电商公司全套管理规章制度汇编(组织架构、岗位职责说明、企业制度).docx
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电子商务企业组织架构
全套职责制度及岗位设计
2020-2021完整版汇编
编号：
LZH/JYQX-ZD02b-2020
作者：
玖月琼兮
2020年7月X日
1
目录
第1章电子商务公司组织结构设计的程序 4
1.1 概述 4
1.2 组织结构的重要性 4
1.3 企业病的根源 5
1.4 如何设计合适的组织结构 7
1.5 电商企业组织结构设计原则及内容 11
第2章电商企业主要岗位职能设计 16
2.1 组织架构 16
2.2 运营部职能 17
2.3 商品部职能 17
2.4 推广部职能 17
2.5 营销部职能 17
2.6 销售部职能 18
2.7 物流部职能 18
第3章电商企业行政管理制度 19
3.1 印章管理规定 19
3.2 公文管理规定 23
3.3 信息管理规定 32
3.4 合同管理规定 36
3.5 会议管理规定 50
3.6 人力资源制度 57
3.6.1 员工招聘、甄选管理制度57
3.6.2 员工培训考核管理制度59
3.6.3 录用与辞退管理制度 66
3.6.4 员工作息、休假管理制度 71
3.6.5 员工奖惩管理制度 85
3.6.6 员工调动管理制度 94
3.6.7 员工档案管理制度 96
3.6.8 人才储备管理制度 98
3.6.9 岗位资格认可管理制度102
3.6.10 干部的任职、调整管理制度103
3.7 档案管理制度………………………………………………………………………………106
3.8 保密制度……………………………………………………………………………………115
3.9 办公用品管理规定………………………………………………………………………119
3.10 办公设备管理规定………………………………………………………………………122
3.11 局域网管理规定…………………………………………………………………………126
3.12 车辆管理规定……………………………………………………………………………131
3.13 出差管理规定……………………………………………………………………………135
3.14 企业文化建设管理大纲…………………………………………………………………145
3.15 商标管理规定……………………………………………………………………………148
3.16 VIS形象识别系统管理规定……………………………………………………………162
3.17 网站与文化信息采编管理规定……………………………………………………………166
3.18 部门协作事项限时完成规定…………………………………………………………172
.
第1章电子商务公司组织结构设计的程序
1.1概述
组织结构设计是企业管理的常用手段，组织设计指的是建立或改
造一个组织的过程，即对组织活动和组织结构的设计和再设计，是把任务、流程、权力和责任进行有效组合和协调的活动。
在平日的运营当中企业往往总是通过组织设计，为企业的全体员工一一指派职责并协调其工作，以期在达成企业经营目标的过程中获得最佳的工作绩效。
组织设计的结果是形成新的企业组织结构。
其内容包括：
1、 各岗位职务的专业化，部门的划分，以及直线指挥系统与职能参谋系统的相互关系等方面的工作任务组合。
2、 建立职权指挥系统、控制幅度和集权分权等部门与部门、人与人之间相互影响、协调和控制的机制。
3、 建立最优化业务流程和信息流，以及相应的最有效的协调和管理手段，形成一套管理机构，以及与之相配套的支持系统，如领导制度、管理程序、工作标准、规定制度等。
组织设计的基本功能就是要协调组织中全体人员与该组织的任务、目标之间的关系，使该组织适应企业完成目标的需要，最大限度地发挥全体人员的能量与积极性，成为一个具有凝聚力的整体。
1.2组织结构的重要性
组织结构对企业的重要性不言而喻，从表面上看，企业面临着很多不良的组织结构带来的问题，如：
责任不清、权限不明、越级报告、部门主义、目标紊乱、机构臃肿、管理僵化、运营失控。
发展迅速的企业更是经常遇到这样的问题，企业发展的速度太快，企业的组织结构经常跟不上其发展。
而这些都需要科学的组织结构设计来解决问题。
从构建企业的的内部秩序来说，组织结构设计可以保障公平责权利的分工以降低内耗，达到企业内部的秩序构建的目的。
从企业的运营效率而言，企业的运营效率=岗位效率+系统协同，企业需要组织结构设计将工作进行分解至每个岗位上，以专业化的分工来加快企业运营的速度。
同时需要组织结构设计中的协调机制来进行岗位与岗位之间的、部门与部门之间的有效协同，通过协同来整合各个部门、各个岗位的工作以达成整个企业的目标。
非常明显的是：
结构效率优先于运营效率，单个个体再大的本事，再高的素质，在一个失效或低效的组织中工作都是痛苦的。
缺乏科学的组织结构企业将会在部门扯皮等内耗当中痛苦的生存。
1.3企业病的根源
当企业出现病症的时候，最容易被忽视但却可能是最根本的问题是，企业的组织结构不再适合企业的发展。
之所以容易被忽视，是因为在传统的管理理论中我们通常认为，有很多合理的组织结构模型可以供选择：
例如职能制、矩阵式、事业部制、母子公司体制、超矩阵式等。
所以在组织结构设计的时候，企业家们会自觉或不自觉的采取一种耳熟能详的或者公认的组织结构形式。
尤其是当看到很多成功的企业也在采用类似的组织结构时，企业家们会更加安心。
但是完美的组织结构理论这一温情脉脉的面纱背后，冰冷的现实时刻在提醒我们，不存在一种普适的、绝对正确的组织结构。
组织结构的本质是为了实现企业战略目标而进行的分工与协作的安排，它是让人们有效的一起工作的工具。
因此，不同的战略、不同的时期、不同的环境必然需要配合不同的组织结构。
不同的战略：
组织结构是战略实施的载体，战略不同组织结构必然随之调整。
就像
蜗牛与羚羊，蜗牛的战略是当危险来临就缩进硬壳里面，所以蜗牛需要背着房子到处走；羚羊的战略是当危险来临就要快速奔跑离开，所以羚羊就需要强健的四肢。
如果让羚羊背上房子，又怎么能实施快速奔跑的战略呢？
不同的发展阶段：
在企业发展的不同阶段，随着组织规模的扩大和能力的改变，组织结构也需要相应变革来适应组织的发展。
在创业阶段，企业需要快速反应来保证生存，组织结构需要简单，围绕主要职能来设置部门，如果组织结构过于臃肿、部门过多，就会造成流程
割裂、效率低下，企业的生存就会出现问题。
当企业发展壮大，如果仍然粗略的设置组织结构，就会造成重要职能薄弱或缺失，企业就会缺乏相应的能力，企业的发展就会受到影响。
就像人小的时候，如果穿过大的鞋，就会举步维艰，怎么也跑不快；当长大成人，如果再穿
小时候的鞋，跑的过程中一定会受到束缚、疼痛难忍。
不同的环境：
企业面临的环境决定了组织结构的特征。
就像沙漠的干旱和风沙决定了骆驼需要高高的驼峰储存水分和养料，海水的高阻力决定了鱼儿的流线型身躯。
如果把企业视作人体，组织结构就像是骨架，当骨架产生扭曲变形的时候，人体必然会产生病痛，甚至会使某些部位无法正常运作。
因此，当企业出现问题的时候，一定不能忘记思考问题背后的问题——组织结构是否已经不适合企业。
1.4如何设计合适的组织结构
虽然有很多关于组织结构设计的理论，但在现实的管理中企业仍然异常困惑：
究竟选择什么样的组织结构才是合适的？
理论上完美的组织结构，为何却难以实施？
如何设计合适的组织结构
1. 时刻牢记一条法则和八大原则
一条法则就是德鲁克在《21世纪的管理挑战》中所说的：
没有唯一正确的组织结构，只有普遍适用的组织原则。
组织结构的本质是为了实现企业战略目标而进行的分工与协作的安排，组织结构的设计要受到企业战略、内外部环境、人员素质、企业生命周期等因素的影响，并且在不同的环境、不同的时期、不同的使命下有不同的组织结构模式。
因此，只要能实现企业的战略目标，增加企业对外竞争力，提高企业运营效率，就是合适的组织结构。
且不可迷信所谓先进的组织结构模式，也不可照搬照抄优秀企业的组织结构。
八大原则是指：
服务战略和目标的原则、专业化原则、统一指挥原则（命令一元化原则）、分工协调原则、有效管理幅度原则、层级原则、集分权原则、责权对等原则。
这八条原则是组织结构设计的基本原则，已有许多相关的论述，在此不再赘述。
2. 注意组织结构设计的五大要素
组织设计不是一张密密麻麻的组织结构图那么简单，在一个个方框之中其实暗含着“职能结构”、“职权结构”、“层级结构”、“部门结构”和“管理流程”等五大要素，只有这五个方面都协调清晰，组织管理才能顺畅。
1） 职能结构：
是指实现组织目标所需的各项业务工作以及比例和关系。
其考量维度包括职能交叉（重叠）、职能冗余、职能缺失、职能割裂（或衔接不足）、职能分散、职能分工过细、职能错位、职能弱化等方面。
设计职能结构包括两个层次，一是基于公司关键价值链的主流程所需的一级职能设计，包括主流程的各个环节，再增加对于关键控制点的检查和控制，即构成了一级职能，这也往往是划分部门职能的依据；二是在主流程之外的其他流程和辅助流程所需的职能设计，这往往是设计岗位职能的依据。
2） 层次结构：
是指管理层次的构成及管理者所管理的人数（纵向结构）。
其考量维度包括管理人员分管职能的相似性、管理幅度、授权范围、决策复杂性、指导与控制的工作量、下属专业分工的相近性等。
管理层次是从最高管理机构到最低管理机构的纵向划分，其实质是组织内部纵向分工的表现形式，主要是各种决策权在组织各层级之间的划分。
右图展示了在集权程度不同的公司里，各类决策是如何在各层次之间划分的。
一般的，管理层级的多少取决于公司的规模、组织的分散程度、管理者的能力、员工素质、市场环境的复杂性、公司集权程度等因素。
管理层级如果过多，最直接的结果会导致信息失真、决策缓慢、反应迟钝、官僚主义严重，附带的还可能会使组织臃肿、管理效率低下、组织成本过高。
3） 部门结构：
是指各管理部门的构成（横向结构）。
其考量维度
主要是一些关键部门是否缺失或优化。
从组织总体型态，各部门一、
二级结构进行分析。
部门结构的设计有三个方面，首先是依据一级职
能设立部门，在设立部门的时候需要遵循的原则包括：
分工协调原则、
最少部门原则、目标统一原则、指标均衡原则等，最重要的原则是面
向客户原则。
其次是部门之间的横向关系设计，部门关系包括协调协
作和监督制约，横向协调是调节组织部门之间关系的重要手段，制约
机制的设计就是从反面来预防部门行为偏离航向。
最后是部门内部结
构的设计，包括部门二级职能划分和岗位设置。
岗位设置需要依照以
下原则进行：
因事设岗、工作丰富化、最少岗位数、客户导向、规范化与系统化以及基于一般性规律。
4） 职权结构：
是指各层次、各部门在权力和责任方面的分工及
相互关系。
主要考量部门、岗位之间权责关系是否对等。
职权设计就
是全面正确的处理上下级之间和同级之间的职权关系，把各类型的职
权合理分配到各个层次和部门，建立起集中统一、上下左右协调配合
的职权结构。
职权设计主要包括：
Ø按照专业分工，各部门所享有的相应职权；
Ø按照在各项工作中同级部门之间的协作关系，各自享有的相
应职权，如决定权、确认权、协商权；
Ø按照有关部门之间的横向制约关系所确定的监督权。
职权设计成功的关键在于设计一个能够在组织运作过程中发挥
优势的动态模型，能够及时根据环境变化，作出适当的自我修复与调整。
其难点在于参谋职权和职能部门职权的设计。
5）管理流程：
是指组织结构不但需要符合企业的核心业务流程，
还需要与企业的管理流程相配套，组织结构中的各个部门需要借助流
程进行有机链接，既明确各自的合理分工，又规定跨部门合作的流程
规则，部门设置不合理、部门之间壁垒重重是引发管理流程问题的重要来源。
3.遵循组织结构设计的流程
组织设计是一个系统工程，进行企业组织设计时，要在总体上进
行把控，进行系统缜密的全过程分析。
组织设计的总体流程框架如图：
1） 组织结构设计前期
这一阶段主要是判断和分析当前组织结构的问题所在，并明确组
织结构变革设计的方向和目标。
首先通过组织战略梳理明确组织目标，
从而为组织结构变革设计确定最基础的原则；然后通过组织外部环境
分析和组织生命周期分析明确影响组织结构的外部因素；最后结合公
司关键价值链和主流程的梳理，形成对组织结构的诊断结论：
企业的
组织结构有哪些地方已经不再适合企业发展，需要从哪些方面进行改
进。
2） 组织结构设计中期
这一阶段主要是按照前期分析的结果，遵照组织结构设计“八大
原则”，对职能结构、层次结构、部门结构、职权结构和管理流程进
行详细设计。
总的来说，在精简高效的原则下，把各职能归并到合适
的部门和岗位，并且使各职能之间的纵向汇报关系、横向协调关系和
监督制约关系得以明确，最终形成流畅的管理流程。
使得组织结构既
能够对外在环境的变化有着自动的适应性，又保持相对的稳定性来保证组织业务的正常开展。
3）组织结构设计后期
组织结构设计的后期主要是对设计方案进行模拟运行和风险分
析，并依据企业资源能力状况确定实施方案。
组织结构变革的风险主
要在于既得利益群体的反弹、旧习惯的惯性、业务开展受阻、人员能
力与新的组织结构不匹配等等。
通过对设计方案进行模拟运行，可以
考量新的流程是否顺畅、组织内部沟通关系是否过于复杂等，能够发
现设计方案的不足之处。
组织结构调整会带来资源重新调配。
因此，
在对组织结构设计方案进行模拟运行的时候，还要看到对相应的资源
调配的影响，如场地资源：
办公场所，物流配送场地与路程；机构拆
分对设备集中使用的效率的影响；关键的人力资源的拆分等。
最关键
的是要考量现有的人员能力是否足以支撑新的组织结构，是否符合新
的职能要求和管理要求。
如果资源不能支撑变革，设计再完美的方案仍然是一纸空文，无法得到顺利实施。
1.5电商企业组织结构设计原则及内容
1、明确企业的战略
企业的组织是承接战略的主要任务进而帮助企业完成战略的，在
进行组织结构设计之前企业需要对战略进行认真的思考。
企业需要在
对局势有所判断的前提下制定自己企业结构化、体系化、逻辑贯通、
行动协同的企业战略：
选定竞争领域、设计盈利模式、强行分配资源以实现对竞争对手的超越及企业的长远发展。
2、 确立组织设计的基本原则
在进行正式的组织结构设计之前，确立设计的基本原则也是必不可少的。
组织结构设计的原则主要分为两大类：
一类是战略对组织提出的基本原则：
不同的战略对组织提出来要求是不一样的，因此战略对组织设计提出的原则也不尽相同。
如构筑以创新性为核心优势的企业组织设计的基本原则应该有：
组织结构扁平、松散，可以随时重组以支持新领域的开发。
试图以低成本为竞争优势的企业在组织设计时强调标准化、简单化。
第二类是组织设计当中应该注意的一般原则：
企业任务目标导向原则、有利于分工协作的原则、集分权适度的原则、责权利结合的原则、有效幅度的原则和精干高效的原则等。
3、 组织的主要工作分析
组织结构实际上是企业经营的工作分解到各个机构、各个员工身
上的结果。
企业进行组织结构设计的时候理应进行整个企业的工作分析，在此阶段要明确基于我们的战略，我们的主要工作是什么？
4、 工作的合理划分
分工产生效率，在明确了组织的工作是什么之后如何较为完善地将企业的工作分解到每个部门和每个岗位中去是企业组织结构设计当中的另外一个问题。
进行岗位划分的时候岗位设立的依据是对管理职能、业务流程和
工艺设备要求的合理分工，并以实现组织目标所必须从事的一项经常
性工作为基础。
此外岗位设立还应依据员工的知识、技能和经验以及
工作量的多少。
岗位的范围应设计得足够大，以强化责任，减少协调
和提高任职的挑战性与成就感。
设立岗位的权限要集中，对设立职务
的目的、工作范围、隶属关系、职责和职权，以及任职资格作出明确规定。
部门划分的主要方法有：
按职能部门化；按产品或业务部门化：
以利润为中心划分部门；区域部门化；客户部门化；设备部门化等。
在部门划分的过程中，要明确各部门的责任、权力、工作范围的
过程，明确各部门的责任、权力、工作范围，以避免成绩争着抢，问
题没人管。
在流程过程中，保证各项业务活动的独立性、操作性，即
某一个活动能够体现在部门职能中，而且是独立的，不被分解的，是
可操作的。
避免部门与部门之间各种职能的重复、交叉或者脱节。
工作的合理划分得出的成果一般是组织结构图、部门权限和员工
的岗位说明书。
5、合理的协同机制
企业是基于目标的一个组织，企业在进行分工过后，还需要进行
协同以整体运作获得竞争力。
德鲁克在《管理实践》中说，“任何企
业必须成为一个真正的整体，并且将个人的努力融会成一种共同的努
力。
每个成员的贡献是不同的，但每个成员的贡献必须融成一个整体，产生出一种整体的业绩”。
那么如何建立合理的协同机制？
对于企业，合理的协同机制的建立都需要什么呢？
建立协同机制主要通过以下几种方式来进行：
（1） 明确“各部门之间的价值排序”，明确各部门在价值创造的流程中的“决定与被决定”关系，确定组织的权威。
如以市场为导向的企业，应该以业务推广部门为核心，把市场竞争作为企业发展的动力，约束和激励各个部门的行为；使之直面市场的机会和挑战，使企业成为一个以市场为龙头的组织。
力图以推出具有高技术含量的企业应该将研发部当成龙头，所有的部门包括销售部门基于研发进行工作如产品推广。
（2） 建立基于战略目标任务的“计划和预算”体系。
通过科学地制定计划预算来提高之间的协同发展。
让各部门将精力集中到自己应该做的工作上面来，铁路警察各管一段，在我职责内的事情我做好，确保流转往下一个流程的成果的完备性，最终快速地通过计划与预算实现整个企业的协调运营。
（3） 协调机构的设置、例会等制度来进行协调也是一种可行的办法。
可以通过工作小组的设立和一些例会制度的建立使各个部门有一个相互协调的舞台。
需要注意的是，企业的组织结构势必随着企业的成长和环境的不断变化而不断进行调整。
真正理解组织结构设计精华的企业势必是不断根据需要调适自己的组织结构的企业。
当企业出现经营业绩逐渐下滑、产品质量迟迟不能提高、浪费和消耗严重、新的管理措施总是难以实施、管理效率下降、员工不满情绪增加等等诸多问题的时候，企业家们首先想到的是什么？
常见的思考方式会认为，这些可能是人员素质问题、激励措施问题、绩效考核问题或者是制度不完善，更进一步的，或许还会认为是企业战略不清晰、是企业执行力不够或者是企业文化需要重塑？
于是，企业往往会采取执行力培训、文化重塑、战略转型、绩效管理改革、薪资改革等等手段，甚至会解聘和更换员工。
这些措施本身毫无问题，但是却往往只能起到短暂的作用，甚至解聘和更换员工都无法彻底解决问题。
那么，究竟是什么困扰着企业的发展？
我们需要找到问题背后的问题。
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DerAutordiesesArtikelsistSeptemberQiongxi（BaiduID:
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nullsechsnullnullnulldreizweineun;Zhenhuan.
第2章电商企业主要岗位职能设计
2.1组织架构
2.2运营部职能
l负责团队内部资源的由上到下地整合，计划，
组织，跟进团队的运营事务，掌控全局，综合
统筹，把控团队方向。
2.3商品部职能
l根据市场销售趋势，定制销售货品，预见市场
流行趋势，快速准确下单订货，跟进货品到货周期，分析货品数据，注意商品的动销率。
2.4推广部职能
l根据流量指标，通过直通车、钻展、活动等手
段，提高店铺流量，增强营销效果同时降低费用。
2.5营销部职能
l负责项目推广定位和主题策划设计工作，通过
自身主题式营销和结合淘宝活动，增强买家的
购物体验，同时增强营销效果，提供店铺转化
率。
2.6销售部职能
l直接面对消费者，以最优的服务态度，利用销
售技巧，寻找和满足买家的需求点，并提供良好的售后服务，提供买家良好的顾客体验。
2.7物流部职能
l管理库存，安排配货、发货等物流相关事项。
第3章电商企业行政管理制度
3.1印章管理规定
XXX电商有限公司
制度文件
文件编号：
Q/XXX-XZ
-2012
第1版（2012）第0次修
订
印章管理规定
第1页
共7页
1．总则
1.1 为了确保电商公司印章的正常、安全使用，明确有关人员职责，特制定本制度。
1.2 电商公司印章包括：
代表公司法定名称的公章及钢印、法人名章、合同专用章、财务专用章、领导人手章或个人名章、校对章、戳记等。
1.3 电商公司印章管理指对以上各类印章在克制、启用、颁发、保管、使用、废止、销毁等环节的管理。
1.4 电商公司印章管理原则：
谁用印，谁申请；谁批准，谁负责；规范管理，责任到人。
2．印章的克制
2.1 电商公司的印章，由电商公司行政部负责办理克制。
公司各职能部门需克制印章时，应先由本部门申请，说明用途，并详细写明印章的名称、式样和规格，经行政部审核并报总裁批准后，由行政部负责办理克制。
2.2 克制印章须持有电商公司的正式公函，并到持有公安部门颁发的特种行业营业执照的单位克制。
2.3 取送重要印章时，必须有专人前往，以确保取送安全。
3．印章的启用与颁发
3.1 电商公司有关印章的启用，由行政部报总裁审批后启用。
3.2 印章启用时，应当向有关单位发出正式启用印章的通知，注明
正式启用日期，并附印模（用蓝色印泥），同时报上级单位备案。
颁
发单位和使用单位都应当把启用印章日期的材料和印模立卷归档并
永久保存。
在启用印章的通知规定的启用日期之前，印章不许启用。
3.3 颁发印章时，必须办理登记、移交手续，并留下印模。
4．印章的保管
4.1 公司公章及钢印、法人名章、领导人手章或个人名章、合同专
用章由行政部负责管理（分别由机要秘书、行政主办保管）；财务专
用章由财务部
XXX电商有限公司
制度文件
文件编号：
Q/XXX-XZ-2012
第1版（2012）第0次修订
印章管理规定
第2页
共7页
负责管理（原则上由财务负责人保管）；公司各职能部门的印章由各
职能部门指定专人管理。
4.2 电商下属公司的印章，由各公司参照本规定自行管理。
4.3 印章保管实行专人保管，责任到人。
印章必须存柜加锁保管，原则上印章不得带离办公室。
特殊情况下，公章及其他重要印章需外带时，须经总裁批准，并由印章保管人随行监印。
4.4 印章保管人应明确职责，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用、盗用和丢失。
4.5 印章保管人要注意印章的保养，及时进行清洗，以确保印鉴清晰。
4.6 印章保管人不
升级会员 