大型会议、研讨会、论坛策划方案案例模板Word文档下载推荐.doc
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10月30日
第二天
10月31日
第三天
11月1日
上午
——
9:
00开幕式
9:
30—12:
00
分论坛(三)
分论坛(四)
9:
10
领导致欢迎词
15—10:
领导发言
(主题演讲)
10:
10—12:
30主论坛(3人)
下午
报到接待,住宿安排
14:
00—16:
30
分论坛
(一)
分论坛
(二)
待定
(计划午餐后结束)
16:
30—17:
论坛总结、分享
晚上
18:
欢迎晚宴
十三、会议地点:
十四、会务资料
1、主办、承办、协办方宣传资料;
2、会议手册;
3、论文集;
4、参会证;
5、笔;
6、记事本。
十五、会议成果产出
1、论文集(出版);
2、媒体专题报道。
十六、会议亮点
1、创新电子形式
采用体验流畅且设计美观的电子邀请函,与印刷品相比生动了很多,可以做到图文并茂声色具备,还可以和诸如位置服务等应用相结合。
2、二维码签到
可在邀请函的最后一页设置来宾信息填写页,按格式要求填写并成功提交的来宾,则获得一个二维码(并成功关注关爱桂城官方微信),现场只需扫码签到入场。
十七、会议传播
1、精准传播:
通过主流媒体、行业领袖、权威专家等覆盖目标受众,定向准确传播关键信息。
2、海量传播:
通过微信、微博、会议精彩瞬间视频等新媒体形式,利用网络平台进行多渠道传播。
十八、组织及分工
序号
分组
工作职责
人员
1
领导小组
负责本次会议的全面领导和总指挥,协调和监督各工作组的工作;
2
策划组
负责会议流程策划及方案;
会议邀请及参会人员联络
3
宣传组
对外宣传及联络媒体,通讯稿件撰写与发布;
4
接待组
会场布置、来宾接待、食宿安排,会议现场茶点安排;
5
设备组
会场设备调试;
6
物资组
会议相关物资采购、分发;
7
编辑组
会务资料编辑、印刷;
8
调度组
车辆安排与调度
十九、预算
类别
项目
单价
数量
总额(元)
嘉宾
邀请
住宿费(嘉宾)
400元/晚/人
2晚*10人
8000
交通费(嘉宾)
省外:
4000元/往返
港澳:
500元/往返
6人
2人
25000
嘉宾劳务费
3000元/人
主题演讲:
18000
500元/人
分论坛主持:
2000
会议
接待
欢迎晚宴(酒水另备)
1000元/围
21
21000
会议日午餐(含1围餐)
18元/人/次
2*220
7920
会议日茶点
1000元/场
4000
会议日饮用水
2元/瓶
600
1200
参观租车
1000元/辆/次
1000
9
会务
资料
会议手册
10元/份
220
2200
10
参会证
5元/个
1100
11
记事本、笔
3元/套
12
论文审稿专家劳务费
1000元/人
5000
13
论文集(出版)
100元/本
200
20000
14
宣传
会议主题形象设计
一批
灯箱布7.5m*2.2m1个
灯箱布8m*2.2m1个
演讲台LOGO2个
门口横幅:
10m*1m(1条)
展架0.8m*1.8m6个
室外指示牌1m*1.2m6个(桁架包灯布)
室内指示牌0.6m*0.8m10个(喷画裱KT版)
15
会场背景板、LOGO、会议指示牌、会议展架等
16
媒体宣传
200元/人
20
17
其他不可预见
合计
拟邀主要嘉宾名单:
二十、筹备时间及时间进度表
主要内容
具体事项
时间进度
负责人
5月
6月
7月
8月
9月
10月
前期筹备
敲定研讨会筹备方案,包括会议议题、主题、主承办方等
5.30
召开论坛启动工作会议
6.3/6.4
确定工作组人员及分工
6.1-6.5
会议邀请
嘉宾邀请
6.10-7.20
参会人员邀请
6.10
报名统计
10.8
会议资料准备
论文题目及摘要收集
7.15
论文全文收集
8.1
论文集编辑排版定稿
8.2—9.1
论文集印刷
9.25—10.25
会议议程编排及会议手册制作
9.25—10.20
发布参会通知
10.10
主承协办方宣传资料
10.22
参会证制作及其他物资
10.25
会务安排
酒店预定
6.15
住宿安排
10.15
车辆安排
18
会议日现场接待安排方案
19
会议日水及茶点物资采购
10.20—28
现场物料准备
会议主题LOGO及背景设计
6.26-30
会议背景板喷绘制作安装完成
10.28
22
会议宣传
邀请媒体
10.20