地产开发有限公司档案管理办法Word文件下载.doc
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三、需归档的科技文件材料平时归卷和立卷工作，均由工程、科研和其他技术项目承办部门负责。
各科技档案形成部门须建立相应的科技档案管理实施细则，形成的科技档案，严禁在个人手中保管，必须存放在指定的专（兼）职文书管理人员处。
四、财务档案的平时归卷和立卷工作由财务部门负责，审计档案由审计部门负责。
财务部门应制定相应的实施细则。
五、声像资料平时归卷由声像资料形成单位负责。
并在年底交公司总经理办公室统一归档。
第九条公司所属部门均须根据工作量的多少，配备专（兼）职文书管理人员。
并将文书管理人员名单报公司总经理办公室备案。
公司所属独资、控股公司须设立档案管理部门和专（兼）职档案管理人员，并将管理部门（人员）名单报AAA地产开发有限公司。
文书管理人员工作发生变化须事先征得档案管理部门同意，并在3日内及时将变动人员名单报AAA地产开发有限公司总经理办公室。
第十条所有业务承办人员应将处理完毕或经领导批准的文件材料、图纸，在七天内收集齐全并加以整理后送本单位（或部门）文书人员归卷。
由文书管理人员负责集中统一保管或在规定时间向公司总经理办公室移交。
第十一条各独资、控股企业都应在AAA地产开发有限公司的统一指导下，建立健全平时归卷制度。
第十二条各单位（或部门）文书管理人员，根据自己的业务范围及当年工作任务，拟订简明确切的“案卷类目”，并依次编号。
文书管理人员平时应将集中统一保管的文件材料按“案卷类目”分类归卷。
第十三条对因工作需要临时借用文件，文书管理人员（部门）应及时提供利用，并在《临时借用文件》登记表上登记，归还时注销。
严禁经办人员手中留存文件、图纸等有归档价值的文件材料，如需较长时间使用文件，应通过文书管理人员（部门）进行复印。
第十四条AAA地产开发有限公司总经理办公室有权对公司所属部门及独资、控股公司档案管理工作进行检查指导。
第五章立卷
立卷是档案管理的重要步骤，一般应在平时归卷的基础上，在所涉及的事项基本结束后进行。
第十五条文件立卷的原则
一、文书材料按年度立卷；
二、科技文件材料按工程项目、科研课题、产品及设备型号立卷；
三、财会、审计档案按财会年度立卷；
四、声像档案按照事件发生的年度立卷；
各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件材料立卷、归档的要求分别立卷归档。
第十六条文书文件材料立卷
一、文书档案立卷应遵循文件材料形成的过程、因果和特点，保持它们之间的历史联系，区别不同价值分类立卷。
要灵活运用问题（指文件内容所反应的问题）、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷。
为了便于查找利用，多数案卷以问题为主结合其他特征立卷。
文电应合一立卷。
二、文书案卷的卷皮格式、案卷题名、卷内文件目录及备考表的样式及填写内容要求如下：
1、 文书案卷采用的卷皮尺寸为300mmx220mm。
2、 案卷封面项目包括：
全宗名称、单位名称、案卷题名、年度、保管期限、页数、分类卷号、密级。
3、 卷内文件目录尺寸采用国内通用16开型（即260mmx85mm），卷内文件目录包括首页和次页。
为了保证卷内文件大小一致，公司发文、收文处理均须统一采用16开纸，公司的合同协议统一采用4A纸。
4、 卷内备考表。
卷内备考表要标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，卷内备考表排在卷内文件材料的尾页之后。
四、排列
文书档案卷内文件应区别不同情况进行排列：
1、密切联系的文件，批复、批示在前，请示、报告在后；
正文在前，附件在后；
打印件在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后；
非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
2、几个地区的文件组成的案卷，先分地区、再按时间顺序排列；
由几个制发单位的文件组成的案卷，先分制发机关，再按时间顺序排列；
3、性质相同或相近的问题或案件组成的案卷，卷内文件的排列先按问题或案件分类，再按时间顺序排列。
4、其他文件材料按重要程度排列。
5、案卷各部分的排列顺序应是：
案卷封面、卷内文件目录、文件材料、备考表、封底。
五、要求
1、所有本单位发出文件的定稿，应有领导签批和加盖公章，文书处理手续必须完备。
2、一般情况下，复印的文件不作为档案保管（复印件作为正文附件的除外）。
特殊情况下，若无打印文件原件，复印后加盖原印章的文件，具有档案凭证作用。
热敏传真文件不宜长期保存，应复印归档并加以说明。
3、凡是在本单位刊物登载公布，不另行文的文件定稿，应由文件的主办单位将定稿和刊物一并立卷。
刊物的编辑出版部门，可在立卷归档刊物后面的卷内备考表内说明定稿由XX处、室归档，几个单位的联合发文，应由主办单位负责将定稿及有关文件立卷归档，参与办理的单位只存打印件。
会议文件由主办单位立卷归档。
4、年度计划、总结等，应放在内容针对的年度立卷，跨年度的请示与批复，放入复文年度立卷，也可以放在批复问题的针对年度或生效年度立卷，请示没有复文的，放在请示年度立卷；
长远规划放在针对的第一年立卷，两年的总结，放在总结的最后一年立卷，跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；
有的问题或案件要跨数年才能结束的文件，应分阶段立卷归档，确实分不开的，可归入问题解决或案件结束年立卷，法规性的文件应放在公布或批准生效年立卷。
第十七条科技文件材料的立卷
一、科技档案立卷由项目承办部门或承办人负责将所形成的科学技术文件材料收集齐全，核对准确，按照其自然形成的规律，保持文件之间的有机联系。
一个独立完整的项目，科研课题及设备仪器，根据其文件数量，加以系统整理，可以组成一个或若干个保管单位（卷、册、袋、盒）。
二、组卷要求
三、产品、设备仪器、科研课题、基建项目按其部件、结构、阶段等分别组卷。
四、与产品、设备仪器、科研课题、基建项目关系密切的管理性文件，应列入产品、设备仪器、科研课题、基建项目类中组卷。
五、案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容，设计更改通知单需随图立卷归档。
1、案卷排列
1）基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计，施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列，
2）科研课题按准备阶段、研究实验阶段，总结鉴定阶段，成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。
3）设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。
随机图样也可单独组卷，
4）管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
5）案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，图纸在后；
文件所附图纸应随卷。
封面由案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号（案卷分类号和案卷顺序号）等项目组成，案卷题名主要内容应包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
6）AAA地产开发有限公司科技档案按《中国BB运输总公司科学技术档案分类编号办法》进行分类、整理，按规定编制科技档案总目录和分类目录。
2、案卷编目
1）案卷封面
案卷封面由全宗单位、案卷标题、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档案号、缩微号等项目组成。
案卷标题主要内容应包括项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
2）卷内文件目录
卷内文件目录由顺序号、发文日期、文件编号、责任者、文件材料题名、页次组成。
卷内文件目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。
卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”，并应按排列顺序采用阿拉伯数字，在有文字的每页材料的正面右上角，背面左上角用铅笔编写页号。
折叠成几层的文件图表，按一张编页号。
3）卷内备考表
卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，卷内备考表排在卷内科技文件材料的尾页之后。
3、基建、设备的兰图按297MM×
210MM折叠成手风琴式。
六、声像材料的立卷
1、声像档案立卷由声像材料的形成部门负责声像档案形成前期的收集、整理和移交工作。
2、声像档案主要是指公司机关各部在实际工作中形成的具有查考利用价值的，井作为历史记录归档保存起来的照片、底片，录音带、录像带、影片等不同记录形式及载体的声像材料。
3、声像档案的归档范围主要包括：
重要会议、会谈、领导讲话，领导人接见，签订重要的协议，开工、竣工仪式、设备开箱仪式，重大事故现场、重要的技术、业务活动和本公司开展的其他重要活动等。
4、声像档案的整理
1）整理照片档案时，每张底片要附一张照片（应选择清晰的）及文字说明，说明要根据照片的具体情况，注明照片的拍摄时间、地点、拍摄者以及照片所反映的内容，照片中主要人物所在位置、姓名、单位、职务等有关情况。
并填写登记目录一式两份（照片、底片各附一份）。
2）整理录音、录像档案时，应将每盘带子装盒、填写登记目录，并将其内容介绍及其它与磁带内容有关的文字材料一并归档。
七、财会会计材料的立卷
1、财会档案是指AAA地产开发有限公司及所属独资、控股公司财务部门形成的会计凭证、帐簿和会计报表等会计核算材料，财会档案的归档范围根据财务部门制定的实施细则确定。
2、财务会计部门形成的会计档案，由会计部门按照公司规定的要求制定相应的实施细则和归档要求，负责整理立卷或装订成册保管，并将编制的归档目录按要求移交公司总经理办公室。
第六章案卷质量标准
第十八条为了便于利用和保管，归档的案卷质量必须符合部颁十条际准。
一、 归档文件，齐全完整；
二、 分类清楚，保持联系；
三、 题名确切，容易查找；
四、 卷内排列，系统条理；
五、 保管期限准确；
六、 密级划分恰当；
七、 蓝图折叠，符合要求；
八、 卷皮书写，正楷整洁；
九、 案卷装订，整齐美观；
十、 声像资料，清楚清晰；
第十九条案卷质量具体要求如下：
归档的文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰，纸张优良，格式统一，严禁使用圆珠笔和铅笔书写、签批。
基建、产品和设备的兰图按297mmx210mm折叠；
底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。
一、 案卷封面
文书档案案卷封面由全宗名称、案卷标题、单位名称、年度、页数、保管期限、分类卷号、保管卷号、密级等项目组成。
必须书写清楚，不得缺少上述内容。
案卷封面和卷脊用毛笔或黑色钢笔正楷书写。
卷面数字用阿拉伯数字填写，卷脊数字用中文数字填写。
二、案卷标题：
主要包括发文单位、问题、时间、文件名称四大部分，案卷标题应简练、准确，高度概括出卷内文件的主要内容。
用毛笔或黑色钢笔正楷书写。
三、页号编制要求：
将卷内文件用铅笔在文件正面右上角，背面有文字的左上角逐页编上顺序页号。
折叠成几的文件和图表，按张编页号；
声像资料在装具上或在声像资料的背面逐件编号。
四、卷内文件目录填写要求：
卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”，并应按排列顺序采用阿拉伯数字，用钢笔书写卷内文件目录，卷内文件目录的项目有：
年度：
用阿拉伯数字填写，如1990、1991不能简写“90”、“91”。
五、单位：
形成文件材料的各部门。
六、保管卷号：
按案卷的保管期限编制的案卷号。
七、分类卷号：
即一个单位一年里形成案卷的总顺序号。
八、保管期限：
根据档案的保管期限表确定的案卷保管期限（永久、长期、短期）。
九、起止日期：
卷内文件最早的发文日期和最晚的发文日期。
十、卷内页数：
卷内文件最后一页的页号。
对于破损的档案，应进行托架。
对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对大小不一的文件应适当补镶或折叠。
十一、顺序号：
卷内每份文件（正文）依次编号，附件不编顺序号，转发文件与被转发文件编一个顺序号。
十二、发文日期：
即打印文件的落款日期，用阿拉伯数字填写。
如：
1991．4．3不能简写为91．4—3。
十三、文件编号：
即文件的发文号，没有发文号的不写。
十四、责任者：
即发文单位。
十五、文件题名：
即文件标题。
标题长的，一格写不下，可占下一格。
十六、页次：
卷内每份文件第一页上的页号，最后一份文件要用分号标明首页号和尾页号，装订成册的可装在口袋里技1页编号。
（例：
此卷文件共24页，最后一份文件是第20页，表示成：
20／24）
十七、卷内备考表：
在备考表上应标明参中需要说明的问题。
应有立卷人、检查人签字并注明立卷时间。
十八、案卷各部分的排列顺序均为：
案卷封面——卷内文件目录——文件材料——备考表——封底。
第二十条案卷装订
一、案卷装订采用三孔一线的方法（孔距8cm），并应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅，案卷底边和装钉边要齐整，以免文件散失。
二、已装订成册的不再装订，会计凭证、帐簿可装入档案袋（盒），科技档案也可装入档案袋（盒）。
三、在装订时应去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件，
四、卷内文件数量过多的可以分订数卷，案卷题名需标明卷内文件具体内容。
第七章归档
第二十一条各单位每年的文书档案应于第二年上半年之前连同分类目录、保管目录及目录索引一式两份归档。
第二十二条科技档案按工程项目、产品、课题可以分阶段或全部竣工验收后连同科技档案案卷归档目录一式两份归档，科技档案一般归档一套，重要和使用频繁的，应归档一式二套。
在公司不具备保管条件时，科技档案由科技档案形成部门保管，但须在每年归档后，向公司档案管理部门提供归档文件目录。
第二十三条财会档案在公司不具备保管条件时，由财务部门保管，但须在每年归档后，向公司档案管理部门提供归档文件目录。
第二十四条声像档案一般在年终由形成部门向档案部门归档，会议形成的声像档案，应在会议结束两个月内，由会议主办单位负责组卷，每年年底向档案管理部门移交。
第二十五条案卷归档时，交接双方当面点清，并在案卷分类目录、案卷归档目录所附的案卷归档、接收签证单上，科技档案归档在接收签证单上签字盖章。
第二十六条本单位与外单位分工合作完成的科研、工程项目，由主办单位保存一整套档案，合作单位除保存自己承担任务有关的档案正本外，应将一份复制件交主办单位。
第二十七条对于同类型产品、设备的科技文件材料，一般应选择一部（台）立卷归档。
第二十八条各单位每年的总发文簿应于次年六月底前移交档案管理部门保管。
机构撤销后的收发文簿在15天内移交档案部门保管二至五年备查。
档案部门必须对已归档的科技档案的修改、补充进行监督、检查。
一、已归档的图纸如发生修改时，承办单位应发给档案部门设计变更通知单并附修改后的图纸一并存入原案卷。
二、档案部门发现科技档案与实际情况有出入时，应及时提交有关部门进行修改或补充。
三、已归档的图纸、文件材料，如有作废或停止使用等情况，承办单位必须及时通知档案部门予以注明。
第八章因公借阅档案
第二十九条档案的借阅
一、本部门形成的文书档案，需由经办人填写《调阅档案审批单》，并由部门经理签字后到总经理办公室调阅。
二、公司机关各部因公借阅其它部门形成的文书档案，需由经办人填写《调阅档案审批单》，除需经本部领导签字同意外，还需经档案形成部门的领导同意，方可到总经理办公室查阅。
三、经理办公会记录、纪要和党委（扩大〉会议记录、纪要只限于形成部门的部门领导查阅，其它部门因公需要查阅时，须经公司党政有关领导同意后方可查阅。
四、财会档案、科技档案、声像档案的调阅手续与文书档案调阅手续相同，均需填写《调阅档案审批单》，经有关领导审核批准。
五、各类档案只限在总经理办公室查阅，原则上不得借离档案管理部门，确因工作需要必须借离档案管理部门的，需经公司领导批准后方可借离并必须在七天之内归还，如需延期，必须到档案管理部门办理延期借阅手续。
六、下属各单位需借阅档案时，应由该单位领导签批。
借阅档案的人员，应对所借阅档案的安全、保密、完整负责，不得擅自拆卷、翻拍照、复制或在文件上涂改、乱划。
七、凡属绝密、机密、秘密的档案原则上不对外提供借阅，因工作需要必须借阅的，须由借阅单位提出申请，报AAA地产开发有限公司主管领导批准后方可办理借阅手续。
八、公司档案管理部门属机要重地，无关人员不得随意进入，凡因公到总经理办公室借阅档案者必须遵守有关规定，严禁在档案管理部门闲谈。
第九章档案的销毁
第三十条公司档案的销毁须按严格的销毁手续：
一、在公司管理的档案在规定的保管期间结束后，应做相应的鉴定，如该档案的利用价值仍没有完结时，应相应延长保管期限。
二、对于保管期限已到，该文件利用价值确实已经完结时，应由档案管理部门填写《档案销毁清册》，注明销毁原因，经主管领导审批后，由档案管理部门负责销毁，其他人员无权销毁档案材料。
三、专业部室代为保管的公司科技、财务档案，到期须销毁，必须经档案管理部门和公司主管领导审批。
办理相应手续后，方可销毁。
第十章奖惩
第三十一条对于在文书管理工作中，严格遵守公司规章制度，在文件保管和归档工作中作出突出贡献者，公司档案管理部门有权提出对该同志的奖励建议。
第三十二条对于违反公司文书档案管理制度，私自留存文件、不按时归档或借阅档案过期不还不听劝阻者，文书管理人员须向公司档案管理部门汇报，文书档案管理部门有权对违反规定的人员提出扣罚绩效工资直至解聘的处理意见。
第十一章附则
第三十三条本办法自下发之日起执行。
第三十四条本办法操作过程中所用表格见附表一至附表二十。
第三十五条本办法解释权为AAA地产开发有限公司总经理办公室。
附件一：
档案归档范围和保管期限表（表一至表九）
附件二：
档案销毁清册
附件三：
复印档案报批表
附件四：
借用档案登记簿
附件五：
案卷复制目录
附件六：
档案利用效果登记表
附件七：
临时借用文件登记表
附件八：
卷内文件目录
附件九：
附件十：
文书档案卷内备考表
附件十一：
科技档案卷皮（盒）样式
附件十二：
科技档案主、俯视图
附件十三：
科技档案卷内目录
附件十四：
科技档案卷内备考表
附件十五：
案卷分类目录
附件十六：
×
单位科学技术档案归档目录
附件十七：
案卷保管目录
附件十八：
案卷目录索引
附件十九：
案卷归档接收签证单
附件二十：
科学技术档案归档接收签证单
附件二十一：
设计变更通知单
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