客户服务部运作手册.docx

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客户服务部运作手册

客户服务部管理手册

1.0客户服务部工作内容概述

2.0客户服务部员工岗位职责

3.0客户服务部规章管理制度

3.1物业验收制度

3.2入住管理制度

3.3二装管理制度

3.4投诉处理制度

3.5报修管理制度

3.6拜访客户制度

3.7清洁管理制度

3.8绿化管理制度

3.9形象策划管理

3.10总台管理制度

3.11安全管理制度

3.12防火管理制度

3.13客户档案管理制度

3.14物业管理保险制度

3.15有偿服务收费制度

3.16客户迁出管理制度

3.17商业推广活动管理制度

3.18公共场地使用管理制度

3.19突发性事件或异常情况处理程序

3.20员工培训制度

3.21管理稽核制度

4.0定期检查与工作评估

5.0与物业管理相关的主要政策法规

1.0客户服务部工作内容概述

1.1概述

客户服务部负责对客户的服务和公共地方的管理工作,是物业管理公司的窗口部门，承担着办理客户进驻手续、进行日常感情沟通与常规服务、收集反馈客户意见与建议、督促与协调相关部门处理客户诉求、监督稽核其他职能部门服务质量、执行物业管理公司各项管理方案等多项重要工作。

在客户服务方面，首要任务是推动客户的教育，使他们进驻广场后明白要遵守公共规则、爱护公物、维护业主合法权益、及促进客户彼此间之睦邻关系。

作为业主的代理人，有必要在客户入住时向客户解释有关设备设施的能量配比情况及供应情况，使客户有所了解，让客户明白水电费分摊计算方法、电梯和手扶电梯的数量及使用方法、空调设备及其供应时间，加班之空调费及业主提供的物业基本设施。

客户服务部有关人员负责解释有关签署租用合同的条款后，应将需要办理的各项手续（如交付合同押金、装修手续）及退租程序等，编制成客户手册提供给客户参考并提醒二次装修的有关规定。

客户服务部应配合其他部门共同管理公共地方清洁、维护公共卫生及养护公共设施，使管理能发挥其应有之功能，从而达到为客户提供舒适、优雅、整洁、安全的生活、工作环境的最终目的。

1.2客户服务部的主要工作内容

1.2.1保持物业管理公司同业户的联系，通过与客人接触和定期用拜访收集、整理业户信息和需求，并及时传达给有关部门作为工作指导和决策依据。

1.2.2安排新入驻的业户办理入驻手续，领取钥匙、核验能源表底及填写单元设施交接单，协助业户办理装修申请，负责安排业户的搬家事宜。

在业户配合下，作好身份登记及制证工作。

1.2.3配合工程部、保安部对二次装修进行管理，及时纠正违章施工。

1.2.4负责电话管理及办理电话租售业务，协助各公司到电话局办理产权过户、话费帐单打印、话费交纳及未过户电话的话费收缴等工作。

1.2.5定期向财务部提供各业户能耗费数据，核发及催缴物业管理费、话费、能源费及其他相关费用。

1.2.6拟订部门总结、计划、班次安排，部门文件整理及归档工作，建立客户档案和二装施工管理档案。

1.2.7监督和提高保安、工作、清洁等部门的服务质量和工作效率，并相应提出合理化建议。

1.2.8每日进行多次大厦内全方位巡视。

1.2.9配合邮政部门完成客户邮件的分拣工作。

1.2.10制作客户水牌并根据实际变化及时更换。

1.3客户服务部员工基本要求：

1.3.1服务态度，文明礼貌；

1.3.2服务行为，合理规范；

1.3.3服务效率，及时快捷；

1.3.4服务效果，完好满意。

客户服务部服务内容示意图

制定：

服务制度、岗位职责、服务礼仪、服务教育

办理入住手续

客户服务

订阅报刊杂志服务

钥匙管理

室内保洁服务

室内维修服务

邮件服务

开具每月特约服务收费单

客户档案管理

参与保险管理

定期拜访客户

节日装饰

组织客户联谊活动

用户特约服务

处理客户投诉

办理迁出手续

办理装修手续

客户服务部

协助确定投保金额险种

电话申请

对外联络

物业办、市政、环卫及其他政府部门机关

接待访客

大堂管理

信息查询

大堂前台

引导客户

邮件收发

代售物品

大堂保安

接待投诉

2.0客户服务部员工岗位职责

2.1客户服务经理

工作督导：

物业总经理

直接下属：

客户服务主任/清洁主管/夜班经理

岗位职责：

1.收取及审阅大厦的巡楼报告及每天的投诉记录，并处理跟进；

2.编制及安排各级管理员工轮更表，并报行政人事部；

3.定期对大厦清洁、绿化进行监察协调；

4.监督客户服务助理的工作；

5.遇有紧急事故，协助处理善后工作；

6.制定本部门的规章制度及员工守则；

7.每周召集部门所辖员工召开工作会议；

8.督导各客户服务助理的工作；

9.接受及处理客户投诉，并予记录，重要事件向上级报告；

10.协助追收管理费之工作；

11.检查大厦管理日志，跟进所列问题；

12.跟进处理突发事件；

13.编写部门管理月/年报告。

2.2客户服务主任

工作督导：

客户服务经理

直接下属：

客户服务助理/总台领班/园林工

岗位职责：

1.收取及审阅大厦的巡楼报告及每天的有关投诉记录并对重点内容进行归纳；

2.具体负责对大厦清洁、绿化工作进行监察协调；

3.负责对客户服务助理的工作做出安排并进行指导；

4.遇有紧急事故，及时向上级报告并协助处理善后工作；

5.协助客户服务经理制定本部门规章制度及员工守则；

6.督导外包单位的各项工作；

7.接受及处理客户投诉，并予记录，重要情况及时向上级报告；

8.制订一般之文书通告表格等工作；

9.配合客户服务助理收缴管理费；

10.检查大厦管理日志；

11.协助处理突发事件；

12.定期整理大厦之客户资料；

13.执行上级所指派之工作；

14.熟悉管理处各项管理制度、收费标准及其构成、客户情况；

15.负责办理客户的入住以及客户的退房手续，装修审查；

16.负责装修档案，客户档案、管理处文书档案的管理。

17.负责大厦的公共钥匙和未入伙的住户钥匙的管理工作；

18.负责客户水、电表的抄查，准时安排客户服务助理向客户派发各种费用的交费通知单；

19.负责对客户投诉的处理结果进行回访，并做好回访记录统计总结；

20.负责定期对服务质量进行统计、分析，并提出整改方案；

21.负责制定节假日装饰花坛的摆放方案。

2.3夜班经理

工作督导：

客户服务经理

岗位职责：

1.协调夜间二装施工办理各项手续

2.发现问题及时向值班经理或物业总经理反映情况

3.处理夜班期间的客户投诉

4.在客户服务部的职责范围之内，工作期间代行客户服务经理的职务

2.4客户服务助理

工作督导：

客户服务主任

岗位职责：

1.记录每天之维修投诉记录，并了解处理进度。

收集投诉信息后将资料整理汇报客户服务主任；

2.定期对大厦清洁、绿化进行巡视，发现问题及时记录并向客户服务主任汇报；

3.遇有紧急事故，协助处理善后工作；

4.接受及处理客户投诉，并予记录，及向上级报告；

5.追收管理费；

6.记录大厦管理日志，跟进所列问题；

7.定时巡视检查清洁及绿化设施情况；

8.定期整理大厦之客户资料；

2.5客户服务领班

工作督导：

客户服务主任

直接下属：

总台服务员/商务中心文员/票务员/邮件分拣员/广播员/会议接待员

岗位职责：

1.对客户服务部负责，在客户服务主任的直接领导下工作。

2.监督服务员执行客户服务部下达的工作指令。

3.处理、反馈客户的投诉，做好解释工作。

4.收集客户对客户服务的建议。

5.热诚帮助客人，主动自觉地为客户着想。

6.协助对外、公关宣传活动。

2.6总台服务员/接待员

工作督导：

总台领班

岗位职责：

1.迎送客户，主动问候，站立服务；

2.熟悉各公司入住情况，物业管理公司各部门的职能；

3.接受客户询问；

4.保持总台清洁；

5.认真做好交接班记录；

6.协助保安对出入大厦的人员进行检查，如发现可疑人员，立即报告保安部门。

2.7商务中心文员

工作督导：

客户服务领班

岗位职责：

1.必须按时上.、下班，礼貌待客，准时优质完成客户所要求完成的服务项目。

2.积极地学习并提高本职技能，不但操作熟练，还需懂得日常维护、保养。

3.定期对本工作台的机器设备进行维护，做到每日一清查每月大检查。

4.按时保质、保量完成上级所赋予的工作任务。

5.培养得体的言行举止，树立良好的企业形象。

6.负责报纸、杂志的零售。

2.8票务员

工作督导：

客户服务领班

岗位职责：

1.必须有高度的工作责任心，以防工作中出现不必要失误。

2.对待客人需热情礼貌，主动积极地为顾客服务。

3.必须熟知票务订购程序，认真、仔细地登记顾客资料。

4.准确及时地将顾客所购票送之手中。

5.如遇运输部门特殊原因，如车、船、飞机改班、停班，应及时通知顾客以防止延误顾客宝贵时间而误事。

2.9邮件分拣投递员

工作督导：

客户服务领班

岗位职责：

1.及时地将邮件送至客户铺位，对于包裹、挂号信、汇款应及时发单通知客户。

2.必须有高度的责任感和事业心。

3.必须懂得邮件收发业务程序、流程。

4.每日需按时上、下班，接收来往邮件签收。

5.对于遗失邮件或字迹不清楚等特殊事项应妥善处理，并及时上报。

2.10广播员

工作督导：

客户服务领班

岗位职责：

1.熟悉本公司有关部门联系电话及负责人。

2.掌握所用播音设备系统的使用及维护保养常识。

3.负责编排每天的广播内容。

4.及时准确地播出所需播放的内容。

2.11会议接待员

工作督导：

客户服务领班

岗位职责：

1.接到会议通知后，在预定时间内配合会议主办方完成对会场的布置；

2.会议开始后，按会议内容分发相关的文件、资料、礼品等；

3.会议进行时，守侯在会议室门前，为中途离场的客人开门；

4.协助保安和会议主办单位维持会场秩序；

5.会议结束后，有序引导与疏散与会人员。

2.12清洁主管

工作督导：

客户服务经理

直接下属：

清洁领班

岗位职责：

1.对接受清洁服务的物业总体清洁工作负责；

2.定期对本班人员的考勤，做好各项工作的监督、检查、评比；

3.负责清洁用品的保管、发放及采购计划的编制；

4.定期对部门员工进行业务知识培训和考核；

2.13清洁领班

工作督导：

清洁主管

直接下属：

保洁员工

岗位职责：

1.接收主管领导，带领下属有序完成各项清洁任务；

2.监督下属的工作情况，检查工作员的到岗情况，查看是否全勤工作，合理安排下属人员工作。

3.遵守公司制定的管理细则，工作时仪表整洁，佩带员工证，统一着装上岗，树立良好形象；

4.以身作则保质保量地完成本人所负责区域内的卫生清扫工作；

5.遵守劳动纪律，坚守工作岗位，按照清洁程序搞好区域内卫生；

6.发扬互助精神，支持同事工作，以礼相待；

7.掌握及其的正确用法，以及清洁剂的合理用法。

2.14保洁员

工作督导：

清洁领班

岗位职责：

1.楼宇所属范围内的道路、绿化带、雨水井的清洁保养；

2.楼宇范围内暗沟、下水道的清理，保持雨季水道畅通；

3.负责清洁地下车库卫生；

4.紧密配合环卫部门搞好垃圾清运工作；

2.15园林工

工作督导：

客户服务主任

岗位职责：

1.熟悉辖区内的绿化范围、布局、职务、种类、数量；

2.知晓花草树木的名称、种植季节、生长时性、培植管理的方法；

3.对花草树木要定期培土、施肥、除杂草和打药水除病虫害，并要修枝剪叶、浇水。

每日定时负责绿化区内的巡视、保证绿化场所不留杂物，不缺水、不死苗，定时对商场内盆栽植物进行养护，保证不枯黄、不死亡；

4.检查、记录、报告植物生长情况，及时处理违章事件；

5.保管好用品、用具、用剂；

2.16工作表格：

1.会议、培训签到表（QMS-PM-21401）

2.员工培训记录表（QMS-PM-21402）

3.部门工作人员每日仪容、仪表检查表（QMS-PM-21403）

4.部门每日分组岗位巡视表（QMS-PM-21404）

5.部门主任、主管每日工作汇报表（QMS-PM-21405）

6.部门领班每日工作汇报表（QMS-PM-21406）

客户服务部管理架构图

客服经理

夜班经理

客服主任

清洁主管

客服助理

园林工

总台领班

清洁领班

保洁员

总台服务员

商务中心文员

票务员

会议接待服务员

邮件分拣员

广播员

3.0客户服务部规章管理制度

3.1物业验收制度

3.1.1制度内容

物业管理企业对从开发商接管物业的系统图纸接收、工程设备设施清点检验直至确认接管物业无重大遗漏问题的工作过程进行管理。

主要验收的内容包括有关图纸的接收、消防验收、工程验收等。

所有工程验收都应由发展商牵头进行。

3.1.2适用范围

适用于物业管理企业从发展商经过竣工验收后的物业接收到本企业进行管理的检查过程。

此项工作将为接管物业后的日常管理奠定基础。

3.1.3管理标准

1.新建房屋接管验收的标准

1]主体结构：

（1）地基基础的沉降不得超过GBJ7（建筑地基基础设计规范）的允许变形值；不得引起上部结构的开裂或相邻房屋的损坏；

（2）钢筋混凝土构件产生变形、裂缝，不得超过GBJ10的规定值（GBJ10--钢筋混凝土结构设计规范）；

（3）木结构应结点牢固，支撑系统可靠，无蚁害，其构件的选材必须符合GBJ206〈木结构工程施工及验收规范〉中2.1.1条的有关规定；

（4）砖石结构必须有足够的强度和刚度，不允许有明显裂缝；

（5）凡应抗震设防的房屋，必须符合GBJ11（建筑抗震设计规范）

（6）外墙不得渗水。

2]屋面：

（1）各类屋面必须符合GBJ207（屋面工程施工及验收规范）中4.0.6条的规定，排水畅通，无积水，不渗漏；

（2）平屋面应有隔热保温措施，三层以上房屋在公用部位设置屋面检修孔；

（3）阳台和三层以上的房屋的屋面应有组织排水，出水口、檐沟、落水管应安装牢固，接口严密、不渗漏。

3]楼地面：

（1）面层与基层必须粘结牢固，不空鼓。

整体面层平整，不允许有裂缝、脱皮和起砂等缺陷；块料面层应表面平正、接缝均匀顺直、无缺棱掉角；

（2）卫生间、阳台、盟洗间地面与相邻地面的相对标高应符合设计要求，不应有积水，不允许倒泛水和渗漏；

（3）木楼地面应平整牢固，接缝密合。

4]装修：

（1）钢木门窗应安装平正牢固，无翘曲变形，开关灵活，零配件装配齐全，位置准确，钢门窗缝隙严密，木门窗缝隙适度：

（2）进户门不得使用胶合板制作，门锁应安装牢固，底层外窗、楼层公共走道窗、进户门均应装设铁栅栏；

（3）木装修工程应表面光洁，线条顺直，对缝严密，不露钉帽，与基层必须钉牢；

（4）门窗玻璃应安装平整，油灰饱满，粘贴牢固；

（5）抹灰应表面平整，不应有空鼓、裂缝和起泡等缺陷；

（6）饰面砖应表面洁净，粘贴牢固，阴阳角与线角顺直，无缺棱掉角；

（7）油漆，刷浆应色泽一致。

表面不应有脱皮、漏刷等现象。

5]强电：

（1）电气线路应安装平整、牢固、顺直，过墙应有导管。

导线连接必须紧密，铅导线连接不得采用绞接或绑接。

采用管子配线时，连接点，必须紧密、可靠，使管路在结构上和电气上均连成整体并有可靠的接地。

每回路导线间和对地绝缘电阻值不得小于1MOhm/KV；

（2）应按套安装电表或预留表位，并有电气接地装置；

（3）照明器具等低压电器安装支架必须牢固，部件齐全，接触良好，位置准确；

（4）各种避雷装置的所有连接点必须牢固可靠，接地阻值必须符合GBJ232（电气装置安装工程施工及验收规范）的要求；

（5）电梯应能准确地启动运行、选层、平层、停层、曳引机的噪声相震动声不得超过GBJ232的规定值。

制动器、限速器及其他安全役备应动作灵敏可靠。

安装的隐蔽工程，试运转记录、性能检测记录及完整和图纸资料均应符合要求；

（6）可电视信号有屏蔽影响的住宅，电视信号场强同微弱或被高层建筑遮挡及反射波复杂地区的住宅，应设置共用天线；

（7）除上述要求外，同时应符合地区性“低压电器装置规程"的有关要求。

6]水、卫、消防：

（1）管道应安装牢固、控制部件启闭灵活、，无滴漏。

水应试验及保温、防腐措施必须符合GBJ242（采暖与卫生工程施工及验收规范）的要求。

应按套安装水表或预留表位；

（2）高位水箱进水管与水箱检查口的设置应便于检修；

（3）卫生间、厨房内的排污管应分设，出户管长不宜超过8m，并不应使用陶瓷管、塑料管。

地漏、排污管接口、检查口不得渗漏，管道排水必须流畅；

（4）卫生器具质量良好，接口不得渗漏，安装应平正、牢固，部件齐全、制动灵活；

（5）水泵安装应平稳，运行时无较大震动；

（6）消防设施必须符合GBJ16（建筑设计防火规范）、GBJ45（高层民用建筑设计防火规范）的要求，并且有消防部门检验合格签证。

7]采暖：

（1）采暖工程的验收时间，必须在采暖期以前两个月进行；

（2）锅炉、箱罐等压力容器应安装平正、配件齐全、不得有变形、裂纹、磨损、腐蚀等缺陷。

安装完毕后，必须有专业部门的检验合格签证；

（3）炉排必须进行12小时以上试运转，炉排之间、炉排与炉膛之间不得互相磨擦，且无杂音，不跑偏、不受卡，运转应自如；

（4）各种仪器、仪表应齐全精确，安全装置必须灵敏、可靠，控制阀门应开关灵活；

（5）炉门、灰门、煤斗闸板、烟、风挡板应安装平正、启闭灵活，闭合严密，风室隔墙不得透风漏气；

（6）管道的管径、坡度及检查井必须符合GBJ242（采暖与卫生工程施工及验收规范）的要求，管沟大小及管道排列应便于维修，管架、支架、吊架应牢固；

（7）设备、管道不应有跑、冒、滴、漏等现象；

（8）锅炉辅机应运转正常，无杂音。

消烟除尘、消烟减震设备应齐全，水质、烟尘排放浓度应符合环保要求；

（9）经过48小时连续试运行，锅炉和附属设备的热工、机械性能和采暖室温必须符合设计要求。

8]附属工程及其他：

（1）室外排水系统的标高、检查井设置、管道坡度、管径必须符合GBJ14（室外排水设计规范）第二章2。

3。

4节的要求。

管道应顺顶直且排水通畅，井盖应搁置稳妥并设置井圈；

（2）在化粪池应按排污量合理设置，池内无垃圾杂物，进出水口高差不得小于5cm。

立管与粪池间的连接管道应有足够坡度，并不应超过两个弯；

（3）明沟、散水、落水沟头不得断裂、积水现象；

（4）房屋入口处必须做室外道路，并与主干道相通。

路面不应有积水、空鼓和断裂现象；

（5）房屋应按单元设置信报箱，其规格、位置必须符合有关规定；

（6）挂物钩、晒衣架应安装牢固。

烟道、通风道、垃圾道应畅通，无阻塞物；

（7）单位工程必须做到工完料尽场地清、临时设施及过渡厨房拆除清理完毕。

室外地面平整，室内外高差符合设计要求；

（8）群体建筑应检验相应的市政、公建配套工程和服务设施，达到应有的质量和使用功能要求。

2.原有房屋接管验收的标准

1]质量与使用功能的检验。

在以CJB（危险房屋鉴定标准）和国家有关规定作检验依据；

2]从外观检查建筑物整体的变异状态；

3]检查房屋结构、装修和设备的完好与损坏程度；

4]检查房屋使用情况（包括建筑年代、用途变迁、拆改添建、装修和设备情况）。

5]危险和损坏问题的处理：

（1）属有危险的房屋，应有移交人负责排险解危后，始得接管。

（2）属有毁坏的房屋，有移交人和接管单位协商解决，既可约定期限由移交人负责维修，也可采用其他补偿形式。

（3）属法院判决没收并通知接管的房屋，在法院判决办理。

3.1.4工作流程

1.在未验收前，驻场经理须联同工程经理与发展商、承包商招开协调会议；

2.由承包商及供应商呈交一份竣工验收及交接计划表和组织架构；

3.驻场经理组织管理处各部门制定楼宇接收联检方案，提交发展商审批。

4.按《图纸资料移交清单》对产权、技术资料进行对照检查，发现产权、技术资料有缺漏的，应以书面形式通知发展商及/或承包商提供。

5.按《设备移交清单》对楼宇各类设备按规格进行对照检查；

6.发现设备设施与移交清单不符或有缺漏的，管理处应以书面形式通知发展商及/或承包商予以解决。

7.对各单元的水、电、土建部分进行全面检查，并将检查结果记录在《接管检查记录表》中，对发现的问题应书面通知发展商/及承包商予以解决。

8.将所有有关资料归档。

9.在保修期内因施工、安装、设备因素产生的质量问题，管理处应报发展商及/或承包商限期解决。

3.1.5工作表格：

1.验收工作流程表（QMS-PM-3101）

2.图纸资料移交清单（QMS-PM-3102）

3.接管检查记录表（QMS-PM-3103）

物业验收工作流程图

开始

收楼

业主业主代理人

递交业主委托书、本人证件

核对有关证件

陪同业主收搂

满意不满意

业主在验收单上签字抄录水电煤表向业主表示歉意

业主签

承诺书

向业主收

有关款项

记录业主意见

向业主

交钥匙

向业主交

住户手册

请有关部门整改

整改结束

通知业主

接业主正式入伙通知

安排电梯及搬运路线

业主入住

请业主填写住户登记

为业主办理业主出入证

结束

3.2入住管理制度

3.2.1制度内容

对客户入住过程中包括办理手续等各项服务进行管理

3.2.2适用范围

对客户入住过程提供的服务工作的管理

3.2.3管理标准

1.收楼通知书注目的时间、地点、所需客户携带的证明材料

名称详细、准确

2.在协助客户收楼过程中主动、热情

3.如客户的证明材料未带齐全，应备有替代的办法或能够主

动向客户提出变更收楼时间的建议

3.2.4工作流程

为了使客户服务助理熟知客户入伙程序流程，能迅速地办理客户入伙手续，特拟定如下入伙程序流程如下：

1.财务部发出入场收楼通知书，按时带齐各类资料到物业管理公司办理各类事项。

2.到客户服务部办理手续。

客户应出示证明：

1]本人身份证明的原件及复印件。

2]《租赁合同》（原件及复印件）。

3]代理商资格证书及代理书。

若客户本人未能亲临，委托他人办理，被委托人应出示的印件：

1]由客户本人签署的委托书原件及复印件。

2]被委托人身份证明原件及复印件。

3]《租赁合同》（原件及复印件）。

客户服务助理应办事项：

1]验明来客身份证明。

2]将上述客户资料复印件存档。

3]填写客户资料登记表。

3.客户服务部与工程部同客户对其铺位进行验收

1]客户服务助理携带锁匙协同工程部与客户前往铺位。

2]根据验楼表格所示进行讲解。

3]填写设备移交表（客户签名）。

3.2.5工作表格

1.