试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略Word文档格式.doc

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二、 

高校档案信息化建设的实施策略

结合高校档案信息化建设中存在的误区和主要问题，特提出以下高校档案信息化的实施策略，它分为如下步骤：

1、需求分析

调查现有档案资源情况，了解业务部门实际需要，寻求学校主管部门支持，这一系列问题得到明确解答，档案信息化才能成为可能。

同时应该吸取其他档案部门的经验和教训，解决档案信息化面临的瓶颈问题，然后制定信息化的模式，这一步需要档案业务部门、归档部门、开发人员共同参与。

2、信息化目标确定

确定上信息化项目之后，便要根据现有条件结合实际制定信息化目标，这项工作不能仅仅看到当前，而应着眼于未来档案部门的发展和学校信息化水平的推进，制定出短期和中长期发展规划。

3、信息化团队构建

高校档案部门搞信息化建设，关键的问题还是在于人。

必须以人为本，把培养人才、锻炼队伍放在工作首位。

由于分工和定位不同，信息化团队的分为管理型人才、研究型人才、技术型人才、业务型人才等不同角色：

4、标准和规范建设

标准和规范建设是一项重要的基础工作，特别是在现代网络环境下，标准和规范显得尤为必要，如果数据标准不统一，将对数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享带来问题。

为此教育部制定了《教育管理信息化标准》，其中学校管理信息标准是整个标准的最核心部分，涉及我国各级各类学校，内容覆盖学校管理的方方面面（包括学校基本情况信息、学生信息、教职工信息、教学管理信息、科研信息、体育与卫生信息、办公管理信息、房产与设施情况信息、仪器设备实验室信息、图书管理信息等），完全满足了我国各级各类学校教育管理信息化建设、各级教育行政管理部门信息需求以及学校与教育行政部门信息资源交流与共享的需要。

5、信息资源体系整合

高等院校具有丰富的信息资源，不同部门都有自己的信息系统和网站，每年将产生大量的数字化文档，这些数据涉及到教学、科研、行政、财务、后勤，是非常珍贵的资源。

同时遍及校园的教育网，更为信息的传播和共享提供了天然的平台。

（1）整合校内信息资源

整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定哪些信息具有归档价值，这些数据包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等多种数据。

对于信息系统，比如学校办公室的OA系统、学生处的学籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务报表系统、教务处的成绩管理系统，这些系统产生的数据都将直接成为数字档案。

通过前端控制和全程管理，我们对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，做到工作上主动性和前瞻性。

随着校园网建设的深入，很多院系、机关都建立了自己的网站，各部门的信息也通过网站进行发布，这些信息不存在纸质版本，所以应该要求各部门每次网站更新时，应将旧网站进行归档或者有选择的采集网站信息。

对于各部门使用办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，我们也应该要求其定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。

（2）优化馆藏档案目录

馆藏档案数字化活动是否成功，关键在于数字化后的档案的社会价值与经济效益的体现。

对于传统的纸质档案、胶片、磁带等数据，应该有选择、分步骤实行数字化，首先就要做好选题工作。

数字化的对象首先应该是馆藏优质资源，比如学籍卡片、科研成果、名人档案、历史视频等数据，这些数据必须在数字化正式开始前先做好手工整理，保证其完整性、连续性，否则将对以后的检索带来很大麻烦。

这些工作将在综合业务系统中集中考虑，通过建立数据库和内容管理系统实现。

（3）构建档案信息网络

通过分析和调查，确定好了信息源，我们就应该构建一个覆盖全校的档案信息网络，每年定期从各个部门接收事先指定的信息资源（包括传统文件和数字文件），这样档案馆才有了可持续发展的动力

档案信息网络

6、IT基础架构实施

进行信息化建设，自然少不了信息化设施，比如网络平台建设、IT设备购买，这部分工作在信息化过程中的开销很大。

对于这部分，不同的档案部门由于基础差别、预算不同和工作模式差异，并没有规律可遵循。

我们认为，IT基础架构要从实际需要出发，随需而变，在此提出一个IT界普遍的TCO（总体拥有成本）观点供大家参考。

很多人在购置设备时常常关注的是一次性的投入，但实际上，一套设备使用过程中的开销并不仅仅是这些，使用中的损耗、升级、维修等费用以及设备停机造成的工作停顿也是一种无形成本。

所以我们关注的是应该一段时间内围绕这套设备发生的直接费用。

费用的内容包含了软件的投入、相关硬件的投入、购买服务的费用、与此相关的直接的人力资源成本，

低成本构建高可用的IT基础架构，是未来IT系统建设的主要趋势。

随着信息化建设的逐步深入，IT系统投资建设的成本收益问题日益得到重视。

在建设和运行过程中，可以利用TCO的方法，选择合适的解决方案，有效的降低总成本。

7、综合应用平台开发

通过整合信息资源，我们已经构建了自己的信息资源体系，接下来的应用平台开发就是将这些原始信息资源进行加工，使其成为可供长期保管和在线利用的数字化信息。

我们对应用平台作如下分类和要求：

（1）资源采集系统

该系统应该能在档案来源差异化、档案载体多样性的情况下，提供有效、规范、可行的采集手段和技术，形成完善的数字化采集规范和保障体系。

根据学校实际情况，它应该具有如下两个功能：

通过校园网完成校内归档部门电子文件的接收、对馆藏档案进行数字化加工。

同时采集系统在数字化采集过程中应该满足档案资料原始性、完整性、真实性保障的要求。

（2）档案资源管理系统

档案资源数字化完成以后，就进入档案资源管理系统，它对所有采集所得的数字化档案资源提供管理服务，在保证数据的完整性、原始性基础上，完成对大量档案资源的有序管理，这为有效的查询打下了坚实的基础。

它还要能够对不同来源、不同格式的数字档案进行规范化加工，包括：

电子文件元数据规范、数据交换规范文件的语言格式、数据交换的物理存储介质规范和数据交换的逻辑格式规范，应具有对元数据进行著录的功能，在元数据中记录有文件在设计、形成、传递、维护整个工作流程的全部情况，能提供分类号、主题词自动标引、多媒体档案标引，还可以提供各种档案数据的索引和编制各种专题目录。

对于结构化的数据我们可以采用数据库实现，而对于非结构化的数据比如电子文档、视频、音频资料，则可以通过内容管理系统实现。

（3）档案资源利用系统

经过有序整理的档案信息资源，通过校园网络进行发布，提供查询检索服务是档案信息化服务的最好途径，这一步的实现通过建立档案门户网站来实现。

8、档案门户网站建设

档案信息如何通过校园网供公众利用，建立门户网站是一个必然的应用方式。

由于校园网的覆盖，档案部门可以利用服务器和发布平台，将已经数字化的档案信息通过互联网进行传播，实现信息共享。

下面谈谈网站建设的经验和措施：

（1）栏目规划

网站建设之初，就要对栏目有个清晰的规划，这部分可以参考国内同行的网站，同时要结合自己的馆藏资源，做一些特色栏目。

（2）整理信息

栏目规划完毕之后，就要根据它来搜集整理资料，对档案信息进行鉴别，对可以公开上网的，进行二次加工和处理。

（3）网站构建

网站系统的建设分为前台和后台，这就需要美工人员、程序设计人员的配合完成，通过使用编程语言实现一些常用功能，比如信息发布、信息查询等。

在实际应用中，网站内容管理系统是一个有效的管理工具，它可以有效的将文字、图表、媒体等非结构化数据关联起来，实现集中管理。

（4）信息发布

网站的发布平台构建完成后，就要进行内容的录入和完善，这个工作也将成为档案部门的日常工作。

9、存储系统构架

如果说计算机与服务器的价值在于应用，那么数据作为应用的载体自然是最重要的，它是档案信息化的最终成果。

数字化的档案信息最终要存放在存储设备中，一旦数据遭受破坏，信息化建设的成果便毁于一旦。

我们认为，可靠的存储系统是档案信息化的根本保证。

（1）存储分类

根据存储连接方式的不同，常见的存储分为如下三类：

DAS：

存储器与服务器直接相连

NAS：

存储器直接接入现有的TCP/IP网络

SAN：

将各种存储设备集中起来形成一个存储网络，集中管理

存储类型

优点

缺点

DAS

价格便宜，易与连接

数据分散存储，利用率低，管理不便

NAS

可利用现有IP网络，使用简单

无法实现块存储，只适合文件存储

SAN

高可用性，扩展性强

价格昂贵需要布置光纤网络

传统存储的DAS已经无法满足集中管理的需要，NAS和SAN的优缺点也较为明显，但是基于IP网络的iSCSISAN的诞生为我们找到了一条可行之路，它通过IP网络传送SCSI命令和数据，从而使数据块在网络上传输，

（2）信息生命周期理论与分级存储

不同类型的数据都存在一个数据创建、修改、发布、利用和删除/归档的生命周期，在不同的时期内，这些数据的利用价值也会不同，如何在访问性能和存储成本之间寻找一种平衡，以最低的成本实现信息价值的最大化？

一种新的信息管理方法就是信息生命周期管理（InformationLifecycleManagement，ILM），信息生命周期管理就是对不同的业务数据进行贯穿其整个生命周期的管理，它通过对信息进行有机地划分，分级存储，以达到信息可用性、存储资源和应用性能的最优化。

不同的存储设备和介质是实现分层存储的基础，可以根据信息的重要程度和访问频率将其存放在磁盘、磁带、光盘等不同的存储设备和介质上。

（3）存储系统确定

我们构造了以iSCSI为核心的IPSAN做为信息资源的存储系统，它通过交换机将应用服务器与磁盘阵列、磁带机等设备连接起来，实现了数据的集中管理和备份，将来如果条件许可，完全可以在现有基础上实现远程异地灾难备份。

10、信息安全策略

（1）信息安全的现状

缺乏必要的投资，无法防范病毒攻击。

高校档案部门经费不足，很难争取到必要的安全投资。

甚至使用单机版杀毒软件来应付，而这样的软件对于利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒来说根本不起作用，一旦中毒只能全部短网逐台查杀，严重影响业务的正常运行

安全设备没有得到应有的维护。

对于杀毒软件、防火墙来讲，日常的更新维护相当重要，由于缺乏有经验的网络管理人员，很容易放松设备的日常维护,如果杀毒软件的病毒库没有及时更形或者网络安全设备自身存在漏洞就会给整体安全带来隐患。

员工行为不规范导致病毒感染。

没有建立相应的安全制度，员工缺乏敬业精神，从网上下载软件、电影、音乐，使用聊天软件，访问不良网站，这些都给网络整体安全带来隐患

（2）应对策略

技术层面：

部署网络版杀毒软件，硬件防火墙，配备或培训合格的网络管理员

制度层面：

建立严格的安全制度，杜绝非法操作

管理层面：

经常维护、定期升级、及时发现潜在问题

结语

当前很多高等院校正在开在进行“数字校园”建设，它以信息资源为基础，以计算机系统及网络为依托，实现教学、科研、管理、办公等校园信息的整合，从而使教学资源得到充分利用，如果档案部门能够利用这个有利条件，使档案管理软件介入到电子校务系统，将起到事半功倍的效果，这个工作可以利用数据接口对接现有系统，或者在电子校务系统中单独建立档案管理模块，后者的好处在于可以利用校务系统的软硬件资源实现档案的逻辑归档，节省了软件开发和硬件维护的开销。

档案信息化建设是一项长期的任务，它具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等，这是一个庞大的系统工程，它的实施是对档案工作理念及传统工作模式的一次革命。

因此，应从多方面入手促进信息化建设，对于信息化过程中出现的问题，制定相应的应对策略，在工作中也要积极与其他业务部门交流，争取把档案馆建设成为高校的信息资源中心。

参考文献:

1、向艳秋，《浅谈高校档案信息化建设》，湖南省社会主义学院学报，2007年第04期。

2、吴桂敏：

《浅议网络时代高校档案信息化建设》，中共郑州市委党校学报2007年第02期。

3、陈霞:

《谈网络环境下档案信息服务模式的构建》，《档案时空》2007年第4期。

4、任赞峰：

《试论高校档案信息化建设》，《兰台世界》，2008年第6期。

（北京市，邮编：

100872）

原载于《档案学通讯》2008年第六期