行政事务管理制度1.docx
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行政事务管理制度1
行政事务管理制度
编制
詹芳
日期
2015.7.3
审核
陈忠安
日期
2015.7.3
批准
王耀楚
日期
2015.7.6
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
2015.7.6
已修订
增加4.2.6部门章的管理
詹芳
陈忠安
王耀楚
2016.3.18
已修订
修改4.2.3
（2）、4.2.4（7）、4.2.6（3）；增加4.2.5印章使用审批流程和注意事项
李飞
刘军
王耀楚
1.目的
为加强公司行政管理，规范行政事务操作规范，营造舒适、明亮的办公环境，塑造良好企业形象，特制定本制度。
2.范围
本制度适用范围为中欣国际办公的24F、25F、26F集团所有单位（含建筑、贸易、物业）,各项目公司参照执行。
3.权责
3.1集团行政人力中心负责本制度的制订、执行和监督；
3.2集团行政管理部和分子公司综合管理部负责所在公司行政管理及日常监督检查工作并对违反本制度的视情节进行处罚。
4.管理规定
4.1档案管理
4.1.1档案管理的权责
档案管理实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。
各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，行政管理部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。
（1）一级管理是指公司行政人力中心的统筹管理，由行政管理部指定专职人员负责；
（2）二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门的档案管理工作。
4.1.2档案的保管及保密规定
（1）归档范围及移交保管规定
凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
（详见《文件归档范围、移交时间及保管期限表》）
A与公司财务有关的资料由财务部保管。
经总裁许可，行政管理部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件（超过三年以上的财务资料保存原件）。
B有关人事方面的资料，由人力资源部人事专员保管。
C属工程项目方面的资料，由工程部保管。
D设计部负责工程图纸资料的保管。
E其它方面的重要资料由行政管理部档案室直接归档保管。
F各部门向行政管理部档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。
（2）档案密级规定
公司档案文书分绝密、机密（密）、普通三个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。
A.“绝密”文书含：
相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关
财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。
B.“机密”文书含：
公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要、公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
C.“普通”文书含：
部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
（3）保密措施
A.属于公司保密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、复制、摘抄、保存和销毁，由行政人力中心负责执行。
采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由行政人力中心专人负责保密。
B.对于机密（密）级以上（含机密）的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
a.未经总裁批准，不得复制和摘抄。
b.收发、传递和外出携带由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
c.在设备完善的装置中保存。
C.档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，将按《奖惩管理制度》对其进行处罚直至追究其法律责任。
4.1.3档案的借阅管理
（1）档案借阅审批
A.普通级档案，申请人填写《档案资料借阅登记表》，按权限经部门负责人或中心总经理审核批准，由行政人力中心总经理批准后，方可查阅；
B.机密级（密级）档案，申请人填写《档案资料借阅登记表》，按权限由部门负责人或中心总经理审批同意、行政人力中心审核、报公司总裁批准后，方可查阅；
C.绝密级档案，申请人填写《档案资料借阅登记表》，按权限经行政人力中心总经理审核、报公司董事长批准后，方可查阅；
（2）档案管理员依据《档案资料借阅登记表》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。
借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经行政管理部负责人批准。
归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。
如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
逾期不还者，档案管理员要及时催还。
（3）公司档案只供本公司员工在借阅当天即时查阅，并且必须在档案管理人员监督下查阅，一般不得借出档案室，如有特殊情况，在相关领导批准后可以短期外借。
普通级档案借阅期为七天；不得超过七天；机密级档案借阅期为三天，不得超过三天；绝密级档案的借阅为当天，并且必须在档案室内进行，不得带出、不得复印和拍照。
如特殊情形欲延长查阅或外借期限，应按借阅流程重新办理，并按期归还，不得以任何借口搪塞、拖延或者占为己有。
（4）外单位借阅档案，应持介绍信，注明借阅档案名称，经公司总裁批准后，只准在公司内查看，不得带出，不得私自拍照、复印，确属需要，可复印，但复印件上应加盖“再次复印无效”章。
（5）借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。
在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。
4.1.4档案的销毁
（1）行政管理部档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。
（2）对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经行政管理部负责人和档案形成部门经理共同鉴定，报分管领导审核，总裁批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。
（3）销毁时要有二人以上，审计监察中心监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。
销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
4.2印章管理
4.2.1印章管理的权责
（1）行政人力中心：
负责根据实际需求，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；审批一般公章（介绍、身份认证等日常事务性）的用印申请，定期对印章管理使用情况进行监督、检查；。
（2）财金管理中心负责财务专用章和法定代表人印章的使用及管理。
（3）各中心、办、项目部：
负责提出刻章申请；领用并管理部门业务印章；提出用印申请；提出部门印章停用申请。
（4）公司领导：
负责按权限审核/审批印章刻制及印章停用；审核/审批重要公章（对外函件、文件、报告等）及合同章的用印申请。
4.2.2印章分类
（1）公章：
适用于以集团公司（或项目公司）名义上报政府机关或相关机构的重要公函和文件，以集团公司（或项目公司）名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件等。
（2）法定代表人印章：
适用于由公司法定代表人签章的文件、法人代表证书、法人代表授权委托书等。
（3）财务印鉴专用章：
包括财务专用章、发票专用章、印鉴章，适用于集团公司（或项目公司）财务对外开具发票及其它财务凭证等。
（4）合同专用章：
适用于以集团公司（或项目公司）名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。
（5）各部门印章及业务用章：
适用于以部门名义出具的通知、报告、证明等，仅限公司内部联系工作及与外部联系业务工作使用（对任何涉及经济事项的承诺及合同、借贷等事项无效）。
4.2.3印章的刻制和启用
（1）所有印章的刻制由公司行政人力中心统一归口办理。
（2）因公司业务发展需要申请刻制印章时，由各需求中心或部门填写《印章刻制申请表》，交各中心总经理审核确认。
（3）经行政人力中心审核后报总裁审核，董事长审批后，由行政人力中心统一刻制，并办理印章登记手续和印鉴备案。
（4）行政人力中心刻制登记完毕后，发布启用印章的通知。
（5）印章保管人在《印章登记表》上签字，进行领用登记。
凡申领新印章的部门必须同时上交旧印章并办理相关移交手续。
各中心及项目公司领用部门用章，行政人力中心领用公章及合同章，财金管理中心领用法人代表章及财务用章。
4.2.4印章管理
（1）印章必须由行政管理部印章管理员专人保管。
（2）从各类印章启用之时起，各领用部门和印章专管人员将无条件承担该印章使用的一切责任，对因印章使用、保管不慎给公司权益造成损害的，应当追究相关责任人的责任。
（3）公司行政人力中心负责印章的刻制、修正、废止及检查等管理工作，所有印章应在《印章登记表》上作登记,并将登记表装订成册，以便管理。
（4）因工作需要经批准变动印章保管人时,印章保管人员应填写《印章保管移交表》,并办理相关交接手续。
（5）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章可暂交回公司行政人力中心保管，或交印章专管人的直接上级代管，并向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。
（6）印章专管人员离职或变动时，应及时将印章上缴公司行政人力中心并办理印章的移交手续后方可离职，不得将其所保管的印章私自转交他人。
（7）印章专管人员如将印章不慎遗失，应在24小时内向主管领导报告，并依法将遗失的印章公告作废。
若因此而给公司造成损失，印章保管人应对此承担相应赔偿责任。
若印章出现损坏，印章刻制应按印章管理相关流程更换。
（8）印章应及时清洗，确保清晰、端正。
印章专管人员下班时应将其保管的各类印章置于专用保险柜或保险箱内，专门加锁，号码应保密。
4.2.5印章使用
（1）所有用印文件均凭OA审批方可用印，根据用印文件类型，对应的审批流程和权限如下：
A.一般公章，含介绍信、身份认证、计生、企业登记、变更、资质、证照复印件用印申请，由行政人力中心总经理审核后直接用印；
B.重要公章，含对外函件、文件报告、集团公司年度目标、计划，文件需要经发起者部门分管领导，总裁办主任，总裁审批后方可用印；
C.集团公司一般工作请示、报告、汇报材料、公告等（不发公文，不带文号），文件需要经发起者部门分管领导，总裁审批后用印；
D.集团公司重要工作请示、报告、汇报材料、公告等（发公文、带文号），文件需要经发起者部门分管领导，总裁办主任，法律顾问，总裁审批后用印；
E.委托书与授权书，文件需要经发起者部门分管领导，法律顾问，总裁审批后用印；
F.集团公司通知、通报、奖罚,文件需要经发起者部门分管领导，行政人力中心总经理，总裁审批后用印；
G.各类采购合同及劳动合同,文件需要经发起者部门分管领导，法律顾问，总裁审批后用印；
（2）出现下列情况之一者，不予用印，违者必处。
A.用印文件未经OA流程审批；
B.用印签批流程不规范，分管领导未签署意见；
C.文件内容未落实分管领导及律师的修改意见；
D.空白的介绍信、证件、表格等；
E.用印内容不实或有待核实；
F.落款名称与印章名称不符；
G.材料出现涂改或字迹不清；
H.用圆珠笔或不同笔迹、不同颜色书写；
I.非公司职工或与本单位工作、业务无关的文件、材料；
（3）用印人分管领导：
负责审核文件主体内容，确保无空处、符合文件安全、规范属性，并安排部门专人负责建立内部用印台帐（《中欣集团用印登记表》），行政人力中心每月3号前进行台帐检查，如发现不登、漏登将扣减当月绩效5分。
（4）印章专管人员负责核对用印文件与OA报批文件是否一致，并对用印部门、类型、日期等进行登记，审计监察中心将不定期进行核查，如发现台帐不登、漏登或用印文件内容与登记不符，将直接予以除名。
（5）法务人员：
负责审核文件规范性，并对存在的法律风险出具修改意见，如因法律风险审核不严而给公司造成损失，将扣除当月服务费用，并根据服务协议追究赔偿责任。
（6）公司印章一般不得携带外出使用，凡涉及到外借用印的部门，均须要签订《印章外带责任书》且须两人同行。
（7）已盖章的文件若未使用，必须立即交回公司用印部门销毁。
4.2.6部门章的管理
（1）各部门章由部门分管领导保管或部门指定专人保管。
（2）部门章的使用范围：
以部门名义，向业务相关单位发放通知、联系函等业务活动文件，且不得使用于具有法律效力的文件。
（3）印章使用：
A.建立《中欣集团用印登记表》，凡用印必须进行登记，且对文件留存备查。
B．使用印章要严格执行审批手续，经部门负责人审核、部门分管领导审批后，方可用印，不符合审批手续者，不可用印。
否则，公司将按《奖惩管理制度》处理。
C.不得在空白便笺、信笺和空白介绍信上用印。
4.2.7用印方法
（1）公司印章应盖在文件正面或公司（子公司）全称上，有日期的要骑年盖月，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款一致（代用章除外）。
（2）介绍信、便函、授权委托书有存根的，要在落款和骑缝处一并盖章。
（3）如公司启用了电子印章，其申请流程与以上印章申请流程相同，由行政人力中心负责盖章。
（4）严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。
因工作特殊确需开具时，须经行政人力中心总经理或总裁同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司审批人汇报开具手续的用途，未使用的必须由行政人力中心立即收回。
4.2.8印章的废止
废止印章或印章遗失的，应由印章专管人员填写《印章废止申请表》并上报总裁核
准后，交行政人力中心处理。
行政人力中心应及时将旧印章收回，并视实际情形予
以封存或注销，并及时更新《印章登记表》。
4.2.9责任追究
若因违反本制度用印给公司造成经济损失或不良影响者，公司将追究直接责任人的法律责任，并依情节轻重，对责任者分别进行警告、记过、经济处罚、解除劳动关系直至发起法律诉讼。
4.3通讯信息管理规定：
4.3.1通讯信息管理权责
集团行政管理部及分子公司综合管理部为通讯信息管理的职能部门，负责所在公司所有计算机（含配件，包括:
打印机、传真机、复印机、扫描仪、键盘、UPS等）、固定电话使用、公司内部网络安全等相关事项的统筹管理及对整个集团计算机信息安全管理情况进行监督与检查工作。
4.3.2计算机管理规定
（1）计算机硬件管理
A.硬件范围：
计算机硬件包括电脑主机、显示器、打印机、鼠标键盘等外部设备。
B.硬件采购：
根据公司办公需要，按照公司《固定资产管理制度》实施采购。
C.电脑配置标准具体参照以下附件《计算机硬件配置标准表》
A．普通员工办公电脑
项目
型号
价格
内存
4GDDR31600
2500-2800
显示器
19寸液晶显示器
硬盘
320G
B．设计型员工办公电脑
项目
型号
价格
内存
4GDDR31600
2700-3200
显卡
HD78502G独显
显示器
19寸液晶显示器
硬盘
320G
C.笔记本电脑（副总经理以上）
内存
4G
3200-4000
硬盘
500G
显卡
1G独显
屏幕
14.1寸
（2）计算机软件管理规定。
所有计算机只能安装标准化软件表中指定的软件，不得私自添加其他软件
（娱乐性软件不得安装），详见《计算机标准化软件表》。
（3）计算机使用管理规定
A.计算机都是固定人员使用，不得交换或者借给其他人员使用；
B.使用人不得私自拆开或者维修电脑，遇到故障不能自己简单排除的要及时联系信息工程师，确定故障所在，然后由行政管理部或综合管理部组织维修；
C.严禁将重要文件放置电脑桌面或者C盘（系统盘）；
D.员工需保管好自己的系统登陆密码，当离开坐位时电脑应处于锁定状态，密码应包含数字和字母，长度应大于6位；
4.3.3固定电话管理规定
（1）申请安装规定
A.部门因人员增加需新增电话，由使用部门按《固定资产管理制度》进行月度申请，经各单位总经理审批后，由行政管理部或综合管理部负责采购，并安排相关人员安装、开通电话。
B.电话初装以开通内线为原则。
C.各部门电话号码如需开通国内长途、来电显示等其他需要另外收费的功能，需经行政管理部或综合管理部审核，集团总部报行政人力中心总经理审批，各分子公司报总经理审批，批准后方可开通相应功能。
（2）使用管理规定：
A.集团高管、各中心总经理、分子公司总经理级可单独安装直拨电话；
B.部门负责人及以上人员各安排一部电话，部门其他员工每四人共用一部电话；根据实际工作需要，特殊岗位人员可单独申请安装电话。
如招聘专员、前台等。
C.实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即为责任人，若无固定使用人则视为部门负责人负责；
D.非相关人员不得在总机上接听/拔打电话，不准使用本公司话机拨打私人市内电话或长途电话（特殊情况除外）；
（3）移机、停机管理规定
A.各部门人员因办公地点变动需要移机时，由部门人员告知行政管理部或综合管理部进行移机；
B.部门需要停止使用电话时，部门负责人需向行政管理部或综合管理部报停，号码由其收回。
（4）故障维修管理规定
A.使用者如发现话机、线路等故障，要及时向行政部或综合管理部报修，由其组织检修，以确保线路畅通；
B.非专业人士不得私自拆装电话;
4.3.4网络安全管理规定
（1）所有网络设备（包括光纤、路由器、交换机等）均归行政管理部管理，其安装、维护等操作由信息工程师负责组织进行，其他任何人不得破坏或擅自维修。
（2）各部门的联网工作必须事先申报，由信息工程师负责做网络实施方案；未经许可，任何部门不得私自连接交换机等网络设备，不得私自接入网络。
（3）集团局域网的网络配置由行政管理部统一规划管理，其他任何人不得私自更改网络配置。
（4）任何人不得在局域网络和互联网上发布有损集团形象和职工声誉的信息。
不得扫描、攻击集团计算机网络；不得攻击他人计算机，不得盗用、窃取他人资料、信息等。
4.4会议室管理规定
4.4.1会议室管理的权责：
（1）行政管理部负责集团24F、26F会议室的日常管理、设施管理、内部使用管理、收费性的对外出租管理等工作。
（2）集团各中心、办、项目部如需使用会议室均须提前一天依流程申请。
4.4.2会议室日常管理规定
（1）24F所有会议室（含接待室）由24楼前台进行管理,26楼会议室（含接待室）由26楼前台管理；
（2）前台在无会议期间必须锁上各会议室大门，会议开始前20分钟方可打开门窗，通风透气；
（3）会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及管理由行政部负责。
会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用。
（4）会议室使用及外借，使用OA可视化及看板管理，合理安排，避免冲突。
原则上公司会议优先于其他会议，对于公司临时召开的会议可调整其他非紧急会议时间。
（5）行政前台凭单作业，不接受任何形式、任何职务的口头申请及指令，严禁擅自开放及使用会议室。
4.4.3会议室使用管理规定
（1）各单位如需要使用会议室须提前一天向行政部申请，在24楼前台处填写《会议室使用申请表》，中心领导审批、行政经理审核后方能使用会议室；
（2）前台按《会议室使用申请表》提前准备好会议室，调试好各项设施设备，及时做好会务准备工作；
（3）各单位在不影响其他单位使用会议室的前提下方能延时。
会议临时取消或更改时间需提前2小时通知前台取消或修改会议时间。
4.4.4会议室外租管理规定
（1）会议室外租范围：
24楼会议中心所有会议室，包括会议设备（投影仪、多媒体）；
（2）会议外租对象：
中欣大厦办公的外部单位、公司合作单位等；
（3）会议室外租流程：
A.提前2天至24楼前台处，填写《会议室外租登记表》，选择需要的会议室类
型；
B.凭审批后的《会议室外租登记表》，依《会议室外租费用表》至中欣集团财经
中心缴纳相应费用；
C.凭财务交费收据，至24楼前台预约会议时间，且按时到会。
（4）会议室外租费用如下表：
名称
面积
容纳人数
配备
折扣价
m²
（元/半节）
上/下午各计半节
小会议室
20
12-17
投影仪、多媒体
900
中会议室
35
17-20
投影仪、多媒体
1000
贵宾会议室
50
12-15
投影仪、多媒体
1200
培训室
125
100-120
投影仪、多媒体
1600
（5）如取消会议室预约需提前一天至24楼前台报备，并扣除30%的外借费用。
外来
单位凭取消会议室借用的书面报告至中欣集团财务退费。
（6）会议室使用时间延期需提前一天至24楼前台报备，另行预约时间。
（7）相关服务：
A.会议室使用期间提供免费白开水（24F开水房处）、投影仪、多媒体、空调的使用，不提供纸杯、矿泉水、纸笔等；
B.会议期间24F前台协助会务服务工作，无会务专门服务员。
（8）未经总裁审批，任何单位和个人不得以自已单位使用名议擅自将会议室借给外来单位使用，违者按《奖惩管理制度》处理。
4.4.5会议室使用注意事项
（1）使用会议室的单位自行负责会议室名卡的摆放及座次的安排（有需要时），准备会议用品、会议资料。
（2）会议室使用人员须爱护会议室的设施和物品，会毕后经前台检查有物品，若有人为损害，经查证属实者，须照价赔偿。
（3）会议室禁止吃零食或口香糖，不准在会议室吸烟、随地吐痰、乱扔纸屑、杂物，不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒，如出现上述情况，使用单位为集团内部单位时，将违反者将按《奖惩管理制度》处理。
使用单位为外来单位时须情况进行罚款200-1000元。
（4）使用完毕后，使用者应负责关闭会议室的灯、空调、投影仪等设备，并清理会议室垃圾、摆放好桌椅，通知前台对会议室进行检查，确认无误后，方可离开。
4.5商务接待管理规定
4.5.1接待权责
（1）行政管理部为公司来宾接待的统筹安排/调控部门，凡属公司A、B类接待，
均由行政管理部统筹安排和管理。
（2）集团各中心、办、项目部和分子公司按业务类型负责C类对口接待.
4.5.2接待类别：
由高到低分为如下三类，对应相应的接待标准：
（1）A类：
贵宾接待，指合作企业董事长、总经理、政府主管部门处级及以上领
导，商谈重大经济合同的贵宾或重要的礼仪活动，由行政管理部根据领导要求制订详细的接待方案，公司相关领导对等接待；
（2）B类：
业务接待，凡来本公司的业务单位，合作企业中层管理岗位等级别
客人，由相关部门负责人对口接待，行政管理部做好配合工作；
（3）C类：
一般接待，凡来公司联系一般公务，均由前台接洽，经询问后，视情
况向有关部门及领导请示进行会晤事宜。
4.5.3接待标准
接待分类
陪同人员
交通
餐饮
住宿
烟酒标准
礼品及其他
A类：
贵宾接待
总裁/
副总裁
宝马/奔驰
知名高档次（人均消费300元-500元）
四星级及以上酒店
软王、茅台、五粮液等一线品牌
有潇湘特色的工艺品、食品、烟酒（看级别而定，原则上不超过3000元/人）
B类：
业务接待
总监、
业务部门负责人
奥迪Q7
普通（人均消费150元-300元）
三星级酒店
蓝王、300元以内白酒，啤酒
有潇湘特色的工艺品、食品、烟酒（看级别而定，原则上不超过1500元/人）
C类：
普通接待
升级会员 