常用公文格式标准.docx

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常用公文格式标准

常用公文格式标准

为进一步规范公司公文格式，参照《国家行政机关公文格式》，结合公司工作实际，特制定本标准对几种常用公文格式进行规范。

一、请示报告

请示报告适用于向公司领导请示工作，请求答复、批准。

1、标题采用“关于×××××××的请示报告”字样，用小2号宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字写上“公司领导”（可加粗），之后标全角冒号，再下1行开始写正文。

3、正文用4号宋体字，要简明扼要、层次清楚。

4、正文结尾单独一行左空2格写“妥否，请批示”。

5、若有附件，在正文下空1行左空2字，标识“附件”，后标全角冒号和名称。

公文仅有1个附件时，附件名称前不标识序号，有多个附件时，应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号（如“附件：

1.×××”）；附件名称后不加标点符号。

6、最后以“××部门”和日期结束。

日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文日期的标识位置应居右空4字。

7、请示报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名，签名置于成文日期之下。

8、请示报告的具体格式样本见附件1。

二、报告

报告适用于向平级职能主管部门提交需求申请，需要主管部门给予明确的审核意见。

涉及到费用的报告均提交给财务信息部，由财务信息部进行审核后向总裁提交专项请示报告，请示报告中写明审核结论和意见建议，并附上申请部门的报告原件（或复印件）。

人员调动申请向人力资源及管理部提交报告；办公物品采购申请向综合办公室提交报告。

1、标题用“关于×××××××的报告”字样，用小2号宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字（可加粗）写上“财务信息部（或人力资源及管理部、综合办公室）”，之后标全角冒号，再下1行开始写正文。

3、正文用4号宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。

4、若有附件，格式见前文。

6、最后以“××部门”和日期结束，格式见前文。

7、报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名，签名置于成文日期之下。

8、报告的具体格式样本见附件2。

三、通知

通知适用于传达公司领导的指示；部署工作；下达各类计划；要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项。

1、通知的标题为“关于××××的通知”字样，用小2号宋体字居中排列（可加粗）。

2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字写上“商管公司各部门（或特定的部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写正文。

正文格式参照前文所述。

3、以“商业管理有限公司（或发文部门）”和日期结束。

日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；日期的标识位置应居右空4字。

4、通知的具体格式样本见附件3。

四、工作联系函

工作联系函适用于商管公司与集团公司、商管公司各部门之间相互商洽工作、询问或答复问题，向有关平级或不相隶属的部门请求解决处理问题。

工作联系函分为两类：

一是发往集团公司相关部门的函件（含集团来函）；二是商管公司内部各部门之间往来的函件。

工作联系函的行文要把需解决的问题描述得清清楚楚，让接收部门明白函件所要表述的意思。

发函前，必须与对方进行充分沟通，并在函件开头写明双方沟通的情况。

凡是涉及到费用问题的函件必须经总裁签字以后方可发送。

1、发往集团公司的联系函：

1.1、标题为“商业管理公司工作联系函”，用2号宋体字加粗，居中排列，左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。

1.2、标题下空1行标注“报：

董事长，总裁”，再下一行标注“送接单位：

集团配套部”，之下4mm处印一条与版心等宽的反线。

1.3、反线下左侧顶格用4号宋体字写上“××××（部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写函件正文。

1.4、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果，可以这样写“×年×月×日，经与贵部××商讨，就××问题达成如下意见：

”。

1.5、若有附件，见前文中规定的格式。

1.6、另起一行写“要求工作完成时间：

××××”，突出标明要求完成的时间节点。

1.7、正文最后以“商业管理有限公司××部门”和日期结尾，日期格式参照前文。

1.8、日期后另起一行写“函件起草部门负责人：

××”，由起草部门负责人亲笔签名确认。

1.9、下一行写“综合办公室负责人：

××”，由函件转发部门综合办公室负责人亲笔签名。

之下，印一条与版心等宽的反线。

1.10、反线下分别写“接收部门（签收）:

××”、“行政秘书（签收）××”字样。

1.11、发往集团的工作联系函具体格式样本见附件4。

2、商管公司内部各部门之间往来的工作联系函：

2.1、标题为“商业管理公司工作联系函”，用2号宋体字加粗，居中排列，左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。

2.2、标题下空1行左侧顶格用4号宋体字写上“××××（部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写函件正文。

重要函件也可以报送总裁（格式参照前文）。

2.3、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果。

再叙述问题，提出意见和要求。

2.4、若有附件，见前文中规定的格式。

2.5、另起一行写“要求工作完成时间：

××××”，突出标明要求完成的时间节点。

2.6、正文最后以“××部门”和日期结尾，日期格式参照前文。

2.7、日期后另起一行写“函件起草部门负责人：

××”，由起草部门负责人亲笔签名确认。

之下，印一条与版心等宽的反线。

2.8、反线下写“接收部门（签收）:

××”字样。

2.9、内部往来的工作联系函具体格式样本见附件5。

五、公司正式红头文件

公司的正式红头文件由眉首、主体、版记三部分组成。

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。

1、眉首

文件头使用“商业管理有限公司文件”字样，使用一号宋体字，居中排列，用红色标识。

下一行为发文字号，由发文代字、年份和序号组成，用小3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

2、主体

红色反线下空1行写公文标题，用小2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

标题下空1行，写主送部门“商管公司各部门（或特定部门）”左侧顶格用4号宋体字标识，部门名称之后标全角冒号。

主送部门名称下1行，开始写公文正文，每自然段左空2字，数字、年份尽量不回行（可采用改变字体间距的办法进行调整），使用4号宋体字。

公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

若附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

主体部分以发文部门和成文日期结束。

日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文日期的标识位置应居右空4字。

正式文件还应在发文部门和成文日期上加盖公章。

3、版记，包括主题词、抄送部门、印发部门和印发日期。

“主题词”用小3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空1字。

再依次分行写“发：

各部门经理”、“送：

各副总裁、各总监”、“报：

董事长、总裁”、“存：

档案室”。

印发部门和印发日期，位于“存:

档案室”之下占1行位置；印发部门写“商业管理有限公司××部门”；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

4、正式红头文件具体格式样本见附件6。

六、会议纪要

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

1、标题为“商管公司××××会议纪要”，用1号宋体字居中排列，红色标识。

2、标题下写“商管（×）字﹝××﹞××号”，红色标识，用4号仿宋字居中排列，发文字号格式参照前文，之后印一条与版心等宽的红色反线。

3、反线下用4号宋体字左顶格依次分行写上“会议时间：

××××”、“会议地点：

××××”、“参加人员：

××××”、“会议主持：

××××”、“会议记录：

××××”。

4、之后正文部分用4号宋体字写明会议主要内容。

5、最后附上版记，格式参照前文。

6、物业公司的会议纪要参照上述要求执行。

7、会议纪要具体格式样本见附件7。

七、附则

1、本标准由综合办公室负责制定并解释，自批准下发之日起执行。

2、本标准仅用于商管公司内部印发的公文，所有报送政府机关部门的公文函件一律按《国家行政机关公文格式》要求执行。

附件：

1.请示报告的格式样本

2.报告的格式样本

3.通知的格式样本

4.发往集团的工作联系函格式样本

5.商管公司内部往来的工作联系函格式样本

6.正式红头文件的格式样本

7.会议纪要的格式样本

附件1

关于×××××的请示报告

公司领导：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

妥否，请批示。

××（部门）

二〇一〇年×月×日

（部门负责人签字）

附件2

关于×××××的报告

财务信息部（或××部门）：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

以上内容，请审核。

××（部门）

二〇一〇年×月×日

（部门负责人签字）

附件3

关于×××××的通知

商管公司各部门：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

商业管理有限公司

××××（部门）

×年×月×日

附件4：

（发往集团的函件格式）

商业管理公司工作联系函

报：

董事长，总裁

送接收单位：

××（部门）：

（首先要写明双方事前沟通的情况和结果，然后开始写正文内容）

附件：

××××××

要求工作完成时间：

××

商业管理有限公司

××部门

×年×月×日

函件起草部门负责人：

综合办公室负责人：

接收部门（签收）：

行政秘书（签收）：

附件5：

（内部函件格式）

商业管理公司工作联系函

××（部门）：

（首先要写明双方事前沟通的情况和结果，然后开始写正文内容）

附件：

××××××

要求工作完成时间：

××

××部门

×年×月×日

函件起草部门负责人：

接收部门（签收）：

附件6

商业管理有限公司文件

商管﹝2010﹞×号

×××××（标题）

商管公司各部门：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

商业管理有限公司

×年×月×日

主题词：

××××

发：

各部门经理

送：

各副总裁、各总监

报：

董事长总裁

存：

档案室

商业管理有限公司××部门×年×月×日印制

附件7

商管公司×××会议纪要

商管（×）字﹝2010﹞××号

会议时间：

××××

会议地点：

××××

参加人员：

××××

会议主持：

××××

会议记录：

××××

会议内容

主题词：

会议纪要

发：

各部门经理

送：

各副总裁、各总监

报：

董事长总裁

存：

档案室

商业管理有限公司××部门×年×月×日印制