办公用品管理制度.docx
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办公用品管理制度
办公用品管理制度
为确保公司办公用品正常使用，规范办公用品管理，严格控制成本，合理节约开支、减少浪费，使工作系统化、效率化，特制定本制度。
第1章办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：
1.耐用品
（1）办公家具，如：
各类办公桌、办公椅、档案柜、沙发、茶几、保险柜等。
（2）办公设备，如：
电话、电脑、打印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。
2.易耗品
（1）文具类办公用品，如：
打印纸、笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等。
（2）生活类办公用品，如：
饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、卫生清扫物品等。
第二章办公用品采购
1.申请范围
办公用品申请以部门为单位，各部门按需填写《办公用品采购申请单》，于每月25日报综合部，综合部根据申请计划统一安排采购。
2.审核及审批
由申请部门填写《办公用品采购申请单》，经分管领导批准，提交董事长批复后，交综合部。
3.采购安排
（1）各部门所需办公用品，需经综合部统一购买，其它部门不得擅自购买，却因业务紧急私自购买的，需报分管领导许可，董事长批准，购买完后需向综合部存根备案，进行出入库登记。
（2）采购分为定期采购和临时应急采购。
综合部根据批示意见，在规定时间内完成采购。
（3）到广告公司制作版面、装订打印等要填写审批单，经分管领导审核，董事长批复后，方可实施，否则，公司不予结算。
第三章办公用品入库
1.入库登记
办公用品采购到位后，由综合部核对、入库，办理入库后，建立《办公用品台账》，对年度办公用品采购情况进行整体统计。
2.入库物品明细单
每次采购入库后，需制作入库明细单，综合部负责人签字确认，明细单备案存档。
第4章办公用品领用
1.领取原则：
工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，专领专用。
2.办公物品领取时，领取人须在《办公用品领用登记表》上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项并签字。
3.各部门申请采购的物品，根据提供的清单，由综合部一次性发放。
4.领取的非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀、台历架等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
5.综合部根据《办公用品领用登记表》，对相关部门所领取的办公物品进行月、季度、半年、全年整理并进行公示。
6.员工工作变动或者离职，应及时到综合部办理领取物品的归还手续。
7.办公用品管理人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。
对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。
明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则保管员有权拒付。
第5章办公用品日常管理
（1）易耗品管理
统一由综合部负责申请、采购、发放。
综合部定期进行盘点（半年一次）、整理、成本核算，做出后期调整计划。
（二）固定资产管理
1.打印机使用管理规定
（1）打印机作为内部办公设备，不得对外开放，更不允许打印与工作无关的资料、文件。
（2）与打印机直接相连的电脑使用者为该打印机管理员，负责该打印机的管理。
（3）若发现打印与工作无关的文件、资料，管理员应及时把信息反馈给其部门负责人，并做好记录。
（4）打印机故障报修或其相关耗材的更换，由其管理员负责上报综合部；若因管理员管理不当出现故障、报修不及时或者登记管理不严格，导致纸张及耗材消耗过大，将承担相应的责任。
（5）全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。
2.计算机管理规定
（1）计算机使用人员必须掌握计算机操作技能，严格遵守计算机操作规程，注意安全操作，以防设备损坏，严禁私自拆卸其配置。
（2）严禁使用公司计算机玩任何形式的网络游戏、浏览图片、倾听音乐、上网聊天等各种与工作无关的内容。
（3）严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行。
（4）计算机使用人员要爱护机器设备，发生故障及时报修。
（5）网络管理员建立公司计算机档案，对计算机的相关软硬件设备的配置、使用及维护等进行统计和登记。
（6）凡涉秘材料的存储和计算机操作系统中的有关密码均应采取相应的保密措施，任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉秘材料等。
（7）下班或者外出不回公司者，必须关掉电脑主机和显示器。
3.办公电话管理规定
（1）办公室电话是为方便工作，处理公务之用，私事一律不得使用。
（2）外单位人员，未经许可，不得使用本公司电话。
（3）凡使用办公电话者，必须爱护通讯设备，不准随意拆卸通讯设备，因拆卸造成损坏或线路故障，应照价赔偿。
4.U盘、数码相机、投影仪等管理规定
（1）投影仪由综合部负责管理。
（2）数码相机、数码摄像机由综合部统一保管。
（3）U盘、移动硬盘、相机、笔记本电脑等借用或外出携带的，须经分管领导批准，填写《物品借出登记表》后方可借出。
相关物品由领用者保管，如果丢失或者损毁，领用者自行承担责任。
（三）办公用品及办公设备的维修与保养
1.耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人应详细描述并登记故障现象，根据故障填报签呈，报综合部统一安排，综合部联系维修人员排查并解决问题，故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后综合部归档保存，作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费内。
2.各部门耐用办公用品的保养，主要由使用人进行维护。
公共设施或设备，由综合部统一管理维护。
3.其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与综合部联系，由综合部负责协调是否维修或更换。
（三）办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用登记表》后，由综合部统一发放，严禁先借后领的行为。
（四）各类办公用品应爱惜使用、节约资源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。
（五）商务往来办公用品的购买、管理与赠送（或发放）同易耗品，由综合部统一办理，做好记录，说明每次使用原因。
（六）办公用品管理工作流程图
第6章办公用品费用成本控制
1.综合部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。
2.办公文具实行限额管理办法。
除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请，经上级领导审批后，综合部安排采购。
3.各部门电脑、打印机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由综合部统一管理，年终计入各部门办公用品总费用当中。
4.凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。
有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
5.公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。
员工应自觉爱护各类办公用品，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔偿。
第七章附则
1、本制度由综合部负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起执行。
附件一：
办公用品采购申请单
附件二：
办公用品入库登记表
附件三：
办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品）
附件四：
办公用品交接清单
附件五：
办公设备报修登记表
附件一：
办公用品采购申请单
部门：
时间：
年月日
序号
名称
规格
需求
数量
单位
预估单价（元）
预估总价（元）
说明
1
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5
6
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13
14
15
申请部门（人员）
部门负责人意见
综合部核实意见
董事长审批意见
备注：
1.一般情况下实际价格不可超于预估价格；
2.采购申请由部门提出，由公司统一采购后，由申请人领用；
附件二：
办公用品入库登记表
序号
物品名称
规格
单位
数量
单价
金额
入库日期
入库人员
部门
备注
1
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登记人签字确认
附件三：
办公用品领用登记表（易耗品）
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
备注
1
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1、办公用品领用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。
1、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，综合部部负责存档保管。
办公用品领用登记表（耐用品）
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
部门经理签字
备注
1
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3
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6
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10
11
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18
19
20
21
22
1、耐用品领用，部门负责人必须签字确认，便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，综合部负责存档保管。
附件四：
办公用品交接清单
办理
日期
移交
部门
物品名称
规格及
说明
数量
单位
交接人
签字
接管人
签字
部门经理签字
备
注
注：
员工离职时填写《办公用品交接清单》，并复印一份附在《员工辞退、辞职结算汇总表》后，一并交人力资源负责人存档保存。
附件五：
办公设备报修登记表
序号
名称及型号
故障说明
报修部门
报修人
报修时间
维修时间
报修人确认（公司/人员）
维修人签字
维修结果
经办人
备注
1
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7
8
9
10
升级会员 