，供应商应对不合格品进行返工。
返工后的产品需重新进行检验，检验合格后方能上线使用。
必要时，*****对供应商的所供不合格产品进行返
工处理，发生费用由采购部联系供应商承担。
（2）挑选：
对于一批产品中有部分不合格产品，且不合格特性可以轻易鉴别时，供应商应对不合格品进行挑选。
挑选后的产品需重新进行检验，检验合格后方能上线使用。
必要时，*****对供应商的所供不合格产品进行挑选处理，全检费用核算由供应商承担。
（3）让步接收：
非关键尺寸不符合图纸要求或外观不良，但不影响顾客接收的情况，可直接让步上线使用。
让步接收的批次产品，采购部按《质量保证协议》对供应商进行索赔。
由于*****原因造成的产品不符技术要求的特殊情况下，可免于索赔。
2.2生产现场外购零部件质量问题的处理
2.2.1一般质量问题处理流程
2.2.1.1当生产现场发生不合格品时，生产部或质量管理部将不合格品退回不合格区。
2.2.1.2生产现场发生的不合格品，按“索赔管理2.2条款”进行处理。
采购部必须每半月至少退回供应商一次。
生产部统计原材料上线合格率，填写《供应商月供货能力评价表》。
2.2.1.3供应商针对退回的不合格品情况，每月分析不良比例趋势，分析质量问题发生原因，提出纠正/预防措施。
2.2.1.4如供应商认为属误判，可向采购部提出申诉。
采购部根据申诉内容对不合格品组织生产部、质量管理部相关人员重新判定。
2.2.2重大、批量不合格处理流程
2.2.2.1零部件出现重大、批量不合格后，由质量管理部电话通知供应商，或直接发出《质量反馈单》给采购部，其内容包括问题描述、不合格比例和初步处理决定。
2.2.2.2供应商在接到*****电话或书面的质量抱怨后，必须按《质量反馈单》的具体要求采取相应措施。
必要时，供应商应派遣技术质量人员在规定时间内赶到*****现场处理问题。
2.2.2.3采购部对供应商的“质量反馈”进行跟催，并按照《质量保证协议》对供应商进行索赔处理。
3质量问题反馈
3.1产品在进货检验、生产装配、成品交付后的所有过程中所发生的各种外购零部件质量问题，质量管理部和采购部会以“质量反馈单”或电话等形式通知供应商。
3.2供应商在得到*****的书面或口头的顾客抱怨/投诉后，应及时登记并分析原因，制定纠正措施和后期预防措施。
3.3当*****有产品质量问题的抱怨或投诉后，供应商必须在规定时间内书面返回相关纠正/预防措施处理报告。
3.4供应商产品的整改行为必须在计划时间节点提供整改验证结果，*****组织相关专家进行审核确认，必要时需要重新送样确认。
重大的技术变更和整改，供应商必须重新提交PPAP相关资料。
3.5供应商必须及时有效地提供质量问题反馈，否则按《质量保证协议》规定执行。
对于供应商质量问题造成物资特采行为或生产停产后果的，具体处理方式请供应商参考《质量保证协议》规定。
3.6对于连续三个月的索赔件比例高于规定，且没有明显改良趋势的供应商，*****将降低其10%~20%的配套额或降低其3%~5%的合同价格。
根据需要，供应商应派技术质量人员到
8供应商审核
1审核类别
布点审核：
指*****在开发新产品阶段对供应商所进行的二方审核。
二方审核：
有*****或相关方对供应商的体系进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统地、独立的并形成文件的过程。
三方审核：
有外部独立的机构进行的，对供应商运行的体系进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统地、独立的并形成文件的过程；这类机构提供符合要求的认证和注册。
体系审核：
通过审核管理体系，以验证管理体系与审核标准要求的符合性。
过程审核：
对每一个制造过程进行审核以确定其有效性。
产品审核：
以确定的批次，在生产和交付的适当阶段对其产品进行审核，以验证符合所规定的要求，如产品尺寸、功能、包装和标签。
2审核实施
2.1周期安排布点审核：
是供应商开发阶段在产品批量供货前进行的选点考察审核。
过程审核：
按计划对供应商一年进行一次的现场过程审核；产品连续三个批次不合格或连续两个月故障不良比例超标的供应商可增加审核。
2.2审核方式
2.2.1上年度综合评定为A级、供货过程未发生质量波动的供应商可免于现场审核。
上年度综合评定为B、C级或供货过程出现质量波动的供应商按计划进行现场审核。
2.2.2*****质量管理部在审核月初将审核计划通知采购部，由采购部将审核安排通知供应商，并确认行程。
2.2.3对于关键零部件供应商，原则上每年需要进行一次过程审核。
2.2.3过程审核
（1）准时召开首次会议
（2）要求供应商填写“供方质量保证能力考查表”。
（3）按审核表进行现场的审核，收集客观证据，做出公正判断。
（4）审核报告的编写，并请受审单位分管领导签字确认。
（5）召开末次会议，要求供应商按审核报告的结论实施整改闭环。
3审核整改
3.1过程审核评分等级如下：
1）
通过
得分率》
80%
2）
有条件通过（一
般问题，限期一个月整改）
70%W得分率V
80%
3）
未通过
0
w得分率V
70%
3.2供应商在接到审核报告后应立即整改并提交整改报告，*****质量管理部将依据供应商的整改报告对供应商的整改情况进行书面或现场确认将相应不合格项关闭，原则上，整改关
闭应在审核后三个月内完成。
针对审核等级为“未通过”的，在三个月整改期间仍批量供货的，应对所供零部件进行降级处理；三个月后经二次复审仍不通过的，应要求重新选择质量优的供应商。
3.3所有审核的结果都将纳入年度的供应商业绩综合评价。
供应商二方审核结论和整改效果将与采购份额挂钩。
9索赔管理
1故障件来源：
生产装配过程中发现的故障件；顾客退回件的故障零部件。
2不良件索赔过程
2.1供应商应指定专人办理索赔且指定办理索赔的人员应取得供应商足够的授权，能够代表供应商确认索赔责任、具有当场处理索赔的权限。
2.2对于入库检验时发现批次不良时，由于生产急用等原因需要让步接收的。
当不合格项在生产过程中无法监控时，材料入库时价格直接下浮5个百分点。
当不合格项在生产过程中可以筛除的，不良物料数目按索赔执行。
2.3对于生产装配过程中发现的不良物料，由采购部直接退回供应商，按材料价格进行索赔，超过《质量保证协议》的不良比例时，按规定追加处罚。
不良物料质量问题严重或影响重大，有造成连带损失的，由质量管理部开出“索赔单”通知采购部处理。
2.4对于*****的顾客退回件，确定是因供应商所供零部件不良造成的，将按以下方式进行
处理：
1）主机厂有索赔的，按索赔费用的1.5倍向供应商索赔；
2）主机厂没有索赔的，按退回产品总成销售价的1.5倍向供应商索赔。
3）采购部将“索赔单”和故障件一并交供应商进行处理。
2.6供应商在接到*****的退件或“索赔单”一周内予以确认。
如有误判和其他疑义，供应商必须在接到“索赔单”在五日内联系采购部。
对于退回供应商的不良物料和索赔费用，*****财务将在当期的货款中进行冲抵帐处理。
3索赔标准
3.1索赔分为有形损失和无形损失两部分。
有形损失=材料费+管理费+工时费+处罚费材料费：
零部件价格（含税）*零部件数量（包括自身物料损失费用和牵连发生的其他物料损失费用）
管理费：
原材料费用和工时费用之和的15%计算工时费：
处理不良件或更换/修复故障件的工时*工时单价处罚：
（材料费+管理部+工时费）*50%无形损失主要是根据问题的大小、严重程度，根据造成的市场影响，由*****决定给予有形损失的20%~500%的追加索赔。
3.2特殊索赔对因产品质量问题而导致生产停线的厂家按照《质量保证协议》相关条款进行索
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