企业内部沟通存在的问题及对策.pdf

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第1页北京华恒智信人力资源顾问有限公司引言：

对于贸易公司，交易价格等内部信息和订单量等效益指标的变动性都较高，由于前者的存在，一旦无法及时进行内部沟通，基层人员业务操作容易出现不规范和低效率；由于后者，缺乏弹性的人员配置将引起各岗位忙闲不均。

在这种情况下，企业就需要实施一系列科学合理的内部沟通的方案出来，让企业部门之间，员工之间保持积极流畅的内部沟通。

那么企业该如何设计合理的内部沟通方案，在设计过程中又会有什么问题，这些都是企业管理人员头疼的。

人力资源专家华恒智信在内部沟通方面有着多年的关注和研究，本文是华恒智信为某企业实施的内部沟通设计方案项目纪实。

【客户行业】钢材批发【问题类型】内部沟通不畅【客户背景及现状问题】某贸易公司是山东一家从事钢材批发贸易的企业，地处二线城市，公司成立十三年，现公司发展趋势良好，该企业在当地的钢材交易份额已占到当地市场份额的70%，但该公司高层在管理员工的过程中碰到了棘手的问题。

华恒智信顾问团队应公司邀请，对这家贸易公司进行了深入的调研和相关人员访谈，了解到该公司在人员管理方面主要面临以下两方面的问题：

业务方面，新来的业务员往往由于经验不足，对钢材的价格也把握不准，一旦遇到与客户进行价格商讨时，都会将问题转到业务经理处，导致每次业务经理那边的人员越积越多，业务员这边没有人，削弱了企业与客户之间的沟通效率。

人员配置方面，该公司的仓储部人员大概有15人，当客户订单多的时候，这些人员装货都忙不过来，而没有订单的时候库管人员却都无事可做，他们的工作状态完全是取决于客户订单的情况。

如何实现人员合理化配置的问题，也摆在了领导面前。

【华恒智信问题分析】结合企业自身特点，华恒智信顾问团队分析认为，该钢材批发公司所呈现的各种问题的深层原因主要有以下两方面。

1.内部沟通机制缺失，导致业务操作不规范该贸易公司对交易的价格、流程等信息没有进行有效的内部沟通，一方面，业务员对于第2页北京华恒智信人力资源顾问有限公司客户询价及相关资讯不能及时反馈，只能询问业务经理等少数知情人，使得业务办理的效率大大降低，经理等部分知情人员的时间和精力被占用，并且客户的满意度也大打折扣；另一方面，交易价格有较强的变动性，业务员不能及时获知最新变化容易导致业务操作中出现不规范点，甚至错误，降低工作效率，也不利于公司在客户中树立良好形象。

2.人员配置缺乏弹性，导致“时忙时闲，忙闲不均”现象频现该贸易公司大部分员工的工作量都与业务量有直接联系，但是该公司缺乏适应业务量、订单量变动的弹性人员配置，使得人员配置无法根据订单和业务变化而灵活调整，出现部分岗位时忙时闲以及岗位之间忙闲不均的情况也就不奇怪了。

以仓储人员为例，当订单量大时，仓储人员不得不超负荷工作，而订单量减少时，他们又会无事可做。

在此种工作量有较高不确定性和变动性的情况下，员工的工作成效不易得到客观评价，他们的工作积极性也容易被消磨和打击，进而对公司的业务开展产生负面影响。

【华恒智信解决方案】针对该公司的问题，华恒智信顾问团队经过深入调研和分析，提出了如下的解决方案。

1.建立公司内部的沟通平台该企业存在业务员对刚才价格把握不准确的情况，华恒智信顾问建议通过建立一个内部沟通平台来解决。

一方面，定期向该沟通平台上传钢材的历史价格，使业务员在于客户协商时对价格区间有所把握；另一方面，良好的经验、常见的失误和最新的公司决策都可在该平台上进行发布，实现经验信息在公司内共享，由此，使业务经理能从这些事务性工作中解脱出来，将时间和经历更多地用在管理团队和促进业务方面。

2.改进订单的处理方式，扩展仓储人员的职能。

针对该企业被动接受订单，仓储人员忙闲不均的情况，华恒智信顾问有两方面的解决办法：

一是从订单处理入手，在于客户协商时就主动协调订单的送货方式和时间等条件，具体操作上，可以由业务员根据客户信息平台上即时的销售信息，判断仓储情况，若当期仓储压力已较大，则可与客户协商采取送货上门的形式，以缓解仓储人员负担。

二是从仓储人员的职能入手，可实行仓储岗位的一岗多能，使仓储人员在仓储任务较少时承担其他方面的工作，如客户接待等。

如此，双管齐下，即可解决仓储人员时而过忙、时而过闲的矛盾。