石方机械物资管理办法.docx
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石方机械物资管理办法
石方机械物资管理制度
1.目的：
为加强石方机械实物资产的管理，明确实物资产管理职责、完善管理体制、界定实物资产申请、购置、领用、处置权限和程序，保证实物资产安全、完整、完好，合理配置实物资产，特制定本办法。
2．适用范围：
2.1本制度适用于石方机械总部、各公司，不包括用于销售的存货类的实物资产管理。
3．实物资产的标准和范围
3.1本制度所指的实物资产是指在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋、建筑物、用于营销、服务经营的机器设备、运输设备、工具器具以及其他经营有关的设备、器具、工具、办公用品和办公耗材等。
3.2财务根据实物资产的价值、使用年限和用途等分别按固定资产、低值易耗品进行核算管理。
4．实物资产的分类
为加强管理，便于组织会计核算，石方机械实物资产按照经济用途和使用情况综合分为六大类：
经营类实物资产、管理类实物资产、租出类实物资产、未使用类实物资产、不需用实物资产、其他实物资产。
5．实物资产编码
5.1归为固定资产管理的实物资产，要对其进行编码，低值易耗品、办公耗材不用编码。
固定资产资产按八位分类编码——SAA.B.C.DD.EEE，实物资产数字编码前三位代表石方**公司，第四位代表实物资产大类别数字编号，第五位代表二级类别数字编号，第六七位部门编码，八、九、十位为具体数字编号。
（详见附表）
5.2实物资产的编号由综合管理部统一制定。
6．实物资产管理原则
石方机械实物资产实行“统一领导、归口管理、层层负责、合理调配，谁使用、谁负责，谁损坏、谁赔偿”的原则，做到人各有责、物各有账、账账相符、账实相符。
7．实物资产的管理部门
7.1石方机械综合部为石方机械所有实物资产的调配、购置、处置的审核（批）管理部门。
各公司专职副总为本公司内调配、购置、处置实物资产的审核（批）人。
7.2石方机械总部、各公司的办公室作为实物资产的实物归口管理部门。
7.3财务部门负责所在公司实物资产的会计核算和监督管理。
7.4各使用部门为实物资产实物的直接管理责任单位。
8．实物资产管理部门职责
8.1石方机械综合部的职责
8.1.1审核集团各公司各项实物资产（除经营性库存商品采购外）的购置申请。
8.1.2经办实物资产采购、办理采购物资的入库、领用手续，建立物资采购、领用、库存台账。
8.1.3建立固定资产实物台账，全面掌握固定资产的分布状况和增减变动等情况
8.1.4定期组织财务部门、实物管理部门及使用部门对实物资产的清查和年末的全面清查盘点工作
8.1.5监督、检查实物资产管理、维护和使用情况
8.1.6审核公司间实物资产的调配转移申请，办理转移调配手续
8.1.7审核实物资产处置申请，经办实物资产处置
8.1.8评估实物资产使用效率和效益，并提出相关调配、处置建议
8.1.9对有关单位和个人提出就实物资产管理制度遵循情况提出奖惩建议
8.2财务部门的职责
8.2.1负责对所在公司实物资产的核算管理。
8.2.2每月与使用部门核对实物资产账目，保证账账相符。
8.2.3参与实物资产的清查、盘点，保证账实相符。
8.2.4指导建立实物资产实物管理台账。
8.2.5参与实物资产处置、租赁的审批。
8.3实物管理部门职责
8.3.1建立实物资产实物台账
8.3.2办理实物资产出、入库和调配手续
8.3.3监督检查实物资产使用部门建立实物资产维修保养记录。
8.3.4参与实物资产的清查、盘点，保证账、物相符。
8.3.5定期向石方机械综合部和同级财务部门报送实物资产管理汇总表。
8.4.使用部门的职责
8.4.1各公司专职副总作为实物资产管理第一负责人必须对本单位实物资产管理负责。
各级实物资产使用部门要设立专职或兼职的实物资产管理员。
8.4.2负责拟订实物资产申购申请，填制实物资产领用单。
8.4.3负责实物资产日常的使用、管理和维修。
8.4.4提出实物资产处理、报废申请，根据相关职能部门的批准，办理实物资产处理、报废手续。
8.5仓库职责：
相关仓库部门负责实物资产出、入库和在库实物资产的管理。
主要职责：
8.5.1负责根据各使用部门的申领申请编制低值易耗品的采购申请和请购单。
8.5.2负责审验采购部门移送的低值易耗品数量、型号、规格是否与请购单相符和采购业务员、采购负责人、质检人员的签字手续是否齐全。
8.5.3负责审验各使用部门的申领手续是否齐全，并在核实无误后，办理出库。
8.5.4保证在库低值易耗品的安全完整。
8.5.6提出处理废旧、积压闲置实物资产的处理建议
9.实物资产的取得
9.1申请与审批
9.1.1石方机械综合部负责对石方机械所有的实物资产进行统筹安排，合理调度。
对需要增加的实物资产，由使用部门提报申请，填写《实物资产申购单》，相关实物资产归口管理部门根据轻重缓急，统筹安排增置，下达采购指令。
9.1.2石方机械总部2000元以下的实物资产采购申请，报石方机械综合部审批备案。
2000元以上的采购申请，送综合部审核，报石方机械总经理审批，送综合部备案。
9.1.3各公司2000元以下（含）的实物资产采购申请，报专职副总审批；价值在2000元以上的实物资产送综合部审核，报总经理审批，其中300元以下的，由各公司办公室自行安排采购，300元以上的，须经综合部审核比较后确定由各公司自行采购还是由综合部统一采购。
实物资产购置申请审批级次程序表：
价值
区间
审批级次
3百元以下
3百元-2千元以下（含）
2千元以上
各公司专职副总
直接批准
直接批准
审核
石方机械综合部
----------------
审核批准
审核
总经理
-----------------------
-----------------------
审批
9.2采购与入库、出库
9.2采购与入库、出库
9.2.1采购授权：
单件或单批价值300元以下的物资，在履行完申请手续后，由各办事处或各公司办公室自行采购（公司统一采购的物资除外），单件或单批价值超过300元的，统一由综合部门采购人员实施比价、招标等采购工作，区域等距离总部比较远的部门可以由综合部经理进行审批后，由使用部门按审批的内容在当地自行购买。
9.2.1.1通用类经常性采购，如办公用品采购，实行比货比价，确定长期供应单位，定点采购，半年调整一次。
比货比价及定点，由综合部、财务、办公室及相关代表评审确定。
9.2.1.2偶发性采购，单位价值在10万元以上的，综合部组织招标采购，10万元以下的，综合部至少提供3家供应单位的比价报告，报总经理审批备案后方可执行。
9.2.2验收：
所有购置的实物资产都要经相关专业技术人员负责验收。
9.2.3入库：
所有购置的实物资产，都要填写《实物资产入库单》，由采购人员、专业技术验收人员、相关仓储保管人员签字后，办理入库手续。
9.2.4出库：
实物资产使用人（或管理人）应向实物管理部门（单位）领取并填写《实物资产领用单》，经审批人审批、使用部门负责人签字后，办理领用手续，仓储保管人员根据规范的《实物资产领用单》登记相关实物资产库存账簿，办理实物资产出库手续。
实物管理部门据此调增领用部门的台账。
9.3通过租赁、债务重组、非货币性资产交易取得实物资产，按实物资产价值按照上述程序办理。
10．实物资产的日常管理
10.1各相关归口实物管理部门根据自己的职责，建立管理职责范围内所有实物资产的管理台账和卡片。
10.2各使用部门应设置相应的实物资产管理岗位，制订明确的岗位职责，作到责权分明、层层负责。
10.3单位内各部门之间转移实物资产，由审批人统一调度，转移时自实物管理部门领取并填写《实物资产转移单》，由经办人、转出部门负责人、转入部门负责人、审批人签字后，交由各相关部门实物资产管理人员调整、登记账目。
10.4各独立核算单位间如需调剂使用实物资产，参照同类市场交易价值或价格，考虑交易成本，按照平等自愿原则，在签定交易（买卖、租赁等）协议逐级报综合部批准后，办理交接手续。
10.5独立核算单位间的经营租赁交易，调出单位按租出实物资产管理，并记提折旧，调入单位按租入实物资产管理并建立台账。
10.6各使用部门要设立专职或兼职实物资产管理维护人员，对本部门管理使用的实物资产制定切实可行的日常维护保养制度并认真执行，如实填写《实物资产维修保养记录单》（如实物资产本身有专门的《实物资产维修保养记录单》，按要求填具，如没有，则按附表要求填写），建立实物资产维护保养台账。
10.7专业部门要根据专门实物资产的性质、特点，建立专门实物资产的维护保养制度并监督执行。
10.8各职能管理部门每季度要进行一次对账工作，每年至少进行一次全面清查，保证账、物的一致。
对盘盈盘亏的实物资产，使用部门应编制盘盈盘亏表，查明盈亏原因，由第一负责人签署处理意见，报石方机械综合部、财务部联合审核后经总经理审批。
10.9按照审批通过的处理意见执行后，各相关部门应及时进行账务处理，保证账、卡、物相符。
10.10实物资产管理人员、使用人员调动时，必须办理交接手续（特别是配置给个人使用的车、手提电脑的交接），人力资源部门见调出单位、部门审核签批意见后，方可办理调动手续。
11．实物资产的处置
11.1凡属正常报损、报废的实物资产，无论价值多少，由使用部门填写《实物资产报损、报废报告单》，由使用人（或管理人）、部门负责人、专业技术鉴定人员、单位财务负责人、单位第一负责人会签，报石方机械综合部、财务部联合审核经总经理批准后后，及时进行变价出售、转让或拆零维修，变价款项应及时、如数上缴财务部门。
11.2由于人为原因损坏或丢失等，相关责任部门应及时查明原因，分清责任，相关人员签字后，经石方机械综合部报总经理审批，综合部根据总经理的审批意见，监督办理赔偿事宜。
如果查不出直接责任人，由单位第一负责人承担赔偿损失。
11.3如有变卖、租赁、捐赠、债务重组、非货币性资产交易等处置实物资产意向，不论价值多少，必须填写《实物资产处理申请单》，逐级报石方机械综合部、财务联合审核，总经理审批。
办理相关业务时，必须与对方签订相关合同、协议。
13．罚责
13.1各公司没有明确实物资产实物管理部门或实物管理部门没有按照要求进行实物管理，对公司第一负责人罚款1000元，由此造成损失，有直接责任人的，直接责任人负责全额赔偿，不能界定直接责任人的，由公司第一负责人全额赔偿。
13.2各公司、职能部门不按照规定程序办理实物资产取得、处置业务，视情节轻重，对第一负责人罚款1000-5000元的罚款/次。
由此造成价值损失的，第一负责人负全额赔偿责任。
13.3对将每批实物资产购置计划拆分，人为降低审批级次实施购置的，对第一负责人处以5000元罚款/次。
14．本办法自颁布之日起执行，解释权归石方机械综合部。
15．与本制度有抵触和不相符的，以本制度为准。
附表：
实物资产申购单
申购单位：
年月日
实物资产名称
规格型号
申购数量
申请单价
申请金额
（元）
申购原因
合计
审核人：
审批人：
附表：
实物资产入库单
年月日
实物资产名称
规格型号
数量
单价
（元）
金额
（元）
供应单位
合计
采购员：
验收员：
保管员：
附表：
实物资产领用单
年月日
实物资产名称
规格型号
数量
金额
（元）
使用部门
合计
综合部：
领用部门负责人：
领用人：
保管员：
附表：
实物资产转移单
年月日单位：
元
实物资产名称
规格型号
购买日期
原值
净值
转出
部门
转入
部门
转出部门
经办人
审核人
审批人
转入部门
经办人
审核人
审批人
附表：
实物资产报损、报废报告单
公司：
年月日单位：
元
实物资产名称
规格
型号
购买
日期
原值
累计
折旧
净值
预计
残值
使用
部门
报损、报废原因：
使用人：
部门负责人：
鉴定人：
财务负责人：
审批人：
附表：
实物资产处理申请单
公司：
年月日单位：
元
实物资产名称
规格
型号
购买
日期
原值
净值
变价
收入
处理
方式
处理原因：
使用人：
部门负责人：
处理人：
财务负责人：
审批人：
附表：
实物资产日常维修保养记录单
实物资产名称：
购置时间：
保养时间
维修时间
维修情况
维修保养人
备注
制表人：
审核人：
附表：
实物资产管理汇总表
填报单位：
年月
类别
名称
型号
使用部门
使用人
上月数量
本月数量
使用状态
制表人：
审核人：
实物资产编码表一
单位简称
SAA
石方机械
S01
济南石方
S02
山东石方
S03
济南徐迪
S04
济南壹加壹
S05
实物资产编码表二
大类
B编码
二类
C编码
经营类实物资产
1
房屋建筑物
1
管理类实物资产
2
服务器具
2
租出类实物资产
3
办公设备
3
未使用实物资产
4
汽车
4
不需用实物资产
5
工具器具
5
其他类实物资产、
6
其他
6
实物资产编码编表三
部门
DD编码
部门
DD编码
综合部
01
--办事处
06
财务部
02
--办事处
07
信贷部
03
--办事处
08
销售部
04
--办事处
09
服务部
05
--办事处
10
升级会员 