项目文件归档管理实施细则文档格式.docx

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《科学技术资料案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894

《建设工程文件归档整理规范》GB／T40328

《国家重大建设项目文件归档要求与资料整理归档》DA/T281

《企业归档工作规范》DA/T42-2009

《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005

四、文件收集及质量

4.1项目文件的形成和积累

项目文件产生于项目建设的全过程，其形成、收集、积累和管理列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准和岗位责任制中，并制定相应的检查、控制及考核措施。

4.2归档文件的收集范围

凡是反映与项目建设有关的重要职能活动、记载项目建设主要过程和现状、具有查考、利用和保存价值的各种载体的文件（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），都应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集齐全，整理立卷后归入建设项目资料。

收集范围详见附件一《湖北华电江陵发电厂一期工程资料归档范围及保管期限表》。

4.3项目文件的收集及其责任

4.3.1新七建设

4.3.1.1新七建设集团有限公司湖北华电江陵发电厂一期工程项目各职能部门（工程部、经营部、安保部、质检部、物资部、资料室）分别负责收集项目项目管理文件、科研项目文件、涉外文件、器材管理文件、竣工验收文件、竣工归档文件、质量监督等文件。

4.3.1.2湖北江陵发电厂项目部资料资料室统一整理归档。

4.3.2工程部

4.3.2.1编写施工组织设计及各项施工方案、技术交底并且负责整理存档工作；

4.3.2.2对劳动力进行调配计划的编写；

4.3.2.3对机械设备管理文件资料的收集整理；

4.3.2.4对工程的测量放线进行严格控制；

4.3.2.4办理现场砼砂浆浇灌申请，并检查执行情况做好记录；

4.3.2.5办理隐蔽工程记录及工序间交接工作；

4.3.2.7负责提供现场签证第一手原始资料；

4.3.2.8负责现场文明施工管理等方面的资料收集工作。

4.3.3经营部

4.3.3.1经营经理监督指导，经营部长、经营副部长落实实施及部室成员配合完成项目经营管理的相关工作；

4.3.3.2负责管理单位工程项目的建设工程经济管理相关工作。

主要职责是确定组织编制工程预结算和审查分包结算，负责协调资质的使用和管理；

4.3.3.3除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分；

4.3.3.4负责公司（预）决算管理工作，及时督促基层各单位收集各类隐蔽记录、现场签证、设计变更等相关资料，并且对（预）决算进行审定；

4.3.3.5负责项目公司的合同的签订，统计工作，监督合同履行完成情况并进行考核；

4.3.3.6负责建筑工程造价信息收集、分析；

4.3.3.7负责收集基层各单位各类隐蔽记录、现场签证、设计变更等相关资料，并整理、归档；

4.3.3.8负责建立工程预、结算台帐，建立批价材料价格信息库，及时进行工程造价分析，为成本控制提供决策依据，及时进行造价与成本对比分析，及时调整预算，积累造价与成本管理的经验数据。

4.3.4安保部门

4.3.4.1监督项目的安全管理工作，协助生产经理管理安全工作，参与组织工程安全策划；

4.3.4.2贯彻国家对地方的有关工程安全与文明施工规范，确保本工程总体安全文明施工目标和阶段安全文明施工目标的顺利实现；

4.3.4.3负责项目安全监察工作，对进入现场的所有人员进行全面的安全技术交底、培训、教育，并检查执行情况；

4.3.4.4施工进场机械生产许可证、出厂合格证、产品质量技术鉴定报告书等相关证件、机械设备安装备案表，施工机械（如：

平刨、圆盘、电焊机、钢筋冷拉机、钢筋弯曲机、搅拌机等）、机械设备维修保养记录的收集整理；

4.3.4.5施工组织设计方案（土石方开挖工程、基坑支护、基坑降水、模板工程及支撑体系、落地式脚手架、附着式脚手架、悬挑脚手架、卸料平台、起重吊装工程、拆除、爆破工程、幕墙工程、人工挖孔桩、塔式起重机、物料提升机、施工升降机、文明施工、安全施工等）、临时用电（5台及以上或设备总容量在50kw及以上者，应编制用电组织设计）的审批工作。

4.3.5质量部门

4.3.5.1负责项目质量保障体系；

4.3.5.2管理负责现场质量管理，对外配合项目经理对接监理、质监站；

4.3.5.3监督项目的质量管理，参与组织工程质量策划；

4.3.5.4组织进行项目质量策划，明确项目的质量目标，建立项目质量管理体系，负责项目质量计划和施工组织设计（方案）的实施，对所承担施工的单位工程质量负责；

4.3.4.5主持所在项目的技术会议，组织工程技术人员学习、贯彻技术标准、规范、规程及技术管理制度；

督促、检查项目的贯标工作；

负责图纸预审、会审，办理设计变更、签证及技术核定，向施工员及有关人员进行施工组织设计交底。

负责大型项目的施工组织设计与重要施工方案的编制；

审核一般项目的施工组织设计及一般施工方案，并督促、检查实施情况。

负责新技术、新材料、新工艺的推广应用，组织工程技术人员参加培训；

4.3.5.6负责组织项目部准备、参与内部审核工作，并落实内部审核的改进工作。

负责组织对项目的各项过程能力进行监视和测量，并实施改进；

4.3.5.7指导施工班组按现行的施工图纸、标准、规范、操作规程、施工组织设计和技术措施进行施工操作，做好施工技术交底、施工日志和砼施工记录；

4.3.5.8负责项目质量计划、创优计划的实施，检查监督各道工序是否按规程、规范及有关作业指导书进行施工，并督促现场施工的整改和反馈工作。

负责组织隐蔽和各项质量验收工作，按时对项目各部门质量工作进行检查和评估。

参与质量事故的处理。

4.3.5物质部门

4.3.5.1负责根据物资总计划和分计划及时组织项目物资供应、盘点，现场材料及仓库管理；

4.3.5.2进行工程材料决算和废旧物资回收利用；

填写与整理各种物资统计报表等文件；

4.3.5.3根据工程进度需要，及时、准确、规范的提出项目所需物资材料计划。

报送物资管理部组织采购供应，项目急需零星材料需经批准方可采购；

4.3.5.4加强材料管理，建立健全材质台帐。

对钢材、水泥、砂、石、砖要有材质证明或复验报告，并妥善保管；

4.3.5.5每月进行一次物资盘点，为每月成本核算提出物资消耗的准确数据；

4.3.5.6设立项目危险品仓库，将危险品与其他物品分开堆放；

固体废弃物分类堆放，按不同类型进行处理；

建立项目有毒有害物资清单。

4.3.6资料室

4.3.6.1资料室建立相关的图纸资料管理制度、借阅管理制度，规范图纸资料管理。

4.3.6.2电厂建造设备、土建、技改工程项目图纸，审批手续，特种设备、安全阀校验证明资料及相关所有需存档的资料，必须交资料室存档备案。

4.3.6.3资料管理员必须保证资料图纸目录与资料图纸对应，保证随时能借阅、查询。

4.3.6.4定期维护、清查，做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施，做好资料保密工作。

4.3.6.5做好档案交接工作，及时主管领导汇报工程技术资料、图纸档案工作情况。

4.3.6.6资料室要设专人负责资料的保管工作，应备齐必要的存档设备（档案盒、档案夹、资料目录）。

4.4归档文件的质量

4.4.1归档文件应字迹清楚，图文（像）清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

资料内容填写完整、准确，不留空白，无内容的可用“/”划掉。

签名真实、规范、完整且具有法律效力，严禁代签、打印或用印章代替；

表式符合国家规定；

签署的时间应年月日齐备。

4.4.2归档的文件应为原件。

即手写和激光打印的表格、文字、数据资料，经签字并加盖单位印章后的文件材料称为原件。

4.4.3项目前期文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件及重要的施工文件（如：

安装记录，试验记录、报告，测量监测成果，质量检查、验收、评定等文件）、工艺设备、科研、涉外、试生产、竣工验收等重要文件必须是原件。

4.4.4对字迹模糊或易褪变、已破损的文件，应予修整、复制，并与原件一起归档，复制件在前，原件在后。

4.4.5因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料，如：

复印件补盖红印章等。

4.4.6工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4.4.7工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，绝不允许伪造或与实际不符。

4.4.8需要永久、长期保存的项目文件应采用耐久性强的书写材料书写、绘制，如碳素墨水、蓝黑墨水等；

不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.4.9其他载体的文件材料也要符合耐久性的要求：

如：

长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘、永久保存的照片宜用黑白照片等。

4.4.10录音、录像文件应保证载体的有效性。

4.4.11复印、打印的文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。

4.4.12合同、协议书一律正本归档（施工单位、监理单位向建设单位归档移交的可以是副本），并且附件必须齐全且为原件。

特殊情况若不能达到上述要求，可使用复印件，但每份必须加盖公章。

4.4.13文字材料幅面规定为统一标准A4幅面（210mm×

297mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

大于标准幅面的折叠为A4幅面；

小于标准幅面的要粘贴在A4规格的白纸上。

所有文字材料的用纸均要求为70克以上的白纸。

4.4.14项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件存档。

4.4.15所有竣工图均应加盖竣工图章且签字认可手续完备。

五、项目竣工文件的编制

5.1竣工文件的编制要求

5.1.1各参建部门在所承担的工程项目施工及调试完成后，应根据工程实际情况和国家、行业标准、规定以及合同规定的要求编制项目竣工文件。

5.1.2项目施工竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。

主要内容有：

施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试（检）文件、化验试（检）验文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、施工图变更情况、重要工程质量事故报告等。

5.1.3根据《电一期工程归档范围及保管期限表》及建设项目的实际情况，进一步收集所缺少的重要文件，确保项目文件的齐全、完整、系统、准确。

5.1.4竣工文件材料的归档份数按合同或协议规定的份数（不能少于国家或行业标准）归档，当竣工文件材料不能满足合同或协议规定的份数的，应按要求复制补齐。

5.1.5对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充到相应的文件上。

5.1.6凡为易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等）并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

5.1.7非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；

非纸质文件材料的分类与纸质文件材料相同。

5.1.8永久、长期保存的电子文件必须形成一份纸质文件材料归档。

5.1.9竣工文件材料的幅面尺寸、规格应与标准幅面尺寸规格（297mm×

210mm）一致。

页边距规定：

左边距=2.5cm，右边距=1.5cm，上边距=2cm，下边距2cm，行间距为1.4倍。

5.1.9.1对大于标准幅面尺寸的文件材料，应向内（采用手风琴式）折叠成标准幅面，编页号处（标题栏）外露。

5.1.9.2对规格小不易装订的文件材料，应当平行或阶梯式托裱在标准幅面的白纸上，并按自左向右、自上而下的顺序在被托裱文件材料的右下角自“1”起编写固定号，在托裱纸底部加注“此页共×

张”标记。

5.1.9.3对装订可能出现压字现象的文件材料，应当逐页在其装订位置托裱装订边条。

5.1.9.4修补、托裱破损的文件材料。

5.1.10工程声像资料包括录音、录像和照片。

录音、录像由录音带、录像带和盒内目录两部分组成。

盒内目录包括内容、时间、地点、摄像者（录音者）等。

照片由照片和文字说明两部分组成，文字说明要求简短、完整、明了。

声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、背景等内容进行著录。

式样见附表3。

工程声像资料内容包括：

开工前的原址、原貌的照片、录像；

地基、基础、主体工程施工的照片、录像；

工程开、竣工仪式或单位工程竣工验收、重要节点形成的各种照片、录像。

1）工程照片质量要求图像清晰，对同一拍摄对象能提供不同角度（阶段）的照片。

2）工程照片规格为7寸光面照片，应包括底片和文字说明。

3）工程录像资料质量要求图像清晰，解说正确。

4）工程录音、录像资料带盒上应标有简要说明。

5.1.11照片资料按照GB／T11821—2002《照片资料管理规范》的要求进行整编。

5.1.12录音带、录像带等磁性载体资料按照DA/T14—1994《磁性载体资料管理与保护规范》的要求进行整编。

5.1.13电子文件按照GB/T18894—2002《电子文件归档与整理规范》的要求进行整编。

六、工程文件的整理与归档

6.1工程文件的整理

6.1.1建设项目所形成的全部项目文件在归档前必须根据国家有关规定，并按照资料管理的要求，由文件形成部门（工程部、科技部、商务部等）进行整理。

6.1.2各部门按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理、编制，按照归档要求移交湖北江陵发电厂项目部资料资料室。

6.1.3归档文件要齐全、完整。

6.2工程文件的组卷

6.2.1组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。

6.2.2物资部协同设备代保管分包单位负责所有设备开箱资料（主设备及主要辅助设备技术文件内容包括：

设备出厂说明书、总装、试验记录、合格证件、手册、图纸等）、材质证书、产品合格证、商检记录等文件材料的收集及归档。

设备资料以台、件为组卷单位，主设备和主要辅助设备资料不得少于两套。

6.2.3原材料合格证、试验报告，焊接、热处理、金属监督、电气仪表调校记录、热控仪表调校记录单独组卷。

组卷具体排列顺序如下：

●

（一）.土建工程

一．签署页

二．卷内目录

三．单位工程概述

①．工程简述、范围

②．工程特点

③．主要工程量

④．劳动力组织等

四．单位工程的施工文件

①．单位工程开工申请报告

②．单位工程施工图会审记录

③．主要施工方案和技术措施、作业指导书及交底记录

④．重要工序交接签证书

五．主要施工技术记录

①．测量放线记录及沉降观测记录

②．地基处理施工记录

③．混凝土工程施工记录

④．混凝土工程冬期施工热工计算及施工记录

⑤．大体积混凝土温控计算及施工记录

⑥．结构吊装记录

⑦．排水系统灌水、通水试验记录

⑧．给水、采暖及生活热水系统通水冲洗及水压试验记录

⑨．空调调试记录及制冷系统试验记录

⑩．水池满水试验记录

六．隐蔽工程记录

①．地基验槽记录

②．钢筋工程检验记录

③．地下混凝土工程检验记录

④．地下防水、防腐工程检验记录

七．原材料出厂证件及试验资料（单独组卷）

①．原材料材质证书、跟踪报告

②．原材料复试报告、跟踪报告

八．验评记录

①．单位工程质量检验评定表

②．单位工程砼强度检验评定表

③．单位工程技术资料核查表

④．单位工程观感质量评定表

⑤．分部、分项工程验评表

九．工程联系单及设计变更

①．工程联系单（不单独组卷，按单位工程有选择地归档）

②．设计变更及执行反馈单（单独组卷）

③．设备缺陷通知单及处理报验表

十．签证

①．火电工程项目质监大纲规定的质量监督检查及其它质监检查签证

②．其它（如质监站《质量监督检查备忘录》及其对应的《质量问题处理记录》等）

十一．工程重大问题的技术资料及处理文件（如有）

十二．未完工作汇总表及处理记录

十三．单位工程施工总结

①．施工大事记（含工程大事与开、竣工日期及主要工期进度）

②．单位工程总结（附工程照片5～8张及简要说明）

③．单位工程竣工验收报告

十四.备考表

●

（二）.土建原材料卷内容

三．编制说明

四．水泥质量证明

五．沙子质量证明

六．石子质量证明

七．外加剂质量证明

八．钢筋质量证明

九．砌块质量证明

十．油漆、涂料质量证明

十一.备考表

（说明：

厂家证明、现场抽检报告要一一对应放在一起，不能分开放。

原材料合格证一定要加盖经销商红章及购买方盖章。

原材料合格证、试验报告，焊接、热处理、金属监督，电气仪表调校记录、热控仪表调校记录卷内目录跟踪“档号+序号”）

6.3工程文件的立卷要求

6.3.1案卷不宜过厚，一般不超过30mm。

6.3.2同一问题一卷装不下，可按单位工程、分部分项工程组成多卷。

6.3.3案卷内不应有重份文件；

不同载体的文件一般应分别组卷。

6.3.4字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或手抄），并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。

6.3.4外文资料资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，外文资料有中译文的，应一并立卷。

6.3.5外购设备中的随机文件单独组卷。

6.4卷内文件的排列

6.4.1管理性文件按问题、时间、或重要程度排列，同一问题（事件）的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，正件在前、附件在后的顺序排列。

6.4.2同一事项的来往文电应放在一起，依时间顺序排列。

6.4.3设计文件按凭证性材料、基础性材料、预可行性研究、可行性研究、招投标设计、施工图设计、设计修改等内容排列。

6.4.4施工文件按管理、依据、建筑、安装、材质与产品检验、施工试验、检查验收、质量评定等排列。

6.4.4设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

6.4.5图纸按专业排列、同专业图纸按图号顺序排列。

6.4.7设计变更、现场洽商、材料变更通知单编在一起，并按分部分项工程、专业、年度排列。

6.4.8既有文字材料又有图纸的案卷，一般文字在前，图样在后；

有译文的外文资料译文在前，原文在后。

6.4.案卷的编目

6.4.1卷内文件页号编写

6.4.1.1依据排列顺序，卷内文件有书写内容的页面（包括原有的文字封面、图样目录）均需用铅笔编写页号，编写页号的方式有两种：

1）卷内文件合订在一起的，页号从“l”开始连续编写到文件的最后。

2）卷内文件分散装订为多件的，每件从“l”开始单独编写页号。

6.4.1.2页号编写位置：

单面书写的文件在右下角编写页号；

双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；

折叠后的图纸页号一律编写在图签右下角。

6.4.1.3同一问题一卷装不下，可分为两个以上的案卷，每卷页号及卷内目录均重新编写顺序号。

6.4.1.4成套图样或印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；

与其他工程文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

6.4.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编页号。

6.4.2案卷封面的编制

6.4.2.1案卷封面：

资料盒外表尺寸为：

310mm×

220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm（资料盒由鹿华公司资料室统一购置）。

案卷封面均采用内封面（式样见附表1-鹿华资料软件中为自动生成），颜色由鹿华资料室统一规定。

6.4.2.2案卷题名：

由立卷人拟写的能够反映卷内文件主要内容的概括性标题，要求简明、准确揭示卷内文件的内容。

其案卷题名应包括----工程项目名称：

鹿华热电一期工程（一号机组或二号机组）、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。

项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符，归档外文资料的题名及主要内容应译成中文，字数控制在40个以内。

6.4.2.3立卷单位：

应填写负责工程文件组卷的部门或项目负责部门，并加盖立卷单位公章。

6.4.2.4起止日期：

应填写案卷内全部工程文件形成的起止日期（如：

原始记录、竣工图、厂家资料、设计修改通知单、专题报告以每卷卷内目录中所反映的最早和最晚时间为该卷的起止日期）。

2008年4月11日至2008年10月11日则写成2008.04.11至2008.10.11

6.4.2.4保管期限：

分为永久、长期、短期三种期限；

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

6.4.2.5密级：

分为绝密、机密、秘密三种。

依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

6.4.2.7档号：

由该卷资料的项目代号、分类号和案卷流水号组成，中间用“-”隔开。

档号见7.5—档号编制说明。

6.4.3案卷脊背的编制

内容包括保管期限