word排版操作手册.pdf

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目录I目录目录第一章排版前准备工作.11.1排版基本术语.11.1.1开本.11.1.2扉页.11.1.3版心.11.1.4版面.11.1.5页眉和页脚.11.2导入文本.21.3基本编辑操作.21.3.1选定文本内容.21.3.2删除、移动和复制文本.31.3.3查找和替换.41.3.4撤销和恢复.6第二章文本内容排版.82.1设置样式.82.1.1设置标题样式.82.1.2设置编号样式.122.1.3应用样式.152.2设置字符格式.162.2.1设置字体、字形和字号.162.2.2设置特殊效果.172.3设置段落格式.172.3.1设置对齐方式.172.3.2设置段落缩进和间距.182.4设置边框和底纹.182.5设置项目符号和编号.202.5.1添加项目符号和编号.202.5.2更改和删除项目符号和编号.222.6设置中文版式.232.6.1设置汉语拼音.232.6.2设置带圈字符.232.6.3纵横混排.232.7分栏与制作跨栏标题.232.7.1分栏.232.7.2制作跨栏标题.242.8制表符.252.9格式刷工具.26第三章页面设置.273.1设置开本大小.273.2设置版心.283.3设置页面背景.293.3.1设置水印背景.29目录II3.3.2设置颜色背景.313.4分节符设置.313.4.1插入、删除分节符.323.4.2分节后的页面设置.333.5设置页眉、页脚.333.5.1设置奇偶页相同的页眉和页脚.333.5.2设置奇偶页不同的页眉和页脚.333.5.3使用域插入页码.363.6目录设置.363.6.1生成文章目录.373.6.2生成图表目录.38第四章表格的使用.404.1创建和调整表格.404.1.1创建表格.404.1.2调整行高、列宽.424.1.3增加或删除行、列、单元格.434.2格式化表格.434.2.1设置框线和底纹.444.2.2在多页重复表格标题.454.2.3取消表格跨页断行.464.3使用Excel表格.464.3.1创建链接对象.464.3.2创建嵌入对象.474.3.3快速创建链接或嵌入对象.474.4插入图表.48第五章题注、脚注和尾注、书签的设置.505.1题注的设置.505.2脚注和尾注的设置.505.3书签的设置.515.3.1添加、使用书签.515.3.2更改书签.525.3.3删除书签.53第六章打印设置.546.1打印预览.546.2打印.54Word2007排版操作手册1第第一一章排版前准备工作章排版前准备工作1.1排版基本术语要想制作出具有专业水准的书籍文稿，首先必须了解一些基本术语，以及书籍排版中的一些特殊规定，这样才能保证在接下来的工作中，按照这些规定制作出符合规范的书籍文稿。

1.1.1开本开本是指将整张纸裁开成为若干等分的份数，用来表明书本的大小。

如经常看到的某本书是16开本、32开本等，即是将整张纸裁成16等分、32等分。

在以往的一段时间里，我国使用了一种与国际通用标准不一致的旧开本标准，随着出版标准向国际标准接轨，现在出版社一般都采用国际通用的开本标准制作书籍。

下面的表格列出了书籍出版常用开本旧标准和新标准的具体规格。

表1新开本标准旧开本标准A4210297mm16开189260mmA5148210mm32开130185mmA6105144mm64开90128mm1.1.2扉页在书籍中，扉页是指在封面之后第一页，印着书名、著者、出版日期等内容。

1.1.3版心版心是指书刊幅面除去周围白边，放置正文和图片等内容的中间部份，也就是排版范围。

1.1.4版面版面是指书刊每一页上的文字、插图等的排列方式。

1.1.5页眉和页脚页眉是指在每一页正文顶端出现的相对固定的文字、图片或符号；页脚则是出现在每一页的底端的有关信息，如页码、页数、日期等。

页眉可以设置成全部一样，也可以设置成奇偶页不同。

排版前准备工作21.2导入文本启动Word2007新建一个文档，接着将已经录入的文字内容导入到这个新建文件中来，一般是由多人分章节录入，要同时将多个文档内容导入。

具体操作方法是：

单击功能区的“插入”选项卡，在“文本”工具区单击“对象”右侧的下拉按钮，再选择下拉列表中的“文件中的文字”选项，打开“插入文件”对话框（如图1）。

在其中选择文件的保存位置、选定多个文件，再单击“插入”按钮，将选定文件的内容插入到新文件中。

插入后可能会打乱顺序，利用“剪切”加“粘贴”的办法调整位置。

图1插入文件1.3基本编辑操作1.3.1选定文本内容要对文本进行格式设置，或者进行删除、移动、复制等操作，首先要选定文本。

不论是对字、句、行、段，选定文本一般都用鼠标或者鼠标键盘相结合的方法选取，操作方法是：

将光标置于要选定文字的开始位置，按住鼠标左键不放并拖动鼠标到要选定文字的结束位置松开；或者将光标置于要选定文字的开始并按住shift键，在要选定文字的结束位置单击，也可以出现同样的效果。

句的选取按住ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。

行的选取行的选取可以分为单行选取和多行选取两种。

选定一行文字：

将鼠标移到该行左边首部，此时光标变成斜向右上方的箭头，单击即可Word2007排版操作手册3选择整行文本。

选择多行文本：

在文档中按左键上下进行拖动可以选定多行文体；配合shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。

段落的选取将鼠标移到该段落左侧，待光标改变形状后双击，或者在该段落中的任意位置双击鼠标即可选定整个段落。

全文的选取将鼠标移到文档左侧，待鼠标改变形状后三击鼠标，或者按Ctrl+A键可以选定整篇文章。

1.3.2删除、移动和复制文本删除文本在文档的输入过程中免不了会出现错误的操作，有时必须通过删除文档中的文字来修正错误，具体的操作步骤如下：

首先选定要删除的文本，然后按Backspace键，或按下Delete键即可删除文本。

移动文本移动文本就是将选择的文本原样移到指定的地方。

文本移动的方法主要有以下两种：

菜单命令法。

选择需要移动的文本，使用“开始”功能区下的“剪切”按钮或使用右键快捷菜单中的“剪切”命令或利用快捷键Ctrl+X对文字进行剪切；然后将光标置于要输入文本的地方，使用“开始”功能区下的“粘贴”按钮或者使用右键快捷菜单中的“粘贴”命令或利用快捷键Ctrl+V实现粘贴（如图2）。

鼠标拖动法。

先选中要移动的文字，同时按鼠标左键，拖动鼠标指针。

此时，鼠标指针会变成一个带有虚线方框的箭头，光标呈虚线状。

当光标移动到了要插入文本的位置后释放鼠标，就可以实现文本的移动。

图2剪贴板复制文本对重复输入的文字，常用复制和粘贴功能来实现，方法有以下两种：

菜单命令法。

先选定要重复输入的文字，使用“开始”功能区下的“复制”按钮或使用右键快捷菜单中的“复制”命令或利用快捷键Ctrl+C对文字进行复制；然后将光标置于要输入文本的地方，使用“开始”功能区下的“粘贴”按钮或者使用右键快捷菜单中的“粘贴”命令或利用快捷键Ctrl+V实现粘贴。

鼠标拖动法。

先选定要重复输入的文字，然后同时按Ctrl键和鼠标左键，拖动鼠标指针。

此时，鼠标指针会变成一个带有虚线方框的箭头，光标呈虚线状。

当光标排版前准备工作4移动到了要插入复制文本的位置后释放鼠标和Ctrl键，就可以实现文本的复制。

除以上两种方法之外还可以利用“剪贴板”。

在Word2007中，不管采用哪一种移动或者复制方法，都会在粘贴的文本后面出现一个“粘贴选项”按钮（如图3），单击该按钮可以展开粘贴命令菜单。

在粘贴命令菜单中，有4种方式供大家选择：

“保留源格式”、“匹配目标格式”、“仅保留文本”和“设置默认粘贴”。

图3粘贴按钮“保留源格式”：

所粘贴的内容的属性不会改变。

“匹配目标格式”：

所粘贴的内容的字体、大小等属性和目标一样。

“仅保留文本”：

表示只粘贴文本内容。

“设置默认粘贴”：

点击打开“Word选项”窗口（如图4），通过设置默认粘贴可以自定义粘贴方式。

图4Word选项之设置默认粘贴1.3.3查找和替换在文档的编辑过程中，经常要查找某些内容，有时还需要对某一内容进行统一替换。

对Word2007排版操作手册5于比较长的文档来说，如果人工逐字逐句进行查找或替换，不仅费时费力，而且很容易出现遗漏。

利用Word2007提供的查找和替换功能，可以很方便地完成这些工作。

查找要想在文档中查找内容，可以利用“开始”功能区中的“查找”按钮，也可以利用快捷键Ctrl+F打开“查找和替换”对话框，查找完成插入点定位于被找到的文本位置上，具体操作步骤如下：

设置开始查找的位置（如文档的首部），Word默认从插入点开始查找；单击“开始”功能区中的“查找”按钮或按Ctrl+F键，打开“查找和替换”对话框（如图5）；在“查找内容”文本框中输入要查找的文本。

单击“查找下一处”按钮，即可在文档中进行查找。

如果要继续查找，可以再次单击“查找下一处”按钮。

如果要结束查找，可以单击“取消”按钮，关闭对话框。

图5查找和替换1如果对查找有更高的要求，可以单击“更多”按钮（如图6），将在对话框中显示更多的搜索选项，如“区分大小写”、“区分全/半角”等。

在“格式”处可以进一步设置要查找的文本的格式，在“特殊格式”处还可以查找特殊字符如“制表符”、“分节符”等。

排版前准备工作6图6查找和替换2替换要在当前文档中用新的文本替换原来的文本，可以使用Word2007的替换功能。

具体步骤如下：

设置开始替换的位置；单击“开始”功能区中的“替换”按钮或使用Ctrl+H组合键，打开“查找和替换”对话框；选择“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要替换的文本，然后在“替换为”文本框中输入新的文本，然后点击“替换”。

若要替换所有查找到的内容，可以单击“全部替换”按钮；若是对查找到的内容进行有选择的替换，则应单击“查找下一处”按钮，逐个进行查找，然后再替换。

1.3.4撤销和恢复当出现了误操作时，可以利用Word2007的撤销和恢复功能回到误操作前的状态。

撤销当执行删除、修改、复制和替换等操作时，有时会出现操作错误的情况，此时可以单击快速访问工具档栏中的“撤销”按钮或者按下Ctrl+Z组合键，取消上一次所做的操作。

如果要撤销多次操作，可以单击快速访问工具栏上“撤销”按钮右边的下拉箭头，打开下拉列表框，从中选择要撤销的操作步骤。

恢复Word2007排版操作手册7恢复和撤销是相对应的，用于恢复被撤销的操作，操作方法是单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮或者按下Ctrl+Y组合键。

如果快速访问工具栏中没有这些按钮，可以在快速访问工具栏上右击，通过“自定义快速访问工具栏”添加（如图7和图8）。

图7自定义快速访问工具栏图8Word选项之自定义快速访问工具栏文本内容排版8第第二二章文本内容排版章文本内容排版文本内容排版包括标题样式的设置和使用、字符和段落的格式化等一系列内容。

下面一一介绍。

2.1设置样式“样式”就是应用于文本的一系列字符、段落等格式的集合，利用它可以快速改变文本的外观。

样式是排版的核心，正确设置样式可以极大地提高工作效率。

在排版过程中，书籍或文档中的许多文档对象都需要使用相同的字体、段落、边框等格式，如文章标题、章节标题、正文内容等。

如果采用手工格式化操作的方式来对书籍中这些繁杂而又相同的文档对象进行重复操作的话，不仅非常麻烦，而且还很容易出错。

2.1.1设置标题样式在排版中，标题的作用是相当重要的。

在Word2007中除了可以使用系统内置的各种样式外，还可以非常方便地设置具有个性化的样式，也可以修改内置的各种样式。

本例中将自定义三种不同类型的标题样式，即章标题、节标题和小节标题，文章总标题就直接选用内置的“标题”样式。

总标题的设置很简单，选中总标题后单击工具栏中“样式”右侧的下拉按钮，然后在下拉列表中选择“标题”即可。

自定义标题样式的操作如下：

选择“开始”功能区，在“样式”工具栏中点击右下角的箭头，弹出“样式”工具栏（如图9），在其最下端点击按钮“新建样式”，打开“根据格式设置创建新建样式”对话框（如图10）。

Word2007排版操作手册9图9样式工具栏文本内容排版10图10新建样式首先，在“名称”框中输入标题样式名称，如“章标题”；在“样式类型”下拉列表中选择“段落”，在“样式基准”下拉列表框中选择“章标题a”样式，在“后续段落样式”下拉列表框中选择“正文a”样式。

样式基准是指当前创建的样式将以“样式基准”中所选的样式为格式设置起点来创建，当要创建的样式与某个已有样式具有相似格式时，将“样式基准”设置为那个样式即可。

“后续段落样式”是指在套用当前样式的段落后按Enter键，下一个段落自动套用的那个样式，这样在按Enter键后自动为后面的段落设置样式，而无需手工设置了。

其次，设置字体格式（字体、大小、字形、颜色等）和段落格式。

单击“格式”按钮，打开“字体”格式设置对话框进行更多字体格式设置（如图11）。

同样的，打开“段落”格式设置对话框进行段落格式设置（如图12）。

将“段落”对话框中“换行和分页”选项卡中的“孤行控制”复选框选中，这样可以防止Word在页面顶端打印段落末行或者在页面底端打印段落首行。

如果需要每一章内容与上一章内容不在同一页面中，这时可以将“段前分页”复选框选中。

这样，只要应用了“章标题”样式后，Word2007就会自动在每一章标题前加上一个分页符。

设置完成后单击“确定”。

“节标题”、“小节标题”样式的设置可仿此方法进行。

Word2007排版操作手册11图11设置字体文本内容排版12图12设置段落格式2.1.2设置编号样式若文章的章标题是以“第1章XXXX”、“第2章XXXX”的形式，节标题以“1.1”、“1.2”有规律地使用，这时应在标题样式中利用多级编号功能设置对标题进行自动编号。

具体设置方法如下：

选择“开始”选项卡，在“段落”区点击“多级列表”按钮（如图13），出现一个多级列表对话框（如图14），单击“定义新的列表样式”，打开“定义新列表样式”对话框（如图15），点击“格式”，打开“修改多级列表”对话框（如图16）。

Word2007排版操作手册13图13多级列表按钮图14多级列表工具栏文本内容排版14图15定义新列表样式Word2007排版操作手册15图16修改多级列表在这里应注意，“将级别链接到样式”下拉列表处如果不填，则当正文中改变文本的样式时，编号不会自动更新。

这样章标题编号就设置好后，点击“确定”，返回到“定义新列表样式”对话框，将“格式应用于”下拉列表处，选择为“第二级别”，同样打开“修改多级列表”对话框，将级别对应的选择“2”，进行节标题编号的设置，方法同章标题。

所有的设置结束后，单击“确定”按钮。

除标题样式外还有一些样式也需要设置，如正文样式、提示样式等，均可仿上述过程进行。

书籍中正文一般采用宋体5号字进行编排，而且在正文的首行必须缩进两个汉字位置。

按照此要求，我们可以创建相应的正文样式。

在书籍中常常看到对一些关键的内容用与正文文字不同的字体进行说明。

为便于操作也可为提示设置一定的样式。

2.1.3应用样式在前面已经自定义了三级标题样式、正文样式等，因此我们在编排时就必须严格按照编辑要求，在合适的位置应用这些样式。

这样不仅能够做到格式整齐统一，而且可以为今后进行目录提取和建立索引等操作带来极大的方便。

自定义样式的应用非常简单，比如章标题样式应用就是将插入点置于某章标题的任意位置，单击“开始”功能区中“样式”，在列表中选择“章标题”项即可，“节标题”样式、“小节标题”样式、“正文样式”等的使用方法与此相同。

文本内容排版162.2设置字符格式样式的应用是经常的，还有一种经常性的操作是对某些文本设置字符格式。

在Word2007中字符格式包括字符的字体、字型、字号、效果、字符间距和各种动态显示效果等。

灵活运用字符格式，可以使文档更加丰富多彩。

2.2.1设置字体、字形和字号首先选定需要改变字符格式的文本，利用工具栏上的按钮设置字体、字形、字号等。

如果要进行更加复杂的字体设置，那就要使用“开始”功能区下的“字体”工具栏（如图17），打开“字体”对话框（如图18）。

在其中可以进行字体格式的所有功能设置。

图17字体工具栏图18字体对话框Word2007排版操作手册172.2.2设置特殊效果在排版中，有时需要对选定文字设置颜色、下划线、阴影、阴文、阳文、着重号等，这些特殊效果的设置方法很简单，在“字体”对话框的“字体”卡片下有“效果”的设置，选中需要的效果就行了。

在书籍中常常会看到x3或A1这样的文字效果，它是对文字进行上标、下标设置后出现的。

比如x3的设置过程是先按照常规方式输入字符X和3，然后选中需要将其作为上标的字符“3”，在“字体”对话框中选中“上标”复选框就可得到所需的上标效果x3。

像A1这类下标效果设置与上标效果设置相似，就不赘述了。

2.3设置段落格式2.3.1设置对齐方式Word2007提供了5种对齐方式，分别是“左对齐”、“右对齐”、“居中对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”。

这些设置均在“开始”功能区下的“段落”工具区中。

方法如下：

使用“段落”工具区中的相应按钮（如图19）。

将插入点放在要设置对齐方式的段落中或者选定几个段落，点击如图XX中的红方框内的按钮，打开“段落”对话框（如图20），选择“缩进和间距”卡片，在“对齐方式”下拉列表中根据需要选择对齐方式就行了。

图19段落工具栏文本内容排版18图20段落对话框2.3.2设置段落缩进和间距段落缩进是指段落中各行相对于页面左右边界向内退缩的距离。

在Word2007中有“左缩进”、“右缩进”两种普通缩进格式和“首行缩进”、“悬挂缩进”两种特殊格式。

“首行缩进”改变的是所选段落文本第一行的左缩进，“悬挂缩进”改变的是所选段落文本除第一行以外的所有行的左缩进。

间距设置包括段间距和行距。

设置“段间距”也在“段落”对话框中进行，在“缩进和间距”选项卡中相应选项区进行设置，“段间距”可选择“自动”或者手工输入多少行，单击微调按钮以0.5行递增或递减。

行距有“单倍行距”、“1.5倍行距”、“2倍行距”、“最小值”、“固定值”和“多倍行距”五种选择，可根据格式要求选择，“设置值”处可以输入或者选择要设置行距的值。

2.4设置边框和底纹Word2007排版操作手册19Word2007中添加边框和底纹的方法有两种，一是通过“开始”功能区的“字体”区相关工具按钮进行设置（如图21）；二是通过“开始”功能区的“段落”区“边框和底纹”工具按钮进行设置（如图22）。

前一种方法操作便捷，但可以设置的效果种类较少。

如果对文档的边框和底纹要求较高，则应该采用第二种方法进行设置。

图21边框和底纹工具按钮图22打开边框和底纹对话框下面第二种方法为例，介绍一下操作方法：

首先选定需要添加边框和底纹的文本内容，按照如图22所示方法打开“边框和底纹”对话框，选择“边框”选项卡可给选定文本设置边框，选择“底纹”选项卡可对选定内容设置背景（如图23）。

文本内容排版20图23边框和底纹对话框选择边框的“设置”、“样式”、“颜色”和“宽度”，在预览区域可以看到效果。

如果只需要对某些边设置边框线（如只对段落的上、下边框设置边框线），可以单击预览窗口中的左、右边框按钮将其去掉。

单击“底纹”选项卡，可为选定内容设置底纹。

在“填充”、“图案”（含“式样”和“颜色”）选项区进行选择，同样可看到预览区的效果。

对话框中的“页面边框”选项卡是对整个文档的每个页面设置效果用的，除了可设置成单色边框外，还可设置成为多种艺术效果的边框。

设置完成后单击“确定”按钮完成对文档边框和底纹的设置。

2.5设置项目符号和编号2.5.1添加项目符号和编号在书籍排版中为了强调某些内容之间的并列关系、顺序关系以便使内容变得层次分明，经常要用到项目符号和编号这两种格式。

在本文2.1.2节讲述了标题编号的设置，本节将讲述文本内容的项目符号和编号的设置。

设置项目符号和编号的方法是：

先选定需要添加项目符号或编号的若干段落，然后选择“开始”功能区的“段落”工具区中的项目符号和编号工具按钮，选择一种项目符号（如图24）。

或者在选定区右击鼠标，再指向快捷菜单的“项目符号”或者“编号”命令，在下级菜单中选择一种项目符号即可（如图25）。

使用上述方法只能使用少数几种项目符号，如果想在更多的项目符号中选择，可以通过“定义新项目符号”或者“定义新编号格式”来设置（如图26）。

以“定义新项目符号”为Word2007排版操作手册21例，打开“定义新项目符号”对话框（如图27），从中可以设置自定义的符号以及对齐方式等。

“定义新编号格式”与定义新项目符号类似。

图24项目符号和编号工具按钮图25项目符号和编号快捷方式文本内容排版22图26定义新项目符号1图27定义新项目符号22.5.2更改和删除项目符号和编号对已经插入的项目符号和编号，可对其进行更改和删除。

更改方法与添加项目符号和编号一样，选中要更改的段落后，重新设置项目符号和编号即可。

删除项目符号和编号方法是：

选中已经添加项目符号和编号的段落，重新单击一下“项目符号”按钮或者“编号”按钮即Word2007排版操作手册23可删除。

2.6设置中文版式2.6.1设置汉语拼音利用“拼音指南”功能，可自动将汉语拼音标注在选定的中文字符上。

如果要使用这项功能，首先选定一个汉字，然后选择“开始”功能区的“字体”工具区“拼音指南”按钮，打开“拼音指南”对话框。

在其中可设置拼音的“对齐方式”、“偏移量”、“字体”、“字号”等，最后单击“确定”按钮。

2.6.2设置带圈字符Word2007可以为任何字符添加圆圈、方圈、菱形圈或三角圈。

其操作方法是，先选定要加圈的字符，然后选择“开始”功能区的“字体”工具区“带圈字符”按钮，打开“带圈字符”对话框。

在对话框的“样式”区中选择“缩小文字”或者“增大圈号”中的一种，接着在“字符”框中键入需要加圈的字符，最后从“圈号”框中选择一种圈号样式。

单击“确定”按钮即可将带圈字符插入到文档中。

2.6.3纵横混排导入的文本一般是横排文字版式，在书籍中有时采用纵横混排的形式，以达到一种特殊的排版效果。

要实现这种排版效果，首先需要选定文字，并设置好字体、字型、字号、颜色等，接着选择“开始”功能区的“段落”工具区，点击“中文版式”按钮（如图28），选择“纵横混排”。

合并字符、双行合一方法同纵横混排。

图28中文版式按钮2.7分栏与制作跨栏标题2.7.1分栏文本内容排版24有的文章中会间或出现一首诗歌，且每行的字数较少，诗歌部分若保持原样既浪费篇幅又不美观。

这时就可以用分栏功能来使页面布局更加合理。

可将诗歌分成两栏甚至更多的栏。

方法是选定分栏的那部分文本，在“页面布局”功能区下的“页面设置”工具区中点击“分栏”工具按钮，会出现“一栏”、“二栏”、“三栏”、“偏左”、“偏右”几个已经定义好的设置（如图29）。

此外还可以点击“更多分栏”，打开“分栏”对话框（如图30）做进一步的设置，设置各栏宽度和间距，可加分隔线。

设置好最后单击“确定”按钮。

图29分栏按钮图30分栏对话框2.7.2制作跨栏标题Word2007排版操作手册25有时，希