文件档案文印保密管理制度.docx
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文件档案文印保密管理制度
七、【文件管理】（附件：
收文管理程序及要求/文件资料管理流程图）
7.0总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
7.1文件管理内容主要包括：
上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
按照分工的原则，全公司各类文件由行政人力资源部归口管理。
7.2收文的管理
7.2.1公文的签收：
凡来公司公启文件（除公司领导亲启的外）均由前台登记签收后分别交行政助理拆封。
在签收和拆封时，收发员和行政助理均要注意检查封口和邮戳。
对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
7.2.2公文的编号保管：
行政助理对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政人力资源部办理正常手续。
公司外出人员开会带回文件及资料应及时分别送交行政助理进行登记编号保管，不得个人保存。
7.2.3公文的阅批与分转：
凡正式文件均需分别由行人部经理根据文件内容和性质阅签后，由行政助理分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办
7.2.4为加速文件运转，行政助理应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
7.2.5文件的传阅与催办：
行政助理对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政人力资源部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
7.2.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
7.2.7阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”，行政人力资源部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
7.2.8阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
7.2.9文件阅完后，应送交行政助理，切忌横传。
7.2发文的管理
7.2.1发文的规定：
公司管理类文件的权力集中于行政人力部。
7.2.2各部门需要发布相应专业管理规定和文件发文应向行政人力资源部提出发文申请，并将文件底稿交行政人力资源部审核并报批发布。
7.2.3公司受控管理文件由总经室审核，董事会签签发。
其余文件均由总经室批准签发。
7.2.2发文的范围：
凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
7.2.3公司受控管理文件特指应用于下列事项：
⑴公布公司管理规章制度。
⑵公布公司体制机构变动或人员任免事项。
⑶公布公司性的重大开发、项目、经营管理、生活福利等工作的决定。
⑷发布有关奖惩决定和通报。
⑸对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同关联公司或协作单位重大经济来往商谈函件，法律文书等事宜。
其他有关公司的重大事项。
7.2.4公司下列事项原则上不用正式发文：
⑴在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、流程修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经总经室批准后，由经办业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
⑵凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
⑶各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。
7.3文件的格式
7.3.1公司一切规章制度、表格和对外联络正式文书均应按以下格式执行。
7.3.2标题：
应使用小三号字，粗黑字形，置中对齐。
标题中的公司称谓应用全名。
标题过长时，公司名单独列一行，标题另起一行。
7.3.3章节编号：
使用汉字序数，四个空格键后写章节名称。
章节名称用四号字，粗黑字形，置中对齐。
章节名称中提到本公司时一律简称“公司”。
7.3.4条、款编号：
使用阿拉伯数字做序号，章节编号为首序号，中间由园点号分割，条、款编号为次序号，以此类推。
该编号使用小四号字，普通字形，半角，以顿号和条、款正文分开。
7.3.5文书正文：
使用全角，小四号字，宋体，行距为1.5倍，缩进量为左边宽于右边，左为3cm，右边为2cm；天头为2cm，地脚为2cm。
应有眉批及注脚，“眉批”以文件内容标题注释。
“注脚”均以“尚城地产”注释。
文本中行距应为1.5倍行距。
7.3.6表格:
表格在同一文件中应用表１、表２的顺序编号，并有表名。
表名格式与正文相同，但应为粗黑体并置中对齐。
表格编号在同一行，设置在表格名的左方。
编号格式应与表名格式一致。
表格若要跨页，应把表名表号和表格字段一并转入下一页。
表格中的文字为普通五号字，一律置中对齐。
表格可有简单的备注。
备注自成一列，应置于表格的最右一列。
备注不足以说明的，可以在表格下另作说明。
表格说明用正文格式。
7.3.7页码页脚：
置于文本的右下角、页码用六号字，宋体。
7.4文件的立卷与归档
7.4.1文件的归档范围：
凡下列文件统一分别由行政人力部负责归档：
①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复。
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等。
③领导办公会、工作例会（部门例会除外）以及各种会议记录与纪要。
④公司一级组织召开代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。
⑤客户投诉记录及处理结果。
⑥参加上级召开各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等。
⑦相关政府部门或机构来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品。
⑨公司日志和大事记。
⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
7.4.2各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。
7.5立卷要求：
①文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
②立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
③要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
④上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。
7.6文件的销毁：
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司行政助理应定期造册，办理申请销毁手续，销毁工作经行政部经理复核后报总经室批准后，在行人部经理监视下由行政助理负责销毁。
附表：
《送发公文登记簿》、《文件修改记录表》、《文件更改通知单程序》、《文件会审表》、
《文件归档登记表》、《受控文件清单》、《（机密）文件保管备查簿》
八、【档案管理制度】
8.0主要内容及适用范围：
规定公司行政人力资源部各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
客户档案管理执行《客户档案管理制度》。
8.1档案的管理机构：
文书结案后，原稿由公司行政人力资源部所辖档案室归档。
8.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。
8.3档案室主要职责：
①制定或参与制定档案工作的规章制度。
②对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。
③做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。
④做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
⑤提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
8.4档案的种类：
⑴法规性文件。
包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
⑵企业的重大决议。
包括由企业股东大会、董事会、监事会、公司领导办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
⑶计划性文件。
包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。
⑷总结性文件。
包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
⑸批示性文件。
包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各类命令、工作指示等。
⑹凭证性文书材料。
包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
⑺证件性文书资料。
包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
⑻汇报性文书资料。
包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
⑼劳资人力资源资料。
包括公司各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
⑽声像制品资料。
包括公司在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片、录音、录像、影片资料等。
⑾技术性资料。
包括各类工程图纸、竣工资料等。
⑿题赠性资料。
包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
8.5档案管理的基本程序：
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
8.6档案的收集：
就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。
其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由行政人力资源部及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
8.7立卷归档的范围：
凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。
8.8立卷归档的时间：
凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政人力资源部立卷归楼。
8.9对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
8.10立卷归档的要求：
⑴各部门兼职档案员在规定归档时间内，把整理审定完毕档案资料，递交行人部立卷归档。
⑵移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
⑶归档文件资料须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件须立在一起。
⑷立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。
⑸填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
⑹立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
⑺立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
⑻立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
⑼立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
⑽文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
⑾各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
⑿声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
8.11档案的借阅：
⑴档案主要供本公司利用，不得外借。
如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司总经室批准，可查阅无密级档案。
⑵各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。
如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。
⑶档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
⑷对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。
复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。
复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。
如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
⑸必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。
档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。
档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
⑹档案一般不得借出档案室。
如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。
如延长借阅时间，须办理续借手续。
逾期不还者，档案管理员要及时催还。
⑺借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
8.12档案保密要求：
⑴档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
⑵档案分一般档案和有密级档案两类。
档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
⑶有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。
有密级档案复制时，需经公司行人部经理或副总以上领导批准。
⑷有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经行人部经理以上领导批准。
⑸对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行人部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
⑹外来人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
⑺档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
⑻企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。
档案管理员调离，应由行人部经理监督办理，档案交接之后，方能调离。
8.13超期档案的销毁
⑴对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经行人部经理和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
⑵经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
⑶销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
8.14档案的保管：
档案保管工作应做到四不：
不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。
同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
附：
《归档案卷目录》、《阅档催还单》、《档案调阅单》
十二、【文印管理制度】（文印处理程序图）
12.0总则为了加强公司的文件管理，特制定本制度。
12.1公司的文件，有打印必要时方予打印。
内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般采用电子文式传阅，不予打印。
12.2公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。
一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁行人部经理同意后办理。
12.3私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。
12.4文印人员应认真做好本职工作，按照完成任务。
对收到的文件资料，应及时经有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。
12.5文印人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得载留任何文件。
12.6文印对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。
属业务部门的，由各部门承担费用；属行政管理部门的，统一列行政部开支。
十七、【保密管理制度】
17.0总则为增强公司全员的保密意识，加强公司的保密工作，特制定本制度。
17.1公司秘密包括下列秘密事项：
①公司重大决策或正在决策中的秘密事项。
②公司内部掌握的客户、意向客户资料，合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
③公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。
④公司计划开发的的、尚不宜对外公开的项目信息。
⑤公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。
⑥其他经公司确定应当保密的事项：
17.2公司秘密的密级分类及确定：
17.2.1绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；如公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料和正在洽谈的尚未公开的新项目为绝密级。
17.2.2机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权力和利益遭到严重的损害；如:
公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级
17.2.3秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
如:
公司人事档案、合同、协议、员工工资收入的各类信息为秘密级。
17.2.2保密措施
17.2.1属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政人力资源部安排专人执行。
17.2.2对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
①属于公司秘密的文件、资料，应当依据规定标明密级，并确定保密期限。
②非经总经室批准,不得复制和摘抄。
③收发、传递和外出携带，由行人部经理指定人员担任，并采取必要的安全措施。
④在设备完善的保险装置中保存。
⑤在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
17.2.3具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
①选择具备保密条件的会议场所。
②根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。
并确定会议内容是否传达及传达范围。
③依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
17.2.4不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
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