文档管理制度与文员工作细则.docx
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文档管理制度与文员工作细则
文
档
管
理
文
员
工
作
细
则
文档管理文员工作流程图
附1
附件2：
岗位职责
职权
1．作好企业文件档案管理工作。
2．有权拒绝打印不合格文件。
3．及进准确做好公文的处理工作。
职责
1．对文件档案归档应及时负责。
2．对文档散失、损毁负责。
3．对擅自外借文件、档案负责。
附3
文档管理制度
文印室管理规定
1．公司的文件，有打印必要时方予打印。
内部递传的简单请求报告或其全不需打印的文件，一般不予打印。
2．公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。
一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可以总裁办公室主任同意后办理。
3．私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。
4．文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。
对收到的文件资料，应及时给有关部门，人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。
5．文印室人员应树立严格的观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
6．文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。
属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
7．文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上的罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
文件收发规定
1．公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公审核，总经理签发。
2．文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
3．文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。
4．属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。
秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
5．文件统一由办公室负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件和由专人按核定的范围报送。
6．外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。
由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
7．传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
企业打字、复印工作制度
1．凡以公司名义上报下发的文件，报表工作计划，总结，请示，报告，简报，纪要通知，通报，信函，规章制度，宣传教育材料，任免决定，表彰或处理决定，以公司领导批准翻印的文件，材料均属条印范围。
2．由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月生产，工作计划和一个时期全公司的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。
3．不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全公司性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术和便函都不属打印的范围。
4．凡需打印的文件，资料应将其底稿首页附上发文单经主管部门负责人审查同意并经XX审核修改、统一编号，有关部门会签，分管公司领导签发，方能交付打印。
5．打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求待，对发文手续不全，书写不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。
6．打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。
并根据公司安排的轻重缓急次序，进行打安。
打字时要做到快速，准确，排版合理美观，用力均匀。
7．打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室。
8．打字员要爱护计算机等物品，按规定做好维护保养工作物品领用登记费用统计工作。
9．文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对。
校对者校后应在原稿上签字，以示负责。
10．凡是以公司名义上报下发的文件材料分别由办公室或拟稿人负责校对，由打字室负责复印、装订、达到字迹清晰，版面清洁，装订整齐。
由文档管理文员上报下发。
以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，复印、发送。
11．两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。
12．复印文件要严格按照审批份数印刷，复印者不得私自增加份数或私自留存。
企业文件管理制度
（一）总则
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文件处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：
上级函、电、来文，同级函、电、来文、本厂上报下发的各种文件，资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办归口管理。
（二）收文的管理
第四条公文的签收
1．凡来厂公启的文件均由厂收发员登记签收后分别交两办机要秘书拆封。
在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件，文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并;登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号，保管。
须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办理正常手续。
2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1．凡正式文件均需分别由两办主任根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2．一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的件，应同主办单位联系后再分转处理。
3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第七条文件的传阅与催办
1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未发达的文件不得向外泄露内容。
2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。
如有领导批示，拟办意见两办应责成极关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
（三）发文的管理
第八条发文的规定
1．全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。
党委、厂部同意发文，则由两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党x宇、厂x字发文。
群众团体文件由党委批转。
3．对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。
其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围:
1．凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2．党委、厂部下发文件主要用于:
（1）公布全厂规章制度;
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
（3）公布工厂体制机构变动或千部任免事项;
（4）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
（5）发布有关奖惩决定和通报;
（6）其他有关全厂的重大事项;
3．党委、厂部上行文、外发文主要用于:
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4．在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用（工作简讯）发会议纪要。
6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。
（四）发文程序与要求
第十条发文程序规定:
1．各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;
2．党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3．草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4．文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;
5．两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。
对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6．经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）;
7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;
8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;
9．文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;
10．经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;
11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;
12．文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。
（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。
如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
（六）文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围:
1．凡下列文件统一分别由两办负责归档，
（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;
（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;
（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;
（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等;
（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;
（8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;
（9）工厂日志和大事记;
（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
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2．业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。
（接交单位各留存一份备查）。
（七）文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
公文管理规定
第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文，实行统一管理。
公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条公文保密等级分为:
绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条公司发文的程序为:
拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为:
收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条草拟公文应注意以下事项:
（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
（二）反映情况要客观，实事求是。
（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
（四）人、地、物名、51文及时间要具体、准确。
第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复;一般文件的，三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得团阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案窒存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。
总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由总裁办收回归档。
第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号:
（一）以公司名义对外发文，一律xxx字（xx年）xx号;公司党总支发文，用xx党字（xx年）xx号;以工会、共青团、妇联名义发文，用xx政字（xx年）xx号;
（二）公司监事会发文，用xx监字（xx年）xx号;
（三）董事局发文，用xx董字（xx年）xx号;
（四）董事局委员会发文，用xx董汉字（xx年xx号;
（五）董事局委员会所属机构发文，用xx董xx字（xx年）xx号;
（六）其他管理部门的发文，用xxx字（xx年）xx号。
第十三条董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。
第十四条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。
档案管理制度
文书档案立卷归档制度
（一）总则
第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法）为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时交专（兼）职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（二）文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条各部门专（兼）职文书的职责:
1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
（三）归档范围
第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
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第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
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（四）平时归卷
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。
"案卷类目儿的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记簿上注明。
（五）立卷（案卷质量要求）
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字亦要工整。
卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订。
装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按辕糊技术要求托辕，字迹己扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式:
软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条本制度自印发之日起实施。
声像档案管理办法
（一）总则
第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等文字说明两部分组成。
第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
（二）声像档案资料的收集
第四条收集范围
1．反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2．各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3．本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4．涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5．其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6．其它具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间
l．声像档案资料应在形成后一个月内随文档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2．档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条收集要求
1．录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。
凡末按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;
2．接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
3．声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
1．档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2．在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求询档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
（三）声像档案的整理
第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，便其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条分类、编号
1．照片档案按年代、问题分
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