某公司会务组织程序PG005Word文档下载推荐.doc
《某公司会务组织程序PG005Word文档下载推荐.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《某公司会务组织程序PG005Word文档下载推荐.doc(8页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
管理程序级别:
普通
Documenttype:
ManagementprocedureClass:
N
发行:
Issuedby:
ShenyangDongguanPowerTechnologyGroupCO.,LTD.
标记
Symbol
内部标识号
Internalidentificationnumber
MPG-005
姓名
Name
部门
Department
日期
Date
版本
Rev.
状态
Status
批准人
Approvedby
审核人
Reviewedby
姓名:
日期:
编制人
Draftedby
A
CFC
本程序未经沈阳东管电力科技集团有限公司书面批准不得外用、复制和泄露。
ThisProcedureisthepropertyoftheDG.Itmustnotbeused,reproduced,transmittedordisclosedwithoutthepriorwrittenpermissionoftheDG
修改记录
章节
页码
修改范围及依据
2008-11-24
首次发布
目录
一、组建会务组 -4-
二、会议费用预算 -4-
三、会务组具体工作 -4-
四、会后费用核算及总结 -8-
五、编制与执行 -8-
为进一步完善公司大型会议的组织安排流程,现将公司有关会务工作的各项程序规定如下:
一、组建会务组
接到会议通知后,首先确定该次会议的主办部门、总负责人,并进行会务组人员组建。
二、会议费用预算
针对会议的餐费、住宿费、专家费、礼品费、工作人员费用、杂项物资费、活动费等进行预算。
并报会议发起部门的分管副总签字确认放可执行。
(备注:
与开会地点相关负责人联系,了解住宿标准、用餐标准及其他各种费用标准,力争预算准确。
)
三、会务组具体工作
1、将会务组人员分为“会议安排小组”和“接待小组”,由总负责人统一安排、调度;
2、细化分工,每项工作落实到责任人,并尽量精简人员:
会议安排小组与接待小组要及时沟通与会嘉宾的各种情况,保持信息共享,特别关注通讯录、日程安排及专家情况的变动。
第一部分“会议安排小组”,主要职责流程如下:
序号
项目
注意事项
1
联系与会人员
1、了解会议主题、目的、形式、规模、时间安排;
2、确认到达的实际人数;
3、到达的时间;
4、专家的特殊要求;
5、了解与会人员的职位及重要性。
6、确认是否请新闻媒体参加。
2
准备会议资料
1、会议资料技术部分的准备;
2、根据领导要求在白本、绿本和光盘中做选择,分别装在公司的手拎袋中;
注意新旧版本、中英文版本的选择。
3、其他与会议相关的资料准备。
3
物品的准备
1、笔记本、打印机、打印纸;
2、投影仪、录音笔;
3、照相机、录像机;
4、会议日程表;
5、制作通讯录;
6、会议的内容提要;
7制作其他打印文件。
4
会场布置
1、签到处的摆放、条幅、水牌摆放的位置和内容;
2、根据会议形式决定会桌摆放形式、并按照实际摆放绿色植物等装饰物。
3、根据会议室的大小摆放投影仪、名签、空调、灯光、话筒、纸、笔、水、茶、咖啡、水果等物品准备。
5
会中
1、按照公司要求进行照相、录像、音响、会议合影的安排、会议中各种会议用品、水及其它食品的供应和发放。
2、做好参会人员的位置引领,参会人员入座和离座秩序的安排;
3、处理会议期间的突发事件。
6
会后物品整理
收好投影仪、笔记本电脑等贵重物品及其他剩余物品(如矿泉水、纸、笔等)
7
会后照片发送
照片电子版和打印版的发送。
8
会后资料统计
会后进行资料统计和整理存档、备案,并上交相关领导查阅。
第二部分“接待小组”,主要职责流程如下:
联系专家
与“会议安排小组”核对参会人名单、职务级别等,确认抵达时间
预定房间和会议室
1、根据会议需要,选择酒店,并以最优惠价格预定;
2、根据人数确定房间数量和标准,重要客人要特别对待;
确定其他细节,如撤掉小吧台和切断电话线;
3、根据人数确定合适的会议室,
会议资料准备
专家费和礼品的封装;
提前抵达开会地点做准备工作
1、实地查看会议室环境、入住条件、用餐环境、餐具,注意会议室及餐厅的空调设施;
若有问题及时与酒店方面沟通解决;
2、物品购买,如烟、酒、水果、签到簿、鲜花等;
确定专家抵达时间
1、尽量用短信形式让专家把航班、列车车次和到站时间发过来;
2、把各位专家到站时间统计出来,安排车接。
3、用短信形式告诉专家我公司接站的司机姓名手机号及车型车牌号,以便双方接站;
接站安排
1、安排司机拿公司名牌或客人名字接站;
2、针对重要客人要组织领导跟车接站;
大堂接待
1、大堂处摆放接待桌,要求有我公司字样,有欢迎专家参加此次会议内容的水牌;
2、接待处至少两人接待,一人负责拿身份证开房并记录每位专家房间号,另一人负责引导专家填写签到簿;
3、签到后引导专家进入酒店房间,告知该酒店可提供的服务项目;
并询问还有没有其他需要;
用餐安排
根据每为专家具体情况,安排集体用餐;
若时间来不及的安排工作人员陪同就近用餐;
9
送水果和会议日程表
1、向酒店借盘子,装好水果后适时送到每个房间。
2、向会议小组要会议日程表及其他资料,随送水果一起送到专家房间。
10
签到处接待
会议当天提前一个小时到达会议现场,在会议室外做接待准备;
11
其他活动的组织
根据公司安排或专家要求,负责相关活动的组织安排(如观光游览、观看表演、户外运动等)
12
订返程票
1、根据专家要求预订返程票;
2、通知相关领导和工作人员送站。
四、会后费用核算及总结
1、由总负责人进行会议总结,并上报公司领导;
2、由总负责人与会务组人员进行费用核算;
并做出具体的费用明细表;
3、费用汇总后填写报销单,粘贴发票与财务沟通;
4、会议结束5日内报财务部进行结算;
5、及时向相关部门或人员传达会议精神和会议指示,并及时组织讨论学习。
五、编制与执行
本程序由总经理工作部编制修改,自发布之日起执行。
沈阳东管电力科技集团有限公司第-8-页