技术资料文件管理制度Word文件下载.docx
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本公司主要是对总公司所研发、设计、生产的产品（机组）的进行批量化生产及特殊作业（安装施工、安装指导、现场局部改造和验收相关工作）。
此管理制度是对本公司在工程开工准备、施工、验收和设备检修等过程中所涉及到的相关技术资料进行管理的规定。
涉及到的技术资料有：
工程施工任务说明书、安装技术图纸、生产形成的生产作业指导书、施工工艺卡片等及其他工艺性资料，具体资料分类如表1所示。
表1 需归档技术资料的分类
序号
技术资料名称
说明
备注
1
任务书
施工任务说明书
2
技术图纸
安装图纸（装配图、零件图）
机组改造加工图纸
3
技术单
工程项目部在施工、验收、运行维护和设备检修等过程中出现的技术问题需向相关设计部门反映所编写的技术资料
4
技术报告
针对机组安装、验收过程中，发现的技术问题进行分析技术报告
5
手册类文件
有关作业指导书,如《安装手册》、《设备安装流程》、《设备运行维护手册》等
6
施工、验收资料
设备施工过程中实时填写的技术资料，如《设备安装工艺卡片》等
7
协调单
针对工程的施工、改造等过程中的技术问题需公司（总公司或者兄弟单位）其他部门协作的申请文件
8
2.2 任务书
任务书是公司对工程施工的内容、目标、进度等方面的文字确认，并做为施工工作考核、现场过程管理的重要依据。
任务书可直接下达给项目负责人主管，也可下达给项目部各施工主要负责部门的部门主管。
承担施工项目的部门对工程项目有直接管理和支持的职责，对工程施工方案进行审定，组织，由对研发过程中涉及到其他部门相关联的工作进行协调，保障工程项目施工的顺利进行。
2.3 技术图纸
根据总公司计划对机组机型的规划，整理总公司技术部门提供的机组安装所需的装配图纸和各零部件图纸，技术图纸要求字迹清晰明了、内容完整、编号规整，便于现场人员识图。
机组安装图纸要求电子版本1份，现场技术部门根据安装队数量、及各部门的实际需求情况，打印或者复印相应的份数，以满足现场的实际需求。
各机组技术图纸应由办公室相应的职能部门技术归档处理，便于日后查阅。
各机组图纸包括装配图、零件图、电气原理图、接线图、基础安装图等。
对机组在安装过程或者运行过程中发现的问题，需技术改造的，由现场技术人员或者公司研发部门设计的加工图纸，须由相关负责人签字认可，并交由公司相应职能部门存档处理。
2.4 技术单
技术单是供公司各部门对内、对外进行技术交流、沟通时使用的一种技术文件。
技术单的使用情况、编写和发送流程、编号规则等均应符合总公司技术管理部下发的《通用技术单模板的说明》（2012年第3版）的相关要求，不得自作主张，随意编写和发送。
技术单在发送后应有公司相关部门技术跟催、督办，确保其的完成。
每发送一张技术单均须有相关部门负责人签字确认方可发送，在发送完成须将原件保存在相应的职能部门处。
2.5 技术报告
技术报告是对公司的某些技术问题、某一阶段工程情况及遇到的困难、所需要研讨和会议通过的技术问题所编写的报告。
技术报告包括可行性分析报告，设计说明书、评审报告、试验报告、故障分析报告、机组问题总结报告等。
技术报告的编号原则以总公司发布的《产品图样及设计文件编号原则》为准。
2.6 手册类文件
手册类文件是规范机组各种操作的一种指导性技术文件。
手册类文件包括《产品说明书》、《安装手册》、《作业指导书》、《运行手册》、《维护手册》等。
本类技术文件须由相关负责人审核、批准方可推行使用，且编写和审核人不可为同一人。
文件的编写规则应符合相关规范的要求。
2.7 施工、验收资料
施工、验收技术资料是机组在施工、验收、运行等操作过程中所产生的技术资料。
施工、验收技术资料包括《工艺卡片》、《施工日志记录》等。
施工、验收技术资料要求实时填写，字迹清晰、公正，须有相关部门负责人签字确认，必要时须盖有相关单位公章。
此类技术资料较为重要，填写完成后须有相关管理部门妥善保管，便于日后查阅、作为验收和数据积累的原始资料。
2.8 协调单
针对机组的施工、改造、运行、修复等过程中的技术问题需其他公司（总公司或者其他兄弟单位）、其他部门协作的一种技术文件。
协调单编写需根据总公司下发的相关表格格式，认真填写，写清协作原因和协作具体事宜。
协调单填写完成后需公司领导签字确认后方可发送至需配合协作的部门或单位。
3 技术资料存档
3.1 技术资料存档说明
项目主管应当按照任务书的进度要求，及时对技术文件进行存档。
工程过程形成的技术文件交由档案管理部进行存档。
档案管理部出具技术文件的存档回执，做为计划发展部对项目进度和完成程度督导的判定依据。
收到的技术单，无论是电子档还是纸质文件，在相关人员完成“签收”签字程序后，应首先保存至公司档案管理部门，为本部门工作方便可使用复印件。
外发、内部保存的技术单完成签字程序后，应首先保存至公司档案管理部门，由档案管理部门进行外发（一般以传真方式），如实际工作需要，可外发pdf电子文档（防止更改），电子文档应与纸质文档保持一致。
外部人员借阅技术单，无论是电子档还是纸质文件，均须经过撰写人或公司顶层管理人员的同意，由档案管理部门借出。
3.2 文件存档流程
技术文件发送完成后，将此文件原件交由档案管理部门，待其确认此文件没有问题并确认接收。
档案管理部在完全接收完存档的资料文件后，出具收文回执，做为技术资料存档完成的依据。
3.3 本公司所涉及到的技术资料目录
具体目录见表2所示。
表2 技术资料
分类代码
名称
文件递交人
存档
1
工作任务书
计划部
BG
变更通知单
有技术更改时，由更改人填写，技术管理部备案
GJ
变更记录表
SY
原理性示意图
项目主管
DL
电路图
JX
接线图
FT
其他附图
JC
安装基础图
9
ZX
装箱图
10
SM
产品使用说明书
用户手册
11
GY
工艺手册
12
ZY
作业指导书
13
JD
用于技术协调，现场技术问题的反馈
14
JB
实验报告，总结报告
15
AZ
安装手册
16
WH
维护手册
17
4 技术资料编号规则
4.1 编号准则
0~9阿拉伯数字。
A~Z拉丁字母（O，I）除外。
短横线，圆点“.”，斜线“/”。
科学性选择事物或概念的最稳定的本质属性或特征作为信息分类的基础和依据。
系统性将选定的事物、概念的属性或特征按一定排列顺序予以系统化，并形成一个合理的科学分类体系。
唯一性，一个代码只能唯一的标识一个分类对象。
可延性，要设置收容类目，以便保证增加新的事物和概念时，不致打乱已建立的分类体系，同时，还应为下级信息管理系统在原有基础上的延拓、细化创造条件。
规范性同一层级代码的编写格式必须统一。
4.2 编号细则
任务书编号任务书编号由六部分组成，每部分之间用“-”隔开。
第一部分:
表示公司名称本公司XXX有限公司用“XXX”
第二部分:
表示发文部门XX部用“XX”
第三部分：
表明文件是第几季度或者第几月份
第四部分：
表明文件当季或当月的顺序号
第五部分：
表明文件的年份
例如：
任务书的编号为：
XXX-XX-02-04-2012，表明是XXX公司XX部2012年第二季度的第四号任务书。
技术图纸编号档案管理部只给出总图号，图纸资料的其他子图号由项目主管分配，设计人员参照《技术资料编号规则》编制，编制的图号要合理、规范，并满足存档要求。
技术单编号参照《通用技术单模板的说明》（2012年第3版）中关于技术单的编号要求执行。
技术报告编号、协调单编号、施工、验收资料编号参照总公司发布的《产品图样及设计文件编号原则》的标号要求执行。
5 存档文件的基本要求
5.1 存档文件一般采用纸质留存，电子版为辅。
纸质文件和电子版共同存档的，纸质文件的效力大于电子版。
5.2 技术图纸基本要求参照国家标准GB/T14689-2008。
5.3 存档的技术图纸标题栏采用统一标题栏。
5.4 为便于图纸装订，图纸应在左侧留有装订边，标准图幅优先采用以下几种：
幅面代号
尺寸B×
L
A0
841×
1189
A1
594×
841
A2
420×
594
A3
297×
420
A4
210×
297
加长的图纸，优先采用以下图幅：
A4×
630
1582
1892
1051
A3×
891
1261
1471
1486
5.5 为便于装订，A4图幅选择竖版格式，A3图幅选择横版格式。
5.6 存档的纸质文件需履行完整的签字程序，签字后方可存档。
5.7 签字流程按照以下规定：
所有的图纸文件，设计后须经过校对，并有必要通过标准化检查和工艺检查；
所有图纸须有设计和校对签字确认，设计者与校对者不能为同一人；
部件图及总图还需要经过项目主管审核，并由项目主管签字确认；
总图和重要的部件图纸，由公司技术主管（总工程师）签字确认。
6 图纸文件在制造过程中的传递
6.1 生产过程中对需改造构件的设计图纸由技术部设计出图，部门负责人审核后，公司领导签字确认。
6.2 将复印件随协调单下发至协调生产部门加工生产。
图纸原件和协调单存档，进入有效文件流程。
6.3 图纸加工完成后，由公司质检部门验收合格后，在图纸上标明完成加工日期。
工程图纸变更为无效文件。
7 图纸文件的更改
7.1 图纸资料的更改应首先保障生产，应具有及时性、可行性和可追溯性。
7.2 更改先从工程图纸进行，然后是存档图纸。
工程图纸（或称生产用图）是存档图纸的复印件。
处于有效文件状态的工程图纸需要更改时，项目主管设计人员应首先更改工程图纸，在确认可更改及更改有效后，在更改的文件或图纸上做更改记录并签名。
更改只允许划改，应保留更改前的数据和内容，不允许刮改（刮掉以前的内容）或涂覆（涂覆遮盖以前的内容）改动。
7.3 在存档的纸质文件上进行更改，要做更改记录并签名。
更改只允许划改。
7.4 每次图纸资料的更改，均要在更改记录表上记录更改内容、日期，并签名。
7.5 存档的技术图纸、文件的替换，使用《变更通知单》通知技术管理部，同时提交替换后的纸质文件和电子版存档。
替换的纸质图纸文件要履行签字流程。
原文件的电子版由档案管理部备份留案。
7.6 只有项目主管、设计人员可对存档的图纸文件进行更改，更改只限于项目中自己负责的部分。
其他非本项目主管的人员不具有图纸等技术资料的更改权限。
7.7 档案管理部应确保存档的图纸、资料为最新最完整的有效文件。
7.8 存档图纸应在图纸上有统一编号。
7.9 控制软件的更改应在源代码的开始部分注明更改原因及内容、替换版本号等，并提交更改后的软件纸质文件及电子版。
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