贸易部管理制度.docx

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贸易部管理制度

贸易部管理制度

第一章总则

第一条、贸易部承担着公司产品销售、客户服务、协助生产的任务，为规范贸易部的工作，保证各项工作顺利进行，特制订如下管理制度。

第二条、本制度主要是规范公司的销售行为、销售人员行为，为订单的落实、货款的及时回笼，防范汇率风险作出严格规定。

第二章、贸易部工作职责

第三条、发挥销售的龙头作用，以销定产，带动生产。

第四条、坚持重点客户、重要市场优先的原则，通过销售占领市场，使市场占有率不断提高。

第五条、根据市场状况、客户情况、生产难易程度、价格因素等控制调节订单数量，掌握生产节奏，做到均衡生产。

第六条、与客户建立良好的贸易关系，采取有效的方式，实现订单的落实，为公司制订的目标服务。

第七条、发挥桥梁作用，保持与客户、生产之间的联系，协助解决生产、质量管理、成品装运、新产品开发过程中遇到的问题。

第八条、进行市场分析和预测，为公司决策提供依据。

第九条、加强内部管理，形成良好的机制和程序，保证各项工作准确、高效运转。

第十条、严格遵守公司的保密制度，维护公司的利益。

第三章、人员管理办法

第十一条、出勤管理。

销售人员应按照公司《员工出勤管理办法》，办理各种出勤手续。

1.人员外出要向部门主管请假。

除非特殊原因，任何人不得代他人请假。

2.准时上下班，并按照规定自行打卡。

3.上班时间不得使用办公或私人电脑或其他电器上网聊天、玩游戏。

4.值班人员不得擅离职守。

第十二条、主管工作职责

1、按照公司工作目标，进行市场分析、制订销售计划，运用各种营销手段，落实订单保证生产所需。

2、围绕生产、品质、销售协调部门之间关系，解决销售过程遇到的各种问题。

3、建立健全管理制度，使各项工作有章可循。

4、督促所属人员积极努力，优质高效完成各项工作任务。

5、随时检查各小组、人员的报表、单证、制度落实情况。

6、完成公司交给的其他工作。

第十三条、跟单员工作职责

1、负责订单跟踪，处理订单涉及的生产安排、交货等问题。

2、熟知客户、产品、价格，了解生产工艺流程、品质，成为一个合格的跟单员。

3、进行客户管理，分析了解市场，促进销售的进行。

4、一丝不苟、勤恳努力，按时按质按量完成工作任务。

5、提高服务意识，与客户保持良好关系。

第十四条、单证员工作职责

1、认真执行单证管理制度，完成销售单据的编制，保存包括发票、装箱单、关单、提单、订单或合同、函电在内的销售单据。

2、协助跟单员做好销售数据的核对、统计工作。

3、编制各种报表，做到报表规范、整洁，数据清楚、准确。

4、完成公司交给的其他工作任务。

第四章、业务管理制度

第十五条、展览会管理

1、根据公司的营销策略，制订参加展览会、交易会的计划。

2、制订展览财务计划交公司审批。

3、安排人员落实参展样品制作准备、运输方式、展台布置、展品资料、赴展人员签证等工作。

4、展览结束写出总结报告，汇报交易金额、成交量、市场动态等情况。

5、跟单员按照与客户达成的协议，落实样品、订单等事宜。

第十六条、接待与贸易洽谈

1、按照客户接待制度，安排接待的规格和人员。

做到有礼有节，为洽谈业务创造良好的氛围。

2、认真准备资料，确定访谈内容。

重要客户来访时，访谈内容事前必须征得公司的同意。

3、洽谈结束，及时向公司汇报并与相关部门沟通，认真落实谈判的各项内容。

4、跟单员如陪同公司领导接待客户，要负责现场翻译和记录，并在会后将洽谈记录整理交领导审阅。

5、所有洽谈记录留档备存。

第十七条、样品跟踪

1、样品制作不管件数多少，一律实行作业单制度。

2、样品作业单由跟单员填写、主管审批，除样品的规格、型号、客户名称外，还要明确规定完成的时间。

3、样品完成交寄客户前，登记样品的详细数据资料。

同时，跟踪客户对样品的反映，及时反馈给有关部门，以指导下一步的工作。

4、客户确认的样品，跟单员必须至少留存一件摆放在样品间，以做生产参照之用。

任何人未经部门同意，不得外借。

第十八条、订单确认

1、跟单员接到客户订单，必须与客户进行确认，明确价格、付款条件、交货日期，计算订单数量是否符合公司要求，并交公司审批。

2、订单内容必须符合公司与客户之间的协议或约定，任何的修改或要约的变动，必须经过双方认可。

3、按照公司规定，货款支付只采用T/T或信用证方式。

4、对于不熟悉、第一次交易的客户，确认订单后，双方还要签订合同。

5、原则上，凡与公司开展业务的客户，必须接受公司《产品贸易标准》、《国际贸易合同》的相关规定，否则其订单不接。

同时，资信记录不良的客户订单不接。

第十九条、下单

1、各贸易小组在下单前，要先下发生产预测单，确认生产日期、材料到位日期，再正式下达生产指令单。

2、订单下发部门：

生产部、采购部、物资供应部、成批货运部。

3、一张指令单，只安排一个客户的1-3个型号产品。

4、原则上，生产指令单一经下达不再改变。

如遇到生产、质量、材料等因素需要修改生产指令单时，生产部门必须说明情况。

5、修改后的新的生产指令单，由跟单员与主管联合签署才有效。

第二十条、订单的跟踪

1、了解订单生产的部门，经常深入车间了解生产情况。

2、掌握客户的品质要求，经常与品管部门沟通。

3、无论订单大小，与客户保持联系。

4、适时安排验货，并及时通知生产品管部门。

第二十一条、装运

1、了解成品货运部的产品装运日期、船期，安排好验货。

2、了解装运中的数量、产品包装完好情况。

3、及时将改变的交货期告知成品货运部，以便安排船期。

4、货物装运后及时通知客户。

5、凭货运通知单制作发票等单据，寄客户收款。

第五章、货款回笼管理办法

第二十二条、跟单员必须遵守下列几点：

1、在订单受理前，明确付款条件。

2、交货后在规定的时间内向客户提出申请，寄出发票单据。

3、经常与客户保持联系，催收货款。

第二十三条、防止呆帐

1、了解客户资信和支付情况。

2、发现异常情况，采取必要的措施。

3、对客户资信进行评估，防止欠款发生。

第二十四条、欠款追收

1、根据客户欠款时间长短，列出欠款数额制订催款计划。

2、通知成品货运部停止发货。

第六章、客户管理制度

第二十五条、建立客户档案对客户进行分类管理。

第二十六条、采取电话、电子邮件或客户来访时进行客户调查的方式，收集了解客户对贸易部服务、产品、质量等的意见。

第二十七条、对客户进行跟踪，凡是与客户发生的质量纠纷、重要文件等全部归档保存，以为备查。

记录客户在订单下达、验货、付款等方面的情况，每年对客户进行评价，并将评价情况报告公司。

第二十八条、在重要节日用邮寄贺卡、发送电子信息等形式，与客户沟通，增进互信，培养感情。

第二十九条、不良客户的管理

1、不良客户的种类：

一年以上没有与公司交易者、拖欠货款无意归还者、严重违反公司的相关合同规定者、严重损坏公司形象者、其他；

2、不良客户的处理：

停止业务往来、追讨所欠货款、停止发送产品、从客户档案中清除、其他必要措施。

3、处理程序：

准备资料-报告审批-归档备存。

第三十条、建立严格的客户资料使用制度，任何人不得将客户资料带出办公室，检索查询客户资料，必须经过部门主管同意。

其他部门调阅客户资料，必须经过贸易部门主管批准。

第七章、部门之间的沟通

第三十一条、贸易与生产

贸易部除协调生产与客户之间的关系外，还要了解生产、交货情况，及时反馈生产中的问题，保证生产、交货顺利进行。

1.贸易部在涉及生产方面的问题时，原则上只将问题反映给厂部，由厂部协调解决。

2.当贸易部发现生产的产品与客户要求不符，问题严重时，可要求生产部门停止生产，以保证订单与产品的一致性。

3.生产部门不能按时交货时，应及时向贸易部反映，以便跟单员与客户协商更改交货日期。

4.建立贸易与生产的联系会议制度，每周召开一次会议，协商需要解决的生产、品质、交货等方面的问题。

第三十二条、贸易与采购

1.指令单项下的材料采购，由采购部按照核算办的配料单负责准备，但对电线、招纸、麦头、布套花色图案等，由贸易部根据客户要求确定最后的样板或图案，交采购部安排打板、采购。

2.建立与物资采购的联席会议制度，不定期开协调会，相互通报工作中的问题。

特别当生产原辅材料出现波动的时候，采购部要及时通知，以便贸易部在对外洽谈中调整策略。

3.贸易部在通知采购部试样打板时，必须明确打板费用的处理办法。

4.当物料出现问题时，由贸易部与客户协商处理的办法，采购部只负责物料的采购。

第八章、应急处理制度

第三十三条、应急事件处理程序：

事件-调查-处理-对策-检讨-实施-报告。

第三十四条、设计客户应急处理卡，按程序内容，事件处理完毕后，逐栏填写归档备案。

第三十五条、贸易部在遇到或预见到客户交易方式或市场有重大异常或客户提出产品质量、材料质量投诉时，要将客户的传真、电子邮件复印件等及时报告公司，并依据信息的轻重缓急，通报品管、采购、生产、财务等相关部门。

第三十六条、当出现特别严重的事故时，要立即报告公司，在公司的领导下集中各方面的力量统一协调事件的处理。

第三十七条、贸易部要随时了解事件的动态，保持与客户的联系，以便问题的解决。

第三十八条、事件处理完毕，要将情况及时通报人事、财务部门，为责任追究提供相应的背景资料，并在事后写出事件处理报告。

第九章、外汇风险防范

第三十九条、掌握美元、欧元等主要货币的市场汇率变动情况，适时调整产品价格，防止汇率风险。

第四十条、建立货款回笼检查制度，保证货款及时收回。

第四十一条、了解客户资信状况，及时发现不良征兆，防止发生逃汇现象。

第四十二条、经常与财务部门交流外汇结算方面的资料，跟踪货款结算状况，共同把好外汇结算关。

第十章、市场分析

第四十三条、依据客户资料，对订单数量、资信状况、市场分布、销售名次等进行排队分析，反映客户销售动态，为销售业务服务。

第四十四条、通过与客户的沟通、产品销售情况，掌握市场动态，并进行分析。

贸易小组每两个月写一份销售分析报告，在二、四、六、八、十、十二月份的27日前交部门主管；部门每季度写一份业务分析报告，在三、六、九、十二月份的28日前交公司。

第四十五条、贸易部在撰写分析报告前，要组织部门人员汇总情况，进行综合分析研究，报告力求客观、简练。

第四十六条、在分析中如发现市场、产品价格、客户付款异常情况时，可通报公司立即转入应急处理机制，以防止事态进一步扩大。

第十一章、积压库存产品的处理

第四十七条、凡生产部门不能按时完成的订单、成品货运部不能按时出运的库存产品、客户退货或取消订单的产品，贸易部必须及时处理，减少积压，尽量把产品销售出去。

为此：

1、严格执行公司相关规定，通过销售减少成品库存量和库存时间。

2、生产部门不能按时完成的订单，贸易部要及时与客户说明情况，安排新的出货日期，保证订单产品生产完成之后可以出运。

3、不能按时出运的产品，贸易部要主动查明原因，积极与成品货运部协调，组织再次装运。

4、对客户退货或取消订单的产品，只要没有大的质量问题，要在贸易洽谈中积极消化，力争在短时间内把产品销售出去。

5、每周定期与成品货运部召开碰头会，根据生产库存情况，调整交货期与装运期之间的矛盾，保证产品产得出、运得走、销得掉。

6、随时掌握公司库存产品状况，主动与客户进行推销，在不违背公司财务指标的前提下灵活处理。

第十二章、贸易部费用控制制度

第四十八条、增强核算意识，贸易部的产品成本因包括成本价格、销售费用和运输保险费用三部分组成，贸易部每一年确定一次产品销售价格，并报财务核算部审核，核算贸易部销售成本和销售利润。

第四十九条、贸易部所有办公用品、办公费用列入销售成本范畴，建立个人或小组办公用品档案，记录个人一年的办公费用。

因工作需要采购办公用品，必须办理审批手续。

特别对电脑、打印机等由部门报经公司同意后才能采购。

第五十条、贸易部的销售资料，要按时输入电脑以便财务部和反倾销组据此编制相关的报表。

第五十一条、各跟单员在出货后，应及时追缴货款，保证货款回笼的安全准确。

客户的付款情况，列入跟单员工作绩效考核范畴。

第五十二条、贸易部的销售单证，如发票、提单、装箱单、报关单、订单等要交一份给财务入帐。

第五十三条、在贸易部单证组现有制作各种销售单证的基础上，增加为财务核算服务的相关数字统计、报表编制等内容，使其具备简单的财务统计功能，为财务核算做准备。

第五十四条、因开发新产品而发生的模具费用、样品费用等，各贸易小组要进行跟踪，并与相关部门进行核对，避免费用失控的情况。

第十三章、审批程序

第五十五条、价格审批程序：

销售人员的订单报价、新产品价格等必须先经主管签名，后交公司领导审批。

第五十六条、费用审批程序：

在客户接待过程中，每次费用开支在300元以下的，由部门主管审批；300元-500元的，主管签名后交财务主管审批；500元以上的，交公司领导审批。

第五十七条、办公用品购买审批程序：

首先由本部门提出采购申请，然后交上级主管部门批准后，交由采购部门统一采购。

第十四章、附则

第五十八条、本制度由贸易部及办公室负责解释、补充。

第五十九条、本制度从2007年1月1日起执行，原相应制度自行废止。