行政部开店手册730.docx
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行政部开店手册730
上海剪刀石头布
家居实业有限公司
文档编号：
（）
版本：
V/2
行政部
行政部开店手册流程
编写：
刘飞燕
日期：
2012年7月30日
审核：
日期：
年月日
批准：
日期：
年月日
目录
一、前期勘察6
1、工程基本情况表6
2、消防报审流程7
二、施工前9
1、前期图纸交底9
2、常规材料报价表10
3、外包报价汇总11
4、工程交底会12
5、工程成本报价表13
6、施工进度表14
三、施工中15
1、装修工程案管理办法15
2、分项验收表格18
2-1放线确认单18
2-2隐蔽工程验收单19
2-3防水工程验收表20
2-4安全检查表21
2-5定加工验收单22
2-6竣工验收表23
3、采购配合24
3-1行政类采购管理办法24
3-2低值易耗品采购流程26
3-3装修材料采购流程27
3-4采购订单签核流程28
3-5外包采购流程29
3-6付款申请流程30
3-7材料询价单31
3-8采购到货计划进度表32
3-9采购订单33
3-10物品比价单34
3-11采购申请需求单35
3-12定加工验收单36
3-13退货通知单37
3-14付款申请单38
3-15备用金报销单39
3-16采购申请单40
3-17采购比价单41
3-18采购订单42
4仓库配合44
4-1请购出入库操作流程44
4-2仓库请购作业流程45
4-3仓库收货作业流程46
4-4仓库退货作业流程47
4-5流程单据说48
4-6材料请购单49
4-7工具借用表50
4-8外借工具损坏赔偿单51
4-9验收报告52
四、竣工后53
1工程变更汇总表53
2分包处罚单54
3工程结案报告55
一、前期勘察
1、工程基本情况表
备注：
由开店部提供、根据总办、财务部意见配合开店部完成（物业合同分项水电费过户）
2、消防报审流程
壹、设计备案
1.建设单位营业执照、施工方单位营业执照、设计方单位营业执照
2.原大楼消防审核意见书
3.建设工程消防设计审核申报表（建设单位加盖公章）
4.施工蓝图光盘
贰、竣工备案
300平方以上到消防窗口送审需要以下资料：
1.建设工程竣工验收消防备案表（建设单位加盖公章）
2.改建建设工程消防备案确认单（加盖原建筑建设单位和工程建设单位公章）
3.有防火性能要求的建筑构件、建筑材料、室内装修装饰材料符合国家标准或者行业标准的证明文件、出厂合格证
4.施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件
5.所在建筑单位的建设工程消防验收意见书或验收备案受理凭证，房产证及租赁合同复印近
6.属于文化娱乐场所的项目，提供上海市设立文化娱乐场所预先通知书7.竣工蓝图光盘
叁、安全检查
1.消防安全检查申报表加盖申报单位公章
2.建设工程消防验收合格或者工商行政管理机关出具的企业名称预先核准通知书
3.消防安全管理制度文件（加盖单位公章并经单位主要负责人签名）
4.灭火和应急疏散预案文件（加盖单位公章并经单位主要负责人签名）5.员工消防安全教育培训记录（加盖单位公章并经单位主要负责人签名）
6.自动消防系统操作人员的消防行业特有工种职业资格证书复印件7.装修设计施工图、消防产品质量合格文件、以及装修装饰材料防火性能符合消防技术标准的证明文件、出厂合格证
二、施工前
1、前期图纸交底
2、常规材料报价表
3、外包报价汇总
4、工程交底会
5、工程成本报价表
6、施工进度表
三、施工中
1、装修工程案管理办法
第一条目的
为有效管理公司各类装修工程案的申请、实施及完工结案等环节，特制定本管理办法。
第二条适用范围
本办法适用于上海剪刀石头布家居实业有限公司、上海利欧家俱有限公司及其他相关连锁企业。
第三条本办法中的装修工程案是指：
各种新建、改造、补建的硬装/软装布置等装修工程、维修工程及道具制作等。
第四条职责划分
需求部门：
提出装修案申请的部门可以为有装修需求的任何部门，称为需求部门。
承作部门：
设计部和行政部工程养护课分别为设计部门和施工部门，统称为承作部门。
如果工程案不需要由设计部提供设计方案/图纸，或设计部为需求部门时，设计部不需以承作部门参与。
第五条装修工程案的申请、实施及结案流程
一、工程案分类：
1、重大工程案：
费用≥3万元的装修工程案
2、一般工程案：
1000元≤费用<3万元的装修工程案
3、小型零星工程：
费用<1000元的装修工程案
二、申请、实施、结案流程：
（一）重大工程案/一般工程案：
1、有装修需求时，需求部门填写《装修工程申请单》（附件一），在《装修工程申请单》的“需求部门填写”栏内，注明项目名称（装修位置）、装修需求内容（包括装修原因、目的、效果、希望工期、粗估预算等）及装修方式（软装/硬装）。
其中，粗估预算可咨询行政部工程养护课（重大工程案行政部工程养护课在72小时内提供，一般工程案在12小时内提供），粗估预算可与实际支出费用误差±30%。
如果工程需要，可请设计部提供设计平面图和效果图（3D-MAX），或如需要时提供（初步）施工图。
相关项目填写完整之后，需求部门送交相关部门会签，经需求部门权限主管核准，即确立装修需求。
2、需求部门将经过签核的《装修工程申请单》交设计部，设计部在《装修工程申请单》“设计部填写”栏内填写设计方向说明，并根据申请内容，出具详细施工图纸，经部门经办人及主管签核，交还需求部门签核后，由需求部门交行政部工程养护课。
3、
（1）重大工程案：
行政部工程养护课根据《装修工程申请单》及设计部提供的详细图纸填写《专
案提案书》（附件二）由行政部完成，专案提案内容包括：
专案项目编号、详细施工方案、工期进度表、精预算表（精估预算与实际支出费用误差±5%）等，并送相关部门会签，经总经理核准，专案确立。
（2）一般工程案：
行政部工程养护课收到《装修工程申请单》及设计部详细图纸后，根据实际情况，填写《装修工程申请单》中“行政部工程养护填写”栏内容，包括：
工期、预算、项目编号、施工单位、项目负责人，施工方案等，其中，预算为精估预算（与实际支出费用误差±5%），预算表及工期进度表作为该《装修工程申请单》的附件，经部门经办人、工程养护课、行政部经理及管理本部副总签核，需求部门会签（确认设计部填写内容及行政部工程养护课填写内容），经权限核准人核准，工程案确立。
4、行政部工程养护课根据签核过的《装修工程申请单》，提出材料请购单，经相关部门会签，确认材料的规格/型号/材质/品牌/小样/色卡等之后，开始采买材料，实施工程。
主要或关键材料到货时，必须经相关部门验收，方可入库或使用。
5、
（1）重大工程案：
完工结案时，由行政部汇总出具结案报告书，经需求部门对最终工程品质、
实际支出费用等会签意见，再呈送权限核决人签署结案。
（2）一般工程案：
工程完工后，由承作部门出具付款申请单，后附完工照片或主要文件，会签需求部门，呈权限核决人签署结案。
（二）小型零星工程：
1、需求部门填写《维修（小型零星工程）申请单》（附件三），交行政部工程养护课安排施工，如涉及到需确认视觉效果时，须会签设计部。
第六条其他说明
1、费用≥1000元的装修工程案，由行政部工程养护课统一编号，在用友系统中依项目管理方式操作，费用<1000元的小型零星工程涉及材料采购时，相关费用在用友系统中依正常采购程序操作。
2、工程案实际的工期安排，由行政部工程养护课根据需求部门的需求紧急性，在不影响卖场营业前提下（如需避开双休日施工或需安排夜间施工等），与需求部门沟通后确定。
3、需求单位提出装修申请时，应尽量考虑整个装修案的完整性，避免整个装修案分段立案，以便合理控管工程案费用。
4、本管理办法包含附件为：
附件一《装修工程申请单》
附件二《专案提案书》
附件三《维修（小型零星工程）申请单》
第七条若有未列事宜，依实际需要补充规定之。
第八条本制度经呈报执行长核准后公告施行，修正时亦同。
2、分项验收表格
2-1放线确认单
2-2隐蔽工程验收单
2-3防水工程验收表
2-4安全检查表
2-5定加工验收单
2-6竣工验收表
3、采购配合
3-1行政类采购管理办法
第一条：
目的与精神
为了加强公司行政类事务的采购管理，保护公司资产的安全与完整，结合公司行政类采购的特点，订定本办法。
第二条：
适用范围
行政性采购主要适用于“非商品类”的采购，具体包括以下几类:
1、固定资产、成批采购的办公用品、工程物资、印刷品等非商品类别的物品采购
2、广告制作、商品宣传、软件开发、系统维护等费用支出
3、不能用备用金支付的其他采购（备用金使用详见《备用金管理办法》）
第三条：
需求的提出
1、常规类物品，行政部应备有正常的库存量，需求部门可直接填制《申领单》向行政部门请领，当库存不足时，由行政部门统一办理请购手续进行采购；
2、非常规物品及本办法第二条第3项所列支出，需由申请部门填制《请购单》，
第四条：
采购
1、《请购单》经有权限的主管核准后，采购部门方可进行采购；
2、采购工作原则上应由行政部门负责，对技术特别专业的采购，行政部门可以填制《行政采购委托书》委托其他部门代理进行，但行政部必要时须协同参与采购，并负有监督之职责；
3、采购人员进行采购时，需按要求填制《采购订单》，并以此单向供应商订货，如情况需要，须签订相关采购合同。
第五条：
验收
1、验收工作由行政部门负责进行，相关部门应予以配合，验收合格后应出具《验收报告》；
2、对于有形物品，行政部门需清点物品数量，需要检验物品质量的由行政部门及相关部门进行检验；
3、对于广告制作、商品宣传等非有形物品的采购，验收部门需取得已经结案的证明（如报纸广告的样张、电视广告的监播证明等）后方可出具《验收报告单》。
4、没有《验收报告单》，一律不予付款。
第六条：
保管
1.对于验收合格的物品应由行政部统一入库管理，特殊物品或行政部门认为其他部门保管更为合理的物品，行政部门可以填制《行政采购委托书》委托相关部门进行管理
2.物品领用时，应填制《申领单》向行政部办理领用。
第七条：
付款
2、请款工作由行政部负责办理，行政部委托其他部门进行采购的，由受委托部门负责办理。
3、采购需经验收合格后方可向财务办理付款手续；
4、财务付款时需严格审核购货发票、采购订单、验收报告及相关合同，不符合规定的财务有权不予付款。
第八条：
实施与修订
本管理办法经呈报总经理核准后实施，修订时
3-2低值易耗品采购流程
3-3装修材料采购流程
3-4采购订单签核流程
3-5外包采购流程
3-6付款申请流程
3-7材料询价单
3-8采购到货计划进度表
3-9采购订单
3-10物品比价单
3-11采购申请需求单
3-12定加工验收单
3-13退货通知单
3-14付款申请单
3-15备用金报销单
3-16采购申请单
3-17采购比价单
3-18采购订单
4仓库配合
4-1请购出入库操作流程
4-2仓库请购作业流程
4-3仓库收货作业流程
4-4仓库退货作业流程
4-5流程单据说
4-6材料请购单
4-7工具借用表
4-8外借工具损坏赔偿单
4-9验收报告
四、竣工后
1工程变更汇总表
2分包处罚单
3工程结案报告
（EG）工程结案报告
┈┈行政部工程处
一、概述
（总述项目内容）
二、工程总预算：
（硬装类）（预算金额）
工程总决算：
（硬装类）（决算金额）
三、工程案号（硬装类）（项目子项编号、内容（根据入系统的编号及名称））
EG-00
EG-01
EG-02
EG-03
EG-04
EG-05
EG-06
EG-07
EG-08
EG-09
四、团队组成
硬装类施工部门
（施工部门）
工程材料采购部门
（采购部门）
图纸设计部门
（设计部门）
配合部门
施工中需配合的部门（例财会部、行销部等）
五、施工面积：
㎡
硬装类装修成本：
元/M2（决算费用÷施工面积）
六、施工工期：
年月日至年月日
七、施工概况
（阐述施工中的情况：
设计部门、施工部门、采购部门、配合部门）
1、施工形式（阐述施工施工形式、各分类项、外包商名称、金额等）
编号
工程分类
施工方式（自作/外包）
外包厂商名称
外包签约金额
外包金额追加一
外包金额追加二
1
硬装工程（木工、油漆类）
2
消防工程
3
机电设计
4
空调工程
5
墙地砖铺设工程
6
拆除工程
7
强弱电安装工程
8
弱电工程（监控系统）
9
弱电工程（音响系统）
四、预决算比较表（硬装类）
项目
预算金额（元）（数据来自开工前的预算表）
决算金额（元）（数据来自用友系统决算费用）
差额（元）
差异原因分析
预算-决算（元）
（预算-决算）%
硬装工程EG-
木工材料
油漆材料
水电材料
杂费（垃圾清运费、保洁费、材料加工费案卷、安装费等）
EG-
拆除工程
EG-
机电设计
EG-
消防工程
EG-
广告牌工程（含店招）
EG-
空调工程（含新风、排风工程）
EG-
强弱电安装工程
EG-
开办费
EG-
杂费
硬装费用总计
注1、此案剩余材料金额为元（此费用不列入此案，入工程处仓库做备库材料）。
附剩余材料清单
五、其他费用（软装、道具等）
项目
预算金额（元）
决算金额（元）
差额（元）
差异原因分析
预算-决算（元）
（预算-决算）%
EG-
软装项目、道具
数据来自开工前的预算表
数据来自决算费用（用友系统）
其他类费用总计
注：
六、硬装类预决算费用差异分析表（结合方案变更单、施工情况、工作量变更情况、材料价格情况做预决算差异分析）
项目名称
差异原因
付款情况
备注
木工、泥工材料（公司自购）
油漆材料（公司自购）
强电类（材料公司自购）
拆除工程（外包）
空调工程（外包）
墙地砖铺设工程
强弱电安装工程（外包）
消防工程（外包）
广场装修工程
外墙店招工程
幕墙工程（外包）
钢结构工程（外包）
弱电项目（外包）
防水工程（外包）
临时工人工费（行政部工程处临时工）
杂费
七、施工问题总结（阐述施工中的问题）
序号
分类
事项
改进意见
责任部门
硬装施工方面
1
施工图方面：
1
材料采购
1
外包项目方面
1
八、项目变更申请单统计表（阐述变更单情况及对施工的影响）
方案变更单号
变更事项
变更原因
提报部门
产生费用
增加工期（天）
变更1
变更2
变更3
变更4
变更5
合计
关于《项目变更申请单》：
八、总结（行政部）
（对该案的总结叙述、质量问题、验收情况及对今后工程案的影响等）
九、附件
1、原案签呈
2、剩余材料清单
3、决算费用清单
4、图纸
5、完工照片
部门
签字
意见
工程处
行政部
（需求部门）
稽核部门
总办
报告制作：
工程处
日期：
升级会员 