行政管理规范.docx

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行政管理规范

行政管理制度

一、行为规范管理制度

（一）目的及适用范围

1、目的：

为规范员工的日常行为准则，提升员工的基本素养。

2、使用范围：

本标准适用于全体员工。

（二）具体内容

1、工作纪律及奖罚措施

1.1不串岗、离岗、睡岗、上班时间会私客、吃东西、讨论与工作无关的话题，否则，罚当事人50元。

1.2不吵架、斗殴、大声喧哗、在院内及楼道逗留、交谈，否则，一次罚50元。

1.3确保所在区域环境卫生，卫生不合格，一次罚当事人10元。

1.4杜绝长明灯、长流水现象，不得开窗使用空调，办公用品严禁浪费，否则，一次罚责任人50元。

1.5员工更换手机号码应在1小时内报办公室备案，正常情况下，各级负责人必须全天开机，应及时接听电话，与特殊情况当时不方便接听，事后及时回复解释。

重要商务活动和会议可关机，但事先应告知办公室人员或上级主管。

1.6上班时间不办私事（包括安排下属办理），除陪客外，不得从事娱乐活动，不阅读与工作无关的刊物，一次向当事人索赔50元。

班中外出办事必须留言，不留言一次罚10元。

1.7对收到的传真、电话、信函及时登记、转达。

1.8按时参加夜间值班夜间值班，迟到、早退罚20元，不值班一次罚100元。

1.9参加外部会议要经上级负责人批准，公司会议请假按请假管理规定办理。

与会人员关闭通讯工具，遵守会场秩序。

会后记录人员及时整理会议记录和纪要，并整理会议任务报告单，任务承办人期满及时报告完成情况。

开会迟到、早退罚10元，无故缺席一次罚100元，会议期间开机罚20元；未及时整理会议记录纪要及任务报告单罚责任人20元。

上述纪律内容年度内无违反情况，在年底奖金中加2分。

2、维护企业利益及形象

2.1不破坏、诽谤、玷污企业形象和信誉，否则，向责任人索赔500元；

2.2保守企业秘密，维护企业利益，不传播企业信息、数据、会议内容及议题、企业管理方法、制度、方案等。

会计报表、统计报表、税务报表及养老、工资等常规报表由负责人批准后办理。

泄密、传密或违反程序向外披露数据的，视情节向责任人索赔500-10000元。

2.3工作认真负责，不出现弄虚作假行为，不推诿扯皮，弄虚作假，向责任人索赔500元；工作不负责任，向责任人索赔500元；造成损失的全额承担。

2.4不贪污、盗窃、挪用企业财物，不接受贿赂，对商业馈赠、回扣及各种纪念品、赠送品必须在2日内交办公室，因公可办理领用。

贪污、盗窃、挪用企业财物或接受贿赂的，除全额追回外，向责任人索赔2倍的赔偿金。

2.5员工不从事第二职业，不在企业内部推销产品或协助收款，直系亲属不与企业发生生意上的交往。

2.6任何员工不得接受供应方、分包方的吃请、馈赠及其安排的各类消费性娱乐活动。

接受供应方、分包方吃请、馈赠、及其安排的各类消费性活动的，一次向当事人索赔1000元。

2.7接听电话、接待客人热情礼貌，业务范围内直接办理，非本职范围内的事，给予介绍及指点，不礼貌者，罚款100元。

2.8企业的市场关系、社会关系员工不对总经理保密，公司总经理不对董事长保密。

企业和形象的维护是作为企业员工必须遵守的基本的职业道德素养，不属于奖励范畴。

3、建立健康的人际关系和工作关系

3.1班前、班中及会前不得喝酒，酒后不得进入办公场所，因公陪客不得超过4人，不过量饮酒造成失态，否则罚款100元。

3.2员工不相互请客送礼，行贿受贿，向内部员工行贿的，向其索赔1000元。

3.3不拉帮结伙搞结拜、制造矛盾，造谣传谣，否则，向当事人索赔1000元。

5、不得有任何打击报复的言行。

对员工打击报复一次向其索赔10000元。

6、着装员工着装整洁，不穿奇装异服。

违反着装规定一次罚当事人100元。

7、对于违反1、2、3、4、5、13、14、19条款的如果没有给公司造成实质损失且认错态度不好，第一次给予批评，第二次出现给予警告，再次出现按本制度办理。

如果给公司造成实质损失或当事人态度不好，直接按本制度处理。

本制度解释权归集团行政部。

二、办公物品管理制度

（一）目的：

为规范公司办公用品的计划、购买、领用、维护、报废等管理，特制定本办法。

（二）使用范围：

本制度适用于全体员工。

（三）具体内容：

1、行政部是公司办公用品的归口管理部门，负责审批及监控各部门办公用品的申购及使用情况，负责办公用品的验收、发放和管理等工作。

2、物品申购

2.1每月28号各部门根据部门费用计划申报次月办公用品采购计划，经负责人签批后报至综合部，综合部统一汇总签批后报至集团行政部。

2.2行政部每月30日前统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后实施采购。

2.3各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门主管填写《物品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，按流程审批后由行政部负责实施采购。

2.4办公家具及办公设备类的申购需经部门经理、签批至公司负责人审批。

2.5奖罚：

a、年度内无违反流程，且及时申购者，在年底奖金中加2分；

b、违反流程申报罚款20元，呈报不及时罚款20元。

3、物品采购及领用

3.1为有效完成采购任务，由行政部统一负责实施采购。

3.2对专业性物品的采购，由所需部门协助行政部共同进行采购。

3.3临时急需物品可经行政部同意后由需用部门自行采购。

3.4对单价大于200元以上物品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报公司负责人批准后，实施采购。

3.5各部门（单位）每月2日前到行政部领取申购的办公用品，并做好物品领用登记。

3.6奖罚：

a、行政部采购及时且采购物品质量得到众多员工使用好评，年底奖金中加2分；

b、采购不及时，且质量差异大，一次罚款30元，并责令退还。

4、物品使用

4.1员工应本着节约的原则使用办公用品。

4.2员工离职时应依《物品领用登记表》所领物品一并退回（消耗品除外）。

4.3凡属各部门或部门内员工公用的办公用品应指定专人负责保管。

4.4公司公用办公用品由行政部统一保管，其他部门需用时借用。

4.5借用公用办公用品，必须填写部门负责人签批的借用单。

借用物品必须按时归还，如有损坏、丢失的，必须照价赔偿。

4.6办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

4.7奖罚

a、领用有记录，且按照预算标准执行，年底奖金加2分；

b、行政部不定期对各部门物品进行检查，发现故意浪费，领用无记录等管理缺失问题，一次罚款部门负责人20元；

c、按照预算标准严格超支，处罚负责人30元/次，且做出检讨说明。

5、物品调用程序：

5.1对于办公家具及办公设备类在部门之间调整的，须到行政部办理调整手续。

5.2行政部要及时做好调整部门办公用品变更登记手续。

6、维护、维修。

所有办公家具及办公设备类物品由领用部门负责人保管，一旦发生故障或损坏，应立即通知行政部，由行政部负责协调维修，所有员工不得私自维修。

否则，责任自负。

7、物品报废

7.1办公家具及办公设备类：

因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门主管审核，按流程审批后，到行政部办理报废注销手续。

7.2对于报废物品，由行政部联合财务部进行报废处理。

8、附则

8.1新进人员试用期满后，由部门负责人向行政部申领办公用品；员工调岗、离职时，必须办理办公用品交接，由行政部负责监督交接，监交不彻底，罚款20元。

8.2行政部按定额和审批单管理办公用品，否则严禁私自购置办公用品，私自购买办公用品，费用自理。

8.3行政部要定期对帐，办公用品必须做到账帐相符、帐物相符、帐卡相符。

8.4办公耗材：

更换硒鼓、加粉等必须经综合部、行政部负责人签批，违反流程者，费用不予报销。

8.5办公用品、耗材、图纸打印等办公类发票原则一月一结，如因量小次月结算的必须报集团行政部备案，延迟结算，且无具体说明者，一次罚款30元。

8.6严谨采购人员收受供应商的回扣和好处，一经查出，予以离退。

8.7每季度、半年、一年行政部联合财务部对公司固定资产及低值易耗品进行盘点，并签字确认归档。

本办法由行政部负责解释，原制度与本办法有抵触的，以本办法为准。

9、本办法自公布之日起执行。

三、车辆管理制度

（一）目的：

明晰车辆管理，做到统一、规范。

（二）适用范围：

本公司全体员工。

（三）具体内容

1、公司车辆分类：

1.1领导车辆：

宁AS7799；

1.2公用车：

鲁L00591、鲁L88805、鲁LD3371、鲁LM055鲁LM0655（商务车）

1.3公车专用车：

鲁CL8785、鲁L8206

1.4车改车：

鲁L03330、鲁LL9608、鲁LD8759、鲁LM8759详见《车改协议》

1.5私车公用：

鲁L82818、鲁LX7186、鲁LL8207、鲁L48829

2、车辆费用：

2.1车辆油费；

2.2车辆保险费、年检费；公司指定的部门和保险公司（或为维护客户公共关系）办理业务

2.3车辆维修、保养费：

更换机油、三滤、轮胎、内饰及各零件的更换等。

由公司指定定点汽车修理厂（或维护客户公共关系）（个别4S店）

2.4集团所有车辆费用：

参照《天力集团公司车辆费用核定汇总表》执行。

3、油费、维修、保养、年检费、保险费审批报销流程：

3.1审批、报销流程单：

统一由驾驶员（填写）——部门经理（审批）——行政部（审核标准）——公司负责人——董事长——财务部（复核执行）

3.2审批单据一式二联，黑联为借款依据，红联附发票为入账依据。

3.3违反上述流程审批者，罚款20元/次。

4、车钥匙管理：

4.1车钥匙一律由行政部（综合部）指定专人保管；

4.2公用车下班之前将车钥匙上交保管处；

4.3车钥匙如有丢失由行政部监督当事人自行换琐，一切费用由当事人承担。

5、加油卡管理：

5.1公用车的油卡管理：

行政部（综合部）集中指定油卡保管，驾驶员做好加油本加油签字记录，每次加油后驾驶员将加油卡及时交于行政部（综合部）保管，随车人员签字。

5.2公车专用车、车改车的油卡管理：

由车辆负责人保管，加油完毕后车辆负责人与驾驶员做好加油本签字；

5.3每月1日由行政部（综合部）将公司所有车辆的加油本与财务部打出的加油卡清单核对后，进行汇总、考核公示。

6、车辆里程管理：

每月的1日（节假日时间提前）由行政部（综合部）、驾驶员、抄写里程表并签字确认，审计部不定期参加抄里程表。

行政部统计完毕，考核公示。

。

7、公司用车原则：

（见附表）

7.1鲁LD3371车属消防部门专用货车，原则星期天不出动车辆；特殊情况除外；

7.2值班车辆：

各子公司自行安排；

7.3各子公司公用车辆，出车时《以车辆审批单》为调用依据；

7.4车改车：

原则上属核算单位专用；

7.5各公司公用车，内部借用车辆出差，必须按照《车辆审批单》填写完整，并双方签字后方可出车；出车归来由借出方检查车辆情况，车辆燃油、司机出差补贴由借方自理。

8、车辆违规、安全责任管理：

8.1车辆违规责任:

一律由车辆责任人承担。

由行政部（综合部）每月2号公布上月违规纪录，责令违规责任人到相关部门交罚款，超出一个星期由行政部（综合部）直接开出对应罚单的1.2倍罚单从车辆责任人工资中扣除，经负责人批示，财务部执行交付。

8.2车辆安全责任：

①严格遵守交通法规，按交通法规的限速安全行驶；

②严禁饮酒、无证、带病、疲劳驾驶，对于配有专职驾驶员的车辆，如有他人驾驶，经查处对该车辆的责任人处以50元罚款。

8.3车辆发生交通事故，必须在第一时间报案，保险公司根据责任审定赔付后的差额，由车辆驾驶责任人承担。

若因违规发生的交通事故，车辆责任人承担所有责任。

9、车辆管理措施：

9.1行政部（综合部）责任：

建立车辆驾驶员管理档案，做到一车、一卡、一表、一档案；做好车辆维护、保养、车检、保险费等统计以及及时续交通知工作；对车辆责任人、驾驶员业务培训、考核工作；保证三个月一次，一年四次培训，少一次罚款50元。

9.2公司所有车辆核定油耗标准，行政部（综合部）对所有车辆每月里程与进行油耗考核，对超核定油耗的车辆责任人或驾驶员无充分理由或证据解释者，处以50元罚款；

9.3车辆下班后不及时将钥匙、油卡交至行政部（综合部），罚款20元/次。

9.4因车辆管理不善造成的经济损失，当事人承担损失额的主要责任，按损失额全额赔偿，车辆负责人、行政部（综合部）经理监管不力的，扣罚当月绩效分数5分。

9.5处罚单据流程：

行政部/综合部（开具罚单）——公司负责人（批示）——财务部（复核执行）

本制度解释权归集团行政部。

四、食堂就餐管理制度

为方便员工中午就餐，公司特设立员工食堂，为保证食堂的良好运行，特制订本管理规定。

（一）、适用范围 

本管理规定适用于厨师及在食堂就餐的所有员工。

（二）、职责划分 

1、食堂厨师负责及时采购调料与当日午餐原料。

2、行政部负责协调相关事宜，并对食堂进行归口管理。

（三）、午餐的质量要求

1、食品采购：

采购新鲜食品，严禁采购过期、腐烂、变质食物，防止食物中毒。

2、按时开饭，提高烹调技术，品种要做到多式样，改善员工伙食。

（四）、报伙时间、用餐时间、地点及方式

1、报伙时间：

早上8:

00前，打卡机旁。

2、就餐时间及地点

（1）用餐时间：

12：

00——12：

30；严禁提前就餐。

（2）用餐地点：

员工食堂。

严禁在办公场所用餐。

3、用餐方式

（1）员工自备餐具。

（2）若报伙后，因故不能回公司就餐者，应提前自行调节，若无人顶餐，须补交伙食费。

（3）打饭时排队、未报伙人员需等报伙人员打完饭后才能打饭，防止报伙人员打不上饭。

（4）食堂须提前一天公布第二天伙食安排。

第二天公布当日菜价及餐费。

（5）食堂人员根据菜价平价折价销售，不得加价、赢利。

4、调料费、煤气费等费用根据发票及时按流程报销。

5、员工就餐补贴：

2.5元/次，行政部（综合部）必须每月30号前将本月员工就餐次数统计完毕后，补贴时行政部（综合部）自行提供发票。

（五）、卫生及其他要求

1、厨师应做好个人卫生，做到勤洗手、剪指甲、勤换、洗工作服。

2、每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。

3、所有炊事器具、用具和餐具均应保持清洁，应保持员工食堂整洁。

4、不准在食堂内高声喧哗、打闹，应树立文明礼貌的良好服务态度。

5、倡导节约，杜绝浪费，保持环境卫生，禁止随地吐痰、乱丢纸屑。

员工就餐所剩的饭菜渣、餐纸，应倒入垃圾桶内。

6、爱护食堂公共设施，如有损坏须照价赔偿，情节严重者予以罚款。

7、节约用水，用电。

（六）、奖罚措施

1、每日就餐后对食堂饭菜进行质量评价，月评价好评率不达50%，重新考虑食堂人员；

2、员工就餐后如出现食物中毒等现象，产生的医疗费用由食堂师傅自行承担；

3、提前就餐者，罚款10元/次；

4、不在食堂内就餐，在办公楼内就餐者，一经发现，罚款10元/次；

5、不按秩序就餐者，罚款10元/次；

6、倡导节约，发现浪费者罚款10元/次；

7、行政部对员工就餐补贴统计及补贴不及时，一次罚款20元。

本规定由行政部负责制定、修订和解释。

五、卫生管理

目的：

为保证公司办公环境的卫生清洁，对外树“天力”形象，对内为员工创造清新、洁净的工作环境

适用范围：

公司全体员工

具体内容：

（一）、成立卫生检查小组：

（督察中心）

组长：

督察中心负责人

副组长：

行政部行政主管

成员：

各部门临时相关部门抽调人员

卫生检查小组职责：

监督公司卫生情况，月底评选卫生先进部门，实行卫生红旗流动制。

卫生检查领导小组办公室设在行政部，每周负责检查卫生情况并进行通报。

（二）、公共卫生区域划分及卫生要求：

1、外部环境：

（办公楼前北至绿化带，南到绿化区）

要求：

地面无杂草、无垃圾、果皮、杂物，大垃圾桶定期清理。

2、内部区域：

（办公楼正门大厅一至三楼梯步、扶手、走廊、果皮桶及三楼、四楼卫生间内外）

要求：

地面、楼梯、踏步、楼梯扶手、洁净、不锈钢垃圾桶定期清理，卫生间内无积水、无污渍、无便垢、无异味，纸篓勤清理，洗手盆面洁净。

3、各办公室内卫生

要求：

地面洁净无死角，办公桌面整洁有序，相关家具、橱柜、电脑、空调上部门槛、窗台无灰尘，果皮桶勤清理，顶棚、墙角无蛛网，植物、花卉生长良好。

一楼有楼梯及卫生间的部门卫生整理要求应和上述第二条一致，但由本部门负责。

三、卫生责任区域划分及卫生情况减扣分规则：

详见附件《鲁东天力投资（集团）有限公司卫生检查通报表》

（四）、不定期卫生检查结果界定处理办法：

1、对各部门卫生整理值日分工，应有部门负责人安排；

2、若检查结果在70分以下（含70分）为不合格，71—84分为合格，85—94分为良好，95—100分为优秀；

3、对卫生检查不合格的部门，负责人及当事人（环境卫生）除公示外还应在当月绩效考核中扣3分；

4、对卫生先进部门及当事人（环境卫生）在月度绩效当中加2分，并挂卫生流动红旗。

（五）、奖罚措施

1、督察中心不定期对各部门卫生进行检查，年度抽查范围内，部门卫生均为良好以上者，年底奖金中部门员工各加2分；

2、在不定期检查中，如发现卫生问题，可当场向部门负责人开据罚单，一次10元。

附件：

《鲁东天力投资（集团）有限公司卫生检查通报表》

本管理规定解释权归集团行政部。

六、保密管理

（一）、总则

   第一条 为保守企业秘密，维护企业权益，特制定本制度。

  第二条 企业秘密是关系企业权力和权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

  第三条 企业附属组织和分支机构以及职员都有保守企业秘密的义务。

第四条 企业保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

第五条对保守、保护企业秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。

（二）、保密范围和密级确定

  第六条 企业秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：

  1、企业重大决策中的秘密事项；

  2、企业计划酝酿中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

  3、企业内部声明不宜公开的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；

  4、企业内部未经审计确认的财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表；

  5、企业所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

  6、企业职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料；

  7、其他经企业确定应保密的事项；

  一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

  第七条 企业秘密的密级为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

  绝密是最主要的企业秘密，一旦泄露会使企业的权力和利益遭到严重的损害。

  秘密是重要的企业秘密，泄露会使企业的权力和利益遭受损害。

  第八条 企业秘级的确定：

  1、企业经营发展中，直接影响企业权益的重要决策文件资料为绝密级（如：

前期商务投标书、资产并购方案、商业立项计划方案等）；

  2、企业的战略规划、财务报表、统计资料、工程预决算书、重要会议记录、企业经营情况为机密级；

  3、企业人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

  第九条 属于企业秘密的文件、资料、应当依据本制度第七条、第八条之规定在各类行文的右上角标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行降级或解密。

（三）、保密措施

  第十条 属于企业秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由秘书和集团办公室专人执行。

  采用电脑技术存取、处理、传递的企业秘密由电脑使用者负责保密。

  第十一条 对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

  1、未经董事长或分管领导批准，不得复制和摘抄。

  2、发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。

  3、在设备完善的保险装置中保存。

  第十二条 属于企业秘密的经营活动由集团指定专业部门负责执行，并采取相应的保密措施。

  第十三条 在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的，应当事先经董事长批准。

  第十四条 具有属于企业秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

  1、选择具备保密条件的会议场所；

  2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

  3、周密规定使用会议设备、管理会议文件；

  4、确定会议内容是否传达及传达范围。

第十五条具有属于企业秘密内容的文件在OA、邦永系统传递时，主办人员应采取下列保密措施：

1、根据工作需要，限定传递人员的范围，对涉及密级事项的传递人员予以指定；

2、设定电脑密码及软件系统密码，确保密码专用禁止共用，特别杜绝公司外人员使用电脑。

3、将密级文件随时下载到外接存储器，采取保密措施保管，禁止存放在电脑。

4、外网访问时，主办人员必须随走随下线，更严禁公司外人员利用外网访问集团办公系统。

第十六条公司相关范围内必须实行密码管理：

（一）范围

1、集团财务处及子公司财务部：

保险柜、税务（国税、地税）、银行账号。

2、集团企管部：

邦永后台。

3、集团办公室：

监控后台、OA后台、公章保险柜。

4、个人电脑。

（二）、要求：

1.以上前三项所有密码须由部门负责人和密码使用人共同做好登记和封存，并将其移交集团办公室备案。

2.使用者不得擅自更改密码；严禁将自用密码转告他人，若是工作需要，需请示上级领导，获得批准后方可告知，并于事后及时更改密码，并将新密码登记备案；倘若密码泄露，应及时更改密码，并将新密码登记备案。

3.人员调离时，须第一时间进行密码交接，由部门负责人和工作接收人即时修改密码并归档备案。

4.个人电脑，包括开机密码、OA密码和邦永密码，个人要将其妥善保管，严禁密码泄露；人员离职时，需在工作交接后将电脑开机密码消除，对应其办公平台账号将由系统管理员进行清除。

5.禁止盗用或解密他人密码而进行相关操作，违者视造成后果情节的轻重给予相应惩罚。

  第十七条 不准在私人交往和通讯中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不准通过其他方式传递企业秘密。

  第十八条 公司员工发现企业秘密已经泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告董事长或集团办公室，由集团办公室及时作出处理。

（四）、责任与处罚

  第十九条 出现下列情况之一者，给予当事人警告，并处以200—2000元罚款，保密管理第二责任人连带50%，第一责任人连带30%。

  1、泄露企业秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

  2、违反本制度第十三至二十条规定的；

  3、已泄露企业秘密但采取补救措施的。

  第二十条 出现下列情况之一的，当事人予以辞退并赔偿经济损失的30—100%，保密管理第二责任人予以警告并连带50%赔偿责任，第一责任人连带30%赔偿责任。

  1、故意或过失泄露企业秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

  2、违反本制度规定，为他人窃取、刺探、出卖企业秘密的

  3、利用职权强制他人违反保密规定的。

（五）、附则

  第二十一条 本制度规定的泄露是指下列行为之一：

1、企业秘密被不应知悉者知悉的；

2、使企业秘密超出限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

  第二十二条 本制度解释权归集团行政部，未尽事宜随时补充。

七、档案管理制度

1、主题及内容与适用范围

本标制度制订了档案管理范围、归档保管、借阅等事项；

本制度适用于公司档案管理，图书等资料的管理参照执行，不适用于客户档案和人事