发文管理办法文档格式.doc

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发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。

发文日期一般以签发人签发日期为准。

6.抄报、抄送单位：

属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

7.文件版头：

正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“某有限公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。

所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。

8.公文编号：

一般包括编字、年号、顺序号。

9.机密等级：

机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。

10.附件：

公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

11.其它：

公文排版要求详见附件。

第五条行文要求

1.行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版；

2.明确发文权限。

属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。

属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。

由办公室送呈有关领导签发。

发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。

第六条关于公司的公文编字

为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：

发文部门或人员

编字

说明

执行董事

桂新董字

1、发文由办公室统一编号；

2、发文字号3号仿宋体；

序号为3位；

年份用六角括号“〔　〕”如“桂新办字〔2002〕第001号”；

总经理班子

桂新总字

经营部

桂新经字

办公室

桂新办字

人力资源部

桂新人字

财务部

桂新财字

生产中心

桂新生字

总工室

桂新工字

供应部

桂新供字

第三章发文程序及要求

第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。

（一）公文的草拟、打印、校对。

1.经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。

草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。

人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

2.起草公文后，到办公室统一打印、输出。

办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。

3.公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。

（二）公文审核。

文件起草后，由经办部门经理审核、签字。

如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。

把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。

（三）公文的核稿。

所有公文呈批前由办公室负责核稿。

核稿的主要内容包括：

1.文件呈批单是否填写准确，完整。

所有相关部门是否都已签字。

2.公文打印、排版格式是否符合公司要求；

3.公文意思是否得表达清楚、准确。

如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。

（四）公文的呈批。

办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。

在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。

按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。

办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。

（五）公文批阅。

公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。

所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。

公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重写。

如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。

拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。

办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室秘书电话查询）。

（六）公文打印。

公文签发后，交办公室主任。

办公室主任审查后交办公室秘书登记、打印正式文稿；

打印前办公室秘书浏览文件内容，检查所打印文件的合法性、并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等，具体见《打印登记簿》；

对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

对于需要盖章的文件见下一步；

（七）公文盖印、登记。

需要盖章的文件，打印后由办公室秘书履行盖章手续。

对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。

“文件呈批单”由办公室秘书留存备查，办公室秘书须在文件呈批单上签字。

文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

同时由办公室秘书填写“发文登记表”后发文。

（八）发文。

对外发文要求：

1、办公室秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；

领取文书的当事人必须在登记簿上签名。

2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室秘书办理。

对内发文要求：

1、对内发文采取在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种方式；

2、对于在公司局域网上公布的公文，由办公室秘书通知相关人员及时上网查阅，并在发文登记簿上登记；

3、对于确需发纸质文件的，只发复印件。

并由办公室专人在文件上加盖“对内发文章”并复印后，通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。

第八条公文的借阅和清退按《档案管理办法》有关规定执行。

第九条公文的立卷、归档和废除按《档案管理办法》有关规定执行。

第四章附则

第十条本管理办法由办公室负责解释。

第十一条本管理办法的拟定或者修改由办公室负责，报总经理批准后执行。

第十二条本管理办法自颁布之日起实施。

附表一、办文呈批单

办文呈批单

文件标题

（）

文件编号

桂新字〔〕号

密级

附件

拟稿人

日期

年月日

公司领导

办公室主任

经办部门经理