EPC项目物资采购管理方案15.docx
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EPC项目物资采购管理方案15
EPC项目物资采购管理方案
3.8.1项目采购阶段项目工作分解
本工程采购阶段工作主要体现在采购计划管理、采购招标管理及物资现场管理三个方面。
1物资采购计划管理工作分解
采购计划管理工作流程主要包含计划编制、计划汇总、计划实施，具体流程分解详见图3.8.1-1。
图3.8.1-1采购计划流程
采购计划管理工作内容及责任分工见表3.8.1-1。
表3.8.1-1采购计划管理工作内容及责任分工
序号
管理工作内容
工作要点
主责部门
时间要求
1
物质采购策划
结合项目实际情况对项目物资管理中的风险点、亏损点、赢利点进行辨识，并根据风险辨识情况制定物资管理目标和措施，做好职责分工，由公司物资设备部组织编制。
因合同范围调整、设计变更等原因导致项目物资采购策划内容不适用时，由编制单位组织更新。
公司物资设备部
中标后10日内
2
编制预算计划
根据清单、合同、图纸及设计变更等分层、分段、分规格、分构件进行编制，过程中及时更新。
项目商务部/成本工程师
项目开工60日内
3
编制月度需用计划
根据项目物资需用总计划、工程进度计划、施工现场平面布置图编制，并根据现场进度及时调整，发包人供应物资需用计划单独编制上报。
项目工程部/专业工程师
每月22日前
4
编制采购计划
根据月度盘点库存及物资需用计划编制，未签订物资合同的编制物资采购计划，经审批后上报；已签订物资合同但需分期分批进货的，编制物资采购订单。
项目物资设备部/采购工程师
每月23日前
5
计划汇总
对项目部提报物资采购计划进行汇总，经审批后实施采购。
工程管理部、科技与设计部
每月25日前
2采购招标管理工作分解
本工程采购招标管理工作流程分解详见图3.8.1-2。
图3.8.1-2采购招标管理工作流程
采购招标工作内容及责任分工见表3.8.1-2。
表3.8.1-2采购招标工作内容及责任分工
序号
采购招标工作内容
工作要点
主责部门
时间要求
1
提出物资
采购申请
根据物资需求计划编制物资采购申请，并上报公司工程部
项目工程物资部
每月25日前
2
汇总并编制招（议）标计划，确定采购方式
根据各项目上报的物资采购计划，在权限范围内综合分析、策划，确定采购方式，并反馈项目部；
公司物资部
开标前14天
3
批审招（议）标计划
根据招（议）标权限，审批招（议）标计划。
公司分管领导
收到招标计划2天
4
成立招标（议）标小组
1）生产副经理担任组长，总经济师担任副组长，组员由生产、商务、财务资金系统和该项目部相关人员组成；
2）特殊或重大物资采购招标由总经理担任组长或者由总经理授权制定的授权人任组长。
公司物资部
审批后1天内
5
编制招（议）标文件
根据物资采购申请要求和相关文件规定，编制招（议）标文件
招议标小组
审批后2天内
6
评审招（议）标文件
采用企业标准文本，就签约文本与标准文本差异性部分进行审核。
未能使用标准文本的，就全部内容进行审核。
招议标小组
收到文本后2天内
7
邀请投标
从合格供应商名目中推荐；如果合计供应商名录中的供应商满足不了要求，需引进，要考察，进入合格供应商名录后，邀请投标。
公司物资部
招（议）标文件提交评审之前
8
发放招（议）标文件
向被推荐的供应商发出投标邀请，发放招（议）标文件。
公司物资部
至少开标前5天
9
组织开标、询标
1）有效投标人不少于3家，特殊情况提请招标小组组长批准；
2）超出商务部/成本管理部确定的招标控制价的，由招议标小组确定是否排除投标，意见分歧的报主要领导审批。
招议标小组
招标截止时间
10
推荐被选中单位
招标小组根据评标结果编写评标报告，推荐备选中标单位，报公司总经理确定中标单位。
招议标小组
开标后2天呢
11
审批中标单位
公司总经济师负责中标价格审批，总经济师和生产副经理意见产生分歧时报总经理审批。
公司总经理
收到中标推荐表2天内
12
发放中标
通知书
/
公司物资部
确定中标人1天内
13
签订物资采购合同
根据招标文件和投标文件签订物资采购合同。
公司法律事务务部
发出中标通知书15天内
14
组织物资进场
按照合同约定组织物资进场。
项目部
按合同规定
3物资现场管理工作分解
物资现场管理工作主要体现在EPC总承包方自行物资的现场管理及相关方物资的现场管理。
自行物资的现场管理工作内容及责任分工详见3.8.1-3。
表3.8.1-3自行物资现场管理工作内容及责任分工
序号
物资现场管理工作内容
工作要点
主责部门
时间要求
1
进场验证
根据物资需用计划、采购合同等对进场物资规格、数量、外观质量、随货技术资料等进行验证，填写物资进场验证记录，办理收料单。
项目物资部
物资进场当日
2
物资标识
物资进场后应及时作出唯一性标识，露天存放的物资用标识牌标识，仓库贮存的物资用标识牌标识，危险化学品应有“危险品”、“防火”、“防爆”等特别标识；合格品与不合格品应分开堆放，不合格品单独存放在“不合格品区”并予以标识。
项目物资部
物资进场24小时内
3
物资复试
根据物资进场验收计划，需进场复试的物资，材料工程师要在24小时内通知试验工程师取样试验；试验工程师及时取样复试，在试验单位出试验结果的24小时内通知材料工程师。
项目设计技术部
物资进场24小时内
4
验收单办理
进场物资经验收合格后，及时办理验收单。
项目物资部
验收合格24小时内
5
不合格物资处理
对发现的不合格物资及时标识，组织相关人员进行评审，商定处理方法（如及时更换、加工成其合格后直接使用、经发包人及设计单位同意改变用途使用、提货或报废）并做好记录。
项目物资部
发现不合格物资时
6
物资搬运、包装、储存、保管
根据施工现场平面布置图和物资特性确定贮存地点和贮存方式，尽量避免二次搬运，易燃、易爆等危险物资应按其属性及国家对化学危险物品安全管理条例相关规定贮存；露天存放物资要求存放场地平整、码放整齐、成垛成方，排水畅通，留有运输通道，必要时采取遮阳避雨措施；仓库贮存物资要求仓库清洁卫生，通风良好，配备消防器材，做好防火、防盗、防雨、方潮、防变质、防损坏和丢失等措施，并按库区号、架排号、层垛号、位号“四号定位”进行贮存。
项目物资部
每日
7
物质使用
现场物资领用遵循“限额领料、先进先出”的原则，未经检验合格不得使用，对有保管期限要求的物资，应在保管期内投入使用、项目专业工程师根据工程形象进度对物资的使用、消耗情况进行管控，监督指导工人用料，确保用料准确并杜绝浪费。
项目物资部
按需
8
物资出场
施工现场所有物资必须凭出门证出场，项目物资人员每周一次核查比对材料、门卫的两联及门卫登记表是否匹配，发现问题及时处理，并留存处理记录。
项目物资部
物资出厂时
相关方物资现场管理工作内容及责任分工详见表3.8.1-4及表3.8.1-5。
表3.8.1-4发包人物资现场管理工作内容及责任分工
序号
物资现场管理工作内容
工作要点
主责部门
时间要求
1
物资进场
发包人提供的物资，应按计划进场，并按产品性能、形态分类，合理码放、便于使用。
项目物资部
物资进场当日
2
现场验收
发包人供应物资必须由发包人人员或委托监理人员参与验收，并在验收单上签字。
对不合格物资，由发包人联系供货退货。
相关处理按不合格物资管理规定执行。
项目物资部
物资进场当日
3
不合格物
资处理
若发包人供应物资发生损坏、丢失或不适应情况，由相关人员与发包人共同商定处理办法，并签署处理意见留底。
项目物资部
发现不合格品时
表3.8.1-5分包商物资现场管理工作内容及责任分工
序号
物资现场管理工作内容
工作要点
主责部门
时间要求
1
物资进场
监督分包材料员做好自行采购的物资进场记录，并按规定进行检验和试验，入库时合理堆放、保持库区及规范。
项目物资部
物资进场当日
2
物资验收
定期对分包商采购材料的供应商进行审查，相关资料是否有效，同时对进场材料的质量情况进行严格监督。
项目物资部
物资进场当日
3
物资代购
分包合同中约定由分包商采购的物资，任何单位或个人不得以任何理由允许分包商以局属单位名义签订采购合同；如因特殊原因分包商不能自行采购的，需分包商出据材料采购委托单，物资进场后项目材料工程师及时办理物资调拨和扣款手续。
项目物资部
按需
4
物资出场
凭出门证出场
项目物资部
按需
3.8.2项目分包和采购计划
3.8.3物资采购的总体安排与资源配置
1自购物资、设备的采购程序
自购物资、设备采购程序按图3.8.3-1执行。
图3.8.3-1自购物资、设备采购流程图
2分包商采购物资、设备的采购程序
分包商采购物资、设备的采购程序见“图3.8.3-2”。
图3.8.3-2分包商采购物资、设备的采购流程图
3工程分包采购程序
工程分包采购流程见“图3.8.3-3”。
图图3.8.3-3工程分包采购流程图
3.8.4物资采购进度计划控制措施
1采购计划实施要点
采购计划实施要点见“表3.8.4-1”。
表3.8.4-1采购计划实施要点
序号
要点
实施内容
1
采购策划
项目部根据施工图纸，结合市场及工程实际情况，进行物资、设备、工程分包采购策划，编制采购策划。
2
物资、设备预算计划
商务部根据施工图纸、《施工组织设计》、《专项施工方案》等要求，编制《项目物资、设备预算计划》,项目总工审核，项目经理审批。
3
月度物资需用计划
工程部根据月度施工计划编制《月度物资需用计划》，生产经理审核，项目经理审批。
4
物资采购计划
物资部根据《月度物资需用计划》及现场情况，编制《物资采购计划》，生产经理审核，项目经理审批。
5
计划变更
有设计变更时，技术部应及时通知物资部调整材料需用计划。
6
注意事项
（1）物资、设备设置采购前置（加工制造）期，前置期在策划中明确。
（2）计划资料中需明确、完整地说明订购物资的要求,主要包括：
物资名称、类别、规格型号、质量等级、标识方法、产品的通用性或特殊性要求，使用数量，供货时间、物资的标准。
3.8.5供应商管理实施要点
1供应商管理流程见“图3.8.5-1”
图3.8.5-1供应商管理流程图
2供应商管理实施要点
供应商管理实施要点见“表3.8.5-1”。
表3.8.5-1供应商管理实施要点
序号
要点
实施内容
1
资格预审
公司材料设备部根据《物资、设备需求计划》和工程实际要求选择供应商，对首次接触的新供应商进行登记和资格预审。
2
考察
当供应商不在企业合格供应商名册中，或对物资有特殊要求或相关方对供应商评定尚未包括的内容或产品提出调查要求时，公司材料设备部在采购前组织相关人员对供应商进行考察，考察结果列入供应商考察报告。
3
评审
公司组织供应商评审小组，对技术、质量等方面有特殊要求的物资，应安排专业技术人员进入评审小组参加评定，经评价确定为合格的供应商，由企业物资部门纳入合格供应商名录。
4
复评
项目部提供供应商合作期间的供应情况，公司材料设备部负责按年度对已选定的合格供商进行复评。
5
数据库
项目部对项目实施过程中所使用物资的供应商建立数据库，以满足物资管理及工程保修的要求。
3.8.6采购实施要点
1物资、设备采购程序见“图3.8.6-1”
图3.8.6-1物资、设备采购流程图
2物资、设备采购实施要点
物资、设备采采购施要点见“表3.8.6-2”。
表3.8.6-2物资、设备采购实施要点
序号
要点
实施内容
1
采购询价
公司根据采购计划需要，在合格供应商名册中选择有同类材料供应经历的供应商及建设方、项目部推荐的供应商进行询价及相关服务咨询。
2
供应商选择
根据采购询价结果选择参与投标的供应商，如果进入招标范围的供应商不在合格供应商名册中，应经过合格分供方评审程序。
3
采购招标
1）招标在入围的合格供应商中进行，应标供应商不得少于三家。
2）实行招标采购物资时，成立包括物资、财务、商务、法律、技术、项目部等部门负责人参加的招标小组，负责物资采购招标的评标、比价、定标；对确定的中标单位，发放中标通知书。
3）对于批量小、品种单一、价格低廉的物资，可以采用非招标形式采购。
4
采购人员的基本条件
1）具备材料方面的专业基本知识，对材料管理有清晰的思路。
2）具备一定的沟通能力，有一定的供应商资源。
3）具备一定的法律常识，清廉。
5
设备选型及其档次的确定
1）按照业主、设计和规范的要求确定其质量标准、档次，使之满足设计风格、建筑物尤其是所特有的使用功能要求。
2）拫据设计材料清单，与生产产家联系，进行取样和封样确认工作，对各种材料掌控生产周期，及供货日期，为工程计划安排提供依据，商务洽谈作好淮备，提前启动材料联系及封样。
3）对采购后材料、设备选型及其质量标准和档次有争议时，采取取样检验、现场检测、权威鉴定等方法解决。
3.8.7物资采购合同的实施要点
采购合同的实施要点见“表3.8.7-1”。
表3.8.7-1采购合同的实施要点一览表
序号
要点
实施内容
1
合同文本
根据不同物资、设备特点，采购方式不同，一律采用公司相关的合同格式文本。
2
合同内容
合同中明确供需双方的权利和义务，主要条款包括：
供需双方的法人名称（印章）及代理人签字；标的；数量；质量、包装及验收；价款及结算；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方式等。
3
合同评审
物资合同签订时要经过相关部门人员的评审，评审人员要在合同签订评审表上签署意见。
4
合同交底
物资合同签订后，公司材料设备部负责人对项目部管理人员进行合同交底，合同交底要留存文字记录。
5
合同保管
物资合同由各级合同管理人员负责分类存档，建立合同台帐，记录合同执行、履约、结算、付款情况。
3.8.8采购变更实施要点
1采购变更流程
采购变更流程见“图3.8.8-1”。
图3.8.8-1采购变更流程图
2采购变更实施要点
采购变更实施要点见“表3.8.8-1”。
表3.8.8-1采购变更管理实施要点一览表
序号
要点
实施内容
1
总工签发
项目部接到设计变更通知，项目总工签发变更处理意见。
2
设计变更评审
根据总工签发的意见，重要设计变更需要组织设计变更评审。
评审交货期调整，产品参数调整，采购数量大幅度变化等带来的影响，及应对策略。
3
采购变更
物资设备管理部接到项目经理批准的采购计划变更单后，了解变更的范围和对采购的要求，预测相关费用和时间，进行采购变更。
4
变更单
变更单应填写以下主要内容：
变更的内容；变更的理由及处理措施；变更的性质和责任承担方；对项目进度和费用的影响。
5
采购补充合同
在合同签订时，对一些可能变更的一些事项进行预判，在不影响其它条款的条件下尽量留一些合同“活口”，一是如：
少量的数量变化、参数变化、供货时间变化等，减少合同变更；二是避免供应商大幅度提高供应价格。
合同变更及时按公司流程进行，以减少供应时间影响。
补充合同条款实在不成意向时，可考虑另选供应商的可能性。
3.8.9物资采购仓储实施要点
仓储实施要点见“表3.8.9-1”。
表3.8.9-1仓储实施要点一览表
序号
控制环节
控制内容与要点
1
物资验收入库
1）物资入库存，保管员要亲自同交货人交接手续，核对清点物资名称、数量是否一致，按物资交接本上的要求签字，应当认识签收是经济责任的转移。
2）物资入库存，应先入待验区，未经检验合格不准进入货位，更不准投入使用。
3）材料验收合格，保管员凭发票所开列的名称、型号、数量、计量验收就位，入库存单各栏应填写清楚，并随同托收单交财务科记账。
4）不合格品，应隔离堆放，“不合格”标示，严禁投产使用。
如工作马虎，混入生产，保管员应负失职的责任。
2
物资储存保管
1）物资的储存保管，原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，凡吞吐量大的落地堆放，周转量小的货架存放，落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定位编号。
物资堆放的原则是：
在堆垛合理安全可靠的前提下，推行五五堆放，根据货物特点，必须做到过目见数，检点方便，成行成列，文明整齐。
2）仓库保管员对库存、代保管、待验材料以及设备、容器和工具等负有经济责任和法律责任。
3）保管物资要根据其自然属性，考虑储存的场所和保管常识处理，加强保管措施，要考虑先进先出，发货方便，留有回旋余地。
保管物资，未按规定办理手续，一律不准擅自借出。
4）仓库要严格保卫制度，禁止非本库存人员擅自入库。
仓库严禁烟火，明火作业需经保卫科批准。
保管员要懂得使用消防器材和必要的防火知识。
3
物资发放
1）按“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发材料。
发料坚持一盘底，二核对，三发料，四减数的原则。
2）领料单应填明材料名称、规格、型号、领料数量、图号、零件名称或材料用途，核算员和领料人签字。
属计划内的材料应有材料计划；属限额供料的材料应符合限额供料制度；属规定审批的材料应有审批人签字。
同时，超费用领料人未办手续，不得发料。
3）调拨材料，保管员要审查单价、货款总金额并盖有财务科收款章时方可发料。
发现价格不符或货款少收等，应立即通知开票人更正后发货。
4）对于专项申请用料，除计划采购员留作备用的数量外，均应由申请单位领用。
常备用料，凡属可以分割折零的，本着节约的原则，都应折零供应，不准一次性发料。
5）发料必须与领料人办理交接，当面点交清楚，防止差错出门。
6）所有发料凭证，保管员妥善保管，不可丢失。
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