各店在大型促销活动中的工作安排及要求Word格式文档下载.docx
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兑券督察以及组织检查工作。
行政部职责:
促销物品的管理:
行政部为促销物品的实物负责人,所有物品的进出都必须有详细的物品交接、领用清单,每日对库存进行盘点,及时上报实物发放清单,并有预见性地向分管领导提出需求数量。
配套服务的到位工作:
收银系统的配备落实到位(收银系统收银台、收银机、电脑网线、刷卡机、收银纸、色带等)。
促销用品的到位:
确定兑券点位置和数量、促销用品展示柜、准备已兑券章、已累计兑券章、油墨、插线板、桌子、凳子、台布、兑券箱、隔离栏、员工用车、紧急物品需求等。
工程系统保养到位:
检查用电线路、负荷、照明,及时更换损坏灯具,保证观光梯、直升梯、扶手梯、货梯的正常使用;
检测空调系统制冷效果、通风情况。
营运用品、对讲机、销售小票、改裤单、POP纸、即时贴、企划所用KT板。
各楼层洗手间水暖设备是否正常使用。
物价部职责:
根据本次促销力度、规模、同期比、市场情况作出科学、合理的促销活动期间的销售计划,并下发到各营运楼层。
提前三天要求各楼层做好促销期间的价格备案。
对正常条码、特价条码进行汇总备案。
对商圈内竞争对手进行市调,掌握市场促销动态,并针对本次促销活动提出竞争态势强弱的分析意见。
检查专柜库存情况,下达库存指标额度。
检查销售小票,防止拆单、私自打折、场外交易、恶意入错条码的行为。
收银部:
熟练掌握折扣商品开单、退换货商品收银政策,坚决执行“退货退赠”的原则。
合理安排人员班次,做好开满台及临时性加台的一切准备。
同楼层严禁二个收银台同时出现因吃饭、上洗手间而发生的空台现象。
准备充足的收银用品,如:
购物袋、备用金、零钞、色带等。
协助各楼层审核供应商名单。
客户服务中心:
广播室:
提前一天做出本次促销活动中的重点品牌、折扣的推介文稿。
检查广播设备,排除因设备故障而造成的停播现象。
合理安排全天广播时段,选择消费者喜闻乐见的背景音乐。
及时通报促销活动动态,协助渲染卖场气氛。
总服务台:
储备好足够的销售发票。
安排充足的总台服务人员。
熟练掌握促销政策,做好正确的解释与引导工作。
各营运楼层:
利用早晚会向员工培训促销活动细则及操作程序,要求采取现场抽查的形式,检验员工的掌握程度,对不合格者不安排上岗。
按下达的库存指标,准备充足货源,并协助专柜解决临时性周转仓库。
促销期间不安排人员调休,早班人员18:
00点下班,晚班人员12:
00点到岗。
按企划部要求做好主通道、专柜内、电梯间、扶梯口等位置的POP指引,更换上促销吊旗、不参加活动专柜的标示,要求促销前一天晚班收市前全部完成。
促销活动开市第一件事是:
认真核对“黑名单”专柜与收银台电脑小票的折扣、参加与不参加是否一致、对核对不一致专柜及时与采购、电脑部进行沟通,第一时间内予以解决;
特殊情况下,对暂时无法确定活动安排的专柜,采取特殊销售条码方式收银,以防跑单,事后按公司“定金收银暂行规定”完善相关手续。
对各扶梯口、直升电梯口等空余位置准备有卖点的花车促销以吸引人气。
防损部:
对重点楼层安排足够的防损人员,确保商品安全,对兑奖点、奖品展示处安排固定值班岗。
重点巡视收银台周围有无可疑人物,收银员交接时严密关注各通道动态,确保收银款的安全。
对讲机分配到位,充电及时。
检查消防设施,做好“六防”工作。
成立应急分队,及时处理突发事件。
采购部:
负责书面通知各自供应商,落实参加本次促销活动的供应商名单。
将落实的供应商名单上报公司审批,批准后将资料送财务部备案。
协助营运部核对是否参加促销活动的“黑名单”。
三、现场监控
(一)确保奖品/赠券发放的安全与真实
由人事部选派具有促销经验的员工为现场督察实行全过程监控
严格审核三张以上票据,是否有凑单嫌疑
原则上严禁专柜员工兑奖
奖品实物保管与领用实行分开管理,各负其责
每日库存盘点清单,发放明细单由现场督察确认签字后方可生效
设置兑奖单据保管专用箱、钥匙由现场督察保管,每日由现场督察开箱,验单封存
现场督察每日汇总行政部实物库存,早晚班小组兑奖清单,列表上报分管领导
(二)现场促销管理及市场信息反馈
清查专柜陈列商品,有无将畅销款撤架,换上积压、滞销商品以次充好的虚假销售行为;
审查各专柜正价码、特价码,有无误开、恶意错开的现象;
根据价格备案,检查促销期间有无私自提价、提升折扣情况;
重点跟踪知名品牌的促销力度。
对有意与我司竞争的品牌要记录在案,并第一时间知会到分管领导及营运楼层;
对于不参加公司大型促销活动的专柜需跟进专柜自身的促销活动;
对于奖券、礼品在各店之间的调配由公司指定的负责人统一调配各项综合资源。
各店分管促销的店长负责反馈信息于公司指定负责人。
四、收尾与总结
促销活动最后一天,广播系统要有温馨提示、鼓励顾客消费;
晚班收市前对卖场有关促销信息的POP进行清理;
各部门促销期间销售总结:
物价部:
《市场促销调查及问题反映》、《现场违规问题汇总报告》
《本次市场推广力度与成效》
营运部:
《促销期间销售分析》
人事部:
《促销期间人员到岗情况通报》、《兑奖用品监察报告》
行政部:
《奖品发放清单》
五、特别提示
为了规范各店企划部在促销活动中的工作流程,并杜绝营造气氛时工作的随意性,特拟订《茂业百货促销活动分店企划部的工作流程》,具体内容如下:
(一)促销方案的策划、上报
在活动开始前20天上报促销方案;
等待公司的审批;
做好前期的准备工作;
(二)方案确定后的准备工作
各类活动展板的喷绘:
确定促销活动的执行细则和具体内容;
落实好赠奖地点或换券地点;
结合店内活动的气氛布置,安排好店内显著位置的活动告示、气氛条。
促销活动POP的准备:
买赠类:
主通道吊旗、L架上挂POP、买送牌、
抽奖类:
主通道吊旗、L架上挂POP、抽奖牌、礼、
折扣类:
主通道吊旗、L架上挂POP、折扣牌、
抢购类:
主通道吊旗、L架上挂POP、抢购牌、折扣牌、
新品类:
主通道吊旗、L架上挂POP、新品上市牌、
特价类:
主通道吊旗、L架上挂POP、特价牌、折扣牌、
店堂气氛的布置:
(由企划部制定统一的标准)
大型节假日、节庆日、传统节日:
店堂外围的气氛布置:
户外宣传广告(如路灯旗)、外墙、连廊、正门、侧门、
店内各主要通道:
气氛吊旗、各类具体节气日的装饰
店内各专柜:
气氛条、L架上挂活动主题POP
普通促销:
店堂外围:
除促销活动喷绘和POP外,原则上不做太多专门的气氛布置
活动POP吊旗
L架上挂活动主题POP
现场陈列:
赠品的陈列(含陈列现场的布置、赠品的功能说明介绍)
奖品的陈列(含陈列现场的布置、赠品的功能说明介绍)
特色节日:
如情人节/妇女节/母亲节…等畅销商品陈列
卖场指引及导示:
赠奖处/兑券处等在所在楼层的指引、导示;
赠奖处/兑券处现场的告示
在收银台上明显标明赠奖处/兑券处的指引;
其他:
抽奖券的设计、交付印刷;
中奖公告的设计、发布;
赠券使用方法的说明告示;
活动进行中的现场气氛、促销效果、市场反应的跟踪;
其他针对特定活动需设计制作的各类临时性POP、指引牌及相关气氛布置;
(三)活动结束后的善后工作
及时清理活动的相关POP海报等宣传品;
及时回收有关导示指引牌,要求各区域回收好各类促销用的折扣牌、买送牌、抽奖牌、特价牌等;
与相关部门完成本次促销活动的促销分析;
准备下一次促销活动的策划。
注:
促销活动一般分:
赠券类、实物类
六、附件:
《分店大型促销活动前各部门工作安排表》
深圳茂业商厦有限公司
二○○五年五月二十一日
大型促销活动前各部门工作安排表
序号
部门
工作项目
具体要求
完成时间
责任人
备注
1
店企划部
卖场气氛
场内气氛进行统一规划、安排、布置工作,对公共区域及场外气氛以场外为主。
**日收市前
***
2
店内各类信息的清理、完善
对过时、过期、不符合规范的信息广告进行清理,并补充空缺的信息位
3
店内导视系统
对各区域指示系统未到位的部分,落实到位。
4
店内促销布置
POP张贴、悬挂,吊旗、兑券点指引、电梯指引及兑券现场的布置等
店行政部
收银系统的到位
收银台、收银机、电脑网线、刷卡机、收银纸、色带
营运用品的到位
对讲机、销售小票、改裤单、POP纸、即时贴、企划所用KT板
促销用品的到位
确定对券点位置和数量、促销用品展示柜、热敏打印纸、已兑券章、已累计兑券章、油墨、插线板、桌子、凳子、台布、兑券箱、隔离栏等
后勤保障系统
员工用车、紧急物品需求
5
照明系统
检查各楼层设施设备是否正常使用,及时更换损坏灯具
6
店内用电系统的检修
检查用电线路、负荷、照明
7
店内电梯系统的检修
直升梯、扶手梯、货梯的正常使用
8
店内空调系统的检修
检测空调系统制冷效果、通风情况
店人力资源部
人员安排
控制促销期间内人员调休(营运现场所有人在促销的前一天开始至促销结束期间不得休息),做好查岗工作
协助收银部安排好班次
根据客流情况,合理安排班次
兑券人员安排
负责兑券人员的抽调及班次安排,原则上分早、中、晚班,早晚班各设组长一名。
组长负责该班次兑券工作期间的管理监控,电脑小票的保存、收集、整理、上交,与其它部门的协调,并负责本班次兑券人员的考勤,负责顾客疑难问题的解答
楼层培训情况抽查
抽查楼层主任早、晚会促销活动培训情况,核查员工领会程度
培训工作
对兑券小组成员进行促销细则培训
加班统计
对活动期间加班进行汇总上报
兑券组
物料准备
兑券组各同事对本班次所需的章、印油、打印纸、打印机在开市前准备充足
促销期间
***
纪律遵守
严格按照公司的兑券制度,及时把兑券小票投入兑奖箱,禁止作弊行为发生。
服务窗口
兑券期间履行好服务窗口职责,禁止不礼貌的行为发生,同时维护好兑奖秩序。
单据的保管
工作人员禁止随意更改、撕毁兑奖单据,所有单据在下班前一律由组长统一收集上交现金房,备查
店物价部
市场调查
促销活动期间加大对竞争对手的市调工作,要求二天一次。
价格备案
要求各楼层做好促销期间的价格、折扣备案工作并录入电脑
商品备货检查
在促销期间对各楼层专柜的备货情况进行抽查
商品质量检查
对所有专柜的商品进行质量检查,杜绝促销期间因质量问题引起的投诉
特价码抽查
促销期间对各楼层特价码使用情况进行抽查
促销纪律检查
促销期间检查专柜销售小票,以防拆单,私自打折、场外交易等现象的发生
收银部
和各楼层沟通,弹性安排上岗人员,原则上为早上11:
00前、晚上8:
00后可适当空台,销售旺季期间,吃饭、上洗手间要有人顶台
人员调配
周六、周日停休,其余促销期间停休,具体根据客流情况灵活掌握。
其它物品储备
购物袋、备用金、零钞、色带等收银用品储备充分。
促销前培训
对全体收银员进行促销内容及促销细则的培训工作。
退换货
熟练掌握折扣商品开单、退换货商品政策、坚决执行“退货退赠”的原则
防损部
弹性安排工作时间,兑券点安排固定岗值班,对重点楼层安排足够的防损人员,确保商品及资金的安全1>
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.
***
用品储备
对讲机到位,充电要及时。
促销期间应急工作储备
人流量大或有其他突发事件时的处理。
全店消防设施检测
检查消防设施,消防中心以消防器械、消防隐患加紧检测。
安全
重点巡视收银台周围有无可疑人物,收银员交接时严密关注各通道动态,确保收银款的安全
商品放行
促销期间原则上商品禁止放行,严格监控货品放行,放行原则根据前期工作要求
客服部
广播稿
提前一天做出本次促销活动广播稿及重点品牌折扣的推介文稿。
合理安排全天广播时段
检查广播设备
提前一天检查广播设备
总服务台物料的准备
储备好足够的销售发票,会员卡及其它办公用品
顾客解释与引导
熟练掌握促销政策,做好正确的解释与引导工作
9
现场
销售指标
各区域根据店办下达的销售指标分解到各专柜,并划分到各相关主任
***
各区域在促销期间不得安排人员调休,周六、周日早班人员延迟至6点下班,晚班人员提前至12点上班。
专柜人员安排
各楼层主任在促销期间保证各专柜人员的充足,并做好考勤记录
货源
备足促销期间商品的库存,按平时的10倍备货并妥善解决仓库问题。
根据店办下发的“专柜货源跟踪表”进行跟踪
促销细则的培训
利用早晚会向员工培训“促销活动细则、注意事项及操作程序”,要求采取现场抽查的形式,检查员工的掌握程度
价格、折扣备案
在促销的前一天做好“价格、折扣”备案并交物价部,各楼层针对促销备案严格检查各专柜折扣情况。
物价部进行抽查
特价条码使用范围备案
各楼层做好特价条码使用范围的备案。
促销期间如发现违规专柜,除了对该专柜进行惩罚之外,并追究当班主任及区域经理责任
POP的张贴
按企划部要求做好主通道、专柜内、电梯间、扶梯口等位置的POP的指引。
参加活动专柜的标识。
要求在促销的前一天晚收市前全部完成张贴工作
黑名单的核对
促销活动开始第一件事是认、对“黑名单”,对核对不一致的专柜及时与采购沟通,在第一时间内予以解决,如有异常情况以电脑显示为准
10
销售小票、改库单的准备
督促各专柜在促销的前一天备足销售小票、改裤单
(领取时间:
25日下午2:
00-4:
00)
11
促销期间货品一律不可放行,视情况,兄弟商场可放行
各部门
促销结束后的总结工作
企划部、物价、人事部(兑券)、各营运区域
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